年末調整の提出先はどこ？提出書類の種類や注意点を紹介

年末調整の提出先は主に3か所

年末調整にはさまざまな書類が必要であり、書類ごとに提出先が異なります。主な提出先として、まず、従業員は所得控除の申請書を会社に提出します。次に会社は、必要書類を作成し、税務署および、従業員が居住する市区町村に提出します。

年末調整に関連する書類は、会社がとりまとめて処理をするため、従業員は会社から提出を求められた書類の準備・提出のみ行います。

提出先の調べ方と記載方法

年末調整の書類の提出先を記入する欄には「税務署長」と「市区町村長」の2種類があります。

税務署長の欄には、納税地を管轄する税務署を記入しましょう。つまり、会社の本店住所として登記簿や定款に登録している住所を管轄する税務署、もしくは「主たる事務所」を管轄する税務署がそれに該当します。

なお「主たる税務署」とは、事業を行ううえで中心的な拠点となる店舗を指します。もし所轄税務署が不明な場合には、国税庁のWebサイトから最適な税務署を調査しましょう。

「市区町村長」については、1月1日時点でその従業員が住民票を置いている市区町村を記入してください。

[参考:国税庁「国税局・税務署を調べる」]

社員が会社へ提出する年末調整の書類

従業員から会社へ提出すべき書類の概要について、以下に解説します。給与所得者の方は正しく理解しておきましょう。

扶養控除等(異動)申告書

「扶養控除等(異動)申告書」とは、控除対象扶養親族扶養家族の有無などを記載する書類であり、全ての申請者が必ず提出しなければならない書類です。

いわゆる扶養家族である「控除対象扶養親族」がいる場合には、所得金額から一定額が差し引かれるため、年末調整で必ず申請するようにしましょう。

なお扶養親族扶養家族に当てはまるのは、源泉控除対象配偶者や16歳以上の控除対象扶養親族、障害者などですが、記入する本人が寡婦やひとり親、勤労学生の場合にも、該当する箇所を忘れずにチェックしてください。

また、控除対象扶養親族が結婚や就職などを理由に年度途中に不要から外れた場合にも、その度に申告を行う必要があります。

▷年末調整の扶養控除とは？扶養親族の条件や控除額について簡単に解説

給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 年末調整に係る定額減税のための申告書 兼 所得金額調整控除申告書

「給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 年末調整に係る定額減税のための申告書 兼 所得金額調整控除申告書」とは、基礎控除、配偶者控除、配偶者特別控除、所得金額調整控除をまとめて申告するための書類です。

各控除の概要は以下のとおりです。

また、2024年の年末調整では定額減税へ対応(年調減税事務)する必要があります。従って、控除対象扶養親族の人数等を正確に把握し、年調減税額の控除を受けるように注意してください。

保険料控除申告書

特定の保険料を支払った場合には、年末調整で保険料控除が受けられるため「保険料控除申告書」を提出しましょう。

控除を受けられる保険料は、生命保険・地震保険料・社会保険料・小規模企業共済等掛金です。地震保険は火災保険とセットになっている場合が多いですが、火災保険は対象ではない点に留意してください。

また「保険料控除申告書」には、支払った保険料の金額や保険会社名などを記載する必要があるため、支払金額などを記載した書類を「保険料控除申告書」に添付してください。

住宅借入金等特別控除申告書

「住宅借入金等特別控除申告書」とは、マイホームを購入するために住宅ローンを利用した場合に、住宅借入金等特別控除もしくは特定増改築等住宅借入金等特別控除を受けるために提出する書類です。

マイホームを購入した初年度に限って年末調整では申告できないため、従業員自ら確定申告する必要があります。なお、次年度以降は年末調整で申告できます。

また、この控除を受けるには、住宅ローンの年末残高合計金額の証明が必要です。そのため「住宅借入金等特別控除申告書」を会社に提出する際に、「融資額残高証明書」または「住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書」も添付してください。

税務署に提出が必要な年末調整の書類

従業員から年末調整に必要な書類を預かった後に、会社は税務署に書類を提出しなければなりません。提出すべき書類について、詳しく説明します。

法定調書合計表

法定調書合計表とは、それぞれの法定調書における該当人数と支払金額、源泉徴収税額などを整理して、税務署へ提出すべき書類です。

原則として、支払いがなされた翌年の1月31日までに提出しなければならず、e-Taxで作成・提出することも可能になっています。

なお、一般的には「法定調書合計表」と呼ばれますが、正式名称は「給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表」であり、法定調書類の表紙として提出する必要があります。

支払調書

「支払調書」とは、企業や個人事業主が「いつ、だれに、どんな内容で、いくらを」支払ったかを申告するための書類です。

原則として、年間5万円を超える報酬を支払った場合には作成が求められますが、支払いの性質ごとに要件が細かく定められている点に注意が必要です。

「支払調書」とは、個人や法人へ支払った金額や内容を記載した書類です。例えば、弁護士や税理士などに報酬や料金、契約金を支払った場合や、作家に原稿料を支払って原稿を依頼した場合などに作成します。また、不動産などの使用料を支払った場合も作成が必要です。

源泉徴収票

「源泉徴収票」とは、会社の役員や従業員ごとに、1年間に支払った給与や賞与の総額などを記載した書類です。なお、源泉徴収票には「給与取得の源泉徴収票」と「退職所得の源泉徴収票」の2種類があります。

「給与所得の源泉徴収票」には、会社の役員や従業員一人ひとりの給与や賞与などの合計金額や、差し引いた所得控除や社会保険料などを記載します。

ただし、全従業員分を税務署に提出する必要はありません。年末調整を行っている場合には、1年間の支払額が、会社役員の場合は150万円以上、従業員の場合は500万円以上の時に提出が課せられます。

一方で「退職所得の源泉徴収票」については、退職金の支払いが発生した時に作成する書類であり、法人の役員などに退職金を支払った際に提出することが一般的です。

市区町村に提出が必要な書類

年末調整を行う際には、市区町村にも定められた書類を提出しなければなりません。主な書類形式について、以下に解説します。

給与支払報告書(個人別明細書)

「給与支払報告書(個人別明細書)」とは、会社が従業員に支払った給与や賞与、社会保険料控除などの額を記載した書類です。

源泉徴収票とほぼ同じ内容ですが、この書類は住民税額の算出に必要となるため、従業員が居住している市区町村に提出しなければなりません。

給与支払報告書(総括表)

「給与支払報告書(総括表)」は、給与支払報告書(個人別明細書)を提出する際の表紙のような役割の書類です。市区町村ごとの作成が求められるため、給与や賞与を支払った会社名や所在地、提出先の市区町村に住んでいる従業員数などを記載してください。

また、同じ市区町村に複数の従業員が住んでいる場合には、該当する従業員の「給与支払報告書(個人別明細書)」をまとめ、1枚の「給与支払報告書(総括表)」を添付する必要があります。

年末調整の提出に関する注意点

年末調整における書類作成では、常に法律の順守を意識する必要があります。主な注意点について、以下にお伝えします。

未提出や未納税の場合は罰則がある

年末調整に関する書類を提出しなかった場合や、納付すべき所得税を納めなかった場合には、罰則が課せられます。

書類を提出しなかった場合には、「1年以下の懲役もしくは50万円の罰金」が科せられます。また、書類に虚偽の記載をした場合でも、過少申告加算税や延滞税の対象となるため注意しましょう。

そして、源泉徴収を行わず納付義務のある所得税を納めなかった場合には「10年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金」に科せられます。両方の刑を科される場合もあるので、注意してください。

いずれにせよ、年末調整は毎年のスケジュールが固定されているため、余裕をもって準備を進めておくことが肝心です。

提出が遅れた場合も罰則がある

書類の提出期限は1月31日であり、提出が大幅に遅れると罰則を受けることがあります。

基本的には、提出の遅れに対する罰則は設けられていません。しかし、故意または重大な過失により提出が大幅に遅れた場合には、意図的な脱税と見なされて「10年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金」が科される可能性もあります。

そのため、もし書類の提出が遅れそうな時には、所轄の税務署に前もって相談しましょう。また、従業員が必要な書類を提出せず、会社が年末調整を行えない場合には、従業員個人で確定申告を行うように伝えてください。

保管期間が設けられている

年末調整に関する書類は、7年間保管しなければなりません。この7年間は、年末調整を行った翌年の1月10日の翌日から7年間です。

保管しなければならない書類は、次の通りです。

• 給与所得者の配偶者控除等申告書
• 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
• 公的年金等の受給者の扶養親族等申告書
• 従たる給与についての扶養控除等(異動)申告書
• 給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書
• 給与所得者の保険料控除申告書・退職所得の受給に関する申告書
• 給与所得者の基礎控除申告書(令和2年分以降)
• 所得金額調整控除申告書(令和2年分以降)
• 退職所得の受給に関する申告書

なお、保管義務はすでに退職した従業員にも及ぶうえ、個人のプライバシーに関わる書類である以上、適正な取り扱いが求められます。7年間の保管期間が過ぎた書類についても、専門業者に依頼して溶解処理を行うなどの廃棄が推奨されています。

保管方法は、紙もしくはデータのいずれかを選べますが、税務署から連絡があればすぐに提出できるように整理しておきましょう。

年末調整の提出先や書類の種類を把握しておこう

年末調整は法律で必ず実施することが定められており、もし適切に行わなければ、脱税に問われる可能性もあります。書類の提出先や必要となる書類を把握し、従業員には必要書類の提出を早めに呼びかけたうえで、計画的に年末調整を実施しましょう。