日報とは？書く意味と目的・メリットや注意点を詳しく解説

日報とは？

日報とは、一日の業務内容や成果、課題、感想などを記録し、主に上司に宛てて報告するための書類を指します。

具体的には、営業担当であれば、業務内容のほか、その日の営業先や営業件数と成果、バックオフィス業務担当であれば、業務内容と所要時間などをまとめ、所感とともに報告するのが一般的です。

また、日報は、上司への活動報告や情報共有を通じて、適切なフィードバックや指示を仰ぐためのツールとして利用されるだけでなく、一日の活動を振り返って整理するためのツールとしても活用されています。

日報を書く意味・目的とは？

日報を書く目的としては、主に以下4つの要素が考えられます。

• 活動報告た進捗状況、その他報告事項の上司への共有
• ノウハウ共有によるチーム全体の生産性・業務品質の向上
• 自身の行動を振り返ることによる課題感の醸成や改善策の創出
• 部署内コミュニケーションの活性化

日報を書く時間は、自分の業務状況を客観的に振り返る時間にもなるため、翌日の業務の計画や調整を効果的に行うための基盤を築くことができます。

また、日報を通して上司やチームメンバーとのコミュニケーションが円滑に行われ、必要なサポートや指示を受けられるのはもちろんのこと、成功体験がノウハウとしてチームに共有されることで、チーム全体の生産性や業務品質が底上げされる効果も期待できます。

そのため、日報は、個人の業務効率向上、組織内の情報共有、そして後の業務の品質向上を目的とした重要なツールなのです。

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日報を書くメリット

日報の作成は、多くの企業や組織で一般的に行われる報告手段の一つですが、日報には、報告や連絡以上のメリットも期待されています。ここでは、具体的な3つのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

社員の成長につながる

日報を書く時間は、自らの業務内容や業績を日々振り返る良い機会となります。振り返りの過程では、自分の弱点や課題を明確に認識し、それらを解決・改善するための対策を考える思考力が身につくでしょう。

また、日報を通じて上司からのフィードバックや助言を得ることができるため、これにより自らのスキルアップや業務の質の向上を図ることができます。

コミュニケーションをとる機会になる

日報は、社員間や上司と部下の間での、情報共有ツールとしての役割も持っています。

繁忙期やテレワークでの稼働など、コミュニケーションが希薄になりがちなケースでも、日報があれば、現状の業務進捗、課題、意見や提案を伝える場が常に保たれることになります。

また、最近気になることなどのカジュアルなテーマを設けて、仕事に限らない話題の記載もOKにしておくと、組織内のスムーズなコミュニケーションを促す、潤滑油のような役割が期待でき、チームや組織の一体感の醸成にもつながります。

ノウハウを蓄積・共有できる

日報には、その日の業務で得た知識、自身のトライ＆エラーの経験から得られた成功ポイントや業務改善アイデアなどのノウハウも記入します。

このようなノウハウ・ナレッジは、チーム全体の生産性や業務品質向上のヒントとなるでしょう。また、新入社員の研修材料として活用することも可能です。日報は、組織全体のナレッジの蓄積を促進するツールにもなるのです。

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日報の基本項目

日報作成は、部署内やチーム内などの単位でフォーマットを統一するのが一般的です。

日報に記載すべき、主な基本項目とその内容を確認していきましょう。

名前・日付・所属

名前と日付のほか、部署を超えて日報を共有する場合は、所属するチームなども記載しておいた方が良いでしょう。

日報を書く際の重要なポイントとして、業務の詳細を知らない第三者が見てもわかりやすい内容であることが挙げられます。名前、日付といった基本情報は、記載をつい忘れてしまう項目でもあるため注意しましょう。

1日の業務内容

日報における業務内容は、日報の核心部分とも言える項目です。

その日の活動内容を時系列、もしくは、業務内容+所要時間の箇条書きなどで、ひと目でわかるよう記載しましょう。また業務内容は、さらに活動内容と成果や目標達成状況の2つの項目に分けて書くことで、より見やすくなります。

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所感

所感には、その日の反省点のほか、上手くいかなかったことに対する改善策、業務の気づきなどを所感を書きます。

日報のメリットでもある振り返りによる成長を促す目的を理解し、単に「良かった」「難しかった」「できなかった」といった感想ではなく、「なぜ」の思考をベースに具体的な考察や学びを中心に記載すると良いでしょう。

例えば、想定外の問題に直面した際、その原因となった要因や、それを乗り越えるための対策、そしてその結果得られた学びや気づきを詳細に書くことで、より有意義なフィードバックを受けることができます。

また、所感の共有は、組織内のコミュニケーションの質を高める手段にもなります。自分の考えをオープンにすることで、チーム内の理解を深め、共通の目標に向かって効果的に業務を進めるための土台を築くことができるのです。

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日報を書く手段や運用方法

続いて、日報の作成方法や手段についても見ていきましょう。紙の書類で提出する方法以外にも、さまざまな運用方法があるため、それぞれの特徴を詳しく紹介します。

メール・チャット

メールやチャットでの日報作成は、最も利用されている日報の手段です。

メールやチャットであれば、作成から提出までがワンストップでできるうえに、外出先での作成・提出も可能です。また、グループでの共有性にも優れているなど、利便性と閲覧性が高い点がその理由に挙げられます。

さらにチャットであれば、会話のようなテキストコミュニケーションができるため、日報を軸にしたチーム内のディスカッションもしやすいでしょう。

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Word・Excel

WordやExcelを日報に活用しているケースもあります。

いずれも自由なフォーマットが設定できること、また、日報の過去履歴を一元的に管理しやすくなるといったメリットがあります。ただし、「ファイルを開いて見る」の一手間が加わることで、閲覧の利便性が若干低下する点に注意しましょう。

その一方で、WordやExcelは、ビジネスシーンに広く浸透した欠かせないソフトであることから、Web上に多数の日報テンプレートが公開されており、フォーマット作成の手間を省けるメリットもあります。

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日報作成・管理ツール

日報作成・管理に特化したオンラインツールも増えています。

これらのツールは、各種日報テンプレートの提供、日報の共有、自動保存など、効率的な日報作成や運用のための基本的な機能を搭載しています。そのほかにも、AIやカレンダーツールとの連携による日報の自動生成、目標管理、タスク管理など日報にまつわる業務の効率化を実現する便利機能を備えているツールもあります。日報による効果やメリットをより高めたい場合には、このようなツールを使用するも良いでしょう。

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日報の書き方の注意点

日報の効果を最大限に引き出すためには、単なる慣例的な業務にならないよう書き方の注意点に気をつける必要があります。日報を書く際の注意点についても、あらかじめしっかりと認識しておきましょう。

必ずその日のうちに書く

日報は、必ずその日のうちに書きましょう。特に、忙しい時期などは、目の前のタスクに追われて、日報作成を後回しにしがちです。しかし、日報は日々の行動に対してPDCAサイクルを回す、身近なツールでもあるのです。

業務の質の向上を目指すのであれば、記憶や感じたことが明確なうちに振り返り、自身の行動や成果の検証・改善に活かすことが重要です。

情報はできる限り簡潔に書く

日報は、ダラダラと文章を書き連ねるのではなく、要点を簡潔にまとめるようにします。上司は、日々多くの日報を確認しているでしょう。そのため、とにかく「書いておけば伝わる」とばかりに、長々とした文章で報告していると要点が伝わらない可能性もあるのです。

できる限り、箇条書きを活用するほか、経緯説明が必要な報告に関しては、5W1H(いつ・どこで・だれが・何を・なぜ・どのように)を意識し、要点をまとめましょう。

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改善策を盛り込む

日報は単なる業務報告だけではなく、自身の活動内容に反省点を見出し、振り返りによるPDCAサイクルを回すことで、業務改善や生産性向上を目指すツールとしての側面も持っています。

そのため、業務で感じた課題や反省点には、自分なりの改善策や試してみたいことなども併せて報告できると良いでしょう。このような提案は、自らの業務の品質向上や効率化を促進するだけでなく、チーム全体の業務改善にも寄与します。

また、具体的な改善提案の記載は、上司やメンバーからの実践的なアドバイスやフィードバックを増やすことにもつながるでしょう。

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日報を作成し組織・個人の成長につなげよう

日報は、業務内容や進捗を報告するだけのツールではありません。

書き方によっては、組織のコミュニケーションを活性化するきっかけになり、日報の目的を意識して、作成・報告することで、組織や個人の成長の契機にもなるでしょう。日報の目的意識を持った習慣化は、連携の強化や業務効率の向上、さらには組織文化の形成にも寄与するのです。