日報作成で評価を受けるには所感が重要!書き方や所感が必要な理由

2023/07/21 2023/07/21

日報アプリ・ツール

日報の所感

日報の作成に欠かせない「所感」。1日の業務を振り返り、感じたこと・思ったことを記載しますが、日報で評価を受けるためにはどのような所感を書けばよいのでしょうか。本記事では、日報作成における所感の重要性とは何か、評価を受ける書き方のコツなどとあわせて解説します。

日報の所感とは?

ビジネスシーンにおける所感とは、ある出来事や物事に対して感じたことに加えて、今後に活かすための自分の考えのことも指します。業務上で得た気づきや感じたことから、今後の業務をどのように改善するのか、自分なりに考えて記載することが必要です。

日報における所感には、業務上の成功・失敗に対する自分なりの分析や、改善策、意識すべきポイントなどを書きます。また、業務を通じての気づきや、他のメンバーに共有すべき情報なども記載するとよいでしょう。

所感と感想の違い

ある出来事や物事に対して感じたことや、自分の考えを表すのが所感に対し、感想はある出来事や物事に対して感じたことのみを表します。

たとえば、営業の新規取引先を開拓する業務で、5店舗に訪問営業に行き、1店舗で受注できたとしましょう。その場合、感想だと次のようになります。

「5店舗に訪問営業に行き、1店舗で受注した。取引先の懸念点を解消するのが難しいと思った。」

一方、所感では次のようになります。

「5店舗に訪問営業に行き、2店舗で受注した。取引先の懸念点を解消するのが難しいと感じたため、補足資料を事前に作成しようと思う。また、プレゼンも取引先の懸念点を解消しながら進められるようにし、訪問営業の受注率を5割以上にしたい。」

このように、ただ感じたことだけでなく、次につながる行動についても書くのが所感といえるでしょう。

所感と考察の違い

考察はある出来事や物事が起きた原因・理由を客観的な目線で分析したものです。一方、所感では自分自身の考えに基づいて原因・理由を分析します。

たとえば、チームの売上が前年比で20%減少したとしましょう。その場合、考察だと次のようになります。

「チームの売上が前年比で20%減少した。前年と比べて新規取引社数が半減していることが売上の低下に繋がっていると考えられる。」

一方、所感の場合は以下のようになります。

「チームの売上が前年比で20%減少した。同時期の前年は新規の大口案件が単発で入り、売上が一時的に伸びたと考えられる。今年の売上が大きく低下したのではなく、前年の同時期がイレギュラーだったのではないか。」

考察では、ある出来事についての詳細を調べ、そこから得た情報をもとに分析します。日々の日報作成は短時間で仕上げる必要があるため、自分の考えに基づいて書きすすめられる所感が適しているといえるでしょう。

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日報に所感を記載する目的

日報に所感を記載する目的は、業務報告を通じて今後の課題や改善点を明らかにすることです。所感を記載することで、単なる業務報告書だけでなく業務改善や自己成長に繋がるツールになります。

また、所感を記載することで上司からのフィードバックももらえるでしょう。自分1人では得られなかった気づきや知見を得られるので、自身のさらなる成長に繋げられます。

日報は同僚や上司も読むため、所感を記載すれば自身が得た気づきをチーム全体に共有することも可能です。そのため、個人の成長だけではなく、チーム全体のナレッジ・ノウハウの蓄積にも利用できます。

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日報に記載する所感の例文

ここでは、日報に記載する所感の例文を目標達成時・未達時に分けて紹介します。

目標達成時の所感の例文

取引先に提案する企画案が決定した。今日までに企画案を決定するという当初の目標を達成でき、プロジェクトの進捗も順調といえる。企画の幅出しから絞り込みまで最初に期間を決めて取り組んだことでメンバーも集中でき、質の高い企画を考えられた。また、営業担当と企画担当が密にコミュニケーションを取りながら進めたことで、取引先の意図に沿った企画になったと思う。

目標未達時の所感の例文

先日取引先に提案した商品Aについて、本日失注したとの連絡が入った。提案の場で上がった取引先の懸念点を上手く払拭できなかったのが原因のように思う。今後は、取引先の質問に臨機応変に答えられる事前準備と、密にコミュニケーションを継続するアフターフォローにより注力していきたい。

評価を受ける所感の書き方のコツ

日報で評価を受けるには、どのような所感を書けばよいのでしょうか。ここでは、評価を受ける所感の書き方のコツについて解説します。

課題と改善策をセットで記載する

業務を振り返る際は、時間や数値での結果など、定量的な値を用いることが大切です。数値を用いることで、自身の現状が明確になり、取り組むべき課題も明らかになります。

また、所感を書く際は、業務上で出た課題だけではなく、改善策もセットで記載しましょう。改善策は具体的な行動にすることが大切です。業務上で出た課題を改善策まで落とし込むことで、次にどのような行動を取るべきかが明確になり、自身の成長にもつながります。

よかった点は成功した要因を記載する

所感を書く際は、悪かった点だけではなく、よかった点を振り返ることも大切です。よかった点を見つけたら、成功にいたった要因も分析しましょう。成功要因を見つけることで、再現性が高まり、より業務のパフォーマンスを高められます。

また、よかった点の振り返りはモチベーションを維持するためにも効果的です。目標達成にいたらなかった場合でも、改善点だけでなくよかった点も見つけるようにしましょう。自分自身で優れた部分を見つけることで、自信にも繋がります。

長文にせず端的にまとめる

所感は長文ではなく、端的にまとめて書くことが大切です。日報は上司も確認する資料なので、読み手を意識して書くようにしましょう。

所感を書く際は、はじめに書きたい内容を箇条書きでリストアップするのがおすすめです。一度項目を洗い出すことで伝えたい内容が整理されるため、要点を絞って書けるでしょう。

また、文章を書く際には、以下3つのポイントを意識して書くようにしてください。

  • 1つの文章では1つのことしか語らない
  • 主述関係をシンプルにする
  • 結論から書く

こうすることで分かりやすい文章になり、読み手にも伝わりやすくなります。

些細な気づきや有益な情報があれば共有する

所感には、些細な気づきや有益だと感じた情報も記載しましょう。社員1人の些細な気づきが組織にとって役立つ情報であることは多々あります。社員それぞれが気づきを記載することで、チームや組織のナレッジ・ノウハウも蓄積されていくでしょう。

また、業務上で得た気づきを記載すれば、自分自身の考えや情報を整理することが可能です。さらに、自身が得た知見をメンバーに共有することで、周囲からの信頼も向上します。

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日報の所感の重要性を理解し自身の評価・成長につなげよう

日報における所感は、自身の成長を促す上で重要な項目です。業務上の課題に対する分析や改善策、業務で得た気づきなどを記載しましょう。

所感を丁寧に書くことは、自身の評価にも繋がります。今回の記事を参考に、所感をしっかり書いて評価される日報を作成しましょう。

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