日報は意味ない?面倒な日報を無駄にしないコツと活用術

2023/04/17 2023/04/26

日報アプリ・ツール

日報は意味ない

情報を正確に共有するため日々行われている日報。しかし、日報は意味がないと感じながら書いている方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、そんな日報について、意味がないと感じてしまう理由から日報を書く目的、メリットまでを徹底解説していきます。

日報を意味ないと感じてしまう理由

ここでは、日報は意味がないと感じてしまう原因について解説します。

  • 誰からもレスポンスがない
  • 日報の目的を意識できていない
  • 書くことに苦手意識を持っている

誰からもレスポンスがない

日報へのレスポンスやフィードバックがないことは、日報を無意味に感じてしまう原因の一つです。せっかく日報を記入しても、上司に見られていなければ張り合いがないと感じてしまいます。

日報を書いた部下に対してレスポンスすることで、日報に対するモチベーションを上げられるでしょう。また、日報は口頭よりも伝えやすいため、円滑なコミュニケーションをはかることもできます。

日報の目的を意識できていない

なぜ日報を書くのか分からないことも、日報作成の意味を見いだせない原因の一つといえます。日報を書く目的は、その日に行った仕事内容をはじめ、今後のパフォーマンス改善や目標などを共有することです。さらに、日報の作成を通じて自身の振り返りにも役立てられます。

義務感で日報を作成するのではなく、上記のような目的を理解することが大切です。上司と部下で事前に話し合い、日報の目的について共有しておきましょう。

書くことに苦手意識を持っている

目的以前に書くこと自体に苦手意識を持っている場合も、日報作成に意味がないと感じてしまいます。文章の得意不得意は人によって大きく差があり、不得意な人は毎日日報を書くことを難しく感じてしまうでしょう。

また、「日記のようにその日に行ったことは書けても、日報作成のための振り返りや考えの整理は苦手」という人もいます。そのような苦手意識も、日報に意味を見いだせない原因の一つです。

日報の目的や必要性とは?

日報にはどのような目的や必要性があるのでしょうか。ここでは、日報作成の目的や必要性について解説します。

  • 進捗状況の確認
  • PDCAの円滑化
  • コミュニケーションの強化

進捗状況の確認

業務の進捗状況を確認する上で、日報は重要な役割を担っています。社員一人ひとりの業務進捗を確認するのは簡単な作業ではなく、上司が進捗を確認できていなければ、業務上のトラブルが発生する可能性もあるでしょう。

また、日報は共同で仕事を行う場合の情報共有としても活用できます。管理者が、個人の業務進捗状況や抱えている仕事量を把握することで、仕事を適切に割り当てられるのです。

進捗管理とは?どうやるべき?プロジェクト管理のコツと失敗例

PDCAの円滑化

一人ひとりのPDCAサイクルを円滑に回していくことも、日報を書く目的の一つです。PDCAのサイクルを意識した日報の項目を記載することで、PDCAを自然に回せるでしょう。具体的には、今日の目標はP(計画)、実際に行った業務内容はD(実行)、振り返りと結果はC(評価)、課題と改善策はA(改善)に該当します。

今日の課題と改善策を翌日の目標に設定すれば、PDCAを円滑に回せるようになるでしょう。

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コミュニケーションの強化

チームのコミュニケーションを強化することも、日報を作成する目的の一つです。社員それぞれの性格や仕事の忙しさなどにより、口頭でのコミュニケーションをうまくはかれないこともあるでしょう。しかし、日報に悩みや疑問点を書いてフィードバックをもらうなどすれば、コミュニケーションの強化に役立てられます。

コミュニケーションが不足していると感じる場合は、日報でのコミュニケーションの見直しを検討してみるとよいでしょう。

日報は本当に意味ない?日報を書くメリット

日報を書くことは、本当に意味のない業務なのでしょうか。ここでは、日報を作成するメリットを紹介していきます。

  • ビジネスマナーが覚えられる
  • 自己の成長に繋げられる
  • 学んだ内容を整理できる
  • 成果や努力を伝えられる

ビジネスマナーが覚えられる

日報の作成を通じて、ビジネス文書のマナーを勉強できます。友人とのやり取りなどとは違い、日報作成時には文章構成や言葉遣いが適切か、読み手を意識している文章かどうかなど、ビジネスマナーに沿った文書作成が求められます。

さらに、業務についての相談・報告が適切にできるようになることも日報を書くメリットといえます。日報を作成することで、社会人として必要なこれらのビジネスマナーを身につけましょう。

自己の成長に繋げられる

日報作成を通じて、自分の成長に繋げられることも大きなメリットです。これまでに書いてきた日報を読み返せば、当時できなかったことや課題に対する努力などを振り返れるため、自分自身がどれだけ成長できたのか実感できるでしょう。

また、自身の成長を知っておくことで、自信にも繋がります。新たな課題が出てきたときにも、高いモチベーションで取り組めるでしょう。

学んだ内容を整理できる

学んだ内容を文章にして整理できることも、日報を作成するメリットの一つです。日々さまざまなことを学んでいく中で、思考を整理するのは簡単ではありません。時には、学んだ内容が多すぎて混乱してしまうこともあるでしょう。

また、学んだ内容を整理することで、早く仕事を覚えたり、新たな気付きを得たりすることにも役立ちます。そのため日報を作成することは、新社会人にとっても有効です。

成果や努力を伝えられる

日報は、業務における成果や努力を伝えられます。成果や努力は周りの目から見えづらいこともありますが、日報に書くことでアピールできるでしょう。

そのため、日報はその日に取り組んだ業務をできるだけ詳細に記載し、周りに自分が取り組んでいることをアピールするのも重要になります。記載した内容をチェックした人からFBなどをもらえることによって、より良い業務に改善していくことも可能です。

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日報を書く際に気を付けたいデメリット

日報の作成には、いくつかのデメリットも存在します。ここでは、日報のデメリットについて項目別に解説します。

  • 日報を書くのに手間がかかる
  • 提出状況を把握しづらい
  • 会社でないと提出できない

日報を書くのに手間がかかる

日報を書く際に手間がかかることは、日報の抱えるデメリットです。業務内容や改善点、目標などを一つひとつ書いていく作業には時間もかかります。

特に業務が終了した状態で日報を書くことになるので、疲れや早く上がりたいなどの要因で内容が薄い・負担がかかるなどのリスクが考えられます。そのため、手間と時間をかけすぎないためにもフォーマットを決めておいて、何を書くべきなのか決めておくと作成する時間の短縮につながるでしょう。

提出状況を把握しづらい

社員数やチームのメンバー数が多ければ多いほど、日報を受け取る上司は提出状況を把握しづらくなります。特に、紙やメールで日報を受け取る場合には、受け取った人と受け取っていない人の確認が難しいでしょう。

日報を受け取る上司は、誰から受け取ったか確認しやすい環境を整えることが大切です。

会社にいないと提出できない

紙や社内システムで日報を提出している場合、会社にいないと提出できないこともデメリットの一つです。

外回りの多い業務では、会社に戻って自身のパソコンを立ち上げて提出する手間が発生するため、書く側のストレスは大きいといえます。さらに、提出を待つ上司も負担に感じてしまうのです。

日報を無駄にしないための書き方のコツ

日報を無駄にしないためには、書き方にコツがあります。ここでは、日報作成のコツをポイント別に紹介していきます。

  • 日報のフォーマットを用意する
  • 自分が書く目的を明確にする
  • 日報作成ツールを活用する
  • 成功したことに着目する
  • 課題やアイデアを書き留めておく

日報のフォーマットを用意する

日報作成の負担を軽減するためには、最低限のフォーマットを用意しておくとよいでしょう。具体的には、PDCAに沿った項目のフォーマットであれば、日報を作成しながらPDCAを自然に回せます。

日報の枠組みを用意することで、作成者だけでなく、受け取る側も読みやすくなり、負担を軽減することが可能です。日報作成を義務付ける場合は、フォーマットを用意して共有しておくことが成功のコツといえます。

自分が書く目的を明確にする

なぜ日報を書くのかを事前に明確にしておくことも、日報を無駄にしないための書き方のコツです。何を伝えたいのか目的を明確にし、その目的を意識しながら作成しましょう。

また目的を明確にすることで、受け取る側にも内容がわかりやすく、読みやすい文章になります。日報作成を意義あるものにしたい場合は、まず目的意識をもって取り組むことがコツといえます。

日報作成ツールを活用する

日報作成ツールを活用して作成することも、書き方のコツの一つです。ツールには項目のフォーマットや情報共有機能なども備わっているため、日報の作成や提出後の整理に役立ちます。

さらに、日報作成ツールは社内のコミュニケーションにも活用できます。上司と部下のみではなく、日報を通じて他の社員ともコミュニケーションをはかれるでしょう。

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成功したことに着目する

日報を作成する際には、良かった点・成功した点にフォーカスしましょう。課題ばかりに目を向けていると、なかなかモチベーションが上がらず、日報を書くことも面倒になってしまうかもしれません。

また、課題が見つからない日もあるでしょう。そのようなときは、代わりに気付いた点を書くなど、項目通りに書くことにこだわらないほうがモチベーションを保ちやすくなります。

課題やアイデアを書き留めておく

課題や新しいアイデアを書き留めておくことも、日報作成のコツです。日報は、1日の終わりに書いている人が大半かもしれません。しかし、1日の仕事を振り返る作業には時間がかかる上、忘れてしまっていることもあります。

課題やアイデアを思いついたときにその都度書き留めておいたり、移動中などを利用してメモしたりしておきましょう。そうすれば、書き留めた内容をもとに日報を作成できるため、効率が高まります。

日報が楽しくなるおすすめの活用術

日報作成は、できることなら楽しく続けていきたいはずです。ここでは、毎日の日報が楽しくなるおすすめの活用術を2つ紹介します。

  • チームや組織全員で共有する
  • レスポンスができる環境を整備する

チームや組織全員で共有する

日報は可能な限りチームや組織全員で共有しましょう。日報を共有することで、自分の経験や知見をチームに伝えられ、同僚たちのノウハウも吸収しやすくなります。

また日報を共有する際には、意見を出しやすい環境をつくるようにしましょう。ネガティブな意見を受け付けない空気を感じると、わからないことやミスなどを発言しづらくなってしまうからです。心理的ハードルを下げれば、多様な意見を出しやすくなります。

レスポンスができる環境を整備する

日報へのレスポンスができる環境を整備することも重要です。上司や同僚からレスポンスをもらえると、成長につながります。例えば、悩みに対してのアドバイスや応援の言葉をもらえることで、日報へのモチベーションが上がるでしょう。

紙の日報だけでなく、場所を問わずアクセスできる日報作成ツールなどを活用すると、レスポンスできる環境の整備をスムーズに行えます。

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日報を意味ないと感じてしまう原因や対策を押さえておこう

本記事では、日報に意味がないと感じてしまう原因や日報のメリット、書くことが楽しくなるおすすめの活用術などを紹介しました。

日報を書く作業は、面倒に感じてしまいがちです。しかし、日報は進捗状況の確認やPDCAの円滑化を目的としており、コミュニケーション強化のためにも必要性が高いといえるでしょう。また、学んだ内容を整理して自己の成長に繋げられたり、成果や努力を伝えられたりするメリットもあります。

日報は意味がないと感じてしまう理由として、誰からもレスポンスがないこと、日報の目的を意識できていないことなどが挙げられます。今回ご紹介した、日報を無駄にしないための書き方のコツを押さえ、日報が楽しくなるようチームで共有するなど環境を整備することが大切です。

日報作成の見直しを検討している場合は、ぜひ本記事の内容を参考にしてみてください。

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