業務時間外の日報作成は残業になる？残業の定義や素早く日報を作るコツ

業務時間外の日報作成は残業になる

日報作成はどのような場合に残業として扱われるのでしょうか。ここでは、業務時間外に日報を作成する際の残業の扱いについて解説します。

会社指示であれば残業代の請求が可能

会社の指示で義務化されている場合、日報作成は業務の一部として扱われます。そのため就業時間外での日報の作成は残業となり、1分単位で残業代の請求が可能です。

業務時間外に作成するように就業規則や口頭などで指示されていたとしても、日報の作成が義務化されている場合は必要な業務として捉えられます。したがって、業務時間外に作業した分は残業代の請求が可能です。

自主的な場合は業務時間外の作成が一般的

日報を自主的に作成している場合は、会社の業務とは見なされないため業務時間外に書きましょう。また、上司から日報を書くように勧められたとしても、義務ではなく提出しなくても問題ない場合は業務には含まれません。業務時間外に作成するのが一般的です。

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素早く日報を作るコツ

効率的に日報を作成するにはどのようなポイントに気をつければ良いのでしょうか。ここでは、素早く日報を作るコツについて解説します。

業務時間中から日報を意識しておく

1日の終わりに行動を思い出しながら日報を書くと、どうしても時間がかかってしまいます。業務中の気づきをメモしたり、行動や所要時間を簡単に記録しておく習慣を身につけましょう。日報作成の時間を短縮でき、スムーズに書き進められます。

また、昼休憩前など業務のキリの良いタイミングでこまめに振り返ることもおすすめです。

項目ごとに箇条書きする

文章での日報は、言い回しや表現を考えながら書くため時間がかかります。

日報は、見る人の視点に立って、見やすく簡潔にまとめることが重要なため、項目ごとに箇条書きで記載すると良いでしょう。日報作成の時間を短縮できるほか、伝えたいことだけをシンプルにまとめられるので、読み手にとっても分かりやすい日報を作成できます。

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テンプレートを活用する

テンプレートを活用し、日々の日報の形式を定型化するのも1つの手段です。テンプレートがあれば、項目を埋めるだけで日報が完成します。書きたい内容をどう整理したらいいか迷う時間をなくせるので、スムーズに日報を作成できるでしょう。

無料のテンプレートなどもWeb上で入手できますが、日報に書くべき記載項目は、自社での日報の目的や業務内容によって異なります。必ず自社に合った内容へとカスタマイズしたうえで活用するようにしてください。

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日報作成に役立つテンプレート

ここからは日報作成に役立つテンプレートをいくつかご紹介します。

汎用的に使える日報テンプレート

PDCAサイクルの考え方をベースに作成された日報テンプレートです。

＜記載項目＞

• 日付
• 所属・氏名
• 今日の目標
• 業務概要(実績等)
• 反省・問題点
• 明日の目標・改善点

項目に沿って入力することで、今日の目標(Plan)、業務概要(Do)、反省・問題点(Check)、明日の目標・改善点(Action)のPDCAサイクルを自然に回せます。各項目は自由記入方式になっており、シンプルで汎用性の高いテンプレートです。

[出典:[文書]テンプレートの無料ダウンロード「表形式(PDCAサイクル方式)の業務日報(業務日誌･業務報告書・作業日報･作業日誌・作業報告書)の見本・サンプル」]

時系列を記載できる日報テンプレート

1日の業務内容を1時間ごとの時間軸に分けて記載できる日報テンプレートです。

＜記載項目＞

• 日付
• 所属・氏名
• 業務・作業の内容(1時間ごとの時間軸)
• 特記事項

1日の業務を、実際に行った作業ベースで時系列順に振り返りたい方におすすめです。業務内容を簡潔にまとめられるので、日報作成にかかる時間も短縮できます。

[出典:[文書]テンプレートの無料ダウンロード「時間軸に沿った業務日報(業務日誌･業務報告書・作業日報･作業日誌・作業報告書)の見本・サンプル」]

現場作業に適した日報テンプレート

工事・清掃等の作業日報や看護・福祉・介護の業務日報など、現場作業に適した日報テンプレートです。

＜記載項目＞

• 日付
• 所属・氏名
• 押印欄
• 今日の目標
• 業務内容
• 反省・連絡・相談・提案その他特記事項
• コメント

時間を記載する項目が設けられているため、業務内容は時系列で記載できます。また、反省・連絡・相談・提案その他特記事項やコメント欄など、メンバー間でコミュニケーションを取れる仕様になっており、報告だけでなく、チームのコミュニケーションツールとしても活用することができます。

[出典:[文書]テンプレートの無料ダウンロード「業務日報(業務日誌･業務報告書・作業日報･作業日誌・作業報告書)の見本・サンプル」]

日報作成におすすめのソフト

最後に、日報作成におすすめのソフトを3つご紹介します。

BeWorks

BeWorksは日報をベースに日々の業務や経営状況を可視化できるソフトです。日報はスマートフォンからも入力でき、移動中のスキマ時間を有効活用できます。

損益分析や案件分析、個人労務集計など、日報を元に経営に必要な情報を自動で分析できるのも特徴です。さらに、日報を案件や工数に紐付けて入力でき、勤怠の自動作成もできます。

kintone

kintoneは、自社に必要な機能を搭載した「アプリ」をプログラミング不要で簡単に開発できるソフトです。日報機能をはじめ、さまざまなサンプルアプリも提供されているため、すぐに自社オリジナルのアプリが作成可能です。

さらに、外部サービスと連携することで、幅広い業務の効率化も期待できるでしょう。

gamba!

gamba!は「日報×社内SNS」のコンセプトで開発された日報アプリです。スマートフォン・パソコンからアクセス可能なため、場所や時間を問わずに使用できます。

チャット機能など、社内のコミュニケーションを円滑にする機能が豊富なほか、部署別・職種別にテンプレートの設定が可能なため、より細かく業務内容に沿った日報が作成できます。また、日報をベースにした勤怠管理や目標管理も可能です。

指示された業務時間外の日報作成は残業に含まれる

会社あるいは上司から、日報作成や提出が命じられている場合は、当然ながら、業務の一部となります。業務時間内での日報作成が認められるほか、業務時間外での作成は残業時間としてカウントされ残業代も発生することになるでしょう。

ただし、日報は毎日作成するものであるため、生産性を上げるための工夫や改善は必要です。今回紹介したテンプレートやソフトなどを参考に、日報作成業務の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。