日報を楽に素早く作成・提出するコツ！楽に作成できるおすすめのソフトを紹介

日報作成でありがちな課題

毎日の日報作成を面倒に感じている方は多いと思います。なぜ、日報作成は面倒に感じてしまうのでしょうか。ここでは、日報作成にありがちな課題を参考に、問題点を洗い出してみましょう。

作成に時間がかかる

日報の作成に時間がかかるのは、根本的な課題のひとつです。基本的に日報はその日の業務が終了した後に作成します。

しかし、疲れが溜まった状態で作成することになるため、どうしても頭が回らず、時間がかかってしまうことがあります。紙ベースで日報作成を行っている場合には、なおさら時間がかかってしまうでしょう。

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フォーマットが定められていない

とくに日報のフォーマットを定めていない企業も多いはずです。フォーマットのない白紙に一から日報を書いていくとなると、自分で考えなければいけない要素が多くなります。そのため、従業員にとっては日報作成が負担で面倒に感じる原因となるでしょう。

フォーマットがあれば、ある程度決まった形の中に内容を書き込むだけでよくなる分、作成の負担を減らすことが可能です。

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日報を楽に素早く作成するコツ

日報は毎日書くものです。忙しい業務のなかで行う日報作成は、なるべく簡単に素早く作ってしまいたいというのが多くのビジネスパーソンの本音といえるでしょう。ここでは、日報作成を簡単に素早く行うためのコツを紹介します。

業務の合間にメモを取る

日報は、一日の業務内容をまとめて報告するものです。そのため、業務のちょっとした隙間時間に書く内容をメモしておくだけで、作成段階で考える時間を格段に減らせます。一から業務内容を思い出して書くよりも、メモを材料に日報を作成する方が簡単なのは、想像に難くないでしょう。

どのような仕事においても、数分間程度の「スキマ」はあるはずです。こうした時間を使ってネタを書き留めておくだけでも、日報作成の負担減に繋がります。

箇条書きで簡潔に記載する

日報は全て文章で作成するよりも、箇条書きなどを使って要点だけをまとめた方が素早く作成できます。たとえば、「今日は午前中に〇〇をして、午後は…」と書くよりも、「本日行った業務は以下の通りです。」と箇条書きでまとめた方が作成の手間が少なくなり、読み手も理解しやすいです。

長い文章を書くのに抵抗があるという場合には、なるべく簡素に日報をまとめるよう心掛けてみると、負担が軽くなるでしょう。

5W3Hを意識する

日報で何を書くべきか迷ってしまう場合には、5W3Hを意識して作成してみましょう。

5W3Hは、「When(いつ)」「Where(どこで)」「Who(誰が)」「What(何を)」「Why(なぜ)」「How(どのように)」「How many(どのくらい)」「How much(いくらで)」からなる8つの要素です。これらの要素に業務を振り分けていくことで、簡単に日報の作成を行えます。

どうしてもまとまりのない日報になってしまう方は、5W3Hを意識してみるのがおすすめです。それにより、日報作成の負担を減らしつつ、分かりやすい内容の日報を作れるようになるでしょう。

テンプレートでフォーマットを統一する

日報のテンプレートを用意し、全体のフォーマットを統一してしまうのも有効です。業務内容をフォーマットの中に当て込むだけでよくなるため、「一から作る」負担を大幅に軽減できます。

日報の内容を考えるのが苦痛という場合には、自分なりのフォーマットを用意しておくだけで、容易に日報作成を進められるでしょう。

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日報を楽に管理するには日報ソフトがおすすめ

日報の作成や管理を楽にしたい場合は、日報ソフトを使用するのがおすすめです。ここでは、報ソフトを使用するメリットをみていきましょう。

クラウド上で管理できる

日報ソフトはクラウド上で日報を管理することが可能です。紙で日報を管理している場合、「誰が提出していて、誰が遅れているか」を把握することは難しいでしょう。しかし、クラウド上での管理であれば、メンバーの誰が提出済みかをすぐに判断できます。そのため、管理する側の負担も少なく済むのは大きなメリットといえます。

また、場所を問わずクラウドに日報をアップロードするだけで提出完了できるため、営業先から会社に戻って日報を作成する手間を省ける点も大きな魅力です。

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過去の日報を検索できる

仮に過去の業務で何かしらの問題が見つかった場合、原因究明のために過去の日報を参照することもあるでしょう。そういった状況下で、紙の日報を探すのは大きな手間がかかります。大きなファイルを取り出し、一つずつ中身を確認するのは時間の無駄です。

日報ソフトであれば、担当者や日付などで簡単に該当する日の日報を検索できます。これにより、過去の日報を探す際にかかる時間と手間を大幅に削減することが可能です。

社内で情報共有がしやすい

日報ソフトを使えば、メンバーのナレッジを全員で共有することが簡単になります。日報はナレッジ共有の側面もありますが、紙やExcelなどで日報を作成した場合、情報共有が難しいのがデメリットでした。

日報ソフトであればメンバー間でお互いの日報を参照でき、業務に役立つ情報などを活発に交換できるようになるでしょう。

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日報を楽に作成できるおすすめのソフト・ツール3選

日報ソフトにはさまざまな種類があり、どれを使うべきか迷ってしまうこともあるでしょう。ここでは、おすすめの日報ソフトを3つ紹介します。それぞれ強みや特徴が異なるため、どのようなソフトが自社にマッチするかを考える際の参考にしてみてください。

gamba!

gamba!は、日報×社内SNSのコンセプトで開発された日報ソフトです。日報の作成や投稿といった基本機能はもちろん、SNSの要素を取り入れているためスタンプを押すなどのリアクションをできるのが特徴です。日報を使って社内コミュニケーションを活発化したい場合におすすめのソフトといえます。

日報くん

日報くんでは、日報作成を基本機能としながらも、従業員の稼働時間管理なども活用できる総合力の高い日報ソフトです。稼働集計機能や勤怠管理機能を使えば、業務内容を見つつ、メンバーにかかっている負担の量などを把握できます。そのため、従業員の負担も管理したい場合におすすめの日報ソフトといえるでしょう。

Chatwork

Chatworkはビジネスチャットツールですが、日報の管理も可能な点が魅力です。たとえば、日報投稿用のグループチャットを作成すれば、業務連絡などに埋もれることなく、日報の作成と共有をメンバー間で行うことができます。また、チャット機能を使って日報を通じた社員間のコミュニケーションも取りやすくなるでしょう。

ソフトを導入し日報を楽に素早く作成・提出しよう

本記事では、日報をすばやく作成するコツや、おすすめの日報ソフトを紹介しました。一日の締めくくりで待っている日報作成業務は、正直面倒だと感じる人も多いでしょう。

しかし、フォーマットの活用などさまざまな工夫をすることで、作業効率を格段に上げることができます。日報作成をいまよりも楽にしたい場合には、本記事で紹介した内容を参考に、ソフトの導入などを検討してみてはいかがでしょうか。