【2024年最新】おすすめの日報アプリ12選比較！選び方や無料版を紹介

日報アプリとは？

日報アプリとは、業務日報をクラウド上で管理できるツールのことです。近年では、紙媒体の日報を使っていた企業も、日報アプリを導入しデジタル化を進めています。

日報の必要性

日報の必要性は非常に重要です。社内・チーム内で情報を共有するために、日報は欠かせません。業務内容を文章にまとめて提出することで、全体的な進捗状況を上司が把握しやすくなるからです。スケジュールの遅れを早めに認識できるため、目標を達成しやすくなるでしょう。

日報アプリを導入するメリット

日報アプリを導入するメリットを5つ紹介します。

• 場所・時間を選ばず作成できる
• 日報管理を効率化できる
• コミュニケーションが円滑になる
• ナレッジとして蓄積される
• 提出率の向上が期待できる

場所・時間を選ばず作成できる

場所・時間を選ばず作成できることがメリットの一つです。アプリを通して日報を作成するため、作業の場所や時間が制限されません。そのため、スマートフォンやパソコンがあればどこでも作業をすることが可能です。

日報管理を効率化できる

日報管理を効率化できるところも大きなメリットです。テンプレートやデータ入力形式の活用によって、日報管理を効率化できます。短い時間内で日報を作成できるため、空いた時間でほかの業務をすることも可能です。

日報作成に時間をかけてしまうと、業務全体の効率化が見込めなくなるリスクも考えらえるため、少しでも時間を短縮できるのは大きなメリットと言えます。

コミュニケーションが円滑になる

コミュニケーションが円滑になることがメリットです。日報アプリを導入すれば、チャットツールやコメント機能によって、頻繁に言葉をかわすようになり、チームワークの増強にも結びつきます。

日報を通じてコメントをしあったり、FBをもらえたりするなど関係性の構築にも寄与するので積極的なコミュニケーションをとることができるようになります。

ナレッジとして蓄積される

ナレッジとして蓄積されるといった点もメリットです。日報がアプリ内に保存され続けるため、類似プロジェクト発生時や新人教育時にナレッジを活用すれば、社員の負担も軽減可能になります。

提出率の向上が期待できる

提出率の向上が期待できることも挙げられます。提出率の悪さに頭を悩ませている企業は、アプリでの提出に移行し、日報のデジタル化を進めてみましょう。

また、日報を提出する際のフォーマットも日々改善していくことができるのもメリットです。どのようなフォーマットにすれば効果を最大化できるのか試行錯誤していくこともできます。

日報アプリを導入するデメリット

日報アプリを導入するデメリットを3つ紹介します。

• ルールの策定・周知が必要
• 情報漏洩のリスクがある
• 普及するまでに時間がかかる

ルールの策定・周知が必要

ルールの策定・周知が必要です。アプリを使用するにあたって、全社員が納得して利用できるように、ルールの策定には手間と時間をかけなければなりません。

日報提出のルールが明確化されていない場合、形骸化のリスクも十分に考えられて日報を出す意味がなくなってきてしまいます。明確なルールを策定して意味のある日報を作成できるようにしましょう。

情報漏洩のリスクがある

情報漏洩のリスクがあることも理解しましょう。インターネット上で情報を共有するため、重要データを扱う場合は、セキュリティ対策がしっかり整っているアプリを選ぶ必要があります。

普及するまでに時間がかかる

普及するまでに時間がかかることもデメリットの一つです。日報アプリが社内で根付くように、根気よく利用し続けることが重要です。

いち早く浸透させるためにも導入時にオンボーディングやルール化をしておくことがおすすめです。どのようなフォーマットで進めるのか・いつ提出するのかなどを決めておきましょう。

▷テレワークにおける日報の必要性とは？効果的な書き方や便利ツールを紹介

【2024年最新】おすすめの日報アプリ8選

機能性や利便性が高いことで知られる、おすすめ日報アプリを8つご紹介します。

1.gamba!

gamba!は、株式会社gambaが提供する、社内のコミュニケーションを活性化させる「社内SNS型日報アプリ」です。日報のテンプレートを、フレキシブルに変更できるところが特徴になります。また、見やすいタイムライン形式なので、初めて日報アプリを使う人でも安心です。

2.Kintone

Kintoneは、サイボウズ株式会社が運営している有名サービスです。機能アプリをインストールすることで、必要な機能だけをシステム上に残すことができます。また、蓄積したデータをいつでも確認できるため、データベースとしても利用可能です。

3.Goalous

Goalousは、株式会社Colorkrewが提供している、チームメンバーの業務を可視化できるサービスです。OKRをイメージした目標管理を採用しており、業務の共有と指標の進捗を同時におこなえるところがポイントです。

4.WowTalk

WowTalkは、ワウテック株式会社が提供しているサービスです。アクセス制限や監視ログなどをはじめとした、厳重なセキュリティ対策で知られています。安否確認などの機能を使うことによって、災害発生時の統率にも大きく役立ちます。

5.FieldPlus

FieldPlusは、株式会社エス・ケイが提供しているサービスであり、現場の業務連絡・報告がスムーズにおこなえるシステムです。マルチデバイス対応可能なので、スマートフォン・パソコンともにOSを問わず利用できます。勤務場所が社員によって異なる企業におすすめです。

6.サイボウズ Office

サイボウズ Officeは、サイボウズ株式会社が提供する、中小企業向けに開発されたサービスです。20年以上の実績があるため、サポート体制や利用者向けのセミナーが充実しています。不明点があった際も、すぐに問題を解決できるでしょう。

7.日報くん

日報くんは、BPS株式会社が提供しており、日報提出に特化した便利機能が多数搭載されているサービスです。稼働集計やリソース集計を自動化できるため、人的労力を大幅に削減可能です。また、労働環境ごとの業務効率を比較することで、業務改善も進められます。

8.SMART message

SMART messageは、ネオス株式会社が提供しているサービスです。セキュリティ内容を自社に合った設定に変更できる、カスタマイズ性の高さが特徴になります。セキュリティが高い環境下で社内チャットをおこないたい企業におすすめです。

【無料で使える】おすすめの日報アプリ4選

無料プランが用意されている日報アプリを4つご紹介します。

1.Chatwork

Chatworkは、株式会社Kubellしている、国内利用者No.1のビジネスチャットツールです。絵文字も利用できるチャット機能で、社員間のコミュニケーションを活性化することが可能なため、業務効率をアップできます。シンプルでわかりやすいUIがポイントです。

2.houren.so

houren.soは、株式会社Brassicaが提供する、写真を活用する情報共有ツールです。作業で気になった部分の写真を撮影し、コメントをアップするだけで、必要な情報が記載された日報を作成できます。営業資料への発展にもつながるところが嬉しいポイントです。

3.NICE営業物語Smart3

NICE営業物語Smart3は、株式会社システムズナカシマが提供する、営業職向けビジネスサポートツールです。必要項目に内容を記載するだけで、気軽に日報を作成できます。また、Apple Watchと連携しやすいところがメリットです。

4.NipoPlus

NipoPlusは、合同会社サンドボックスが提供しており、テンプレートに沿って項目にデータを入力するだけで日報を作成できるアプリです。直感的に使用できるため、パソコン操作に戸惑ってしまう人でも問題ありません。

日報アプリの選び方

日報アプリの選び方は、大きく分けて以下の4つに分類されます。自社の目的に合わせて、適したアプリを選びましょう。

• 業務管理特化型アプリ
• コミュニケーション特化型アプリ
• 顧客管理特化型アプリ
• 日報作成特化型アプリ

業務管理特化型アプリ

業務管理特化型アプリは、プロジェクト管理や業務の進捗確認を重視する企業におすすめです。プロジェクト別の集計管理機能や、目標達成サポート機能がついているアプリが適しています。

どのような作業にどの程度時間がかかっているのか・作業が遅延している理由はなにかなど、ボトルネックとなっている問題を可視化できるので作業改善につながります。

コミュニケーション特化型アプリ

コミュニケーション特化型アプリは、社員間の報連相を活性化させたい企業におすすめです。チャットやコメント機能を使って、頻繁にコミュニケーションがとれるアプリを選んでください。

提出した日報にコメントをつけ、返信をしてコミュニケーションが取れる仕組みが作れればチャットからコミュニケーションのきっかけを作ることができます。

顧客管理特化型アプリ

顧客管理特化型アプリは、営業職がメインの企業に向いています。顧客情報のデータベース機能などがあるため、営業内容で他社に大きく差をつけることができるでしょう。

日報を作成していく中で顧客情報を更新していくことができるので、営業効率の向上にもつながるようになります。

日報作成特化型アプリ

日報作成特化型アプリは、日報作成に力を入れたい場合に最適です。テンプレートや写真投稿機能を使って、よりわかりやすく充実した日報を作成できます。

現場で利用する社員が利用するのを前提として作られているので、面倒な操作が不要で直感的な使いやすい操作性が大きな特徴となっています。

日報アプリの比較ポイント

日報アプリの比較ポイントを6つ紹介します。

• 操作は容易にできるか
• 必要機能は備わっているか
• 費用は妥当か
• 安全対策は十分か
• 他システムと連携可能か
• マルチデバイスに対応しているか

操作は容易にできるか

操作は容易にできるかがポイントです。パソコン操作が苦手な人でもすぐに使いこなせるように、操作が簡単なアプリをおすすめします。

日報は毎日提出することに意味があるので、使い勝手が悪いと負担が大きくなってしまい、本来時間をかけるべき業務に時間をかけられなくなる悪循環に陥ってしまいます。

そのような事態に陥らないようにするためにも、現場で操作しやすく使い勝手が良いアプリを選ぶようにしましょう。

必要機能は備わっているか

必要機能は備わっているかも大切です。アプリによって機能性の幅は大きく変わるため、「日報作成特化型」や「コミュニケーション特化型」など、そのアプリが売りにしている機能は何なのかよく調べておきましょう。

必要な機能を知るにはまず実際に利用する社員のニーズや事業形態を理解しておくのが重要です。

導入する上層部と現場の社員で需要が分かれてしまうと、うまく浸透せずに効果を得られなくなるリスクが生じるので十分に注意しておきましょう。

費用は妥当か

費用は妥当かもチェックしておいてください。利用できる機能数と料金を照らし合わせて、より費用対効果が望めるものを選ぶといいでしょう。

費用が予算に合っていない場合には、継続して利用することができなくなるリスクも十分に考えられます。費用は各サービスによって異なるので導入費用・ランニングコストを十分に理解しておくようにしましょう。

安全対策は十分か

安全対策は十分かも確認しましょう。情報漏洩や不正アクセスを防ぐためのセキュリティ対策は、機密情報を扱う業種の場合だと特に確認すべき事項の一つです。

他システムと連携可能か

他システムと連携可能かどうかも、重要なポイントです。すでに他のシステムやツールを導入している企業は、対応可能システム一覧を必ず調べてください。

別のシステムと連携ができると一つ一つの業務にかける時間を短縮することができるので、全体を通して業務の効率化が見込めます。逆に連携できない場合には、それぞれの作業で時間がかかってしまい不要なリソースを割かなければならないので注意しておいてください。

マルチデバイスに対応しているか

マルチデバイスに対応しているかどうかも確認しましょう。パソコン、スマートフォン、タブレットのすべてでアプリを利用できると、テレワーク時も役立つからです。

オフィスでなければ日報を提出できない状態だと、例えば営業先からいったん会社に戻ったり、翌日に提出しなければならなかったりなどの不要な手間が生まれてしまうので十分に注意しておきましょう。

アプリを活用し日報作成を効率化しよう

自社の課題に適した日報アプリを導入すると、社内の問題を一気に解決できる可能性が高いです。今回ご紹介したアプリの中で気になったものがあったら、ぜひ活用してみてください。社内の雰囲気が改善され、目標達成が大きく近づくかもしれません。