日報を電子化すべき理由！電子化におすすめのアプリを紹介

手書きで日報を作成するデメリット

手書きで日報を作成するデメリットにはどのようなものがあるでしょうか。ここでは2つのデメリットについて解説します。

作成に時間と手間がかかる

手書きで日報を作成する場合、作成するまでにある程度の時間と手間がかかるのがデメリットの一つです。

内容を詳細に記載しなければならない場合にはさらに時間がかかり、毎日作成する社員の負担を増やしてしまうリスクがあります。

日報をチェックできる場所が限定される

手書き日報の場合、チェックできる場所が限定されるのがデメリットです。外回りが中心の営業職の場は日報のために帰社しなければならず、業務効率の低下につながってしまい、従業員のモチベーション低下を招きます。

また、従業員が外勤から直行直帰する場合やテレワーク中には、当日は日報を提出できません。管理職は後日まとめて提出された日報を会社で確認しなければならず、重要事項があったとしても指示を出すタイミングが遅れてしまいます。従業員への指示の遅れはトラブルのリスクも増大する危険な状態です。

▷日報はノートで作成すべき？ノートで日報を書く意味や目的

日報を電子化するメリット

日報を電子化すると主に3つのメリットが得られます。

メリットの内容を一つひとつみていきましょう。

ペーパーレス化につながる

日報を電子化することによって、作成・報告・保管においてペーパーレス化を促進できます。手書きをする必要がないため、作成の手間が軽減されるのはもちろん、紙代や印刷代などのコストも削減可能です。

また、紙の日報の場合には保管しておくためのスペースをとってしまいますが、電子化すれば管理の手間も不要になります。

なお、ペーパーレス化することでテレワークなどのフレキシブルな働き方も実現にもつながります。

日報をスムーズに共有できる

日報が電子化されていれば、社内での共有をスムーズにできる点もメリットです。

日報をクラウド上に上げておけば、外出先やテレワーク先からの確認も可能です。作成直後にリアルタイムで日報を提出してチェックしてもらうこともできます。また、作成者と管理職に限らず、関係者との共有も同様にどこからでもリアルタイムにおこなうことも可能です。

▷日報の保管期間・管理方法について｜保管するポイントやシステム導入のすすめ

過去の日報をすぐに検索できる

日報を電子化することで過去に作成した日報を検索できるようになります。たとえばエクセルやワードで一つの報告を一つのファイルでおこなう場合、タイトルに日付を入れておけば、日付で検索が可能です。

たとえば、営業先とのやり取りを振り返りたいとき、トラブルがあったときなどに、過去の日報がすぐに探し出せると速やかに必要な情報にたどり着けるでしょう。紙の日報の検索時にかかっていた無駄な時間を最小限に抑えられます。

▷日報は意味ない？面倒な日報を無駄にしないコツと活用術

日報の作成を効率化する方法

日報の作成を効率的に電子化する方法をここでは2つ紹介します。それぞれの方法についてどういう具合に電子化するのか、メリットなどを詳しく見ていきましょう。

エクセルのテンプレートを活用する

日報を効率的的に作成する方法の一つとして、エクセルのテンプレートを活用する方法があげられます。テンプレートを活用するメリットは下記の通りです。

• 導入のためのコストが低い
• フォーマットのカスタマイズが容易である
• 情報の集計や抽出の機能に優れている
• 操作経験があり導入に抵抗がない人が多い

エクセルはカスタマイズ性にも優れ、入力項目や文字の大きさを調整できる点も魅力です。インターネット上から無料テンプレートを入手できます。

しかし、エクセルはPCでの作業を前提としており、スマートフォンでの作業には向いていません。また、リアルタイムでの情報共有が難しいなどのデメリットもあるので活用する場合には注意が必要です。

▷エクセルで日報作成する際の項目・作り方｜見やすい日報作成のテンプレートを紹介！

日報作成専用のツールを活用する

もう一つは日報作成に関する機能を搭載したツールを活用する方法です。

日報作成ツールには、エクセルよりも情報共有がしやすく、過去の日報を検索しやすいなどのメリットがあります。

また、日報作成自体も効率的でき、写真の掲載や動画の埋め込みにも対応しているので、視覚情報の多い日報を簡単に作成できます。

ツールによってはリアクションやコメントの機能も充実しており、日報に対するフィードバックが容易になるため、コミュニケーションの活性化にもつながるでしょう。

▷【2023年最新】おすすめの日報アプリ12選比較！選び方や無料版を紹介

日報の電子化におすすめのアプリ

日報の電子化に向けては専用アプリの利用がおすすめです。ここからは人気の日報作成アプリを厳選して5つ紹介していきます。

日報くん

日報くんはBPS株式会社が提供するクラウド型日報提出・稼働集計システムです。スマートフォン・PCのどちらからも利用できます。

稼働状況を可視化できるのが特徴で、顧客や案件ごとの稼働状況を一目で把握でき、どれを優先して取り組むべきか、管理職は正確な判断を下せます。また、部署単位や従業員別の稼働状況も可視化でき、算出したデータを基に組織内での課題を把握できます。

nanoty

nanotyは、株式会社サンロフトが提供するクラウド型日報システムです。

日報にはエクセルやワードで作成したファイルを添付でき、詳細な作業内容を報告できます。写真の掲載やYouTube動画の埋め込みにも対応しており、視覚情報が多い日報を作成できます。

テンプレートを活用すれば、記載項目にバラつきが生じません。作成した日報に対してコメントやいいね！を掲載でき、従業員間の交流を促進します。リアクション機能は、投稿されたコミュニティ記事に対しても使えます。

houren.so

houren.soは、株式会社Brassicaが提供する情報共有ツールで、スマートフォンで撮影した写真を活用して簡単に日報を作成できる点が特徴です。

GPSを活用してエリアを設定しておけば、写真を撮影した店舗や住所を入力する必要がないので、効率的に日報を作成することができます。

gamba!

gamba!は、株式会社gambaが提供する日報アプリです。多くの企業から高い評価を受けており、登録実績は15,000社を突破しています。

部署単位や職種別にテンプレートが用意されており、必要な項目を入力すれば簡単に日報を作成できます。レスポンシブデザインの採用によって、外出先での日報作成もスマートフォンからスムーズにおこなえます。

また、日報に設けられている出退勤時刻の項目を入力することで、勤怠管理ツールとしても活用できます。

Field Plus

Field Plusは、株式会社エス・ケイが提供するクラウド型の業務報告システムです。日報作成に関する機能のみを搭載したシンプルなアプリ設計が特徴で、スマートフォンやタブレットからの利用が可能です。

報告用フォーマットに使用するテンプレートは、無制限に作成できます。表示項目は自由に設定できるため、案件の進捗状況共有や在宅勤務者の日報報告など、さまざまな使い方が可能です。

日報を電子化して業務の効率化を図ろう

日報を電子化することによって、作成時間の短縮・スムーズな情報共有・質の向上など、手書きで日報を作成するのと比べて様々なメリットがあります。

また、電子化することでペーパーレス化にもつながるので、テレワークをはじめとした様々な働き方が実現できる点も魅力です。

電子化に向けては専用アプリの利用がおすすめなので、この記事で紹介したアプリを選び、日報の電子化を推進してみてください。