日報の保管期間・管理方法について｜保管するポイントやシステム導入のすすめ

日報の保管期間について法律上の定めについて

日報の保管期間は、法律で3年間と定められています。この保管期間は、何か有事の際に関連機関へ提出できるように、一定の期間文書を保存する必要性からです。そのため、粗雑に保管するのではなく出来る限り状態を良好に保てるよう、丁寧な保管が求められます。

なお、保管期間が過ぎた日報については、自社で処分するか業者に頼んで処分するかがあります。事前に保管期間を過ぎた日報の処理方法を自社で取り決めておくと、処分の際に混乱が起きづらいでしょう。

日報を保管する際のポイント

日報は一定期間保管しておく必要があるものの、紙で保管する場合にはいくつか注意しなければならないことがあります。ここでは、日報保管のポイントを4つ紹介するので、自社でルールを作成する際に役立ててください。

細かく分類し過ぎない

日報を分類して保管するのは重要ですが、あまりにも細かくカテゴライズして保管するとかえって混乱を招く原因になります。

そのため、月単位やジャンル単位など、ある程度大まかなカテゴライズだけを行って分類する方が探す手間が少なくて済みます。たとえば、データで日報を管理している場合、「営業部〇〇課〇月△日～▢日」といった細かな区分ではなく、「〇月分日報-営業部」程度の大まかな分類にデータをまとめることで、保管する負担を軽減できます。

定期的に整理する

日報は、定期的に整理するよう心掛けましょう。会社の保管庫もスペースは有限です。そのため、定期的に書類整理の時間を設けることで、不要な日報がいつまでも残っている状態を防ぐことができます。

また、書類の中には法律上で一定期間の保管が義務付けられているものや、業務上どうしても保管し続ける必要のあるものがあるでしょう。このような場合には、一定期間を過ぎた書類はデータ化して一元管理するなど工夫することで、保管庫のスペースを確保できます。

常に必要な書類だけが保管庫に残っているように整理しておけば、必要になっても探しやすく、保管庫の中もスペースに余裕をもつことができるでしょう。

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保管期間が過ぎた日報は廃棄する

保管期間を過ぎた日報は、廃棄するようにしましょう。紙の日報はもちろん、データで保管している日報も同様です。データがいつまでも残っていてもPCのストレージを圧迫してしまい、業務に支障がでる可能性があります。

具体的には、法律で定められている書類以外の書類には「保管後1年を過ぎたものは処分する」といった取り決めを社内でしておけば、不要な書類がいつまでも滞留する事態を防げます。

文書管理を円滑に効率よく行うためにも、日報を始めとした書類の保管期限は明確にルールを作り、過ぎたものからこまめに処分するようにしましょう。

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紙ではなく電子化して運用する

日報は紙ではなく電子化して作成・保管をする方がおすすめです。ペーパーレスはどの業界においても推進されていますが、それは日報も例外ではありません。電子データで日報を保管すれば保管庫のスペースをとることなく、共有も簡単にできます。

また、クラウドなど複数人が閲覧できる場所で保管すれば、必要な時に誰もが日報を探して閲覧できるようになるため、より効率化することが可能です。

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日報管理の効率化はシステムの導入がおすすめ

日報管理をより効率化したい場合は、専用のシステムを導入するのがおすすめです。ここでは、日報管理システムを導入するメリットを2点紹介します。

日報を効率的に作成できる

日報管理用システムは、日報の作成や管理に特化した機能を持っています。たとえば、日報のテンプレート機能を搭載しているシステムを使えば、雛形に沿って業務内容などを書き込むだけでよいため作成効率が上がります。紙で日報作成を行っている場合、テンプレートに落とし込むのは難しいため、結果的に日報作成の業務負担が増えてしまうでしょう。

一方、日報管理システムを活用すればテンプレートの作成だけで済むため、業務負担を格段に減らせます。また、スマホやPCから作成できる分、外出先での日報作成が可能になるため、オフィスに帰って作成業務を行う必要がない点も魅力です。

日報を管理しやすくなる

日報管理システムでは、日報の共有や検索といった機能が活用できるため、管理面のしやすさも向上できます。たとえば過去の日報を検索したい時、日報管理ツールを活用すれば検索機能からすぐに該当の日報を参照できるため、探す手間が少なくて済みます。

また、クラウドなどに日報をアップロードするため、チームメンバー同士で日報を通じた情報共有が容易になり、リアルタイムでナレッジの共有が可能になります。

日報の管理がしやすくなることで、形骸化しやすい日報を各々が業務に役立てられる点はメリットです。

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日報を効率よく管理できるおすすめのツール

日報管理ツールはいくつもの種類があり、どれを使えばよいか迷ってしまうこともあるでしょう。ここでは、効率的な日報管理に役立つツールを3つ紹介します。

Stock

Stockは、チーム単位での情報管理に特化したツールです。チャットツールでの全体チャットなどでは中々チーム間での情報管理が難しく、それは例外ではありません。Stockであれば日報を含むチームの情報をチーム間で簡単に管理共有できるため、関係者同士の情報共有を大事にしたい場合におすすめです。

日報くん

日報くんはマルチデバイス対応の日報管理ツールです。スマホでも作成できるため、出先からでも作業できる点が魅力です。また、過去日報使いまわし機能を使えば、作業内容が被った日の日報を使いまわせるため、作成時間や負担の減少も期待できるのが特徴といえます。

kintone

さまざまなアプリを使用できるkintoneでは、日報機能も利用することができます。作成した日報にはコメントできるため、日報を通じた社員間交流の活発化などが期待できます。日報に限らず、さまざまな情報を管理し、ナレッジの共有を行う上で便利なツールといえるでしょう。

日報の法律上の保管期間を遵守し適切に管理しよう

本記事では、日報の保管期間や管理方法、便利な日報管理ツールについて紹介しました。毎日書く日報だからこそ、効率的に作成し有効活用できれば業務効率やナレッジの蓄積に活用できます。

またツールを活用することで、外出先からも簡単に日報が作成できるため働き方改革の一助になるでしょう。本記事を参考に自社にあったおすすめツールを探して社内のノウハウ蓄積に役立ててください。