日報を出さない部下はどうすべき？指導方法や伝えるべきポイント

部下が日報を出さない理由とは？

日報は、日々の業務内容や進捗状況を把握するための大切な書類です。日報により上司が部下の動きを確認することで、業務をスムーズに遂行できるようになるため、しっかりと共有される必要があります。

しかし、部下の中には日報を出さない人がいることも少なくありません。ここでは、部下が日報を出さない理由について解説します。

日報を作成する余裕がない

まず考えられるのが、業務量が多く日々多忙な状態にあり、日報を作成する時間的な余裕がないケースです。中には「日報を書く時間があれば、少しでも業務を進めたい」と考える人もいるでしょう。

また、日報は1日の業務内容を報告するためのもので、基本的には終業間際に記載するため、どうしても面倒な気持ちが勝ってしまうものです。さらに、書き直しになるとサービス残業が発生する可能性もあるため、モチベーションを維持することがより困難になるでしょう。

特に手書きで日報を作成する場合は、パソコンでの作成と比較して、日報を書き終えるまでに時間がかかります。また、紙ベースで日報を運用している場合は、外出先や自宅から作成・提出ができず、日報のためにわざわざ会社に戻らなければなりません。このように無駄が多く非効率であることも、日報作成が面倒と感じる要因となります。

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日報へのレスポンスがない

日報を提出したにもかかわらず、上司や同じチームのメンバーからレスポンスがないことも、日報へのモチベーションが下がる要因の一つです。せっかく時間をかけて日報を作成しても、上司やメンバーからのアドバイスやコメントがなく、業務改善につながらなければ、書く意味を見出せなくなってしまいます。

また、日報を書くことに慣れていない場合やルーティンワークが多い場合は、「何を書けばいいのか分からない」と感じてしまうこともあります。

日々新しい発見や知識の習得、新たな業務への挑戦機会があれば書くことが自然と出てきますが、実際はそううまくいかないものです。毎日同じような内容の日報になると、上司やメンバーからのレスポンスもなくなり、結果として作成の負担だけが残ってしまいます。

管理・監視をされたくない

「日報で行動を監視されている気がする」「自分の方が上司よりも仕事ができるのに、なぜ報告しなければならないのか」といったように、日報の存在意義に疑問を抱く方も少なくありません。

このように部下が感じている場合、上司と部下の信頼関係がしっかりと構築されていない可能性が高いです。日報の内容には触れられず誤字脱字ばかり指摘されたり、提出期限だけを重視されたりすると、部下は次第にやる気がなくなってしまいます。

また、日報を書くことに特別なメリットを感じられないのも、日報へのモチベーションが下がる理由の一つです。頑張って日報を書いても上司から適切なアドバイスがない、人事評価につながらないといった場合、部下は「ただ行動を管理されているだけで自分には何の恩恵もない」と感じてしまうおそれがあります。

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日報を出さない人への上司の働きかけ

部下に日報を毎日提出してもらうためには、ただ日報提出の指示を出しても効果はありません。提出率が低い理由を探り、部下が日報を書こうと思えるように環境を改善する必要があります。

ここでは、日報を出さない部下への働きかけ方について解説します。

日報作成の時間を設ける

日報の提出率を上げるためには、日報を書く時間を業務時間内に確保することが大切です。日報作成を億劫に感じる要因の一つに、「日報を書く時間がない」「サービス残業になってしまう」というものがあります。

まずは、上司が率先して部下が日報を書くための時間を設けましょう。終業間際に一気に書き上げるのではなく、朝や業務の合間を利用して少しずつ書くようにすれば、日報作成にかかる負担を軽減できます。

また、クラウド型の日報ツールなどを活用し、外回りの移動中などの空いた時間に日報を書ける環境を構築するのも一つの方法です。

日報のフォーマットを決める

日報が自由に記述できる形式になっている場合、「どのように書けばよいか分からない」「他の人と違っていたらどうしよう」などと混乱を招く原因になりかねません。スムーズに日報作成を行えるよう、フォーマットは事前に決めておきましょう。

何をどのように書くかが決まっていると、自由記述よりも書くべきことが明確になるため、日報作成への苦手意識が軽減されます。何を書くか悩む時間が減るため、業務の効率化にもつながるでしょう。

また、テンプレートを決めて日報の内容を固定化することは、チェックする側にも恩恵をもたらします。確認したい項目が必ず記載されるようになるため、「従業員によっては進捗状況を把握しにくい」「書いてほしいことが書かれていない」といった事態を避けられます。本日の目標や業務内容・成果、所感など、あらかじめ確認したい内容を決めて、テンプレートの中に記載しておきましょう。

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日報へのレスポンスは欠かさずに行う

レスポンスをするよう心がけることで、部下は日報を作成することに意味を見出せるようになります。日報は自分自身の業務記録でありながら、上司に読まれることも想定して作成している方がほとんどです。作成後、上司に日報を提出するよう求めているのであれば尚更でしょう。

こまめに返信コメントを書く、メール等で個別にアドバイスを送るといった丁寧なレスポンスを行うことで、部下は「上司がしっかりと頑張りを見てくれている」と感じることができ、信頼関係が構築されていきます。

なお、部下へのレスポンスでは、具体的なアドバイスや指示を出したくなることもありますが、極力否定的な内容は避けるのが無難です。「日報を提出してよかった」と思える機会を増やすことが、提出率の向上につながります。肯定的なコメントや、従業員の気持ちに寄り添った言葉をかけるようにしましょう。

日報を作成する重要性を伝える

日報に対して意味がないと感じている人も少なくありません。そのような場合は、「なぜ日報を提出するのか」「日報を書くことでどのようなメリットが発生するのか」を明示することで、日報作成の重要性に気付けるでしょう。

日報業務のメリットには以下のようなものが挙げられます。

• 日報を見返すことでタスクの達成度を一目で確認でき、やるべきことが明確になる
• 上司や外部の人間から業務に関する質問を受けた際に、すぐに確認できる
• 学んだことや新しく覚えたことなどを記載していくことで、ナレッジを蓄積できる

特にナレッジの蓄積は、部下にとって直接的な恩恵を感じられるポイントとなるでしょう。日報を詳しく記載することで、過去の日報を自分専用のマニュアルのように活用できます。

なお、日報作成の意義や重要性について部下に伝えるときは、丁寧に説明しましょう。文章を書くことや思考の整理が苦手な部下の場合、厳しい伝え方をしてしまうと、さらに日報への苦手意識が増してしまう可能性があります。

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日報を簡単に作成できるツールを利用する

日報の提出率を高めるには、日報作成を効率的にこなせる環境を整えることも大切です。日報作成に適したITツールを活用することで、記載項目がテンプレート化されるため、文章を考える手間や時間を大幅に削減できます。

また、クラウド型のツールを使えば、外出先や自宅からでも日報の作成・提出が可能です。上司やチームメンバーも場所や時間を問わず日報をチェックできるため、よりレスポンスを行いやすくなるでしょう。

さらに業務内容やプロジェクトの進捗、チームの状況などが可視化されるため、何かトラブルが発生した場合でも迅速かつ適切に対応できます。日報をデジタル化することで、状況推移の把握や履歴の検索がしやすくなるほか、ペーパーレス化によるコスト削減も実現可能です。

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日報作成におすすめのツール

日報作成には、ITツールの導入がおすすめです。ここでは、日報業務の効率化に適したツールを3つ紹介します。特徴や費用などを比較しながら、自社に合ったツールを選択しましょう。

NotePM

NotePMは、情報やノウハウ共有の課題を解決するナレッジマネジメントツールで、社内wikiツールとして従業員がさまざまな情報を書き込みできます。用途が非常に幅広く、日報をはじめ、社内マニュアルや業務手順書の作成、目標管理など、さまざまなシーンで活用されています。

また、日報・週報・月報や議事録、活動報告書などのテンプレートが豊富に用意されているため、いちからフォーマットを作成する手間がかかりません。コメント・いいね機能も搭載されており、チーム内でのコミュニケーション活性化にも貢献します。

gamba!

gamba!は、社内のコミュニケーション活性化に役立つ「社内SNS型日報アプリ」です。

「日報×社内SNS」をコンセプトとしており、チャットやコメント、いいね！、スタンプなどのコミュニケーション機能が充実しているのが特徴です。日報を通じて、情報共有の円滑化や相互理解の促進を図れます。

日報のテンプレートは部署別・職種別に細かく設定でき、3ステップで簡単に日報を投稿可能です。スマートフォンにも対応しているため、業務の空き時間や外回りの移動時間などを使って気軽に日報を作成できます。

nanoty

nanotyは、業務の見える化を実現する日報システムです。日報をはじめ、コミュニティやタスク、サンクスポイントといった豊富な機能が搭載されているのが特徴です。

シンプルな操作性で手軽に日報を作成でき、いいね！スタンプやコメントの入力で質の高いコミュニケーションや情報共有が行えます。また、プロジェクト別・顧客別に業務時間を集計できるため、業務の実態を的確に把握できます。

さらに、日報本文をChatGPTが最大3つの箇条書きに要約する「日報ダイジェスト機能」が搭載されているのも、nanotyの大きな特徴です。日報を読む時間が大きく短縮されることで、空いた時間を部下へのフィードバックやフォローに充てることもできるでしょう。

日報を出さない人には必要性を伝え適切に対処しよう

日報は、日々の業務内容や進捗状況を確認するための重要な役割を担う書類です。しかし、日報を書く時間がなかったり、日報に対するレスポンスがなくモチベーションが下がってしまったりすることで、部下が日報を提出しなくなるおそれがあります。

日報の提出率を上げるには、手軽に日報を作成できる日報ツールの導入がおすすめです。日々の日報作成の負担を軽減できるほか、管理業務の効率化やコミュニケーション活性化など、上司や組織にとっても大きなメリットがあります。

日報を出さない部下には、その理由を探り、日報の必要性を伝えていかなければなりません。本記事で紹介した指導方法やポイントなどを参考に、日報を効果的に運用していきましょう。