日報はノートで作成すべき？ノートで日報を書く意味や目的

日報はノートで書くべき？意味や目的とは？

日々の業務報告を行う日報は、多くの企業で活用されています。なぜ日報ノートを書く必要があるのでしょうか。

ここでは、日報をノートで書く意味や目的について解説します。

成果の振り返り・自分の行動分析

日報には担当した業務の進捗や目標に対する成果を記録するため、1日の業務を振り返り自身の行動分析が行えます。

また振り返りから、なぜ成果が出たのか・出なかったのかを確認し、良かった点や改善点の洗い出しが可能です。振り返りを行うことで、次の業務に活かせるポイントが見つかるため業務効率やパフォーマンス向上に繋げられます。

メンバーの進捗状況の確認

日報は書いた後に上司やチームメンバーと共有します。業務の進捗状況を把握できるため、ボトルネックになっている部分や問題点を早い早期に発見できて、解決に向けたディスカッションが活発になります。

また、業務が思うように進んでいない場合には、リソースを分散させたり、必要な人員をアサインしたりとすぐにフォローすることも可能です。

メンバーのモチベーションの把握

日報ノートを通して、メンバーのモチベーションも把握できます。日報ノートは毎日書くので、メンバーの些細な変化が分かりやすく表出するでしょう。よって、上司は部下のモチベーション低下を早期に察知でき対策が講じられるのです。

メンバーとのコミュニケーションの円滑化

日報ノートを通じて、メンバー間のコミュニケーションを円滑にできます。顔を合わせる機会が少なく、直接話せないメンバーとも日報ノートでやりとりできるため、信頼関係の構築にも繋がるでしょう。また、テレワークなどでメンバー間のコミュニケーションが減っている場合も、日報を通じたやりとりは有効です。

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日報ノートの書き方と記載すべき項目

メンバーによって日報ノートの内容に差があると情報共有が上手くできずに、日報を書く時間が無駄になってしまいます。そのため、ノートに日報を書く際には、日報に記入する内容を統一化（フォーマット化）させましょう。

テンプレートを作成する際は、業務の振り返りを通じてPDCAサイクルを回せるように必要項目を盛り込むのが重要です。また、日報にはなるべく具体的な数値を入れて記載することで、比較や客観的な把握・進捗確認につながります。

なお、日報をノートに書く際の項目は、以下の通りです。

基本情報

業務にまつわる必要情報を記載しましょう。具体的には、日付・部署名・名前・始業時刻と終業時刻・勤務時間などです。

1日の目標

業務開始前に立てた、当日の目標を記載しましょう。あらかじめ目標を立てて記入しておくことで、1日の中で意識すべきことが明確になります。その結果、業務の優先順位も立てやすくなるため効率化にもつながります。

1日の業務内容と成果

1日の業務内容と成果を、時系列順に記載します。数値で表せる成果は数値化するなど、具体的な記載が大切です。

良かった点や気づき

業務を進める中で、良かった点や気づきを記載しましょう。良かった点は今後の業務に活かせるため、自信やモチベーションアップ・得意分野の発見に繋がります。まだ気づきを残しておけば、今後同じような業務をする際の参考になるでしょう。

反省点と今後の課題

業務を進める上でつまずいたところを踏まえ、反省点や今後の課題を記載します。また、原因も分析し、改善案までの落とし込みが重要です。

翌日の目標

ここまでの業務を振り返り、翌日の目標を立てます。翌日にやるべきタスクを明確にしておくことで、1日の業務をスムーズに進められるでしょう。

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日報をノートに書く場合の注意点

日報ノートを書く際には、いくつか注意すべきポイントがあります。ここでは、日報をノートで書く場合の注意点について解説します。

業務終了後に書くことを習慣化する

日報ノートは、業務終了後すぐに書くようにしましょう。日報はその日の業務を振り返り、翌日の業務に活かすために作成するものです。

数日分まとめて記載すると、日報を作成する意義が薄れてしまいます。また、その日の業務での気づきや反省点なども忘れてしまい、正確な記録を残せなくなってしまうでしょう。したがって、日報は業務終了後すぐに作成する習慣をつけてください。

5W1Hを意識してシンプルに書く

日報は5W1Hを意識すると読みやすくなります。5W1Hとは、具体的に以下の6つのことです。

• When:いつ
• Where:どこで
• Who:誰が
• What:何を
• Why:なぜ
• How:どのように

日報は、読み手が理解しやすいように作成する必要があります。したがって、内容を精査した上で、シンプルに書いてください。

具体的な数字を入れて客観性を高める

日々の業務記録を書く際は、具体的な数字を記載するようにしましょう。案件の進捗率や販売個数、目標達成率などを数字で残せば客観的に把握でき、現状を正しく認識できます。さらに、他の日との比較もしやすく、行動分析の助けにもなるでしょう。

成果や進捗を具体的な数字で表現すると、上司やメンバー間でも認識を揃えやすくなります。メンバーの現状を正確に把握でき適切なフィードバックが可能になるため、生産性の向上にも繋がるでしょう。

人に見られることを意識して書く

日報ノートは自分だけではなく、上司やメンバーも確認するため、人に見られることを意識して読み手が理解しやすいように書きましょう。日報に記載する内容を精査して、なるべく簡潔で伝わりやすいように工夫するのが大切です。また、基本的ですが誤字や脱字がないように十分注意をしておきましょう。

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日報をノートで作成する際に活用できるツール

日報ノートを作成する際に活用できるツールは多くあるため、なかなか選べないという方も多いはずです。ここでは、日報ノートを作成する際に活用できるツールを3つ紹介します。

日報アプリgamba!

日報アプリgamba!は、電子日報を通じて社内コミュニケーションを円滑にするアプリです。日報はテンプレートを選び3ステップで入力できます。スマートフォンにも対応しているため、時間や場所を問わず入力できるのもメリットです。

数値目標(KPI)管理機能が備わっており、日々の成果を正確に把握できます。さらに、目標に対してあとどのくらい取り組めば良いか明確になるので、モチベーションの向上にも繋がるでしょう。

NotePM

NotePMは、社内のナレッジ管理に役立つツールです。日報のテンプレートも用意されているため、日報入力作業の効率化を実現します。さらにコメント・いいね機能で、メンバー間で気軽にコミュニケーションが取れるのもポイントです。

マルチデバイス対応なので、時間や場所を問わず入力が可能です。また、外部のチャットツールやAPIとの連携が可能なので、情報共有を円滑に進められます。

kintone

kintoneは、1つひとつの機能を「アプリ」として作成・管理し、自社に必要な機能だけを利用できる業務効率化ツールです。サンプルアプリは100以上あり、日報のサンプルアプリも搭載されています。

業務に必要なやりとりを集約する場である「スペース」を利用すれば、社内コミュニケーションの円滑化も可能です。さらに、モバイル対応もしており、時間と場所を問わずに利用できます。

日報をノートで書く意味や目的を押さえておこう

日報ノートは日々の業務成果や進捗を確認するために、さまざまな企業で取り入れられています。作成する意味や目的を理解し、しっかりと業務の振り返りを行うことが大切です。

また日報ノートを正しく活用できれば、PDCAサイクルを回して業務改善ができます。本記事で紹介したツールなども参考に、日報ノートを使って日々の業務の振り返りと改善を行いましょう。

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