【中小企業向け】おすすめの労務管理システム8選比較｜失敗しない選び方と注意点

中小企業の労務管理の実情

労務管理とは、会社側が従業員に行う管理です。人事や採用・労働時間・給与の管理など労働者の働き方や職場環境を、適切にマネジメントすることを労務管理と言います。

中小企業では、労務管理がしっかりと行われている場合もあれば、上手く管理できずに困っている企業も少なくありません。特に人手不足の企業では、労務管理に難しさを感じることもあるでしょう。以下のような企業は、労務管理の改善が必要です。

• 法改正への対応が難しい
• 従業員の勤怠管理に手間がかかる
• シフトや勤怠の状況をすぐに確認できない

Excelやタイムカードなどを使用して労務管理をしている場合、リアルタイムでの状況確認に時間がかかります。在宅勤務やフレックスタイム制度で働き方が多様化している中、今までの管理方法で対応できなくなるシーンも増えてきました。

労務管理に難しさを感じている場合は、労務管理システムの使用を検討しましょう。労務管理システムを導入することで、状況に合わせた的確な対応ができるようになります。

中小企業が労務管理システムを導入するメリット

労務管理システムとは、従業員の働き方を適切に管理するためのシステムです。中小企業が労務管理システムを導入するメリットを3つ紹介します。

費用・コストの削減

従来型の管理方法では、さまざまなコストが発生します。コストの一例は以下の通りです。

• 書類の購入費用や印刷代
• 人事や労務担当者への人件費
• タイムカードの購入費用
• タイムカードを店舗や支店に送るための輸送費用　など

電子機器の購入費用や紙の印刷代など、労務管理をするための人件費などがかかります。特に従業員が多かったり支店があったりすると、管理に時間がかかるためその分コストも増えます。

一方で労務管理システムは、パソコンやタブレットにダウンロードするだけで簡単に利用可能です。入力や確認・集計の労務が減るため、人件費の削減にも繋がります。月額100~300円で利用できるシステムも多いため、コストが気になる企業でも安心です。

業務の効率化

Excelやタイムカードなどで従業員の労務管理をする場合、集計のために会社に出勤しなければなりません。しかし労務管理システムを利用すれば、パソコンを使って従業員の勤務状況を確認できます。そのため、在宅勤務を導入している中小企業にも便利です。

また集計や計算などは自動で行われるため、計算ミスや見落としなどの問題が発生しにくいという利点もあります。労務管理のやり方を教える時間や研修する時間も減るため、業務が効率化するでしょう。

シフト管理や休暇申請の対応など、リアルタイムでの情報も確認可能です。急な欠員にもスムーズに対応できます。

法改正などへの柔軟な対応実現

法規や税制度は適宜変更されます。法改正が行われるたびにシステムを変更すると、人手が足りない中小企業では時間も労力もかかってしまいます。将来的にどのような法改正が行われるかは予測できない、事前に対策できないという点もデメリットです。

一方で労務管理システムの場合、基本設定の変更やアップデートなどを行うだけで簡単に法改正に対応できます。分からないことがあれば、運営会社に問い合わせをすることでサポートを受けられるケースもあります。

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中小企業が労務管理システムを導入する際の注意点

労務管理システムは、人手不足の企業や管理に時間やコストがかかってしまっている企業に最適です。しかし、導入時に注意しておきたいポイントがあります。

操作に慣れるまで時間がかかる

手作業で行う労務管理に比べると手間や時間を削減できますが、労務管理システムの操作に慣れるまでは多少の時間がかかります。特にITリテラシーが高い人材が少ない中小企業ではかなりの時間がかかるのが予想されます。

パソコン操作に不慣れな従業員が多い場合は、インストールの方法や具体的な操作方法などを事前に確認し操作性の高いシステムを選びましょう。最初は一つひとつのやり方の教育を行うことも大切です。

ただし労務管理システムの多くはデザイン性が高く、直感的に操作できる設計になっています。そのため、従来のやり方を覚える時間に比べれば負担は軽減できるでしょう。

従業員のITスキル向上が必要になる

労務管理システムには、さまざまな機能が搭載されています。特に連携できるシステムが多く、他のアプリケーションと連携させることでより業務の効率化が期待できます。

労務管理システムを使いこなすためには、ITスキルの向上が欠かせません。必要に応じて研修や勉強会を開き、ITスキルの向上を目指しましょう。

社内にIT人材が少ない中小企業は、システムを理解して推進できる人材の採用を検討しても良いでしょう。

中小企業の失敗しない労務管理システムの選び方・比較ポイント

労務管理システムは複数あるため、どのようなシステムを導入するか悩んでいる方も多いでしょう。ここでは、システムを選ぶ際の3つのポイントを紹介します。

自社の就業ルールとマッチしているか

勤怠管理システムの機能はさまざまです。自社の就業ルールに合わせてカスタマイズできるかどうかを確認しましょう。

また初期設定に不安がある場合や操作に不慣れな従業員が多いときは、パッケージプランもおすすめです。労務管理に必要な機能が一通り揃っているため、初心者でも利用しやすくなっています。

ただし利用する機能が多くなると、費用が高額になる可能性が高いです。必要なプランと費用をしっかりと比較し、自社に合ったツールを選びましょう。

従業員数や法改正の変化に対応可能か

労務管理システムの利用中に、従業員数の変更や法改正する場合もあります。変化するたびに仕様を変更するのは容易ではありません。

そのため、アップデートや設定変更を簡単に行えるものを選びましょう。またカスタマーサポートにて、設定の変更を代行してもらえるかどうかを確認しておくことも大切です。運営会社によっては、導入企業に代わって設定変更を行ってくれる場合があります。

十分なサポート体制が整っているか

運営会社によってサポート体制が整っている場合もあれば、サポートがほとんどない場合もあります。できるだけサポート体制が万全なシステムを選びましょう。

労務管理システムを導入すると、始めは操作方法が分からなかったりエラーが出たりして難しさを感じることがあります。そのような場合でもサポート体制が充実したサービスを選べば安心です。

サポート体制は運営会社や費用によって異なります。サービスを導入する前に、どこまでサービス体制が整っているかもチェックしましょう。

中小企業におすすめの労務管理システム8選

ここでは、中小企業におすすめの労務管理システムを紹介します。

1.jinjer勤怠

jinjer勤怠は、労働時間の集計や有給休暇の管理など人事に必要な情報を一元管理できるシステムです。バックオフィスの情報を一つひとつ管理する手間が省けるため、業務の削減や人件費の軽減に役立ちます。

サポート体制が整っているのが、jinjer勤怠の強みです。システムの導入から運用後まで、専任の担当スタッフが手厚くサポートしてくれます。パソコンの操作が苦手な方が多い企業や、従業員の業務を軽減したいときにおすすめのシステムです。

2.freee 勤怠管理Plus

操作しやすく利便性の高いシステムです。パソコンだけでなくスマートフォンからでも打刻ができるため、業務委託や在宅勤務・フレックスタイム制度を導入する企業での利用に適しています。

シフト作成に便利な機能を搭載しているのが特徴です。シフトパターンが登録でき、自動で割り当てシフトを作成できます。アルバイトやパートなど多くの従業員がいる業種にも最適です。

3.CLOUZA

初期費用が無料で始められる労務管理システムです。サーバーが不要で、パソコンやスマートフォンから簡単にデータ集計が行えます。

また位置情報の確認ができる点も評価の高いポイントです。屋外で打刻があった際に従業員がどこにいるかをすぐに確認できるので、不正打刻の防止に役立ちます。日雇いの従業員が多い企業や屋外での仕事が多い業種に適しています。

4.KING OF TIME

市場シェアNo.1の実績がある労務管理システムです。パソコンや顔認証・指紋認証などでも勤怠の打刻ができるため、さまざまな働き方に合わせて利用できます。生体認証を使えば、不正打刻の防止にもつながります。

また、サポート体制が充実しているのも嬉しいポイントです。無料サポートから有料サポートまで4種類のサポートプランを展開しています。メール・チャット・電話・窓口から連絡手段が選択できます。不明点はいつでも相談できるため、初めて労務管理システムを導入する企業にもおすすめです。

5.HRMOS勤怠 by IEYASU

基本的な機能が一通り揃ったシステムです。日々の勤怠確認や各種申請・承認・残業アラート・勤怠レポートなどの機能を利用できます。働き方改革関連法にも対応しており、定期的な機能の改善サポートもあります。

また低価格な料金設定も魅力で、1人あたり月額100円で利用でき人数制限も期間制限もありません。コストを安く抑えたい企業やお試しで始めてみたいと考えている企業に最適です。

6.マネーフォワードクラウド勤怠

会計ソフトで有名なマネーフォワードクラウドが提供する労務管理システムです。勤怠管理だけでなく残業時間や有休休暇の期限もチェックできるため、人事関連の業務を効率化したい企業に適しています。

無料アップデート機能も搭載されており、法改正にも対応可能です。また有料ですが導入サポートもついています。システム管理に不慣れな場合や初めてシステム管理を導入する企業におすすめです。

7.ジョブカン勤怠管理

ITトレンド年間ランキング2022でNo.1の実績を持つ労務管理システムで、シリーズ累計の導入実績は15万社以上です。必要な機能だけをピックアップできるのが最大の特徴で、自社に合った仕様にカスタマイズできます。

働き方改革関連法案に即したシステムを採用しているため、超過労働対策にも役立ちます。また夜勤のある仕事など、複雑なシフトパターンにも対応可能です。医療機関や工事現場・警備関係・製造業などの企業におすすめです。

8.MINAGINE就業管理

MINAGINE就業管理は、幅広い業種から支持されている労務管理システムです。打刻データとは別にPCログも取得できるという特徴があります。そのため不正打刻が起こりにくく、在宅勤務でも労働者の就業管理を正確に行えます。

労働時間の管理を徹底したい企業に適したサポートが複数あるのも強みです。社労士が複数在籍する「労基対策チーム」を常設しているため、労務管理体制の安定的な稼働のサポートも期待できます。

中小企業も労務管理システムの導入を検討していこう

労務管理とは、従業員の勤怠管理やシフト管理・給与管理などを行う作業です。Exceやタイムカードlといった従来の管理方法では、業務に時間や手間がかかります。

労務管理システムを導入するメリットは、今までの労務にかかった手間や人件費を削減できることです。また、アプリケーションを通して従業員のリアルタイムの勤怠状況を把握できるため、急な欠員や遅刻などが起きた際にもスムーズに対応できます。

労務管理システムには複数の種類があります。本記事を参考に一つひとつの労務管理システムの特徴を確認しながら、自社に必要なサービスがついているシステムを選びましょう。