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オプトイン・オプトアウトとは？メルマガ配信で知っておくべき注意点や法律
メルマガ配信の基本知識であるオプトイン・オプトアウトを正しく理解していますか？法律を知らずに運用していると、違反として罰則を受けることもあります。この記事ではオプトイン・オプトアウトの概要や取得方法、注意点や関連法について解説します。
目次
メルマガ配信におけるオプトイン・オプトアウトとは？
メルマガ配信において、オプトインとオプトアウトという言葉を見かけることがあるかもしれません。この「オプト」とは「選ぶ」という意味を持つという英単語で、「opt-in」は同意・加入、「opt out」は脱退を意味します。
メルマガ配信においては、オプトインの意味は「ユーザーがメルマガ配信を許可すること」、オプトアウトは「ユーザーがメルマガ配信を拒否すること」を示しています。
メルマガは、受信したいという意思のあるユーザーにのみ送る必要があるため、メルマガ配信では、この受信者が決定権を持ったオプトイン・オプトアウトの概念が重要になります。
この2つの意味について、さらに詳しくみていきましょう。
(1)オプトインとは
オプトインとは「ユーザーがメルマガ受信を許可する」ことです。
メルマガ配信においては、ユーザーや顧客に事前に配信の同意を求め、許可を得た上で配信する方法のため、「オプトインメール」と呼ばれることもあります。
つまり、ユーザーのメルマガを購読するという意思表示のもとメールを配信しているため、スパムメールなどの迷惑メールと混同されにくくなり、開封率が上がるなどのメリットがあります。
ただし、オプトインしていても、途中で配信を停止したくなったユーザーのために、いつでも配信解除ができる設計を整えなくてはなりません。
ユーザー視点でも大事な項目
ユーザー側にとっては、オプトインは「メルマガに登録する」ことです。不必要なメールや商品・サービスの案内などが、自分の意思とは関係なく配信されることを防げるため、ユーザーにとっても有益と言えるでしょう。
オプトインは、あくまでユーザーの意思により同意するを得る仕組みのため、企業は、ユーザーが気付かぬうちにオプトインしてしまうなどの不誠実な設計をするのではなく、同意を得られるような魅力的な設計やアプローチをする必要があります。
(2)オプトアウトとは
「メルマガ受信を許可する」というオプトインに対して、オプトアウトは「メルマガ受信を拒否する」ことを意味します。そのため、「購読解除」についてもオプトアウトと呼ばれることがあります。
メルマガの配信を許可するかどうかは、受信者側に決定権があるため、受信者側がメルマガの配信停止依頼を行った場合、送信者側はすみやかにメール配信を停止する必要があります。
なお、配信者側には、オプトアウトのための表示をユーザー目線でわかりやすく設置しなければなりません。
オプトインを取得する方法
代表的なオプトイン取得方法は、主に2つのパターンがあります。
一つは、商品・サービスに興味を持ったユーザーが、HPなどに訪れた際のメルマガ登録や資料請求時に取得する方法です。そしてもう一つが、ユーザー情報登録ページで、個人情報の登録時に、メルマガ配信の可否を確認する方法です。
それぞれを詳しく確認していきましょう。
(1)登録フォームによるオプトイン
自社の運営サイトに、メルマガ登録フォームへ遷移するボタンやリンクなどを設置する方法です。他にも資料請求の登録フォームの中に、メルマガ配信のオプトインを設置する方法もあります。
ユーザーにとって分かりやすい誘導が行える点と、さまざまなページにメルマガ登録フォームとして、オプトインへの導線を配置できる点がメリットです。
また、メルマガ登録フォームへの入力自体が「ユーザーの意思」によっておこなわれるため、「知らないうちに登録されていた」などのクレームにつながりにくいと言えるでしょう。
(2)ユーザー登録画面へのオプトインの設置
新規会員登録の画面内に、「メルマガの購読を希望する」といった内容のチェックボックスを設置する方法です。ユーザーがチェックボックスをオンにしたうえで入力フォームを送信すると、そのユーザーからオプトインを得たことになります。
ただし、初期設定がオン（希望する）になっているとクレームが発生しやすくなることや、チェックボックスの表示方法によっては、ユーザーに好ましくない印象を与えることもある点に注意が必要です。
最初からチェックを入れる場合は目立つように
メルマガ配信の確認表示は、最初からオン（希望する）にチェックを入れる設定にしておくことも可能です。ただし、その場合はユーザーにオンになっていることが伝わるような工夫を施す必要があるでしょう。
なぜなら、オンの状態に気づかずそのまま送信してしまう恐れがあり、後から「自分の意志で許可したものではない」といったクレームにつながりかねないためです。
そのようなリスクを回避するには、フォントサイズを大きくする・文字色を変えるなど、ユーザーの視認性を高めるデザインにしなければなりません。
(3)同意の記録を取得しておく
改正特定商取引法と特定電子メール法の2つの法律によって、メール配信におけるオプトイン、つまり同意の記録を残すことが義務付けられています。
改正特定商取引法では、顧客ごとのオプトインを書面かデータで残し、最後に電子メール広告を送信した日から3年間保管することを義務付けています。ただしこの法律の対象は広告主です。
特定電子メール法では、電子メールアドレス毎に、同意を受けた際の状況を示す記録を書面あるいはデータで残すことを義務付けています。保管期間は広告宣伝メールを最後に送信した日から１か月です。なおこちらはメール送信者を対象としています。
オプトインが必要ないケースとは？
メルマガ購読を受信者に送信するためには、原則オプトインが必要です。しかし、オプトインが必要ないケースも存在します。
まず、個人間でのやりとりの場合は、オプトインの必要がありません。他にもオプトインが必要ないケースとして、以下の3点が挙げられます。
- 名刺など書面に記載されたメールアドレスに送信する場合
- すでに取引関係にある相手に送信する場合
- Web上にメールアドレスを公開している事業を営む個人宛の送信
これらのケースについて、以下で詳しく解説します。
1.名刺など書面に記載されたメールアドレスに送信する場合
名刺に記載されたメールアドレスへメールを配信することは違法ではありません。総務省から発行されている資料にも、問題ないという旨が明記されています。
ただしこの場合であっても、通信販売などの電子メール広告は、特定商取引法の規制によって事前同意なしの送信が禁止されている点に注意が必要です。
また、合法か違法かにかかわらず、メールの発信者に関する情報開示を行うなど、信頼性の高いメールを送信しなければなりません。
2.すでに取引関係にある相手に送信する場合
すでに取引関係にある相手に送信する場合に関しても、オプトインの取得は必要ありません。総務省の資料においてもオプトイン取得の省略を認めています。
また、あくまでも広告宣伝が付随的であるメールについては省略を可としているだけで、広告・宣伝が主旨のメールの場合はオプトインが必要です。特定商取引法の規制を受ける点にも注意しましょう。
3.Web上にメールアドレスを公開している場合
総務省の資料では、Webサイト上などで問い合わせフォームを設置している場合や、メールアドレスを公開しているなどの場合についても、オプトインを省略可としています。
これは、メールアドレスを公開している相手に営業メールを送信する行為は、一般的な商習慣であるという観点での緩和のため、事業を営む個人宛の送信に限られている点を認識しておきましょう。
クレーム対策でメルマガに記載すべき情報
オプトインをしていないケースはもちろんですが、オプトインのユーザーであっても、知らないメールアドレスからのメール受信に、不信感を抱いてしまうことも少なくありません。
そのため、このようなネガティブな印象を少しでも低減するための工夫が必要です。ここでは具体的な2つの方法をお教えします。
メールアドレスの取得方法について
一つは、どのような方法で取得されたメールアドレスに送られているのかを、明らかにする方法です。
例えば、メルマガの冒頭に「会員登録いただいた方へ配信しております」、「資料請求していただいた方へ配信しております」などの一文を記載しておくと、ユーザーの不信感を払拭することができます。
配信停止フォームのリンク
特定電子メール法は、受信拒否に必要な情報を明示しなければならないと定めています。つまりメルマガの配信元企業は配信停止の方法を、ユーザーにわかりやすく表示する必要があるのです。
また、同法律では、受信拒否の意思が伝えられた場合は、記録に残さねばならないとしています。配信停止を希望するユーザーに対しては、クレームや不用意なトラブルを避けるためにも、氏名や電話番号などの個人情報は取得しないようにしましょう。
オプトアウトの手続きとは？
2008年の迷惑メール対策関連の改正法によって、オプトアウト方式の利用が厳格化されています。
オプトアウト方式とは、個人情報を第三者提供する際に、本人が反対をしない限りは、個人情報の第三者提供に同意したものとみなし、第三者提供を認めることです。
しかし、法改正により、オプトアウト方式を利用していることを、事前に個人情報保護委員会へ届け出しなくてはならなくなったのです。そのため、オプトアウト方式でメール配信を他社へ依頼する場合には、事前にその旨を個人情報保護委員会に届け出る必要があります。
個人情報保護委員会への届出方法
個人情報保護委員会とは、個人情報の適正な取扱いの確保を図ることを任務とする日本の行政機関の一つです。
オプトイン方式の届出は、この個人情報保護委員会のHPから、届出に必要な様式一式をダウンロードして、届出書を作成します。その後、個人情報保護委員会事務局の担当者へ届け出る旨の電話連絡をし、作成書類を送付して完了です。
原則オプトイン方式がおすすめ
「特定電子メール法」や「個人情報保護法」という法律が整備されたことにより、オプトアウト方式を利用したメールマーケティングには、事前の手続きが必要となることがあります。
またユーザーからのクレームにつながりやすいなどの側面から、ほぼ採用されていないのが現状です。そのため現在は、「希望した人のみに配信する」オプトイン方式が主流であると考えて良いでしょう。
受信拒否のユーザーにも送信できるメールとは？
オプトアウトユーザー、つまりメルマガなどの受信を拒否している顧客に対しても、以下のようなメールの送信は認められています。
- サービスや契約内容に関する重要事項の連絡に付随して広告や宣伝が含まれるケース
- フリーメールサービスなどの電子メールに付随的に広告や宣伝が含まれるケース
- 契約する前や契約後のやりとりで、顧客からの問い合わせに対する返信などに付随的に広告や宣伝が含まれるケース
ここでもオプトイン同様に、メールの主旨が広告宣伝でなければ送信可能であるとされているのです。
メルマガ配信をする際に知っておくべき注意点
メルマガ配信は送信者が、いつ・どんな内容でも自由に配信できるものではありません。正しく運用する必要性があり、間違った運用はクレームや法律違反などのトラブルにつながってしまいます。
注意点はさまざまですが、ここでは以下の5つについて解説します。
- 特定電子メール法などの法律を遵守する
- 個人情報保護法に沿ったメルマガ配信フローを作る
- オプトインから1週間を目安にメール送信をする
- 配信停止方法を明記する
- 配信時間帯への配慮をする
それぞれを詳しくみていきましょう。
(1)特定電子メール法などの法律を遵守する
メルマガ配信に関しては、過去に迷惑メールが社会問題化した背景から、それらを規制するための関連法が整備されています。
なかには、特定電子メール法のように度々改正されている法令もあるため、常に最新情報をチェックするようにし、気付かぬうちに違法行為をしてしまっていた！といったことがないようにしましょう。
ちなみに、総務省および消費者庁が「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律のポイント」というガイドラインを公開しています。
違反した場合の罰則は？
特定電子メール法では、以下に該当した場合の罰則が定められています。
- 送信者情報を偽った送信:１年以下の懲役または100万円以下の罰金（法人に対して3,000万円以下の罰金）
- 同意の記録義務違反:100万円以下の罰金（法人も同額）
- 架空電子メールアドレスあて送信、受信拒否者への送信、表示義務違反、同意のない者への送信:１年以下の懲役または100万円以下の罰金（法人に対して3,000万円以下の罰金）
また、特定商取引法においても罰則が設けられています。
- 同意のない者への送信、受信拒否者への送信、同意の記録義務違反:100万円以下の罰金
- 同意のない者や受信拒否者へ送信した広告が虚偽・誇大広告や表示義務違反があった場合:１年以下の懲役または200万円以下の罰金
このように、関連法に違反した場合は、行政刑罰が科されることになるため、十分に注意しなければなりません。
(2)個人情報保護法に沿ったメルマガ配信フローを作る
個人情報保護法を遵守するためには、あらかじめメルマガ配信フローを作成しておくことが大切です。
例えば、配信先が少人数のメルマガなどでは、メールサービスを使って送信することもあるでしょう。ただし、ToやCCなどを使い、受信者がそれぞれのメールアドレスを確認できてしまうような運用は絶対にNGです。
また、個人情報保護法では、取得した個人情報の利用目的を明記することも定めていますので、必ず「メルマガ配信に使用する」ということを記載し、かつ記載した通りの目的において使用することを徹底してください。
(3)オプトインから1週間を目安にメール送信をする
オプトインを取ってからメール送信までの期間が開きすぎると、受信者にとっては「忘れたころに届いた」という印象を与えてしまい、信頼度が低下する恐れがあります。
また、オプトインした時にはメルマガを読みたいと思っていたユーザーでも、あまりにも時間が経過してしまえば、気が変わってしまうこともあるでしょう。
期間を開けすぎると、ビジネスチャンスを逃すだけでなく、解約やクレームにもつながってしまいます。遅くとも1週間以内のメルマガ配信がおすすめです。
(4)配信停止方法を明記する
ユーザーが誤ってオプトインをしてしまう可能性もあるので、いつでもメルマガの配信を停止できるよう、配信停止方法を「わかりやすく表示」することが重要です。
また、配信停止に関わるクレームでは、「配信停止したのにまだメールが届く」というケースも少なくありません。そのため、配信停止の手続きはできるだけ速やかに行うようにします。
手続きに時間を要する場合には、「配信停止のお手続きには、1週間ほどお時間をいただきます」などの注意書きを記載しておくようにしましょう。
(5)配信時間帯はユーザー目線で考慮する
メルマガを配信する時間についても、配慮しなければなりません。
当然かもしれませんが、夜中や早朝の配信は控えましょう。一般的には、いわゆる8時〜20時のビジネスタイムの中で、サービスやユーザーの特性を鑑みたうえでで設定されることをおすすめします。
法律を遵守して正しくメルマガ配信をしましょう
メルマガ配信は送信者側からすれば、より多くのユーザーに送信したいのが本音です。しかし、「ユーザー視点に立った配信」でなければ、マーケティング戦略としても、効果的とは言えません。
法律を遵守したメルマガ設計を心がけ、正しくメルマガ配信を行っていきましょう。
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