クラウド型POSシステムとは？メリットや搭載機能・比較すべきポイント

クラウド型POSシステムとは？

クラウド型POSシステムとは、販売時のデータや在庫情報などをクラウド上に保存するタイプのPOSシステムです。

専用のレジなどを購入する必要がなくなり、店舗やオフィスなど特定の場所に縛られることなく、インターネットさえあればどこからでもデータにアクセスできる利便性が最大の特徴です。

売上データや在庫情報が、店舗の端末ではなくクラウド上に同期されるため、複数店舗の管理を圧倒的にスムーズにしてくれるでしょう。

クラウド型POSシステムの特徴

クラウド型POSシステムの最大の特徴は、デバイスに専用アプリをインストールすれば、いつでもどこでも利用できる点です。

また、アプリを通じて集めた売上や在庫のデータは、クラウドサーバーに保存されるため、時間や場所に依存せずにデータ管理が可能となります。さらには、レジの機材を購入する初期費用や運用コストが不要となり、ビジネスを開始するためのイニシャルコストの劇的に削減を実現します。

▷POSシステムとは？仕組みやメリット・デメリット、機能を簡単に解説

クラウド型POSシステムの主な機能

クラウド型POSシステムには、業務を効率化するさまざまな機能が備わっています。次の項目にて、詳しく見ていきましょう。

会計機能

クラウド型POSシステムの会計機能は、売上データをリアルタイムで集計できる点が強みです。

あらゆる売上データが自動的にクラウドに保存されるため、経理担当者が遠隔地からでも状況を把握したり、販売データを分析ツールと連携させることが可能です。

また、会計システムと​連携させれば​経理処理も削減され、ビジネスの固定コストを様々な側面から低減することができるでしょう。

商品管理機能

クラウド型POSシステムの商品管理機能ならば、各店舗の在庫数を簡単に管理できます。

全ての店舗の商品の入出庫状況や在庫の変動をリアルタイムで確認できるため、在庫切れや過剰在庫のリスクを減らすことができるでしょう。

また、商品データはクラウド上に保存されるため、複数店舗間での情報共有もスムーズになるほか、自動発注システムなどと連携すれば、店舗運営がさらに効率化されます。

顧客情報の管理機能

クラウド型POSシステムの顧客情報の管理機能では、あらゆる顧客データを一元管理できます。

従来のシステムのように、各店舗から情報を送信する手間がなくなるため、データ分析やそこからアクションを生む工程が格段にスピードアップするはずです。

また、クラウド上に保存されたデータはどの店舗からでも顧客情報にアクセスできるため、改善案の提案などを広く募ることも可能となるでしょう。

売上分析機能

クラウド型POSシステムの売上分析機能ならば、全ての店舗の売り上げデータをリアルタイムで分析することができます。

また、クラウド型POSシステムの提供元からは、​​売上分析を​サポートする機能が提供されていることも多いため、専門スキルを持たない企業でもスムーズに分析能力を獲得することが可能です。

勤怠管理機能

クラウド型POSシステムでは、従業員の出退勤もデータ管理の対象となります。

というのも、POSシステムは​販売情報の管理を目的としていますが、付属的な機能として​従業員の​勤怠情報や、​スケジュール管理機能などを備えたサービスが増えてきたためです。

つまり、従業員がスマホから勤務開始・終了などの打刻をすれば、商品情報と同じようにその結果がクラウド上に反映されます。便利なシステムでも数が増えすぎれば煩雑ですので、できる範囲で集約しておくと業務がスムーズになるでしょう。

ECサイトとの​連携機能

クラウド型POSシステムのECサイトとの連携機能は、店舗とオンラインショップの売上や在庫情報を一元管理できる機能です。

実店舗とECサイトの在庫がリアルタイムで同期され、どちらかで商品が売れた際にも在庫数が自動的に更新されるため、売上データを用いた購買分析がより効率化されるでしょう。

店舗とECの両方を運営する場合や、低コストで出店を重ねたい企業にとっては、非常に適した選択肢と言えます。

クラウド型POSシステムを導入するメリット

クラウド型POSシステムを導入すれば、多くのメリットが期待できます。具体的なポイントについて、以下に詳しく説明します。

導入・運用費用を抑えられること

クラウド型POSシステムならば、レジの導入や運用にかかる費用を大きく削減できます。

サーバーの設置スペースを確保する必要がなくなり、店舗スペースの有効活用にも役立つうえ、従来のPOSシステムと比べて機器のメンテナンス手間も軽減されます。

つまり、従来のPOSシステムとは一線を画したコスト削減効果を期待できるでしょう。

会計業務を効率化できること

クラウド型POSシステムでは、リアルタイムで会計作業が行われるため、会計業務が大幅に効率化されます。

複数店舗の売上状況や在庫状況を一元的に管理できるようになるほか、リアルタイムでのデータ分析により、在庫管理、販売戦略の立案を下支えしてくれます。

システムを常にアップデートされた状態に保てること

クラウド型POSシステムは、システムのアップデートが自動的に行われるため、常に最新のソフトウェアを活用できます。

あらゆる保守・更新作業が不要となるうえ、セキュリティ対策や新機能の追加も迅速に反映されるため、余計な心配をせずにビジネスに専念できるはずです。

場所を選ばずに売上や在庫数を確認できること

クラウド型POSシステムでは、インターネット環境さえあれば、どこからでも売上や在庫状況を確認できます。

とりわけ、多数の店舗を運営する企業にとっては、全店舗の売り上げデータを一括で管理できる仕組みは、事務処理や受発注管理を大きく効率化してくれます。

短期間で導入できること

クラウド型POSシステムは、専用アプリをインストールするだけで導入できます。

どんなデバイスでも動作するうえ、初めての方でも比較的簡単に操作を習得できるため、従来のPOSシステムにあった機器の設置や、使い方の講習などがほぼ不要となります。店舗の回転スピードが上がれば、諸々の諸経費の削減にもつながるでしょう。

クラウド型POSシステムを導入するデメリット

クラウド型POSシステムは便利なサービスですが、一定のデメリットも存在します。具体的な注意点について、以下に解説します。

導入前にネット環境を​整備する必要があること

クラウド型POSシステムにはインターネット接続が必須となるため、絶えず安定したネット環境を確保する必要があります。

つまり、電波環境が整っていない僻地などでは、安価に導入できるというメリットを活かせなくなるケースがあります。また、何らかの事象で電波が弱まった場合にも、システムが全面的にストップしてしまう脆弱性を抱えています。導入の際には、この点に万全の対策を済ませておきましょう。

カスタマイズ性が低いこと

クラウド型POSシステムは、汎用的な機能やオプションしか設定や変更を行えないため、カスタマイズ性はさほど高くありません。

したがって、独自の業務フローに対応する機能を追加できないケースが多く、柔軟な設定を求める環境下では扱いづらさを感じるかもしれません。ただし、費用次第で独自機能の追加に対応する開発元も多いため、気になる点があれば相談してみましょう。

サービスの停止や終了の可能性があること

クラウド型POSシステムは、サービスの提供元にシステムトラブルが発生すれば、全ての業務が停止するリスクを抱えています。

また、何らかの理由でサービスが終了する場合にも、データ移行や別システムへの切り替えといった緊急対応が必要になります。

こうしたリスクを回避するためには、サービスの継続性やデータ移行のサポートについて、重厚な対策をとっているサービスを選択することが大切です。

端末の破損・盗難のリスクがあること

クラウド型POSシステムでは、操作端末の破損・紛失・盗難といった事故が、大規模な業務停止や情報漏洩といった重大事故につながります。

対策として、開発元とサービス品質保証などの契約を交わし、有事の際の対応フローや責任区分を明確にしておきましょう。また、自社においてもデータの定期的なバックアップや、盗難防止を目的とした教育などを徹底する必要があります。

クラウド型POSシステムを選ぶ際の比較ポイント

最適なクラウド型POSシステムを導入するには、一定のコツが存在します。重要な比較ポイントについて、以下に詳しく見ていきましょう。

自社の業種・業務に適した機能があるか

クラウド型POSシステムを選ぶ際には、自社の業種や業務に適した機能が備わっているかを確認することが大切です。

例えば、飲食業ではテーブル管理や予約機能、小売業では在庫管理やポイント付与機能などが適しているでしょう。原則的に、クラウド型POSシステムはあらゆる業界に汎用化された機能が多いため、何も考えずに導入すると各業種に特化したサービスやオプションの存在を見落としてしまいます。

導入前にサービスの資料をよく確認し、自社に合った機能が揃っているかを必ずチェックしてください。

自社と同じ業界に導入実績があるか

クラウド型POSシステムを選ぶ際には、自社と同業界での導入実績が大切な判断材料となります。なぜなら、既に同業界で使われているシステムであれば、その業種特有のニーズや業務に適している可能性が高いためです。

また、導入実績が豊富なシステムは、業界に応じたカスタマイズやサポート体制も整っている場合が多いため、導入を検討する際にもっとも信頼性の高い基準の一つです。

費用対効果が適正であるか

クラウド型POSシステムを選ぶ際には、提供される機能と費用のバランスが適切かどうか？をよく確認することが大切です。なぜなら、いくら豊富な機能が搭載されていようとも、自社の業務にマッチしない機能であればコストの源にしかならないためです。

もし、導入するまで必要な機能を絞り込めない場合には、無料トライアルや機能を着脱できるオプションを備えたサービスをおすすめします。

サポートが充実しているか

クラウド型POSシステムを選ぶ際には、サポート体制の充実度も重要なポイントです。サービスの構造上、トラブル時の対応を開発元に任せる他にないケースも多いため、有事の際のサポート体制が保証されているか？は極めて重要です。

導入後に困ったときに相談できる窓口がなければ、業務が滞り大きな機会損失が起こりうる以上は、サポート内容の充実度を重要視するように心がけてください。

クラウド型POSシステムを導入し会計業務の効率化を図ろう

クラウド型POSシステムは、従来のPOSシステムとは一線を画すコストメリットや機能性を持つ、非常に優れたサービスです。

とりわけ、リアルタイムでのデータ共有や、売上分析を自動化できるといった強みは、次世代のビジネス環境においては必須となる条件だと言われています。自社に最適なシステムを選ぶことに成功すれば、日々の運営がよりスムーズになり、戦略的な意思決定も圧倒的にスピーディになるでしょう。クラウド型POSシステムを最大限に活用し、業務の効率化に役立ててください。