Web会議システムとは？仕組みやテレビ会議との違い・導入するメリットを解説

Web会議システムとは？仕組みについて

Web会議システムは、インターネットを通じて異なる場所にいる人同士がビデオや音声で会話できるシステムです。遠隔地でのミーティングやオンラインセミナー、日常のコミュニケーションなど、さまざまなシーンで活用されています。

基本的にパソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスさえあれば特別な機器を必要とせずに参加できるのが特徴です。簡単に接続できる利便性と時間や場所を選ばない柔軟性により、多くのビジネスパーソンに利用されています。

テレビ会議システムとの違いとは

ここでは、Web会議システムとテレビ会議システムの違いを表にまとめました。どちらを導入すればよいか迷っている方は参考にしてみてください。

場所を選ばず会議が行えるWeb会議システムに対し、テレビ会議システムは専用の機器を用いることで高品質な通話が行えるのが特徴です。どのようなシーンで利用するのかを想定し、自社に最適なものを導入しましょう。

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Web会議システムの種類

Web会議システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。それぞれどのような特徴があるのか見ていきましょう。

クラウド型

クラウド型のWeb会議システムは、サービス提供者のサーバーにアクセスしてシステムを利用する形態です。自社内にサーバーを設置する必要がなく、契約後すぐに利用できます。

また、メンテナンスやアップデートはサービス提供側で行われるため、常に最新の機能を利用できるのが魅力です。代表的なサービスには「Zoom」「Google Meet」「Microsoft Teams」などがあり、世界中で広く使われています。

オンプレミス型

オンプレミス型のWeb会議システムは、自社内にサーバーを設置してシステムを利用する形態です。自由なカスタマイズが可能で、自社のセキュリティポリシーに合わせた運用が行えます。

また、社内の情報技術部門がすべての管理を担うため、外部サービスの変更や停止の影響を受けにくいという点もメリットです。金融機関や政府機関など、とくに厳しい情報管理が求められる場面で採用されています。

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クラウド型Web会議システムを導入するメリット

Web会議システムを導入するなら、気軽に利用しやすいクラウド型がおすすめです。ここでは、クラウド型Web会議システムを導入するメリットを紹介します。

場所を限定せずにどこでも会議ができる

クラウド型Web会議システムは、インターネット環境があれば世界中どこからでも会議に参加できます。そのため、緊急時でも迅速にチームメンバーや顧客とコミュニケーションを取ることが可能です。

出張中や自宅にいる場合でも、重要な会議に参加でき、スピーディな意思決定やプロジェクトの進行をサポートします。

会議室を利用するコストや移動時間を削減できる

Web会議システムを利用することで、会議室の予約や移動にかかるコストと時間を大幅に削減できます。

また、ペーパーレス会議が実現できるため、印刷にかかる経費や環境負荷を減らすことが可能です。経済的かつ環境に優しい選択肢として、多くの企業にとって魅力的なソリューションとなっています。

多様な働き方に対応できる

クラウド型Web会議システムは、テレワークやフレキシブルな働き方をサポートするツールとしても有効です。

オフィスにいなくても会議に参加できるため、生産性の向上とワークライフバランスの改善が期待できます。これにより、幅広い人材を活用しながら柔軟な働き方を促進できるでしょう。

Web会議システムの導入によるデメリット

Web会議システムは多くのメリットがある一方で、導入によるデメリットについても考慮する必要があります。

ネット環境の影響を受けやすい

Web会議システムの利用には安定したインターネット環境が欠かせません。接続が不安定な場合、映像や音声の質が大幅に低下し、会議の効率や効果が著しく損なわれる可能性があります。Web会議システムを利用する際は、あらかじめ通信状況を確認しておくことが大切です。

セキュリティリスクが発生する

Web会議システムを利用する際には、セキュリティ面でのリスクがともないます。不正アクセスや誤操作による機密情報の漏洩など、さまざまなリスクが存在します。

使用するシステムのセキュリティ設定や、参加者のセキュリティ意識が低い場合、これらのリスクはさらに高まるでしょう。有料のプランを契約するなど、適切なセキュリティ対策が求められます。

対面式と比べてコミュニケーションが取りにくい

画面を通じてのやり取りとなるWeb会議では、対面時と比べて相手の表情や細かな非言語的なコミュニケーションを捉えることが難しくなります。これにより、誤解が生じやすくなったり、会議の雰囲気を読み取りづらいと感じることがあるでしょう。

Web会議システムの選び方

自社のニーズに最適なWeb会議システムを選ぶためには、いくつかのポイントを考慮する必要があります。ここからは、Web会議システムを選ぶ際に知っておきたいポイントを5つ紹介します。

映像や音声の品質が高いか

音声や映像の品質は、会議の進行に大きく影響を及ぼします。良質な通信を保証するためには、インターネット環境を整備することが重要です。

システムによっても音声や画像の品質は変わるため、導入するWeb会議システムを実際に試用し、満足のいく品質かどうかを確認することをおすすめします。

同時接続が可能なアカウント数

とくに大人数での会議やセミナーを計画している場合、同時接続できるアカウントの数を確認することは必須です。無料のWeb会議システムでは、同時接続数や会議の持続時間に制限があることが多いため、事前にしっかりと確認しておきましょう。

セキュリティ対策が充実しているか

クラウド型Web会議システムを使用する場合、セキュリティはベンダーの環境に依存します。不正アクセスやデータ漏洩を防ぐためには、信頼できるセキュリティ対策が施されているかを確認する必要があります。

操作性の良さ・便利機能

使いやすさや会議をスムーズに進めるための機能が充実しているかも重要な判断基準です。Web会議システムには、画面共有やチャット機能、録画機能など、システムによってさまざまな機能が搭載されています。

導入を検討する際は、操作性だけでなく必要な機能が揃っているかについても確認しましょう。

どの程度の費用がかかるか

有料のWeb会議システムを導入する場合、どのような料金形態があるのかを確認し、自社の使用状況に基づいてコストを見積もることが重要です。使用する人数や利用頻度に応じて最もコストパフォーマンスの良いプランを選択することで、無駄な出費を避けることができます。

Web会議をスムーズに行うための事前準備

Web会議を効率良く進行させるためには、事前の準備が重要です。快適な会議を実施するために揃えておくべき機材や機器は、以下の通りです。

Web会議システムの導入を検討しよう

Web会議システムの仕組みやメリット・デメリットについて解説しました。システムを導入する際は、自社の目的や用途に合ったものを選ぶことが大切です。

本記事で紹介した選び方のポイントを参考に、Web会議システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。