Web会議のやり方・必要なもの|準備や円滑に進めるための秘訣を解説

2024/02/26 2024/02/26

Web会議システム

Web会議のやり方

場所を選ばずに開催できる「Web会議」。働き方改革の影響もあり導入する企業が増加していますが、どのように進めれば良いのでしょうか。本記事では、Web会議のやり方や必要なものを、円滑に進めるための秘訣とあわせて解説します。

Web会議とは?

Web会議は、インターネットを利用して行う会議のことです。遠隔地のチームメンバーとのコミュニケーションやクライアントとの打ち合わせ、オンライン研修など、多岐にわたるビジネスシーンで活用されています。

時間や場所を問わず会議に参加できるため、効率的なコミュニケーションを可能にします。

Web会議とテレビ会議の違い

テレビ会議も、遠隔にいながら相手と会話ができるシステムです。Web会議との大きな違いは、専用の通信端末やカメラ、マイクなどの機器を必要とする点で、主に専用の会議室などで利用されています。

また、高品質な通話が行えるのも特徴です。一方Web会議は、インターネットを通じてどこからでも参加可能で、特別な機材は不要です。テレビ会議のように機材を揃えるためのコストもかからないため、コスト効率の高い方法と言えるでしょう。

Web会議の準備・必要なもの

Web会議を開催する際は、いくつかの事前準備が必要です。ここでは、Web会議をする前に準備しておきたいものを紹介します。

Web会議システムを導入する

Web会議システムを導入するには、まず利用するサービスを選びましょう。多くの場合、パソコンとインターネット環境があれば開始できます。ただし、参加者全員が同じシステムやサービスを入れなくてはなりません。

会議の開催が決定したら、参加者全員がスムーズに利用できるように準備しておきましょう。また、参加者の負担を軽減するためにも、なるべくコストのかからないものや、操作がしやすいものを選ぶことがおすすめです。

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会議に必要な機材を揃える

Web会議に必要な機材は、主に以下の5つが挙げられます。

  • パソコン
  • ウェブカメラ
  • マイク
  • インターネット接続
  • ヘッドセット

カメラやマイクについては、パソコンに内蔵されている場合もあります。ただし、専用のものを用意することで高品質な通話が可能です。また、ヘッドセットがあれば相手の声が聞き取りやすく、さらに快適に会議を進められるでしょう。

会議資料をまとめる

Web会議で使用する資料は、事前に準備しておくことが重要です。プレゼンテーションや報告書、議題リストなど、参加者と共有するすべてのドキュメントをPDFやPowerPoint形式で整理しましょう。

また、共有画面機能を使って資料を表示する際は、読みやすさを考慮してフォントサイズや色使いに注意することが大切です。これにより会議の進行がスムーズになり、参加者の理解も深まるでしょう。

周辺環境を整備する

Web会議の効果を最大限に引き出すためには、周辺環境の整備が欠かせません。静かでプライバシーが保たれた空間を選び、背景にも配慮して不要な物は片付けておきましょう。

照明を利用して、自分の顔が明るくはっきりと映るようにしておくことも大切です。また、ネットワーク環境のチェックも忘れてはいけません。安定した接続を保てるよう必ず事前に確認しておく必要があります。

Web会議のやり方・進め方

ここからは、Web会議を主催する側と参加する側それぞれの進め方を紹介していきます。

主催者側のやり方

主催者としてWeb会議を行う際は、会議の目的と議題を明確にし、参加者に事前に日時と参加方法、必要な資料を送付しましょう。参加方法は利用するシステムによって異なりますが、事前にミーティングのスケジュールなどを設定し、参加用のURLを参加者に共有しておく必要があります。

また、会議用ソフトウェアの操作方法を確認し、技術的なトラブルに備えて事前テストを行うことも重要です。会議中は議題に沿って進行を管理し、参加者全員が意見を共有できるように促しましょう。

参加者側のやり方

参加者は、会議開始前に必要なソフトウェアをインストールし、接続テストを行うことが大切です。参加方法は、主催者側から共有されたURLをクリックして参加するのが一般的ですが、システム上でミーティングIDや名前、パスコードを入力する場合もあります。

あらかじめ資料が共有されている場合は事前に確認し、議題に関する準備をしておくことも欠かせません。会議中はマイクのミュートを適切に使用しながら、周囲の騒音が参加者に影響を与えないよう配慮しましょう。

Web会議のメリット

ここでは、Web会議を利用するメリットを見ていきましょう。

移動の時間や手間を省ける

Web会議の大きな利点の一つは、移動の時間や手間を大幅に削減できることです。従来の対面会議では、会議室までの移動に時間がかかったり、参加人数に合わせた会議室を用意したりと多くの時間と手間を費やしていました。

Web会議なら、スケジュール調整さえすれば場所を問わず利用できるのがメリットです。場所の制約がなくなる分、気軽に会議を実施できるでしょう。

会議のスケジューリングがしやすい

Web会議の大きなメリットの一つは、会議のスケジューリングが格段にしやすくなることです。参加者が同じ場所に集まる必要がないため、会議の日程調整が容易に行えます。

また、急遽会議を行うことになった場合など、必要なときにすぐにはじめられるのもメリットです。別の業務で忙しい人や出社頻度が少ない人との情報共有もしやすくなるでしょう。

会議の開催コストを抑えられる

Web会議を利用することで、出張費や会議室のレンタル費用など、会議にかかるさまざまなコストを削減可能です。Web会議のシステムについても、クラウド型であれば初期費用が不要なものが多く存在します。

インターネット接続と基本的な機材があればどこからでも参加可能で、特別な設備投資を必要としないため、低コストでの運用が実現できるでしょう。

Web会議のデメリット

さまざまなメリットを得られるWeb会議ですが、利用する環境や会議の内容によっては向かない場合もあります。ここでは、具体的にどのようなデメリットが考えられるのかを紹介します。

ネット環境に左右される

Web会議の最大のデメリットは、インターネットの接続品質に大きく依存することです。安定した高速のネット環境がない場合、音声や映像の途切れ、遅延が発生し、コミュニケーションの質が低下します。

安定した通信環境が保てるよう、家庭用の共用回線ではなくビジネス用回線の利用を検討するとよいでしょう。

会議全体の雰囲気を把握しにくい

Web会議では、参加者の表情やボディランゲージを読み取ることが難しく、会議の全体的な雰囲気や細かなニュアンスを把握しにくいというデメリットがあります。

対面での会議では自然に感じ取ることができる空気感や、参加者間の微妙なコミュニケーションが伝わらないことがあるでしょう。

議論には向かない

Web会議は活発な議論や深い対話を行うには向いていない場合があります。これは、同時に発言すると音声が聞こえづらく、発言のタイミングが難しくなることが原因です。

そのため、参加者同士で議題に対する議論が求められるようなケースには適さないでしょう。また、インターネット環境による遅延や通信の不具合が議論の流れを中断させることも考えられます。

セキュリティリスクがある

Web会議はどこからでも参加が可能な分、セキュリティ対策が難しい場合があります。たとえば、飲食店などの公共の場で参加している人がいるケースでは、話している内容が周囲に聞こえたり、近くにいる人に画面が見えてしまったりすることがあるでしょう。

また、フリーWi-Fiなどは通信が暗号化されていないことも多くあるため、安全に利用できる通信環境を用意する必要があります。

Web会議を円滑に進めるための基本ルール

ここでは、Web会議を円滑に進めるためのルールについて紹介していきます。

ファシリテーターを決める

Web会議をスムーズに進めるためには、ファシリテーターを決めることが非常に重要です。ファシリテーターは会議の流れを管理し、すべての参加者が意見を共有できるように促す役割を持ちます。

また、時間配分を考えながら議題に沿って進行するため、混乱を避けつつ効率的な議論を行えるでしょう。

接続状況のテストをしておく

Web会議を始める前に、参加者全員がインターネット接続と使用する機材の動作テストを行うことが重要です。

これにより、会議中に通信や機材の問題が発生するリスクを最小限に抑えることができます。テストは、会議がはじまる数時間前には済ませておきましょう。不具合があった場合、修正に時間を要することがあるため、早めにチェックすることをおすすめします。

資料は事前に共有しておく

Web会議を効率的に進めるためには、必要な資料を事前に参加者全員と共有することが重要です。これにより、会議中に内容を参照しながらスムーズに議論を進めることができます。

画面共有で当日資料を見せることも可能ですが、事前に資料を配布しておくことで、参加者が議題に対する理解を深められ、より有意義な会議が行えます。

Web会議のやり方を熟知して業務効率を高めよう

Web会議は、場所を選ばずにコミュニケーションを取ることができるツールです。上手に活用することで、会議にかかる時間やコストを削減できます。

会議を実施する際は、通信環境の準備や必要な資料の確認、接続テストの実施など、事前準備をしっかりと行いましょう。

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ビズクロ編集部
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