Web会議を録音する方法|メリットや録音する際の注意点を解説

最終更新日時:2024/03/26

Web会議システム

Web会議の録音方法

Web会議の内容を議事録として残すには、録音機能を活用すると便利です。会議の内容の共有や振り返りにも役立つため、録音方法を把握しておきましょう。この記事では、Web会議の内容を録音する方法やメリット、注意点を詳しく解説します。

Web会議を録音する方法

まずはWeb会議を録音する3つの方法を紹介します。

PCの機能を利用する

多くのPCは録音機能を標準搭載しています。WindowsとMacでは使用するアプリや操作方法が異なるため、それぞれ解説します。

Windowsの場合

Windowsの場合、Windows 10・11に「Xbox Game Bar」というアプリが標準搭載されており、このアプリでWeb会議の様子を録音・録画できます。

アプリが入っていない場合や削除してしまった場合は、Microsoftの公式ページから無料でダウンロードできます。

「Xbox Game Bar」の操作方法は以下の通りです。

  1. アプリ「Xbox Game Bar」を起動する
  2. 「キャプチャ」ウィンドウにある録画ボタンをクリックする
  3. 任意のタイミングで録画を終了する

操作方法や問題なく録画できるかどうかを確認するために、本番の会議の前にテストを行っておくことをおすすめします。

うまく録画を開始できない場合は、ブラウザやアプリがアクティブになっているかどうかを確認しましょう。

Macの場合

Macの場合は、標準搭載されている「QuickTime Player」で録音・録画ができます。具体的な操作方法は以下の通りです。

  1. アプリ「QuickTime Player」を起動する
  2. 「ファイル」>「新規画面収録」の順に選択する
  3. 録画したい画面を前面に表示させる
  4. 「画面全体を収録」または「選択した部分を収録」のいずれかを選ぶ
  5. 「選択した部分を収録」を選んだ場合は録画範囲を指定する
  6. 「収録」から画面録画を開始する

Macの場合は実際にモニターに映っている映像を録画するため、画面上に表示されている内容に注意する必要があります。「高」または「最高」のどちらかの録画品質を選択できますが、「最高」を選んだ場合は大量の容量を使用する可能性があるため注意が必要です。

また、音声の録音については、映像に付随する音声のほかに、Mac本体のマイクで集音した音声を収録する方法もあるため、事前に録音・録画テストを実施しておくとよいでしょう。

Web会議システムを活用する

近年急速に普及したWeb会議システムでも、録音・録画が可能です。Web会議自体がこれらのシステムのいずれかを利用することが大半なため、付随の機能をそのまま使うことになります。ここでは、特に利用者が多い3つのWeb会議システムについて解説します。

Google Meet

Google Meetは、PC版かつ有料版にのみ録画機能が備わっており、PC以外のデバイスや無料版では利用できないため注意しましょう。

Google Meetの具体的な操作手順は以下の通りです。

  1. 「会議を開始」または「会議に参加する」を選択する
  2. 画面右下にあるアクティビティアイコンから「録画」を選択する
  3. 続く画面で「録画を開始」を選択する
  4. 表示されるウィンドウで「開始」を選択する

録画によって生成された音声・動画ファイルは、URLをメールで送付するか、Googleドライブ・Googleカレンダーから簡単に共有できることも知っておくとよいでしょう。

Zoom

Zoomは有料版・無料版を問わず録画・録音ができます。Zoomで録画機能を使用したい場合、事前に以下の設定をしておきましょう。

  1. ウェブポータルにサインインする
  2. 「設定」>「レコーディング」>「ローカルレコーディング」をONにする
  3. 「参加者にローカルでレコーディングを行う許可を付与できます」にチェックを入れる

この3ステップの設定をしておかないと、Web会議のホスト以外は録画機能を使えず、ホストのアカウントによってはWeb会議の接続時間が制限されてしまいます。

実際に録画する際は、ミーティング開始後に画面下部に表示される「レコーディング」を選択します。なお、有料アカウントの場合は、録画データの保存先をローカルディスクとクラウドから選択できます。

Skype

Skypeも有料版・無料版を問わず録音可能です。操作方法はシンプルですが、PCとモバイルで以下のように異なります。

  • PCの場合:「レコード」を選択する
  • モバイルの場合:三つの点のマークから「記録の開始」を選択する

なお、録音された音声データはクラウド上に保存され、録音後30日間ダウンロードできます。ただし、録音時間が長い場合は複数のデータに分割される場合があります。

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録画アプリやソフトを使用する

ここで紹介した方法以外にも、無料で使えるシンプルなものから、機能性に優れた有料版まで、さまざまな録画アプリやソフトが存在します。

Web会議は、表示した資料を画面共有しながら行われることが多いため、録音よりも録画機能のほうが適しているケースが多いようです。録画アプリやソフトの中には、ICレコーダーのように録音しかできないものもあるため、用途に合ったものを選ぶことが大切です。

Web会議の内容を録音するメリット

続いて、Web会議を録音する3つのメリットを解説します。

議事録の作成に役立つ

Web会議を録音しておくことで、議事録の作成に役立ちます。

録音ならば会議での発言内容のすべてが記録に残り、テキストによる議事録にありがちな記録漏れやニュアンスのズレなどを防止できるためです。実際に、テキストベースの議事録を廃止し、録音データを議事録代わりにするケースも珍しくありません。

テキストによる議事録を作成したい場合も、文字起こしのツールを併用することで手間を大幅に効率化できるでしょう。

会議のエビデンスを残せる

Web会議の録音データは、会議内容のエビデンスとしても有効です。

会議中のすべての発言が記録されるため、「言った・言わない」という論争を防止できます。加えて「何が決まったか」「誰が言ったか」などを、ニュアンスも含めて正確に残せる点もメリットといえます。

会議内容を共有しやすい

会議内容を共有しやすいのも、Web会議を録音するメリットの1つです。

収録したデータが音声か映像かに関わらず、何らかの方法で送信・公開するだけで簡単に共有できます。会議に参加できなかった人も、収録データを確認すれば参加した場合と同等の情報を得られるでしょう。

一方で、事業の機密に関わる内容や、個人情報などを含んでいる場合は、情報漏洩リスクに十分配慮する必要があります。

Web会議の内容を録音する際の注意点

Web会議を録音する際は、以下の2点に注意しましょう。

録音機能を試しておく

実際の会議で使う前に、録音機能を試しておきましょう。

不測の事態が発生した場合、会議の録音自体ができない可能性があるためです。機器のトラブルのほか、誤操作による録音ミスも起こり得ます。テキストによる議事録を作成していなかった場合、会議の内容がまったく残らないという事態にもなりかねません。

本番の会議で問題なく録音できるよう、事前にツールを操作し、収録した録音データが再生できるかどうかまで確認してお区ことが重要です。

録音の承諾を取っておく

Web会議を録音する場合、参加者から承諾を取っておくのが無難です。参加者が社内の従業員だけだったとしても、人によってはあとから知ることで不快に思う可能性があるためです。

プライバシーの侵害や情報漏洩などの大きなトラブルに発生するリスクもあり、特に顧客や取引先の担当者などが参加している会議の場合はさらにリスクが高まります。あらぬ誤解を招かないよう、会議開始前に録音の承諾を得ておきましょう。

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会議時間が長くなるとデータ容量が大きくなる

録音する会議の時間が長くなるほど、データ容量が大きくなることに留意しましょう。動画の場合は特に顕著なため、注意が必要です。

データ容量が大きくなりすぎると適切な管理ができず、データの送信やアップロードなどに支障をきたす可能性があります。特に、ドライブなどに十分な空き容量がない場合には保存すらできないことがあるため、あらかじめ保存先の容量を確認しておく必要があります。

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録音したデータを文字起こしする方法

録音したデータを文字起こししたい場合は、専用のツールを併用しましょう。

近年は、AI技術による高精度の音声認識によって、ほぼ自動的に文字起こしできるツールも登場しています。具体的には以下のようなものです。

  • スマート書記:AIと音声認識によって議事録作成を自動化するツール
  • AI GIJIROKU:Zoomと連携し、AIが参加者を判別しながら自動で録音・記録・修正・翻訳するツール

選ぶツールによっては、音声を聞きながら入力する必要がなく、放置しておくだけで文字起こしが完了するものもあります。一からやるには手間のかかる作業のため、このようなツールを積極的に活用して効率化を図るとよいでしょう。

Web会議は録音してデータとして残しておこう

近年、利用者が増加しているWeb会議。Web会議の内容をより正確に残したい場合は、録音機能を利用するのが最適です。議事録代わりに会議のエビデンスを残しつつ、関係者に容易に共有できるメリットがあります。

さまざまな録音ツールがあるため、実際に試し、自社に合ったものを見つけて積極的に活用しましょう。

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