Web会議のメリット・デメリット｜対面会議との違いや状況別の使い分けについて

Web会議を実施するメリット

Web会議には、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは大きな4つのメリットについて解説します。

コストの削減につながる

対面会議ではなくWeb会議にすることで、参加者の交通費や宿泊費、さらには会場を借りるための費用など、さまざまなコストを大幅に削減できます。特に、複数の地域から参加者が集まる場合、より効果を実感できるでしょう。

また、費用面だけではなく、参加者が移動する際の時間や労力を削減できる点もメリットと言えます。

多様な働き方に対応できる

Web会議は、インターネット環境さえあれば、自宅や外出先からでも会議に参加できます。リモートワークが普及する現代では必須と言ってよいツールであり、多様な働き方に対応できる点が大きなメリットです。

会議準備の負担を軽減できる

Web会議では、会場の準備や資料の印刷・配布といった物理的な準備作業が不要になります。資料はデジタルで共有し、参加者は自分のデバイスからアクセスするだけで済むため、会議の準備にかかる手間と時間を大幅に削減できます。

また多くのWeb会議ツールには画面共有機能が備わっており、動画や画像資料を手元で鮮明に確認できる点も便利です。

意思決定をスピーディーに行える

Web会議の利用は、参加者の移動時間を気にする必要がなく、スケジュールの調整が比較的容易です。特に外出の多い管理職や経営陣など、忙しい責任者の参加や承認が必要なときには重宝するでしょう。

急を要する会議も設定しやすく、緊急事態が発生したときにも全体の意思決定をスピーディーに行うことが可能になります。

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Web会議の実施によるデメリット

Web会議は便利なコミュニケーション手段ですが、デメリットも存在します。具体的にどのようなデメリットがあるのか、見ていきましょう。

ネット環境に左右されてしまう

Web会議はインターネット環境に大きく依存しています。環境が整っていない場所では会議を実施できないため、事前に確認が必要です。接続が不安定な場合には音質や画質が低下するほか、最悪の場合は通信が切断されて、会議の進行が妨げられてしまうリスクもあります。

重要な会議の場合は、事前に接続テストをしておきましょう。zoomなど大手のWeb会議ツールにはリハーサルシステムがあることも多いため、ぜひ活用したいところです。

大人数での議論は難しい

大人数のWeb会議は、対面会議に比べて、参加者間のコミュニケーションがスムーズにいかない点がデメリットと言えるでしょう。

大人数が参加するWeb会議では、話の間を掴むのが難しく、発言のタイミングが重なってしまうことがあります。また、発言者を特定することが難しい場合も多く、会議の進行を妨げてしまうことも。事前に質問を募ったり、チャットを活用したりする工夫が必要です。

相手の表情や動作がわかりづらい

Web会議では、直接顔を合わせていないため、参加者の微妙な表情の変化や仕草を読み取ることが難しいです。また、会議の空気感や参加者の熱量が伝わりにくくなります。感情のやり取りが重要となるプレゼンや商談の場では、こうした特徴が障害になることがあるかもしれません。

対面会議のメリット・デメリット

ここまでWeb会議の特徴を掘り下げてきましたが、もちろん対面会議ならではの特徴も存在します。ここでは、対面会議のメリットとデメリットについて具体的にみていきましょう。

メリット1：通信環境の影響を受ける心配がない

対面会議では、Web会議のようにネット環境の不具合による影響を受けることがありません。通信トラブルによる中断や遅延の心配がなく、全参加者が同じ場所に集まって、スムーズに会議を進めることができます。

メリット2：コミュニケーションが取りやすい

対面での会議は、参加者同士が直接互いの顔を見てコミュニケーションを取ることができます。そのため、表情や声色の変化、仕草といった、非言語的な情報も含めて意思疎通がしやすい点がメリットです。その場の雰囲気も共有でき、参加者同士の結束力を高めることにもつながるでしょう。

また、会議前後に会話もできるため、細かいフォローや相互確認が可能になります。

デメリット1：人によっては緊張してしまう

対面会議は他の参加者と直接顔を合わせるため、場の雰囲気に圧倒されたり、公開の場で話すことで緊張したりする人にとっては不向きです。出席する回数が増えれば慣れることが多いものの、緊張するタイプの人が多い場合には負担が大きくなるでしょう。

デメリット2：Web会議に比べて開催コストが高い

対面会議では、会議室の手配や資料の印刷・配布、場合によっては遠方からの交通費や宿泊費といったコストが発生します。こうした準備のコストは、Web会議ではほとんど発生しません。特に大規模な会議や長期にわたるプロジェクトでは、コストの差が顕著に現れるでしょう。

Web会議と対面会議を使い分ける基準

Web会議と対面会議には、それぞれメリットとデメリットがあります。両方を上手に使い分けて、運営の効率性を高め、会議の効果を最大限に引き出すことが大切です。具体的にどのように使い分けたらよいのかみていきましょう。

Web会議が適しているケース

Web会議は、参加者の人数が比較的少なく、社内での短い打ち合わせやラフな議論をする際に適しています。時間や場所の制約を受けずに集まれるため、日常的なコミュニケーションやプロジェクトの進捗確認など、頻繁に行われる会議におすすめです。テレワークやフレックスタイム制を取り入れている場合には、特に効率的に運用できるでしょう。

また、外部の人間を対象としたセミナーもWeb会議に向いています。遠隔地からも容易に参加でき、参加者数が多い場合にも対応が可能です。新規顧客向けのマーケティングなどに利用すれば、より効果が高くなるでしょう。

対面会議が適しているケース

一方、初対面のメンバーがいるときや、複雑な議論を行うときには、対面会議が向いています。新たなプロジェクトを立ち上げるときや、意見が衝突してまとまりにくくなることが予想されるときは、細やかなコミュニケーションが採れた方が便利です。

ブレーンストーミングなどのアイデア出しをするときなどは、その場の雰囲気から新しい意見が出てくることも期待できます。

また人事面談、重要な商談など、信頼関係の構築や深いコミュニケーションが必要な場合も、対面会議がよいでしょう。

Web会議を開始するまでの準備

Web会議をスムーズに開始するためには、事前の準備が欠かせません。ここでは、Web会議のためにはどのような準備が必要なのか、具体的に解説します。

導入環境を整える

まず、安定した通信環境と必要な機材を準備しましょう。高速のインターネット回線、十分な品質のウェブカメラとマイクなど、基本的なハードウェアが最も重要です。この段階で適切な準備を整えられるかどうかが、Web会議の品質を大きく左右します。

通信環境については、最大何人で行われるのか、海外拠点と接続する可能性はあるのか、スマートフォン対応はできるかなどによっても異なります。状況に応じてしっかり対応する必要があります。

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システムを導入する

次に、セキュリティ面で信頼性が高く、使いやすいWeb会議システムの選定と導入が求められます。会議の参加者がスマートフォンなどを利用して社外から接続することが予想されるため、通信のセキュリティ対策は必須です。

また、Web会議システムは、参加者が資料やデータを共有して進めていくことができるようになっています。社内システムと連携したり、ファイルの形式を統一しておいたりするなど、社内のデータの整備も行っておくとスムーズに進められるでしょう。

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動作・接続状況を確認する

Web会議を開始する前には、必ず通信状況やシステムの動作確認を行います。特に、初めて使用するシステムや機材の場合、トラブルを未然に防ぐためにも機材の動作確認、接続テストは欠かせません。社内PCなどを使って実際の会議に近い状況をつくり、シュミレーションしてみるとよいでしょう。

その他にも、画面共有のやり方、ミュート機能やチャット機能など、Web会議ツールの使い方のルールなども決めておき、説明できるようにしておきます。議事録の作成や情報共有、録画データの活用など、会議後にすべきことも確認しておくとよいでしょう。

▷Web会議のやり方・必要なもの｜準備や円滑に進めるための秘訣を解説

Web会議のメリットを理解して上手に活用しよう

Web会議は、今や多くのビジネスシーンで不可欠なツールとなっています。コスト削減、多様な働き方への対応、会議準備の労力軽減、そして迅速な意思決定を可能にするなど、メリットは計り知れません。Web会議を適切に活用し、ビジネスの効率化と生産性の向上を実現しましょう。