中小企業におけるBCP対策の重要性とは？進める方法や課題・注意点について

BCP(事業継続計画)とは？

BCP(事業継続計画)とは、Business Continuity Planの略で、企業が事業継続が困難とされるような非常時に遭遇した際に、被害を最小限に抑え、迅速な事業の復旧と再開を図るために策定される計画のことです。

一刻を争う状況下において、適切な対応ができないまま状況が悪化し続けると、事業縮小や廃業、それに伴う従業員の解雇・失業という事態に発展しかねません。

東日本大震災における関連倒産は、発生時の2011年3月から2019年2月までの間、毎月発生し続け、倒産数は累計で1,903件、従業員被害者数は29,142人に達しています(東京商工リサーチの調査より)。

倒産した理由を見てみると、地震や津波により直接工場などが損壊被害を受けたことが理由である「直接型」倒産の件数は、全体の10.6%です。それよりも、取引先・仕入れ先の被災による販路縮小などが影響したことによる「間接型」倒産の件数が全体の89.3%を占め、圧倒的に多いのです。

この調査では、被害にあった企業の多くに経営基盤の脆弱性が見受けられたことも指摘されており、危機に対する対応力の低さが間接型被害が増大した背景にあると考えられます。もし事前にBCPを整備しておけば、倒産の波に巻き込まれずに事業を続けられた企業もあったかもしれません。

[出典:株式会社東京商工リサーチ「“震災から8年”「東日本大震災」関連倒産状況(2月28日現在)」]

中小企業におけるBCPの重要性

企業規模にかかわらず、BCPの策定は重要です。BCPを整備しておくことで得られる効果は大きく分けて2つあり、社内外の両方へともたらすメリットが考えられます。

まず社内においては、非常時における事業継続のための各種方法や手順などを明確に定めておくことで、非常事態に直面しても慌てず、適切な対応で損害を最小限に防ぎ、事業を継続することができます。

そして、BCPによって経営基盤が強固なこと、非常時においても事業継続が可能であることを社外に示すことで、ステークホルダーからの信頼を獲得することができるというポジティブな効果も生まれます。

BCPの策定率の現状

2021年に帝国データバンクが実施したBCPに関する企業の意識調査では、大企業、中小企業ともに2017〜2021年の過去5年間でBCP策定率はゆるやかに上昇しています。

表:BCPの策定率

[出典:株式会社帝国データバンク「事業継続計画(BCP)に対する企業の意識調査(2021年)」]

ただし、全体の策定状況をみると、BCPを「すでに策定している」と回答した企業は17.6%であるのに対し、「策定していない」と答えた企業は42.5%にものぼります。策定率は少しずつ上昇しているものの、依然として低水準で推移している現状もみてとれます。

特に、大企業は2021年の策定率が32.0%であったのに対し、中小企業の策定率は14.7%という結果になっていることから、中小企業の策定率向上が課題として浮き彫りになっています。

中小企業のBCP対策を進める方法

2022年時点で、中小企業のBCP策定は義務化されておらず、あくまで努力義務にとどめられています(介護施設・事業所では2024年から義務化)。しかし、企業のガバナンスが重視される昨今において、企業価値を高め、市場競争に生き残るためにも、BCP策定の必要性は増していると言えるでしょう。

ここからは、具体的にBCP策定を進める方法を工程ごとに順を追って解説していきます。

1.BCP対策チームを編成する

ひとりの担当者のみでBCPの策定を進めていくことは難しく、関係する部門や人が関わりながら進めていかなくてはなりません。そこでまずは、策定には各当該部門において担当者を決め、部門を横断したプロジェクトチームを編成することからスタートします。

チーム編成においては、総務部やリスクマネジメント部の担当者が、BCP策定におけるリーダー的役割を担い、全体の進捗管理や進行管理を担う構図にするとよいでしょう。

2.策定目的を明確にする

BCPは、それぞれの企業の事業内容や基本方針、経営理念によって、計画内容も優先順位も異なってきます。

先述の通り、BCPは経営戦略の一環であるため、各社において、経営層を含め全体で策定を進めていかなくてはなりません。そのため、プロジェクトチームが発足したらまず取りかかるべきことは、策定目的を明確にすることです。

BCP全体における基本方針や目的があいまいなまま策定を進めると、判断基準や優先順位にブレが生じたり、必要事項の抜け漏れが発生したりするリスクが生まれてしまいます。

目的の設定は、BCP全体の品質の骨格ともいうべき重要な部分であるため、解釈の齟齬などがないよう明確に定義し、メンバー内の共通認識として策定に取りかかれるようにしましょう。

3.被害やリスクを洗い出す

策定の目的と基本方針が決定したら、被害やリスクの洗い出しに着手します。このプロセスにおける目的は、企業にとって重要な業務が何であるかを顕在化することにあります。

第一段階として、まずは中核事業は何であるかを考えましょう。中核事業とは、会社の存続を左右する影響力の大きい事業を指し、通常稼働の3割程度のリソースしか得られない状況下においても、優先して継続させていかなければならない事業のことです。

中核事業が決定したら第二段階である、業務と必要資源の洗い出しへと進みます。ここでは、中核事業に必要な業務を洗い出し、各業務の遂行・継続に必要な資源を明確化します。必要資源は、人的資源と物的資源(金、モノ、情報など)の大きく2つの視点から思いつく限りあげていきましょう。

そして第三段階として、各必要資源を脅かす可能性があるリスクや損害を想定し、洗い出していきます。

前掲の帝国データバンクの調査によると、BCP策定に際し想定しているリスクとしては、「自然災害」をあげる企業が最も多く、次いで「感染症」「設備等の不具合」「情報セキュリティ上のリスク」となっています。

リスクを抽出する際には、それぞれのリスクがもたらす被害の規模を、金額や期間などの具体的な形まで落とし込んで想定していきましょう。

[出典:株式会社帝国データバンク「事業継続計画(BCP)に対する企業の意識調査(2021年)」]

4.対処する優先順位を決める

次のプロセスでは、前項であげたリスクに対し、対処すべき優先順位をつけていきます。

非常時においては、投入できるリソースは通常時よりも大幅に少ない状態となっていることが想定されるため、限られたリソースを優先度の高い業務に投入する必要があります。

優先順位を決める際には、緊急事態が各業務にもたらす影響度を分析するBIA(ビジネスインパクト分析)の指標を取り入れ、綿密なリスク分析結果に基づき、適正な優先順位をつけることが重要です。

事業の存続が脅かされない範囲で業務停止が許容できる最大時間や、復旧させるまでの目標時間など、具体的な数値指標をもとに比較することで、守るべき業務を正しく選定していきましょう。

5.具体的な施策を決める

ここまでの工程で、具体的に各事業・業務の抱えるリスクと被害規模、そして存続させるべき優先順位を定めてきました。

ここからは、さらに深く掘り下げて、実際にどのような行動をとるべきか、具体的な施策を決定していきます。BCP策定においては、平常時と非常時の2つの視点から考え、どちらも時系列にやるべきことを明記していきましょう。

まず非常時の対応については、発生した時点から始まり、復旧が完了するまでの時間軸に沿って対応策をまとめていきます。

具体策の策定においては、非常時に最低限必要なリソースの確保や、非常時を想定したBCP対応のオフィス環境の整備など、平常時から対応すべき内容も含まれます。平常時の対応策の例としては、BCPの定期的なメンテナンス、備蓄品や災害用品の品質確認と管理、避難訓練などがあげられます。

加えて、総務やリスクマネジメントの担当者は、定期的に加入している企業保険の契約内容の確認や見直し、手続きに必要な書類等の確認を行うことを忘れてはいけません。被災した際に受けられる支援制度や相談窓口などについても情報を平常時にまとめておき、定期的にアップデートしておく必要があります。

さらには、BCPにはステークホルダーや顧客を巻き込んだ損害の連鎖を未然に防ぐ効果もあるため、同業者や取引先と相互支援協定を締結することも有効な対策と言えるでしょう。

BCPには策定支援事業補助金がある

全国各地で、中小企業のBCP策定を支援する補助金や制度が設けられています。

ここでは、2つの自治体における支援事例を紹介します。

上記2つの例のように、具体的な経費対象を定めているものと、BCPに関する製品やサービスにかかる費用全般といった対象範囲が比較的広いものがあります。

BCP策定になかなか着手できない場合などは、該当する自治体のHPなどでどのような支援制度があるのか、一度調べてみるとよいでしょう。

中小企業のBCP対策における課題

中小企業におけるBCP策定率が低水準のまま、なかなか向上しない背景には、どのような理由があるのでしょうか。

技術や知識が乏しい

策定の必要性を感じていてもなかなかBCPに着手できない理由として最も多いものが、「社内に策定に必要なスキルやノウハウがない」や「策定を担当する人員が確保できない」という理由です。

これには、大企業に比べて中小企業の多くが、BCP策定に回せるリソースを有していないという現状が垣間見えます。そのため、多くの自治体において、BCP対策に詳しい専門家の力を借りられるよう支援することで、BCP策定が進むと考えられています。

前項の補助金制度同様に、コンサルティング費用を対象経費としている自治体も多いため、うまく支援制度を活用して、専門家にお願いするとよいでしょう。

外部インフラとの相性が悪い

外部インフラは電力会社や水道局、ガス会社などの事業者の運営に依存しているため、供給される側(企業)と相互支援策等を検討することは極めて難しいのが現状です。

被害範囲や対応策、復旧までの時間といった外部インフラ事業者側のBCPとの事前のすり合わせが難しく、結局発生してみなければわからないと感じている企業が多いことは、大きな課題です。

ただし電気に関しては、BCP対策の一環で自家発電装置の設置を進める動きも増えてきています。他の水道・ガスにおいても、ある程度企業側が主導権を握ってBCP対策を講じられるような環境整備が進むことを注視し、適宜自社のBCPを対応させていく必要があるでしょう。

コストが必要になる

BCP策定には、広範囲に渡る綿密なリサーチと分析から、各方面との度重なる協議、対策に必要な機器の設置など、各工程において膨大なコストがかかります。

またBCP完成後も定期的な見直しや検証、機器類のメンテナンスや従業員教育など、継続的にコストが発生します。このような、いつ発生するかわからない緊急事態への対応策を準備して待機する上でかかるコストが懸念材料となり、BCP策定が後回しになってしまう企業は少なくありません。

BCP策定分の財源を比較的確保しやすい大企業に比べ、財政的余裕が少ない中小企業にとっては、コストに関する課題をクリアすることが、策定に着手する上で大きな障壁となっているのです。

BCP策定時の注意点

ここからはBCP策定において注意しなければならないポイントを解説していきます。

計画を完璧にし過ぎない

想定範囲外のことが発生することも念頭において、完璧なBCPを作り上げようとしないことは、策定をスムーズに進める上で重要なポイントです。BCPは一回作って終わりではなく、常にブラッシュアップを重ねて精度を上げていくものです。

優先順位を決めて、できる範囲から策定を進め、適宜必要な箇所に修正を加えていくくらいの姿勢で進めた方が、実際の現場で有効性・実行性ともに高いBCPが策定できるでしょう。

定期的に見直しや改善を行う

日頃からBCPの内容の見直しと実行性の検証を行いメンテナンスとブラッシュアップを怠らないことが、実際に「使える」BCP策定においては不可欠です。

特に、人事異動や組織編成が行われた後や、自社の経営や事業に関する法律や制度が変更された後、取締役会や株主総会など経営陣やステークホルダーによる経営基盤の見直しがなされた後などはポイントです。

常にBCPのメンテナンスだけを担当する人員を確保しておくことは難しいので、ある程度見直しのタイミングをスケジュール化し定期的に行うことで、鮮度の高い状態を保つことができるでしょう。

BCP発動の基準を明確にしておく

緊急事態が発生した際、まず行うべきことは現状把握のための情報収集と迅速なBCPの発動です。

発動基準が明確に定義されていなければ、現状把握においても集めるべき情報がわからず、初動対応が遅れ、被害が拡大してしまいます。

また、発動基準があいまいだったことで、必要な状況下だったにもかかわらず発動を見送ってしまい、事業継続が困難な状況まで追い込まれる可能性も捨てきれません。

基準は誰がみてもわかりやすい表現で数値指標を設けるなどして、解釈の齟齬が発生しないように定めましょう。あわせて、発動時の対策チームを編成しておくことも忘れてはいけません。指揮系統はシンプルに、トップダウン型のチーム編成が非常時には有効です。

対策メンバーは、状況分析や復旧に必要とされる知識・スキルを持った人材、そして非常時にすみやかに緊急出社が可能な人材を選定するようにしましょう。

実際のBCP対策の取り組み事例

ここでは、すでにBCPを完成させ、対策に取り組んでいる企業を紹介していきます。

イオン株式会社

小売大手のイオンは、地震発生時における人命の保護・救助を最優先事項とし、従業員やその家族の安否確認や救援物資の供給などに関するBCPを策定し、対策を講じています。

加えて小売業の中核事業である店舗運営を継続させるため、物資の安定調達やサプライチェーン強化のための取り組みを、外部パートナーとも連携しながら進めています。

東京海上日動火災保険株式会社

保険会社の東京海上日動火災保険では、災害発生時にもし自社が被災してしまっても、各種保険の支払い手続きや事故受付などの業務が停止してしまわないよう、BCPを策定し対策を講じています。

そのため、本店・支店それぞれにおいて機能不全に陥らないための組織編成や必要機器や物資の整備、システムのバックアップ設定などに取り組む一方で、本店が機能を失った場合に別支店がサポートする体制も作り上げています。

小熊建設株式会社

建設業を営む小熊建設では、東京都の公営住宅建設を受注していることから、この公共工事を中核事業として、BCPを策定し、取り組みを進めています。世田谷区と「災害時協力協定」を締結し、資材や代替拠点などの物的資源と、発電機などによる電力確保の体制を構築しています。

大草薬品株式会社

漢方薬などの製造・販売を行う大草薬品では、地震・津波の発生に対し、第一に従業員の安全、第二に災害時の需要が高い胃腸薬と便秘薬の製造ラインの確保という優先順位でBCP対策に取り組んでいます。

従業員に対しては避難計画の周知徹底に努め、定期的な避難訓練を実施し、工場が損壊した場合でも製品品質を落とさず製造が続けられるよう、GMP基準(Good Manufacturing Practice:医薬品の製造管理・品質管理に関する基準)に基づく製造環境の整備を行っています。

岩砂病院・岩砂マタニティ

岐阜市内で内科・産婦人科を経営する岩砂病院・岩砂マタニティでは、人員や医療物資が不足している状況下での、妊婦の分娩と新生児の安全確保、そして緊急外来患者への医療提供を優先し、BCP対策に取り組んでいます。

各対策は深夜帯の発生を想定して策定されており、深夜の対応が多い産婦人科ならではのBCPとなっています。取り組みの内容は、業務復旧に必要な対応を数値などを用いて定義し、それを元にリスト化されたシートを作成し、誰でもいつでも迅速に対応ができる体制を構築しています。

中小企業でもBCP対策は重要な取り組み

近年は、自然災害や感染症の拡大など、企業の存続に影響を与えるような出来事が次々と発生しています。

南海トラフ地震や首都直下型地震などの大規模災害が近い将来に予測されている中で、事業規模にかかわらずBCPの策定は全ての企業において早急に取り組むべき課題となっています。

BCP策定は、短期的な視点では費用対効果が低いと感じられるかもしれません。しかし、中・長期的な視点で企業の存続を考えれば、様々なリスクを削減し経営基盤強化を促すBCPは、必須の取り組みと言えるのではないでしょうか。