BIツールの導入事例を解説！事例からわかる導入・運用方法や製品を選ぶコツ

BIツールとは？

BIとは「Business Intelligence」の略で、BIツールは企業が持つさまざまなデータ(いわゆるビッグデータ)を分析し、見える化することで経営や業務に役立てるためのツールです。

株式会社グローバルインフォメーションが行った市場調査によると、BIツールの市場は過去10年間で大幅に増加したうえ、2029年までに2024年の2倍近くまで拡大すると予測されています。

BIツールが注目される背景には、ビッグデータを効率的に活用し、競争優位性を確保したい企業のニーズがあります。データドリブンな経営が求められる現代社会においては、BIツールの導入は多くの企業にとって欠かせないステップと言えるでしょう。

[出典:株式会社グローバルインフォメーション「ビジネスインテリジェンス（BI）： 市場シェア分析、業界動向と統計、成長予測（2024～2029年）」]

BIツールの主な機能

次に、BIツールが提供する多彩な機能について、詳しく紹介します。

データの一元化・蓄積

BIツールの最大の利点は、顧客情報や売上などの大量に発生する経営データを、操作しやすいシステムで一元的に管理・蓄積できることです。

データの一元化は、情報が散在することなく必要なデータに迅速にアクセスできるようになるほか、情報の整合やセキュリティを保つためにも重要です。つまり、BIツールを適切に運用できれば、企業はあらゆる面でデータ活用の能力が向上します。

データの集計・分析

効率的なデータ集計・分析機能は、BIツールのメインとも言える機能です。

例えば、市場動向や顧客行動パターンを詳細に分析することで、より適切なマーケティングや商品開発を行うための情報を抽出できるでしょう。さらには、人間による分析では気づかなかった法則を発見したり、分析作業を24時間365日稼働させることも可能です。

常に最新の分析データを自動で可視化できるため、リアルタイムの分析結果をもとにした迅速な意思決定ができるようになるのです。

データの可視化

BIツールの強力なダッシュボード機能とレポート機能は、企業が保有する膨大なデータを視覚的に理解しやすい形で表示してくれます。

複雑な分析結果をグラフやチャートの形で直感的にまとめてくれるうえ、売上の推移や顧客の行動パターンなどの「軸の異なるデータ」を1つの画面上で確認できます。迅速な意思決定や戦略的な計画立案をサポートしてくれるほか、出力されるグラフやチャートはリアルタイムで更新させることも可能です。

▷BIツール活用に向けたデータベース設計の基本｜設計方法や活用例を解説

BIツールの活用方法

続いて、BIツールの活用方法についても見ていきましょう。

マーケティング

マーケティング領域でのBIツールの活用は、販売戦略やキャンペーンの企画立案などに大きな効果を発揮します。

顧客データや市場の動向を詳細に分析して、消費者のニーズや行動パターンを洗い出すことは、BIツールが最も得意とする機能と言っても過言ではありません。基本的な分析にかかるコストの削減はもちろん、ツールなしでは実現できなかった精密分析によって、新しい知識を得ることにも貢献してくれるはずです。さらには、データが蓄積されるほどに分析精度が高まるのも大きな特徴です。

予算管理

BIツールを活用することで、経営層が重視する予実分析(予算と実績の管理)をより高精度で行えるようになります。

従来のエクセル等を用いた分析作業が不要となるうえ、予算と実績の差異や達成率などをミスなく迅速にレポートすることが可能です。また、新しい分析尺度を導入したいときにも、簡単な操作でわかりやすくデータを出力してくれるでしょう。

人事分析

BIツールの導入により、人事部が蓄積しているデータ(従業員のスキルや生産性)を効果的に分析し、適切な人事分析を実現することができます。

従来は、人間的な分析や洞察が重要視されていた人事の領域に、データドリブンな客観的視点を持ち込むことをサポートしてくれます。従業員のスキルセットを可視化することで、必要な研修やキャリアパスの提案も的確に行うことができるため、従業員のモチベーションや生産性の向上も期待できるでしょう。

従業員管理

BIツールを活用することで、労働時間や有給取得状況をリアルタイムで管理し、法令遵守を確実に行うことが可能です。

さらに、生産性分析、スキル分析、部署別の有休消化率などを分析することで、適切な人員配置や働き方の改善につなげることもできるでしょう。組織が大きくなるほどに、従業員管理のサポート機能は強力なメリットとなるはずです。

帳票作成

多くのBIツールでは、従来は手作業が求められていた帳票作成が自動化できるため、大幅な業務効率化を実現できます。

四半期決算書など、定期的に必要とされる帳票を瞬時に生成してくれるため、大幅な労力の削減と迅速なデータ共有が可能となります。データドリブンな経営を達成するためには、このような定型作業を可能な限り自動化することがカギとなるでしょう。

BIツールの導入に失敗してしまう主な原因とは？

BIツールが広く普及する一方で、導入に失敗してしまう企業も少なくありません。失敗の主な原因を把握しておき、事前の対策や効率的な運用体制の構築へと役立てましょう。

BIツールの結果をどう活かせばよいかわからない

BIツールを導入したものの、実務上で役に立つ分析をアウトプットできなかった場合には、ツールの活用を諦めてしまうケースがあるようです。

分析能力が十分に機能しない要因としては、ツールの導入目的が曖昧なままである、そもそも十分なデータが蓄積されていない、深い分析が求められていない市場環境である、などが挙げられます。あるいは、分析データが提供する洞察は有益なのに、それをどう実務に応用すればいいかがわからないといったケースもあるでしょう。この問題を解決するには、データを解釈し、具体的な行動計画に落とし込む応用力が必要です。

BIツールを活用しきれない

BIツールを導入しても、運用できる人材がいないために活用しきれない、といった場合もあるでしょう。

また、既存の業務フローにBIツールをうまく組み込むことができず、その能力を持て余してしまうケースも少なくありません。このような状況を変えるためには、BIツールを効果的に運用できる知識とスキルを持つ人材確保や育成が必要です。

BIツールの活用に成功した国内企業の導入事例

ここからは、BIツールを最大限に活用した企業の事例を紹介します。

東京海上日動火災保険株式会社

東京海上日動火災保険株式会社は、DWH(データウェアハウス)を用いたデータの分析環境が既にあったにもかかわらず、分析作業には高度な知識が求められることから、扱いが容易なBIツールを導入しました。

結果として、これまで営業部門が30分かけていたデータ抽出作業の待ち時間をほぼゼロにしたうえ、好実績の営業チームの販売手法を分析し、横展開するなどのデータ活用で保険商品の特約(オプション)の付帯率アップといった実績向上を実現。さらに、営業チームが顧客のニーズをよりよく理解できるようになったため、地域や商品別の売上動向の可視化が推進されました。

BIツールの導入と運用を成功させたポイントは、従業員がツールを使いこなせるように研修を継続的に開催し、時間をかけてBIツールの有用性を社内に浸透させたことです。

[出典 : Tableau「積極的な人材育成・推進策で Tableau を全店に展開｜東京海上日動火災保険株式会社」]

旭化成株式会社

旭化成株式会社は、BIツールを導入することで、部門間の情報共有と意思決定のスピードが劇的に向上しました。

同社は2018年から段階的にDXを推し進めていたものの、部門間でのデータ共有がうまくいかず、活用されないデータが蓄積されていくことに悩んでいました。そこで、経営・マネジメント層が経営情報をタイムリーに把握し、的確な判断を下すためにBIツールの導入に踏み切ります。結果として、毎日10分ほどかかっていた進捗報告や、月報作成の作業が自動化されるなど、大きなコスト削減とデータドリブンな意思決定を行う文化を根付かせることに成功しました。

[出典 : Tableau「総合化学メーカーが“ 情報のサイロ化” から脱却！｜旭化成株式会社」]

株式会社バルカー

株式会社バルカーは、基幹システムのデータを都度エクセルで2～3日かけて分析する業務体制であったため、BIツールの導入により業務効率化とより精密なデータ分析を目指しました。

同社が求めたのは「将来予測のためのデータ分析」でした。しかし、将来のトレンドを分析するためのデータ収集作業にすら時間を要してしまう現状があり、システム導入による抜本的な解決が待ち望まれていたようです。そこで、さまざまな既存システムと接続が容易なBIツールを選定することで、この課題をうまくクリアしたほか、ビッグデータを活用するための基盤を整えることにも成功しました。

[出典 : LaKeel BI「バルカー様企業インタビュー ～IT戦略の展望と「LaKeel BI」の活用～」]

BIツールの導入事例から見た導入・運用の成功ポイント

BIツールを導入から運用するうえでのポイントを解説します。

導入の目的を明らかにし社内に周知する

BIツールを導入する際には、その目的を明確にし、期待される効果を組織全体で共有することが重要です。

なぜなら、目的が周知されないままに導入されたツールは、活用されずに放置されてしまう傾向が強いためです。具体的には「なぜBIツールが必要なのか」、「どの業務プロセスにどう影響を及ぼすのか」、「どのような成果が見込めるのか」といった点を正確に周知しておきましょう。このプロセスを通じて、導入の目的が各部門に理解されれば、ツールの有効活用するための下地として機能してくれます。

BIツールの運用ルール・体制を構築する

BIツールを効果的に活用するためには、運用ルールと運用体制の整備が必須です。

もし、こうした規則を定めないままBIツールを導入してしまうと、各自が好き勝手にツールを扱うことで、分析精度やデータのセキュリティが犠牲になってしまうケースがあります。したがって、どの部門がどのデータをいつどのように利用し分析するか？といったルールを、ある程度は事前に設定しておくことが重要です。さらに、BIツールの運用を担当する専門のチームを設ければ、新たな課題が発生した際にもスムーズに対応できるはずです。

BIツールを積極的に業務に利用する

導入時には、積極的にBIツールを業務に組み込みましょう。

データ分析はBIツールを使用しなくても可能ですが、BIツールを積極的に活用することで、より質の高い分析を継続的に行う能力が備わります。しかし、新システムは当初は敬遠されがちですので、特定の担当者がその利便性を積極的にアピールすることが重要です。BIツールの便利さが広く認知されさえすれば、あとは自然と普及が進んでいくでしょう。

実際に利用する人が製品を選定する

「ビッグデータの精密分析」というイメージに過剰な期待をして、経営層が現場業務にふさわしくないBIツールを選んでしまうケースも存在します。

導入するBIツールを選ぶ際には、トップダウンではなくボトムアップを意識しましょう。現場の意見を直接反映させることで、日々の業務に最も適した機能を備えたツールを選ぶことができるためです。また、利用者が直接選定に参加することで、導入後の利用効率を高める効果も期待できます。

スモールスタートで始める

とりわけ大規模組織では、BIツールの導入は全社一斉にではなく、部署ごとに始めるとよいでしょう。

BIツールは基幹システムのデータを一括管理するツールであるため、大人数が一斉にツールを活用しようとすると、過剰な導入コストやセキュリティ上の混乱が生じる恐れがあります。対策として、初期段階では限られた部門やプロジェクトでツールを導入し、徐々に使用範囲を広げていくことが推奨されています。

▷マーケティングにおけるBIツールの活用方法｜導入するメリットやおすすめツール

BIツール製品の選定のコツ

BIツールを選ぶ際の重要なポイントを、以下に解説します。

自社にあった提供形態であるか

BIツールを選定する際には、自社のニーズに合った提供形態をまず絞りましょう。

BIツールの提供形態には、主にクラウド型とオンプレミス型の2つがあります。クラウド型はインターネットを通じてサービスを利用する形式で、初期投資を抑えつつ手軽な導入が可能です。

一方で、オンプレミス型は自社のサーバーに直接インストールして運用する形式のため、データの管理やセキュリティを完全に掌握したい企業に適しています。どちらも一長一短があるため、自社がBIツールに求める効果、セキュリティ要件、予算などを総合的に考慮してください。

▷クラウド型のおすすめBIツールを比較｜導入メリットや選定のポイント・オンプレミス型との違い

導入・運用費用は予算内に収まるか

BIツールを選定する際には、予算内で導入・運用が可能かどうかを入念に確認しましょう。

利用料金は提供されているプランによって異なり、ユーザー数や利用機能数に応じて費用が変動する仕組みも多いため、ツールの普及が進むにつれて費用が想定を超えてしまうケースもあるようです。したがって、費用だけではなく、導入によるコスト削減額なども計測し、対費用効果を長期的に見極めることが大切です。なお、BIツールは活用が進むほどに、コストパフォーマンスが改善されていくことも考慮しておきましょう。

▷BIツールの価格相場・費用はいくら？価格を決める要素やコストを下げるポイント

求める機能が搭載されているか

BIツールを選定する際には、自社の業種や業務内容に適した機能を見極めておきましょう。

例えば、リアルタイムでのデータ分析が必要な業界や、複雑なデータの可視化が求められるケース、または特定の業界に特化したレポーティング機能が必要な業種では、BIツールの選択肢は自ずと限られてくるでしょう。導入目的を明確にし、目的の達成に必要な機能を正しく理解していれば、ツール選びに困ることはほぼなくなるはずです。開発元へも問い合わせながら、自社に必要な機能を把握するようにしてください。

簡単に操作できるか

BIツールを選ぶ際には、IT分野に不慣れな人でも簡単に使えるものを選びましょう。

もし、BIツールを多くの従業員に活用してほしいなら、直感的なユーザーインターフェースやシンプルな操作性を備えたツールが最適です。操作が複雑なツールは、導入時の学習コストが嵩むほか、ツール運用が浸透せず、積極的な活用が進まないといった導入の失敗要因になり得ます。ユーザーフレンドリーなツールを選ぶことで、この課題はある程度避けることができるでしょう。

必要なデータにアクセスできるか

BIツールを選定する際には、統合や分析を行う(既存システムの)データとの接続性を確認しておきましょう。

もし、古いシステムに蓄積されたデータを分析したい場合には、データの接続性が確保できずに手作業でデータ移行を行う必要に迫られるケースがあります。BIツールには接続できるデータ形式が事前に公開されているので、自社の環境をそのまま移植できるものを優先的に選んでください。無料トライアルなどを利用して、実際にデータ移行が成功するかを確かめておくと万全でしょう。

導入・運用時のサポートは得られるか

BIツールの導入や運用をスムーズに進めるためには、開発元によるサポートを利用しましょう。

開発元が提供するサポート内容には、操作方法のレクチャー、問題が発生した際の迅速な対応、定期的なアップデート情報の提供などが含まれます。自力で調べながらツールを理解するよりも、専門家のサポートを受けながら学ぶ方がはるかに効率的です。

場所を選ばずに利用できるか

BIツールは、営業チームが商談時に外出先で分析データを活用する、といったシーンも多く見られます。そのような利用を想定している場合には、オフィスだけでなく外出先など、場所を選ばずに利用しやすいツールかどうかも重要な選定基準となるはずです。

特に現代のビジネス環境では、リモートワークやフレキシブルな働き方が普及しており、外出先からでもデータにアクセスし、分析作業を行える機能が求められます。

信頼できるベンダーであるか

BIツールを選定する際には、開発元の評判や経営状態をチェックすることも重要です。

BIツールは、基幹系システムのデータも取り込んだ分析を行うため、運用上の問題がなければ、多くの場合、長期に渡って使用するツールとなるはずです。

そのため、開発元の事情など、外部要因による運用停止のリスクは、事前になるべく排除しておきましょう。与信内容や業界での実績を確認し、信用度を確認するのはもちろん、継続的なサポートやアップデートの提供実績も重要です。事例紹介などを通して入念にチェックするようにしてください。

無料トライアルが用意されているか

導入前に無料トライアルなどで、使用感を実際に確認できるかどうかも重要なポイントです。

無料トライアルを提供しているツールでは、実際に自社のデータを使って機能を試用し、使い心地やデータ処理のスピード、レポートの質を確認することが可能です。もし余裕があれば、複数のBIツールの無料トライアルを利用して、細部まで比較検討しておくとより望ましいでしょう。

▷【無料】おすすめのBIツール10選比較｜選ぶポイントや注意点・有料版との違い

導入事例を参考にBIツールの運用を成功させよう

BIツールの選定から導入、運用に至るまでの重要なポイントを解説しました。

BIツールの機能が業務にマッチしているか、誰にでも扱いやすいか、予算内での運用が可能かなど、具体的な検討項目を一つずつクリアしていくことが成功のカギです。また、成功事例を参考にすることで、自社に合ったツールの選び方、それを効果的に運用する道筋がより明確になるでしょう。BIツールの導入を成功させ、データドリブンな意思決定が可能となる環境を整えましょう。