中小企業におすすめの電子契約システム15選！導入の必要性や選び方を解説！

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• 契約締結・管理の工数を大幅削減
• 実用性が高く使いやすい機能が充実
• 膨大な契約書の管理がラクに

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「電子契約」に移行すれば何が変わる？中小企業が利用すべきツールも紹介

電子契約の導入は、取引先の同意を得る必要があったり、従業員への教育コストが発生したりなど、決して容易ではありません。しかしその一方で、書面による契約からの解放は、業務効率、コスト削減、事業スピードの促進など、多くのメリットをもたらします。

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中小企業における電子契約システムの必要性

中小企業は小口で多数の発注を行うため、契約書を作成する機会が多い傾向があります。

しかし、書面で契約を交わす場合は、契約書の作成や印刷・郵送・管理など多くの手間がかかります。また、契約件数が多い場合は印刷代や郵送代も増えて、コストもかさんでしまうでしょう。

そこで契約手続きを電子化することで、契約書の印刷や郵送などの手間が省けて、コストも抑えられます。業務効率化やコスト削減のため、中小企業では契約のプロセスをクラウド上で完結できる電子契約システムが必要とされているのです。

また、電子化によって契約書の管理や整理、追跡も行いやすくなるのでミスも減り、業務改善が実現できます。

▷電子契約のメリット・デメリットとは？導入前に知っておくべき注意点も解説

電子契約システムの普及率

日本では、業務効率化やコスト削減などを目的に、各企業で電子契約システムの導入が進んでいます。

株式会社アイ・ティ・アールが行った調査によると、電子契約システム市場の2021年度の売上金額は157億2,000万円で、前年度比56.1％増となりました。企業だけではなく自治体でも導入への動きが加速しており、同市場の2021～2026年度のCAGR(年平均成長率)は23.6%、2026年度には453億円に達すると予測されています。

また、改正宅地建物取引業法の施行で、不動産取引においても電子契約が可能となったことや、インボイス制度による電子請求の普及に伴って、さらに電子契約システムの導入が加速すると考えられます。

[出典:株式会社アイ・ティ・アール「ITRが電子契約サービス市場規模推移および予測を発表」]

中小企業向けの電子契約システムの選び方

中小企業向けの電子契約システムを選ぶ際は、機能性やセキュリティ性の高さなど確認すべきポイントがいくつかあります。

ここからは、電子契約システムを選ぶ際のポイントを4つ紹介します。

契約数に応じて最適なプランがあるか

電子契約システムは、基本料金とは別に契約数に応じて料金が発生する従量課金制のプランや、毎月定額で利用できるプランを提供するサービスが多いです。

契約数が少ない企業であれば、契約数に応じて料金が発生する従量課金制のプランがおすすめですが、契約数が多い場合では費用が割高になりがちです。

そのため、契約の機会が多い企業は定額のプランを選ぶなど、自社の契約数に応じて最適なプランを選択しましょう。

必要な機能が搭載されているか

自社に必要な機能が電子契約システムに搭載されているかを確認しましょう。

電子契約システムには、稟議や承認などさまざまな機能があり、料金プランによっては利用できる機能が制限されることも少なくありません。

高いコストをかければ豊富な機能が利用できますが、自社に必要のない機能まで搭載されている場合もあります。また、逆にコストを抑えるあまり、必要な機能が利用できなければ導入の意味がありません。そのため、自社に必要な機能が搭載されているサービスやプランを選べるように、導入前に確認しておきましょう。

どちらの契約型に対応しているか

電子契約の署名方法には、当事者型と立会人型の2種類があり、それぞれ証拠力が異なると考えられています。

当事者型の電子契約には、認証局と呼ばれる政府が認めた公的機関での電子証明書の発行が必要です。厳重な本人確認のうえで発行されるため、なりすましのリスクが低く、立会人型よりも高い証拠力が認められます。

ただし、当事者型は電子証明書発行のコストや手間、契約相手が同じサービスを利用していなくてはならないなど、導入のハードルが高いというデメリットに注意が必要です。

一方で、立会人型は電子契約システムのベンダーなどの第三者が電子署名を付与します。比較的手間やコストをかけずに導入できる反面、当事者型よりも法的効力が弱い点がデメリットです自社の契約状況に応じて、どちらの方法が必要なのかを慎重に検討しましょう。

▷電子契約における立会人型と当事者型の違いは？各メリットや選ぶ基準を解説

セキュリティ性に優れているか

セキュリティ性の高さについても、電子契約システムを選ぶ際の重要なポイントです。

基本的に、どの電子契約システムもセキュリティ対策に力を入れていますが、クラウド上での管理になるため絶対に安全と言い切れるわけではありません。

ファイルや通信の暗号化、データのバックアップなど、システム独自のセキュリティ対策がどのように行われているのかを確認しておきましょう。

また、運用サポートが充実しているシステムは、万が一のトラブルが発生した際も迅速な対応が期待できます。セキュリティ対策に加えて、サポート対応時間や対応方法などについても確認することをおすすめします。

中小企業におすすめの電子契約システム

ここからは、中小企業におすすめの電子契約システム15選を紹介します。それぞれの費用や特徴を比較して、自社に合ったシステムを選んでみてください。

Digital Sign

Digital Signは、電子契約書を一元管理できる電子契約システムで、契約書はクラウド上で簡単に受け渡しが可能で、最短3分でスピード締結が可能です。

作成した電子契約書はクラウド上で管理し、簡単に整理や検索が行えます。また、アラート機能が搭載されているため、更新漏れなどのミスが生じるリスクも軽減できます。ほかにも、メール認証署名やタイムスタンプ機能、マイナンバーカード紐づけなど豊富な機能を備えている点が特徴です。

マネーフォワードクラウド契約

マネーフォワードクラウド契約は、インターネット環境があれば、いつでもどこでも契約締結ができるシステムです。電子契約書の作成がペーパーレス化につながるため、印刷代や郵送費などの細々とした費用を削減可能。

チャット・メールサポートや、プランによっては専任スタッフによる導入支援もあるため、初めて電子契約システムを利用する企業でも安心して活用できます。

freeeサイン

freeeサインは、クラウド会計ソフトの「freee会計」と連携が可能な電子契約システムです。

弁護士が監修したシステムで、契約書の作成から管理までのプロセスを一元化することが可能。電子サイン無料枠がプランごとに用意されており、コストパフォーマンスの高さには定評があります。

契約書のひな形は約100種類あり、弁護士が監修して最新の法令に対応しているため安心して利用できます。

ContractS CLM

ContractS CLMは、契約にまつわるさまざまな業務を集約し、契約業務の最適化が図れるシステムです。契約書の更新期間を知らせるリマインダー機能が搭載され、契約期限切れの防止が可能です。

自社の業務に合わせて契約管理台帳を作成・管理できる仕組みになっており、スムーズに電子化を進められる点もポイント。導入支援のサポートを受けられるのも特徴の一つです。

契約大臣

契約大臣は、株式会社TeraDoxが提供する電子契約システムです。

圧倒的なコストパフォーマンスが特徴で、月額2,020円(税込)から利用できるスタータープランでも、月に10件まで契約書を送信できます。お試しのフリープランでもタイムスタンプ・電子署名が利用でき、書面と同様の法的根拠を持てるのが大きなメリット。ユーザー数は1名から登録できるため、ユーザー数が少なくコストを抑えたい個人事業主や中小企業に人気の高いサービスです。

ジンジャーサイン

ジンジャーサインは簡単な操作で契約書の作成・管理ができるため、初めて電子契約を導入する企業におすすめのシステムです。

納品書・検収書など、契約書以外の文書にも使用が可能で、ステータス管理や本人確認機能など多彩な機能が搭載されていることが特徴。すべてのデータ通信が暗号化されるなど、セキュリティ対策も万全です。改ざん・情報漏洩などのリスク回避を重視する企業に適しています。

みんなの電子署名

みんなの電子署名は、株式会社ベクターホールディングスが提供する無料の電子契約システムです。

基本料金がかからないうえに、機能制限もなくすべての機能が利用可能。署名した文書をサーバーに保管する保管料が必要でしたが、2024年12月末実施予定のサービス統合に伴い、現在は保管料も無料になっています。

個人事業主の方や中小企業など、コストをかけずに電子契約を導入したい場合に最適なサービスといえるでしょう。

FAST SIGN

FAST SIGNは、株式会社マルジュが提供する電子契約システムです。最大の特徴は、派遣・パート・アルバイトの雇用契約に特化していることにあります。

大量に契約書の作成・締結が必要な場合でも、固定料金で利用できるためリーズナブルに利用できます。雇用契約書以外にも、業務委託契約書や見積書の作成などさまざまなシーンで利用可能です。

イースタンプ

イースタンプは、サポート体制が充実した電子契約システムです。相談専用の窓口も設置されており、サービス導入時からサポートが受けられます。紙の契約書もクラウドで一元管理し、タブレットやスマートフォンから手書きサイン機能の利用も可能です。

クラウドスタンプ

クラウドスタンプは、本人確認の際に基本のメール承認に加えて、アクセスコード認証が利用できます。最短数分で契約を締結できるため、契約頻度が高い企業におすすめのサービスです。

タイムスタンプによる改ざんやなりすましのリスク回避ができる機能が充実しているほか、サポート体制も整っているので安心して利用できます。

WAN-Sign

WAN-Signは、電子証明書をベースに契約が結べるシステムです。ISO9001認証 ・ISO/IEC27001認証 ・プライバシーマークなどを取得していることに加えて、官公庁や自治体など公的機関が多く利用しているため、信頼性の高さは抜群です。

取引先がアカウントを持っていなくても利用が可能で、取引先の状況に合わせてメール認証と電子証明書を併用したハイブリッド版も選べます。

クラウドサイン

クラウドサインは、売上シェアNo.1(※)を誇る電子契約システムです。契約を締結した場合に、第三者である弁護士ドットコム株式会社が電子署名を付すため、高い証拠力が担保されます。初めて電子契約を導入する中小企業の方は、電子署名も利用できるフリープランで使い勝手を試してみるのがおすすめです。

※株式会社富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場2023年版」(電子契約ツール、2022年度実績)

DocuSign

DocuSignは、世界で100万社以上の企業・団体が導入している電子契約システムで、充実した機能が特徴です。

ワークフローを自動化し、シームレスな契約締結が可能。ISO2700やSOC1 Type2などさまざまな認証を取得しており、セキュリティ体制も万全です。30日間の無料トライアルが設定されているため、導入前に使い勝手や機能性の確認が可能です。

BtoBプラットフォーム契約書

BtoBプラットフォーム契約書は、株式会社インフォマートが提供する電子契約システムです。

無料で利用できるフリープランがあり、登録できるユーザー数は無制限で電子契約は月に5件まで締結可能。無料でありながら、電子署名やタイムスタンプ、ワークフロー機能など豊富な機能を利用できます。導入から運用まで親身にサポートしてもらえる点も魅力です。

GMOサイン

GMOサインは、350万社以上の導入実績をもつ電子契約システムです。電子証明書・メール認証の両方が利用可能で、取引先によって契約方法を選択できます。

ワークフロー機能が搭載され、押印者や承認者を指定できるサービスも魅力です。導入・運用支援の動画コンテンツ/セミナーもあり、導入から運用まで手厚いサポートを受けられます。

中小企業における電子契約システムを導入するメリット・必要性

中小企業が電子契約システムを導入することで、コスト削減やコンプライアンスの強化などさまざまなメリットが得られます。

ここからは、中小企業における電子契約システムを導入するメリット・必要性を詳しく解説します。

コスト削減につながる

電子契約システムの最大のメリットは、コスト削減効果が高い点です。

紙ベースの契約書に不可欠だった印刷代・郵送費・収入印紙代などは、電子契約によって不要になり、付随する業務も軽減されるため人件費の大幅なカットにもつながります。

初期費用・月額費用などのランニングコストと比較しても、電子契約システムのコスト削減効果は高く、多くの企業で導入が進んでいます。

多様な働き方を実現できる

テレワークなどの多様な働き方に対応できるのも、電子契約システム導入のメリットです。

近年では、多くの企業でテレワークが導入されています。しかし、契約業務に関しては、契約書の紙での出力や押印のためだけに、出社しなければならない非効率さを課題として抱えている企業が多いのも事実です。

そこで、電子契約システムを利用することで契約書への押印が不要になり、すべてのプロセスがオンライン上で完結します。インターネットの環境があれば、場所や時間を選ばずに契約の締結が可能なため、多様な働き方を実現できる点がメリットです。

これにより、従業員満足度の向上にもつながるでしょう。

契約に関連する作業がスムーズになる

電子契約システムは、契約に関連する作業がスムーズになるメリットもあります。

これまで、紙ベースでの契約締結には、かなりの時間を要することが当たり前となっていました。「契約書の作成→同意→押印→郵送→押印→返送」というプロセスを踏まなくてはいけないからです。

決裁者が不在の場合などは、さらに時間を要してしまうこともあり、スピードを重視したい企業の課題だったといえるでしょう。

電子契約システムでは、契約に電子署名を付与(同意)した時点で契約締結が可能です。紙ベースで必要となっていた工数を減らし、スムーズな対応ができるようになります。

コンプライアンスの強化につながる

電子契約システムは、紙ベースの契約書よりもコンプライアンスの強化が図れます。

電子契約に法的根拠を持たせるためには、電子署名とタイムスタンプが必要です。「いつ・誰が」手続きをしたかが記録されるため、改ざんやなりすましのリスクを回避できます。

また、契約書はセキュリティ対策が施されたサーバーで保存・管理されるため、紛失や情報漏洩も防げます。これらの特徴により、電子契約システムの導入はコンプライアンスの強化につながるのです。

▷電子契約における本人確認の重要性となりすまし防止への対策について

電子契約システムの導入手順

電子契約システムをスムーズに導入し、円滑に運用していくには適切な手順を踏まなくてはなりません。ここでは、導入の手順を5つのステップに分けて解説します。

導入する目的を明確化する

最初に、自社が電子契約システムを導入する目的を確認しましょう。例えば、以下のような導入目的があげられます。

• 取引先の電子契約システム導入に対応するため
• テレワークに対応するため
• 契約に関するコストを削減するため
• 契約手続きをスムーズに進めるため
• 紙の契約書の印刷・郵送の手間を省くため

目的は各企業によって異なるはずです。目的を明確にすることで、自社に必要な機能を洗い出して最適な電子契約システムを選べます。目的を明確にしたうえで、導入によるメリットがあるのかを検討してみてください。

電子契約システムを比較する

目的とメリットが明確になったら、電子契約システムの比較検討を行います。電子契約システムには多くの種類があり、機能や特徴、料金なども異なるためです。例えば、以下のようなポイントを比較してみるのがおすすめです。

• 署名形式(当事者型・立会人型)の種類
• タイムスタンプの有無
• セキュリティ機能の豊富さ
• 他システムとの連携性
• サポートサービスの有無
• 無料トライアルの有無

無料トライアルがあるシステムは、実際に試してみて使用感や操作性を確認するとよいでしょう。また、導入サポートを行っているシステムであれば、安心して電子契約へ移行できます。自社の目的に合致しているかを十分に検討して選んでみてください。

業務フローや社内規定を見直す

業務フローや社内規定の見直しも大切な手順です。これまで行われていた紙の契約書での業務フローを洗い出し、電子契約システムの導入でどう変わるのかを見直しましょう。

また、社内規定に関しても契約書の押印に関する規程の修正や、電子契約のデータの取り扱いに関する規定を定める必要があるため、見直しを行わなければなりません。

社内規程を整備する

社内規程の見直し後は、電子契約に必要な規定に関する整備を行いましょう。社内規定に関しては、以下のことを定めておく必要があります。

• 電子契約の署名権限を定める規程
• データの訂正及び削除を制限する規程

電子契約の署名権限を定める規程に関しては、多くの企業の押印規程や印章管理にある「手書き署名の手続きに関する権限」を、電子署名にも広げることで対応可能です。

また、データの訂正及び削除を制限する規程は、タイムスタンプが付与されないメールやその他ツールでの電子取引を予定している場合は、必ず定めるようにしましょう。導入後の運用がスムーズにできるように、きっちりと整備を行ってみてください。

社内外へ電子契約導入をアナウンス

電子契約システムの導入が決定したら、社内外へのアナウンスが必要です。

特に、社内で電子契約に携わる担当者には社内研修や説明会を実施するなどして、業務フローや注意点、システムの使い方などを詳しく伝えておきましょう。

また、同時に取引先へのアナウンスも行います。電子契約システムに関する知見のない企業もあるため、丁寧な説明を心がけ、システム導入を理解してもらえるように働きかけてください。

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中小企業における電子契約システム導入時の注意点

最後に、中小企業における電子契約システム導入時の注意点を2つ紹介します。

取引先に対応してもらう必要がある

電子契約は、契約を締結する相手(取引先)にも対応してもらう必要があります。相手も電子契約システムを導入していれば問題ありませんが、電子契約に対する知見のない企業も少なくありません。また、​導入コストや法律面​に関する不安があり、電子契約に前向きではない企業もあります。

社内で稟議を通すように、メリットやデメリット、操作性やセキュリティ面など、取引先が安心できるよう丁寧な説明を行い、前向きに対応してもらうようにしましょう。

▷電子契約できない契約書とできる契約書の違い｜できない理由と電子化の秘訣

電子帳簿保存法の知識が必要になる

電子契約で締結した契約書を電子データとして保存する場合には、電子帳簿保存法を遵守しなくてはなりません。電子帳簿保存法は、1998年に施行された「国税関係帳簿書類を電子データとして保存することを認めた法律」で、時代や社会の変化に応じて、制定後も何度か法改正が行われています。

書類によって認められている保存方法が異なるため、契約業務の電子化においては、「電子データ保存」と「スキャナ保存」を使い分けなくてはなりません。契約書を適切に保存するためにも、電子帳簿保存法の知識は必須になる点に注意が必要です。

▷電子帳簿保存法の基本知識を解説！データ保存要件や法改正のポイントとは？

中小企業における電子契約システムの必要性を理解しよう

電子契約システムは、コスト削減や業務の効率化、スピーディな契約締結、テレワークへの対応など、さまざまな課題の解決が図れます。特に契約の機会が多い中小企業には需要が高く、導入が進んでいます。

しかし、電子契約システムには導入コストの問題や業務フローの整理など、事前に確認しておくべき点も多いです。本記事で紹介した手順や注意点を参考にして、自社に最適な電子契約システムの導入を進めてみてください。