電子契約のメリット・デメリットとは?導入前に知っておくべき注意点も解説

記事更新日:2022/03/24

電子契約システム

ITと契約締結を結びつける

「電子契約を本当に導入すべきなのか?」と悩まれる方も多いのではないでしょうか。この記事では、電子契約を導入するメリットやデメリットについて解説します。また、記事の後半ではおすすめの電子契約サービスもご紹介しますので、電子契約サービスの導入を検討される際の参考にしてみてください。

ビズクロ編集部がおすすめ!

電子契約サービス

  • 製本・押印・印刷の手間を削減
  • オンラインで素早く締結
  • 紙の契約書もすっきり一元管理
マネーフォワード クラウド契約 デバイス画像

「マネーフォワード クラウド契約」は、契約書の作成から契約の申請承認フロー・契約締結・保管をクラウド管理できる電子契約サービスです。紙の契約書を発行する際に必要な印刷・製本・押印・郵送などの手間や時間、郵送費ほか締結にかかるコストを削減できます。紙の契約と電子契約の一元管理が可能で、契約管理の業務効率化を実現します。

電子契約とは?

電子契約は、データで作成した電子的な契約書をやり取りし、電子署名を行うことで締結が可能となる契約のことです。

従来の書面契約と異なり、電子契約では、偽造防止としてタイムスタンプを用います。また、インターネット通信によってやり取りを行うため、契約締結まで時間がかからないことなどが大きな特徴です。

電子証明書を利用して本人であることを担保するため、高い信頼性を発揮するのも電子契約の大きなメリットのひとつだといえるでしょう。

電子契約が注目される背景や普及率

リモートワークなど新しい働き方の推進、あらゆる業務のデジタル化・自動化が進む昨今では、電子契約システム・サービスは以前と比べて急速に需要が拡大しています。

2021年の6〜7月に実施した株式会社インフォマートの調査(※)によれば、電子契約を導入している企業は27.9%とそれほど高くない状況でしたが、昨今では市場規模はさらに拡大し、多くの企業が導入を検討し始めています。

コロナ禍によってリモートワーク・テレワーク化が進み、電子契約をはじめとした業務の電子化・DX推進という大きなトレンドによって拍車がかかったと考えられるでしょう。

メリットがなければ電子契約のニーズはここまで拡大しないはずですから、電子契約には業務効率化やコスト削減を考えるうえで、多くのメリットがあるのです。

デジタル化を検討するうえで電子契約を自社に取り入れる際には、電子契約のメリットとデメリットを把握しておきましょう。そのうえで、より使いやすい電子契約サービスを見極めることが重要です。

※株式会社インフォマートの企業HPはこちら
※参照:PR TIMES「電子契約の導入率は3割にも満たない現状が明らかに~総務・法務担当466名の電子契約実態調査を発表~」

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電子契約を導入するメリット

電子契約は利便性が高いとは聞くものの、具体的にどのようなメリットがあるのかわからない方も多いかもしれません。ここでは、電子契約を取り入れる際に期待できるメリットをご紹介します。

(1)印刷代や印紙税を削減できる

従来の書面契約だと、印紙代や印紙税がかかるため、契約をひとつ締結する都度、付随するコストがかかっていました。1件あたりは小さくても、頻繁に大量の契約書をやり取りする企業にとっては、非常に大きな負担です。

しかし、電子契約なら印紙税法の課税物件が存在しないため、印紙税の納付が必要ありません。電子契約では印紙税の負担がない点は大きなメリットです。特に多くの契約締結業務が発生している企業にとって、大幅なコスト削減につながるでしょう。

(2)契約締結までの時間を短縮できる

契約業務は、紙ありきの契約の場合、締結までに多くの時間を要するのが一般的でした。そのため契約がなかなか進まず、進捗管理を行うという工数が増え、業務を圧迫する要因になっていたのです。

しかし、電子契約であれば、本来数日以上かかる契約業務の時間を大幅に削減できます。電子契約の場合、契約書送付はネットを通じて行うため、早ければその日のうちに契約を完了することも可能です。契約締結が高速化すれば、それだけ全体的な業務効率化につながる可能性は高いといえるでしょう。

(3)契約書類の管理が容易になる

紙の契約書を保管する際には、ファイリング作業や棚の整理などさまざまな業務が必要です。書類保管のためのスペースも確保しなければならず、書類保管と整理に多くの手間がかかっていました。

しかし、契約書類の管理を電子契約サービスで行えば、管理の手間を大幅に省くことが可能です。ファイリング作業も必要なければ、棚や引き出しの中を整理する必要もありません

データは全て、高水準のセキュリティ体制を備えたデータセンターで保管されます。そのため、保管場所を自社で確保する必要はないだけでなく、データの安全性も担保できるのです。

また、検索性が高まるのもメリットのひとつです。無数にファイリングされた紙の契約書だと必要書類を探すことは困難ですが、電子契約なら日付や金額などで絞り込んで検索できるので、必要書類を素早く見つけることができます。

(4)コンプライアンスが強化される

電子契約のメリットとして、コンプライアンス強化につながるという点も挙げられるでしょう。自社倉庫や資料室などで契約書を管理する場合、紛失や改ざんなどのリスクが必然的に高まります。また、災害時に物理的に復元不可能な状態になるなどといったリスクも発生しかねません。

しかし、電子契約であれば、安全性が担保されたデータセンターで電子管理されるため、書類の物理的な破損や紛失を防げます。また、コンプライアンス違反の恐れも軽減されるでしょう。電子契約サービスのセキュリティは、厳しい基準をクリアした高水準のものとなっており、情報事故を防ぐことができるからです。

(5)契約締結時の確認漏れを防止できる

契約締結や更新など、対応漏れを防げるのも大きなメリットだといえるでしょう。紙の契約書だと自分たちで期限を管理する必要がありますが、電子契約の場合はシステムが期限の通知を行ってくれます。

そのため、「更新月に気づけなかった」「契約書が届いていたのに送り返すのを忘れていた」といった抜け・漏れを未然に防ぐことが可能です。また、システムのアラート機能を活用すれば、大量の契約書を管理する際にも対応漏れやミスを大幅に減らせるでしょう。

(6)リモートワークやテレワークに対応しやすくなる

昨今の働き方改革の一環として注目されているリモートワーク・テレワークには、多くの課題が指摘されています。よくあるのは、リモートで業務を行うためのシステム導入が追いつかず、結果としてなかなかリモートで働けなかったり、頻繁に出社してこなければならなかったりするなどといった課題です。

そうした課題の解決に貢献してくれるのが、電子契約です。電子契約ならリモート環境でも契約締結が可能なため、例えば署名捺印のためにわざわざ出社する必要もありません。

また、電子契約サービスはセキュリティ水準も高いため、リモートでアクセスしても安全である点も非常に大きなメリットだといえるでしょう。

電子契約を導入するデメリット

電子契約にはさまざまなメリットがあるからこそ、飛躍的に需要が伸びてきました。しかし、電子契約の導入を検討するなら、それに伴うデメリットも把握しておかなければなりません。

ここからは、電子契約を取り入れる場合のデメリットについて解説します。

(1)導入時に業務フローの見直しが必要になる

電子契約を取り入れるということは、これまでパソコンと紙、はんこで行っていた契約のプロセスが大きく変わるということです。そのため導入時には、業務フローの大幅な見直しが必要になる可能性があります。

ITシステムにあまりなじみのない現場では、新しい業務フローが浸透するまで苦労する可能性もあるでしょう。

(2)取引先の理解や協力が必要になる

電子契約は、基本的に双方の同意がなければ進めることはできません。したがって、主要な取引先が電子契約を導入していない場合は、電子契約の導入について慎重に相談する必要があります。

また、電子契約システムの導入を取引先にも促す場合には、導入サポートやアフターフォローが必要になる可能性もあるでしょう。

(3)サイバー攻撃のリスクがある

注意したいのは、サイバー攻撃によるセキュリティのリスクです。確かに電子契約サービスのセキュリティは非常に水準が高いですが、新手のサイバー攻撃のターゲットにされてしまうと情報流出といったセキュリティ事故が起きてしまう可能性は否定できません

もちろん、紙の契約書にもさまざまなコンプライアンス違反の要因が潜んでいるため、どのような方法で契約業務を進めるにしても、必ずリスクは伴いますが、サイバー攻撃が心配だという場合は、しばらく導入を見送る必要もあるでしょう。

電子契約の導入前に知っておくべき注意点や問題

電子契約システムを取り入れる際には、事前に注意したい点がいくつかあります。以下でご紹介する注意点について把握しておきましょう。

(1)電子契約に対応していない契約書がある

電子契約は、全ての契約書で契約が可能というわけではありません。電子契約非対応の契約書もあるため、システム導入前によく確認しておく必要があります。

例えば、定期借地契約、定期建物賃貸借契約、不動産売買・交換の媒介契約書、事業用定期借地契約、特定商取引(訪問販売等)の契約等書面などは電子契約非対応です。電子契約非対応の契約書は、法律によって定められています。今後の法整備によって電子契約対応となることも予想されますが、現状は紙のみでの契約なので注意が必要です。

(2)電子契約関連の法律を把握する必要がある

電子契約が国内で普及したことには、法整備がなされたことも関係しています。電子契約について定義や保管のやり方などを定めている法律は、以下の通りです。

  • 電子帳簿保存法
  • 電子署名法
  • IT書面一括法
  • e-文書法

電子契約は、法令遵守のもとで締結することが必須です。基本的に、多くの電子契約サービスは弁護士などの法律家監修のもと提供されているため、サービスの形態や機能自体には問題ありません。ただし、利用する側として法律の内容を理解しておくことも重要なので注意しましょう。

おすすめの電子契約サービス6選

ここからは、電子契約へ移行する際に積極的に導入を検討したいおすすめサービスをご紹介します。電子契約サービスの数は非常に多いため、まずは人気かつ有名なサービスの特徴を知っておきましょう。

(1)CloudSign(クラウドサイン)

クラウドサインは、国内ナンバーワンのシェアを誇る電子契約サービスです。弁護士ドットコム株式会社によって運営されており、弁護士が監修を行っているからこそ法令遵守の面でも安心できるのが特徴です。

大手企業や官公庁まで利用するサービスとなっており、セキュリティ体制も高水準を誇ります。導入実績は30万社以上に及び、多機能で利用しやすいのも魅力です。料金は無料プランから、月額11,000円〜30,800円の有料プラン、応相談のエンタープライズプランまでさまざまな契約形態があります。

(2)GMOサイン

電子契約サービスとして導入企業数ナンバーワンの実績があるGMOサインも、検討したい人気サービスのひとつです。導入している企業は40万社以上にのぼります。

手形サインや押印ワークフロー、契約書の保管、テンプレート機能、一括送信、外部ツールとの連携など多彩な機能が搭載されているため、スムーズな業務効率化が可能です。スマホアプリの提供も行っており、スマホで契約締結ができる利便性の高さが魅力だといえるでしょう。

料金体系には、無料プランと月額9,680円の有料プランがあります。

(3)DocuSign(ドキュサイン)

世界中で支持されているDocuSignは、世界180か国以上の地域でサービス提供を行っており、導入企業は100万社以上に及びます。世界屈指のシェアを誇る電子契約サービスだからこそ信頼性は高いといえるでしょう。

契約締結までのリードタイムを80%短縮できるとうたうサービス内容なので、業務効率化に向けて大いに期待できます。44言語に対応しているのも魅力のひとつです。世界中、どこの地域でも信頼される厳しい基準のもとセキュリティ強化を行っているため、安全性も担保されています。

(4)ジンジャーサイン

ジンジャーサインは、最短1分で契約書送付完了ができるシンプルで使いやすさに定評がある電子契約サービスです。電子契約に必要な基本機能は全て取り揃えており、さらにAWSサーバーにデータ保管することで強固なセキュリティ体制が構築されています。

導入までのサポートも設計から運用までフェーズごとにサポートしてくれるので非常に安心です。料金体系は、ライトプラン月額8,700円・ベーシックプラン月額30,000円・アドバンスプラン月額50,000円の3つが用意されているので自社に合った最適なプランをぜひ検討してみてください。

(5)freeeサイン(旧 NINJA SIGN by freee)

freeeサインは、使いやすさに定評のある電子契約サービスです。契約業務に関することをツール内でまとめて管理・運用できるため、ワンストップ型電子契約サービスとして知られています。

シンプルで操作性に優れているため、法務部や情報システム部などの担当者でなくても、すぐに操作できるのが魅力です。従量課金なしの料金システムとなっているため、高い費用対効果が期待できるでしょう。

無料プランと、月額4,980円〜50,000円の有料プランがあります。月額4,980円と、他社に比べてリーズナブルなプランがあるのも嬉しいところです。

(6)BtoBプラットフォーム契約書

BtoBプラットフォーム 契約書は、20年以上も前からサービス提供を行ってきた長い歴史を持つ電子契約サービスです。そのため導入企業も少なくありません。安全性と信頼性の高さは、長い歴史が証明しているといって良いでしょう。

セキュリティ対策は常に万全を期しており、必要に応じてセキュリティ強化オプションを利用することも可能です。その他不正アクセス対策や障害対策も徹底されています。

無料プランと、月額10,000円もしくは30,000円〜有料プランがありますが、無料プランでも、一部のワークフロー機能を使うことができるなど、メリットも少なくありません。

メリットとデメリットを把握して電子契約の導入へ

電子契約サービスには多数のメリットがあり、デジタル化が著しく進む昨今の環境変化もあいまって、需要が急速に拡大しているサービスです。便利なツールを取り入れたり、業務フローを見直したりして業務効率化を目指すなら、電子契約への切り替えもぜひ検討したいところです。

ただし、メリットの多い電子契約にもリスクやデメリット、注意点はあります。メリットとデメリットを比較し、導入を検討すべきでしょう。各電子契約サービスの特徴もチェックしておき、効率化のための施策を実行することをおすすめします。

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