電子帳簿保存法の基本知識を解説!データ保存要件や法改正のポイントとは?

記事更新日:2022/03/03

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電子帳簿保存法という言葉を聞いたことはあっても、内容についてはよくわからないという方も多いのではないでしょうか。本記事では、電子契約の導入を進める際に理解しておきたい電子帳簿保存法の基本知識について、保存方法や法改正のポイントを解説します。トラブルが起こらないよう、法律に則って電子契約書を管理していきましょう。

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電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、これまで紙媒体での保存を義務とされていた「国税関係帳簿書類」の電子データ保存を認めるため1998年に制定された法律です。主に、帳簿や請求書などの書類の事務処理の負担軽減を目的として、具体的に次の2つの制度を定めています。

  • 税法で保存が義務付けられている紙の帳簿は、一定の要件を満たせば電子データやスキャンデータにして保管することができる。
  • 税法上、書面での伝達を行った書類についてのみ保存を義務としていた点について、電子取引にて、これらのやり取りを行った場合は、その取引データを保存すること。

1998年に制定された電子帳簿保存法ですが、施行当初は、保存要件の厳しさなどから、円滑な普及とまではいきませんでした。しかし、社会のデジタル化の波を受けて改正される度に要件が緩和されていき、現在では、電子データによる保存がしやすくなっています。

(1)国税関係帳簿書類とは?

電子帳簿保存法の施行によって電子データによる保存が認められるようになった「国税関係帳簿書類」とは、法人企業に保存が義務付けられている「帳簿」と「書類」のことを指します。それぞれの内容は、以下の通りです。

帳簿とは、日常的な取引を記録し、決算資料を作成する際の根拠となるものです。具体的には仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳などが該当します。

書類には、「取引関係書類」と「決算関係書類」の2種類があり、それぞれ該当する書類は以下の通りです。

  • 取引関係書類:請求書、契約書、注文書、見積書、領収書、納品書など
  • 決算関係書類:棚卸表、貸借対照表、損益計算書など

なお、2021年の電子帳簿保存法改正により、インターネット上で行なった取引など、電子取引に関する、注文書や契約書、見積書や領収書などの書類は、紙ではなく、データのまま保存することが義務付けられました。

(2)電子帳簿保存法は書類管理の課題解決に貢献

経理や会計業務に関連する書類は、会社法や法人税法により、一定期間の保管が義務付けられています。その期間は、書類の種類により、7年〜10年間と異なりますが、紙の書類を、このように長期間保存しておくことは保管スペースやコスト面から見ても企業にとって大きな負担でした。

当初は、順調な普及とはいえなかった電子帳簿保存法ですが、その後、何度か法改正が実施され、2021年の改正では、電子保存する際の税務署への事前手続きの廃止や電子データを保存する際の要件などが緩和されました。そのため、これまで以上に電子データによる保存がしやすくなり、書類の電子化によって会計処理における課題を解決する企業も増えています。ここではその理由を3つご紹介します。

紙の印刷・保管といった管理コストの削減

経理や会計業務においては、請求書、契約書、領収書など、さまざまな書類や帳簿を管理します。これらすべてを紙で管理しようとすれば、「用紙代」「印刷代」「書類の郵送費」などがかかります。

また、先にお伝えした通り、経理や会計に関わる書類や帳簿は、7年〜10年もの長期間に渡って保存することになるので、それ相応の保管スペースが必要となります。そうなれば、保管場所の整理も定期的に行う必要がでてくるでしょう。紙媒体から電子データによる保存に切り替えることにより、こうした管理コストの削減が可能になるのです。

紛失や情報漏えいリスク

紙の書類や帳簿は、多くの企業で、施錠できる専用の保管室やキャビネットなどに保管しておくケースが多いでしょう。しかし、この方法だと、人に頼る管理体制になってしまい、担当者がうっかり施錠し忘れるなど、セキュリティ面でのリスクや不安が生じてしまいます。

また、紙媒体で保管していると、のちに閲覧が必要となった時に、膨大な書類の中から、該当する書類を見つけることになります。そのため、探している過程で保管場所が入れ替わってしまうといった紛失トラブルも少なくありません。

その点、電子取引や電子契約サービスにおいては、アクセス制限や修正履歴、強固な認証方式などにより情報漏えいを防ぐセキュリティ対策を実施しています。さらに、検索によって目的の書類の閲覧などもしやすくなるため、管理が煩雑化することによる書類や帳簿の紛失も起こりにくくなります。

場所を問わずに業務を行える

テレワークを導入していても、電子契約サービスの導入がなく、契約書をはじめとする書類のやり取りのために、従業員が出社しているという企業は少なくありません。

電子契約書に移行することで、会計や法務の他、業務の担当者など、契約に関わる従業員が、書類の印刷や押印のために出社する必要はなくなります。場所を問わず業務が進められるため、押印作業や契約先との郵送でのやり取りなど、従来では1週間以上かかっていた契約業務を、最短即日で終わらせることも可能です。

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電子契約書類の保存方法は大きく3種類

電子帳簿保存法は、制定後に何度か改正が行われているため、最新の保存要件や方法について、混乱してしまうこともあるでしょう。

現在のところ、電子帳簿保存法での保存は大きく「電磁的記録による保存」「スキャナでの保存」「電子取引データの保存」の3つの方法に分けられます。ここでは、それぞれの保存方法の注意点や対応書類をご紹介します。

(1)電磁的記録での保存

電磁的記録での保存とは、データ作成者が、一貫してパソコンで作った電子データを保存することを指します。電磁的記録での主な保存方法と保存可能な書類や帳簿は次のとおりです。

<保存する際の注意点>

  • パソコンを使って一貫して作成されたデータであること
  • ハードディスクやCDやDVDなどのメディアに保存する
  • クラウドサービスを使ったサーバーでの保存も可能

<保存可能な書類・帳簿>

  • 国税関係帳簿(仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、固定資産台帳など)
  • 決算関係書類(損益計算書、貸借対照表など)
  • 取引関係書類(請求書や見積書の控え、領収書の控えなど自社が発行した書類のみ)

上記の電子データの保存に関しては、作成した際に各自でハードディスクなどのメディアに保存してしまうとデータが分散してしまい、集めるのに膨大な手間がかかります。

また、このときに情報漏えいや紛失なども生じかねません。クラウドサービスを利用すれば、セキュリティが万全なので情報が漏洩する心配もなく、データの共有ができます。

(2)スキャナでの保存

電子帳簿保存法では、「スキャナを使って紙の書類を読み込み電子データとして保存する」方法と、「紙の書類をスマートフォンで撮影し電子データに変換して保存する」、2つの方法が認められています。

このスキャナでの保存においては、真実性の確保の観点から以下の要件が定められているので注意しなければなりません。

<保存する際の注意点>

  • スキャンする際は、解像度やカラーなど一定の基準をクリアすること
  • 訂正や削除した履歴が残る、もしくは訂正・削除ができない電子システムを利用する(この場合はタイムスタンプは不要)
  • 上記システムを利用していない場合は、保存する電子データに最長70日以内(2カ月とおおむね7営業日以内)にタイムスタンプを付与する

<保存可能な書類>

  • 取引先から受領した書類(請求書、領収書、契約書、納品書、見積書など)

上記のとおり、これまで3営業日以内のタイムスタンプ付与と自署が義務付けられていた部分については、令和4年1月の法改正により、大きく変更されています。なお、これらの書類を画像データにて保存する際の、税務署への事前承認も現在は必要ありません。

(3)電子取引データの保存方法

電子取引には、「EDI取引」「インターネットを介した取引」「電子メールや添付ファイルを使った取引」「オンラインショッピングサイトなど、インターネット上のサイトを通じた取引」などが該当します。

なお、取引データは、受信と送信の両方のデータ保存が必要であり、なおかつ保存する際は、真実性の確保として、以下のいずれかの要件を満たす必要があります。

<保存する際の注意点>

  • 訂正・削除履歴が残る、もしくは、訂正・削除ができないシステムを利用する
  • (上記の機能がない場合)タイムスタンプが付与された後に取引情報のやり取りを行う
  • 取引情報の授受後、直ちにタイムスタンプを付与し、保存者もしくは監督者の情報が確認できる状態にする
  • 訂正や削除に関する事務処理の社内規程を定め、規定に従った運用を行う

<保存可能な書類>

電子メール、EDI、クラウドシステムなどにより授受した

  • 請求書、領収書、契約書、⾒積書など

また、電子取引の保存用件には、上記のほか可視性の確保の観点から、検索機能を確保することなどの要件もさだけられているため、注意が必要です。

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電子帳簿保存法上の保存要件まとめ

電子帳簿保存法によって定められた、帳簿を保存する際の保存要件は、以下のとおりです。

真実性の確保 (1)訂正・削除履歴の確保(帳簿) 帳簿に係る電子計算機処理に、次の要件を満たす電子計算機処理システムを使用すること。

(イ) 帳簿に係る電磁的記録に係る記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること

(ロ) 帳簿に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行った場合には、その事実を確認することができること

(2)相互関連性の確保(帳簿) 帳簿に係る電磁的記録の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと
(3)関係書類等の備付け 帳簿に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)の備付けを行うこと
可視性の確保 (4)見読可能性の確保 帳簿に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと
(5)検索機能の確保 帳簿にかかる電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと

(イ)取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できること

(ロ)日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること

(ハ)二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

[出典:国税庁「電子帳簿保存法上の電子データの保存要件」]

※書類の電子データやスキャナ保存をする場合は、保存用件が異なります。

次項では、それぞれの内容をわかりやすく解説します。

(1)訂正・削除履歴の確保

電子計算機、いわゆるパソコンなどのコンピュータで帳簿を処理する場合は以下のいずれかの要件を満たさなければなりません。

  • 電子データの訂正や削除を行った場合は、それらの履歴が残り確認できること
  • 電子データの訂正や削除ができないこと

上記いずれかの機能が備わっていないシステムを利用する場合は、タイムスタンプが付与されること、もしくは訂正・削除に関する事務処理の適切な規定があることが求められます。

(2)相互関連性の確保

帳簿に関する電子データにある記録事項と、その帳簿に関わる他の帳簿の記録事項との間に相互関係があることが確認できるようにしておかなければいけません。

例えば、一方の帳簿からもう一方の帳簿へ転記する場合、連番や集計期間などの情報を付帯させることなどです。

(3)関係書類等の備付け

帳簿を電子データ化して保存することに伴い、利用する電子契約サービスのシステムが分かる概要書やマニュアル、仕様書などを備え付けておくことが義務付けられています。

電子契約サービスを導入する際は、その会社の担当者に概要書やマニュアルの準備を依頼しておきましょう。

(4)見読可能性の確保

見読性の確保に関する要件は、電子化されたデータを速やかに確認できる環境を整えておくことを目的としています。

そのため、保存場所には、ディスプレイを含むパソコン機器一式、システム、プリンタ、などを、それぞれの操作マニュアルと併せて用意しておき、速やかにデータの確認ができるようにしておかなければんりません。

(5)検索機能の確保

保存した電子データを速やかに検索するために、いわゆる「絞り込み検索」ができるよう、次の3つの機能を確保することが定められています。

  1. 取引を行った日付、勘定科目、取引の金額などの主要な項目使った条件検索ができること
  2. 日付と金額で項目する際に範囲指定ができるように設定しておくこと
  3. 任意で2つ以上の項目を組み合わせた条件検索ができること

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電子帳簿保存法改正の歴史と背景

電子帳簿保存法は、経済社会のデジタル化を受けて法改正を繰り返し、規制の緩和をしつつ、より運用しやすい制度へと変化しています。しかし、電子契約を導入している企業はまだ少ないといえる現状にあります。特に中小企業においては、まだまだ紙媒体での処理や取引を続けている企業が多いでしょう。

そのことが浮き彫りになるきっかけとなったのが、新型コロナウイルス感染症の流行です。電子契約をはじめ、経理・会計業務の電子化を導入していないことが理由でリモートワークが実現できない企業や、さらには、業務をストップせざるを得ない状況になってしまったという企業もありました。

そのような背景もあり、政府は電子化を加速させるべく、2021年の改正では大幅な規制緩和を行ったのです。

それでは、これまでの電子帳簿保存法改正の歴史を紐解いてみましょう。

1998年 電子帳簿保存法が施行される
2005年 国税関係書類の一部スキャナ保存が可能になる
2015年 スキャン保存の要件が緩和。金額基準が撤廃され電子署名も不要に
2016年 スキャン保存の対象にデジカメやスマートフォンも追加される
2019年 過去の重要書類も税務署に届出することでスキャン保存が可能になる
2020年 条件を満たすキャッシュレス決済であれば領収書が不要となる
2021年 税務署への事前承認手続きの廃止、タイムスタンプや検索機能の要件緩和。電子取引データで受領した書類の紙での保管は原則不可に(猶予期間および条件あり)

※2021年の改正法は、2022年1月1日に施行

【2022年施行】電子帳簿保存法の改正ポイント

電子契約書に切り替える際には、新しい業務フローや社内規定を整える必要があります。また、既に電子契約書を導入している企業も、改正に合わせて修正を行うことになるので、最新の電子帳簿保存法について、しっかりと理解しておくことが重要です。

ここでは、2022年に施行された電子帳簿保存法のなかで、電子契約書の業務に関わる部分に焦点を当て、重要な改定ポイントを5つご紹介します。

(1)事前承認が不要に

従来、国税関係帳簿や書類の電子データ保存やスキャナ保存する場合、原則3カ月前までに所轄の税務署で申請手続きを行い、承認を得なくてはいけませんでしたが、改正によりこの手続きが不要となりました。

データ保存に関する税務署への事前申請が必要なくなったことにより、企業側の業務負担が軽減するだけでなく、業務フローも簡略化できるので、電子契約システムの導入もしやすくなったのです。

(2)検索要件の緩和

以前の電子帳簿保存法では、広範囲に渡る検索要件がありましたが、前項でもご紹介したように、改正後の要件は「取引した日付、取引の金額、取引先」の3つに限定されています。

さらに、税務職員が質問検査権に基づいて電子データのエクスポートを求めた場合、それに応じることができるなら「日付と金額で項目する際に範囲指定ができるように設定しておくこと」「任意で2つ以上の項目を組み合わせて条件検索ができること」の要件も不要です。

(3)タイムスタンプ要件の緩和

タイムスタンプは、ある時刻にその電子データが存在していた証明をするもので、電子データの信頼性を証明し改ざん防止の役割を果たしています。

電子データの真実性を確保する上で重要なタイムスタンプですが、電子帳簿保存法の改正後は、その要件が緩和されています。主なポイントは、次の2つです。

  • タイムスタンプを付与する期間が記録事項の入力期間と同じく、約2カ月とおおむね7営業日以内である、最長70日以内に延長
  • 電子データの訂正および削除の履歴やログが残せこの事実と内容を確認できる電子システム(もしくは訂正や削除ができないシステム)であればタイムスタンプ不要

この改正により、タイムスタンプを取得するまでの手間と時間を大幅に削減できるようになりました。

(4)電子データでの保存を義務化

2021年の改正は、条件の廃止や緩和が目立ちますが、一方で、電子データの保存に関する要件が厳格化された部分もあります。

改正前は、電子取引により受け取った書類について、印刷した書類での保存も認められていましたが、改正により、これらの書類の紙での保存は認められなくなりました。メールやウェブサイトを使っての電子取引でも、電子データでの保存が義務化されているので注意が必要です。

ただし、電子データ保存の義務化には一定の要件を満たしたときに限り2年の猶予が認められています。猶予期間は2023年(令和5年)年12月31日までなので、実質的な義務化は2024年(令和6)年1月1日からとなる点を覚えておくと良いでしょう。

(5)罰則規定の追加

電子帳簿保存法の要件緩和に伴い、今後は多くの企業が電子契約システムを導入することが予想されます。今後、起こり得る不正の防止策として、不正行為を行った際の罰則が、2022年に施行された改正法により強化されました。電子データの隠ぺいや申告漏れがあった場合に、ペナルティとして重加算税(35%)にさらに10%加重されます。

電子帳簿保存法に対応できる電子化システムを導入しよう

会計処理に関する帳簿や書類、また、契約書は、紙で管理しようとすると、多くの管理コストがかかります。特に、契約書となると、社内での作成・承認作業や取引先とのやり取りなど、複数の工程が発生します。

これをオフラインで行う場合、多くの時間を要することになるでしょう。そのため電子契約を導入することで経費削減だけでなく、業務の大幅な効率化が図れるメリットもあります。

電子契約に移行するためには、事前準備から社内周知するまである程度の期間が必要です。電子帳簿保存法の改定に対応できる電子契約システムの導入を検討される際は、システムへの移行を段階的に進められることをおすすめします。

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