脱ハンコがなぜ重要?電子化するメリット・デメリットや推進する方法を解説!

2022/1/26 2022/02/10

電子契約システム

ハンコは効率が悪いというイメージ画像

昨今、テレワークの推進により「脱ハンコ」を目指す企業が日々増えています。しかし、ハンコ文化が根強い日本では脱ハンコに一歩踏み出せない企業も多く存在します。本記事では「脱ハンコ」の意味や移行するメリットを徹底解説します。ぜひ参考にしてください。

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「マネーフォワード クラウド契約」は、契約書の作成から契約の申請承認フロー・契約締結・保管をクラウド管理できる電子契約サービスです。紙の契約書を発行する際に必要な印刷・製本・押印・郵送などの手間や時間、郵送費ほか締結にかかるコストを削減できます。紙の契約と電子契約の一元管理が可能で、契約管理の業務効率化を実現します。

脱ハンコとは?

オフィスワークにおいて、ハンコは今も昔も必要不可欠なアイテムです。納品書、契約書、請求書などの書類にハンコを押す光景は、現在の日本企業において当たり前のように見られます。

ハンコには日本文化の側面もありますが、業務の電子化・合理化・スピード化を鈍らせる大きな原因となっているのも事実です。

そこで、「電子署名」や「電子承認ツール」などが、脱ハンコを推進するための方法として期待されています。テレワーク推進のためにも、これらを積極的に活用し、脱ハンコを目指すことは日本企業が取り組まなくてはならない重要な課題といえるでしょう。

政府による脱ハンコの流れが加速

脱ハンコの重要性は、以前から繰り返し指摘されてきました。2017年には、データ環境の整備・行政手続のオンライン化などの実現に向けた「デジタル・ガバメント実行計画」を政府が発表しました。業務のデジタル化・電子化を推進することを目標に、脱ハンコを図る方針を示しています。

さらに、2019年に施行された「働き方改革推進法」によって、在宅ワークやテレワークに対する世間の関心が高まり、脱ハンコの流れは止まらなくなりました。

コロナウイルスによって契約業務のDX化がさらに注目される

2020年に入ると、世界中が新型コロナウイルスの猛威に直面しました。コロナウイルス感染症への対策として、政府は在宅ワークやテレワークを推進することを企業に推奨するようになりました。そのために避けて通れないのが、業務のデジタル化・DX化です。

2020年9月に発足した菅内閣は、行政のデジタル化を掲げると、世の中は脱ハンコに向けて急速に動き出しました。2020年11月13日、河野太郎行政改革担当大臣が、行政手続きにおける認印全廃を発表しました。約15,000件の行政手続きのうち、不動産登記や法人登記など83件の手続き以外は、ハンコが不要になるという結果になりました。

このような政府の脱ハンコ化によって、デジタル化の波は民間企業にも影響を及ぼし始めています。脱ハンコ、すなわち契約業務のDX化(デジタルトランスフォーメーション化)へと着実に向かっているのです。

脱ハンコ文化はどのくらい企業に浸透している?

政府が働き方改革を掲げ、上記のような背景も追い風となり、デジタル化を確実に推進しています。では、実際に脱ハンコ文化は現在どのくらい企業に浸透しているのでしょうか。

現状の日本ではまだまだ定着していない

日本の企業では、脱ハンコがまだまだ定着していないのが現状です。電子契約についての調査結果では、国内企業の電子契約導入率は3割にも満たないことが明らかになっています。

また、電子契約を導入している企業でも、重要な書類は従来通りにハンコを押して決済するなど、完全に脱ハンコに移行しているわけではないようです。

ハンコの電子化が進まない理由は?

ハンコの電子化が進まない大きな理由のひとつとして、日本特有の「ハンコ文化」が原因にあげられます。「ハンコを押す=書類に対する責任を持つ」という認識が未だに多くの日本企業で残っているのです。

実際に新型コロナウイルスの蔓延により、政府がステイホームを呼びかけていた時期であっても、ハンコを押すためだけにわざわざ出社するという事例が数多く見られました。

脱ハンコを進めるためには、決定権を持つ経営陣の意識改革が根本的に必要です。これらを踏まえて考えると、日本でハンコの電子化が定着するにはもう少し時間がかかるでしょう。

脱ハンコする場合としない場合の比較

脱ハンコをする場合と脱ハンコをしない場合では、オフィスワークを進めるうえで大きな違いが生じてきます。

主な違いを比較して以下の表にまとめたのでご覧ください。

〈比較項目〉 脱ハンコをしない場合 脱ハンコをした場合
システムの導入コスト ×
生産性の向上 ×
無駄なコストの削減 ×
無駄な業務の削減 ×
柔軟な働き方への対応 ×
企業イメージの向上 ×
社内の業務フローの整理

脱ハンコによって、生産性の向上、無駄な費用削減、企業イメージの向上など、明らかにメリットが多いことがわかります。

ハンコを電子化するメリットを正しく理解することも、脱ハンコを進めていく上で重要になるでしょう。ここからは、さらにハンコ文化が抱える課題をより細かく解説します。

ハンコ文化が抱える課題とは?

政府が脱ハンコを含めたデジタル化を推進するのには、もちろん理由があります。それらを理解するために、ハンコ文化が抱える解決すべき3つの課題を確認しましょう。

1.生産性が低下

ハンコの存在は、仕事の生産性を低下させる要因になると考えられています。実際、多くの仕事をする人間がなんとなく感じていることでしょう。

これは最近の見解ではなく、数十年も前から生産性の低下がハンコ文化の課題であるとの共通認識がありました。

ハンコを押す行為自体には、会社に利益をもたらす効果はもちろんありません。むしろ時間の浪費というマイナス面ばかりです。

押印前の根回し、押印のための回覧やそれに伴う無駄な待機時間、押印後の書類提出・管理など複数の管理業務が発生します。そして、本当にやるべき業務に時間が使えなくなり生産性が低下してしまうのです。

2.ペーパーレスが進まない

ペーパーレスの妨げになるのも、ハンコ文化が抱える課題のひとつです。

従来のハンコの代わりに電子印鑑・電子サインを導入すれば、ペーパーレスを推進することが可能です。ペーパーレスが実現すれば、書類のファイリングやラベリングの管理業務、他拠点や取引先への輸送などの手間が省けるなど、無駄なコスト・業務の削減も可能です。

逆にハンコ文化から抜け出せずにペーパーワークを続けていると、不要なコストや管理工数をかけ続けることになります。

3.テレワーク導入が進まない

ハンコ文化は、テレワーク導入が推進できないという課題もあります。

新型コロナウイルスの影響によって、テレワーク推進に積極的な企業もかなり増加しました。しかし、ハンコ文化がネックとなるケースも少なくありません。電子契約を導入していないため、契約書に押印するためだけに社員がわざわざ出社しないといけないこともあるのです。

脱ハンコが進まない限り、完全なテレワークの導入は難しく、どんどん時代の波に乗り遅れることになるでしょう。

脱ハンコを進めるメリット

では、脱ハンコの実現は、企業やビジネスにどんなプラスの変化をもたらすのでしょうか。ここからは、脱ハンコで得られる4つのメリットについて詳しく解説していきます。

メリット1 | 生産性の向上

生産性向上への貢献こそが、脱ハンコにおける最大のメリットです。

脱ハンコが実現すれば、押印にかかる無駄な作業の削減をはじめ、書類保管や書類管理などの業務、これらにかける社員の仕事時間が軽減します。

これらの業務がなくなれば、より大切な業務に取り組む時間の確保が可能です。結果的に生産性の向上へとつながっていきます。

メリット2 | コストの削減

脱ハンコによって、ペーパーレス化は間違いなく推進します。これまでのペーパーワークで負担となっていた紙書類にかかる印刷費、輸送費、設備の維持費などのコストカットは有益なメリットです。

また、課税対象である紙の文書であれば印紙の購入が義務づけられていますが、電子契約なら印紙税を納める必要もなくなります

さらに、契約書の印刷・封入にかかる人件費や郵送費、書類保管スペースの確保にかかる費用、プリンターのメンテナンス費用なども削減でき、今まで積み上がっていた多くの小さなコストを削減することが可能です。

メリット3 | 新たな働き方が可能

脱ハンコは時代に合った新たな働き方に対応するには必要不可欠になります。

脱ハンコを行い紙書類の電子化が加速すれば、押印のためだけに出社する必要はありません。時間や場所に捉われず、いつ・どこからでも申請・承認のプロセスが可能になるためです。つまり、フルリモートが可能になり、場所や時間に囚われない新しい働き方が実現します。

新たな働き方は、従業員のライフワーク充実につながり、企業イメージ向上も期待できます。そうすれば、業績や採用活動にも良い影響が出るはずです。

メリット4 | コンプライアンスの強化

コンプライアンスが強化できるのも、脱ハンコを実現する大きなメリットのひとつです。

従来のように、手作業で紙書類を扱っていれば、人偽的な管理ミスによる紛失、文書改ざんなどのリスクは避けられません。一方、電子化された文書なら、すべて電子データとして保管され、常にメンバーがアクセスして内容を確認でき、さらに承認フローを設定することで契約締結に必ず複数人のチェックを入れて契約締結が完了するため、さまざまなリスクの軽減が期待できます。

脱ハンコを実行して各種書類を電子化すれば、書類に関するトラブルの大半を避けることが可能となり、コンプライアンスの強化が図れるのです。

脱ハンコを進めるデメリット

脱ハンコには、お伝えしてきたメリットだけでなくデメリットもあります。脱ハンコを進めるときには、次にお伝えする3つのデメリットを事前に認識・確認しておきましょう。

デメリット1 | システム導入にコストがかかる

脱ハンコの実践において、電子契約システムの導入は必要不可欠です。しかし、システム導入にはもちろんコストがかかります。

サービスの種類、アカウント数、送信できる書類の数によって細かなコストは異なりますが、安ければ月額2,000円程度です。高度な機能が付いた電子契約サービスを導入するのであれば10万円以上かかることもあります。

もっとも、書類の処理を紙ベースで行えば月間6万円ぐらい費用がかかるケースもあるので、自社にとって必要な機能をきちんと確認して適切なサービスを選択すれば、特別問題はないと考えられます。

デメリット2 | 業務フローの変更が必要

脱ハンコを導入すると、これまで行ってきた紙ベースの処理が電子データへと必然的に変わります。そのため、業務フローの変更や社内制度・マニュアルの変更が必要になります。

主管部署の担当者は、社員用のマニュアル作成、新システム使用方法の説明会を開催するなどの一時的な業務が発生します。システム導入後は、社員からの問い合わせに対応することも予想されるでしょう。

人員不足の企業や、業務フロー変更のスキルが不足している企業にとっては、脱ハンコに躊躇してしまう要因になってしまうかもしれません。

デメリット3 | 一部電子化に対応できない書類がある

電子契約サービスを導入したとしても、すべての契約書類が電子化できるわけではありません

多くの文書においては電子化が容認されていますが、紙の書面として残すことを法律で義務づけられている書類も一部あります。具体的には、不動産の賃貸契約書や重要事項説明書などの契約書類です。

脱ハンコの導入によってペーパーレス化を検討している企業は、事前に電子化に対応できない書類を認識しておきましょう。

脱ハンコを実現する方法

ここでは、脱ハンコの実現に向けて必要な電子契約サービスの導入について、そしておすすめできる電子契約サービスを具体的に紹介していきます。

電子契約サービスの導入を進める

脱ハンコの実現に電子契約の導入は欠かせません。電子契約サービスは現在様々なサービスが展開されていますが、基本的には、契約書の作成、電子署名の押印、相手先の確認と押印といった契約書の完成までの業務を行うことが可能です。

また、電子文書の保管と検索、承認ステータスの把握などの契約業務の効率化を図る機能もついているサービスが多いです。

電子契約サービスを選ぶ際には、下記3つのポイントをチェックしてください。

  • 費用対効果が合うか
  • 安全性が高いか
  • 自社の利用用途に合っているか

複数のサービスを比較しながら、自社に最適な電子契約サービスを選択することが重要になります。

おすすめ電子契約サービス3選

最後に、おすすめの電子契約サービスを3つ紹介します。信頼できるサービスを厳選しているので、ぜひ参考にしてください。

1.ジンジャーサイン

ジンジャーサインは、jinjer株式会社が提供する、比較的新しい電子契約システムです。

ビジネスをメインに、いろいろなシーンにおける契約作業を電子上で完結でき、締結が済んだ電子契約書はAWSサーバー上で安全に保管されます。また、ジンジャーサインは、納品書、検収書、社内向けの宣誓書などにも使用可能で汎用性が高いです。

電子契約書などを保管するサーバーには信頼性の高いAWSを採用しているので、保管データはバックアップが自動的に行われています。そのため、万が一のデータ損失に対しても適切な予防措置が講じられます。

また、すべてのデータ通信はSSL/TLSによって暗号化されており、第三者による不正アクセス、情報漏洩、データ改ざんなどへの対応も万全です。しっかり保護されているため、安心して電子契約を使用できます。

2.クラウドサイン

クラウドサインは、弁護士ドットコム株式会社が提供する、Web上で契約業務を完結できるクラウド電子サービスです。

通常の紙に印鑑を押すのと遜色がないクオリティーで、事務処理やコストの削減、生産性向上などのメリットが多くあります。

電子帳簿保存法に従い、各種機能開発を弁護士監修で行なっているので安全性も担保されています。法的にも安心できる認定タイムスタンプというプロダクトを取り入れているので、契約交渉が完成済みの契約書をアップロードした後に、相手方が承認するだけで契約が可能です。書類を受け取る側が、クラウドサインに登録していなくても利用可能です。

電子契約市場トップクラスの導入実績を誇るため、取引先も導入している可能性が高いでしょう。

3.GMOサイン

GMOサインは、国内インターネット大手GMOグループであるGMOグローバルサイン・ホールディングスクラウドが運営しています。

実印タイプ・契約印タイプの2種類の署名タイプを使い分けできるのがGMOサインの特徴です。電子帳簿保存法に対応していて、国税関係書類に該当する契約書類も電子データの状態で保存ができます。探しやすい検索機能が備わっているので、文書管理の効率化も可能です。

全世界で2500万枚の発行実績があるGlobalSignの証明書発行システムと直接連携しているのも安心できる大きなポイントです。

脱ハンコで手間がかかる契約業務の電子化を進めよう

脱ハンコの重要性について、メリット・デメリットを踏まえて細かく解説してきました。日本では、世界で見ても稀な独自のハンコ文化があり、脱ハンコが定着するにはハードルが高いのも事実です。

しかし、新型コロナウィルスの影響で時代が大きく動き、テレワークを推進する企業が増えたこと、政府がデジタル化を推進していることもあり、確実に脱ハンコ化は進んでいます。本記事で説明してきたように、契約の電子化には非常にメリットが多いです。ぜひ電子契約サービスの導入を進め、契約業務の電子化を進めて企業の生産性を高めていきましょう。

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