人事管理システムとは？機能や必要性・導入の目的やメリットを解説

人事管理システムのサービス一覧

• 人事データを一元管理でペーパーレス化を実現
• システム上で情報収集ができ入社処理がラクに
• 人事データ活用で中長期的な人材を育成

• 人事評価データをWeb上で一元管理
• 評価の公平性で従業員満足度アップ
• 履歴をWebに蓄積して評価面談を効率化

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人事管理システムとは

人事管理システムとは、以下のような企業の「ヒト」における、あらゆる情報が管理できるシステムです。

• 採用管理
• 入社・退社手続き
• 従業員の個人情報（生年月日や住所、入社年度など）
• 雇用情報
• 勤怠管理（労働時間、有給休暇の取得状況）
• 人事評価
• 各従業員の目標管理
• 人材戦略（人員配置や配属、社員のスキル情報）

労務関連の情報から人材マネジメントまで、あらゆる人材情報をシステムによりワンストップで管理することができるようになります。

人事管理システムを導入する重要性と目的

続いて、人事管理システムを導入する重要性と目的について紹介します。それぞれを確認していきましょう。

(1)人事労務手続きのオンライン化

人事管理システムを導入すると、人事労務手続きを自動化できるというメリットがあります。

採用決定から入社までの手続きには、入社前だけでも内定通知書、労働条件通知書や雇用契約書の作成と提示などさまざまな手続きが発生します。入社後も各種保険の加入手続きや入社時健診の実施といった業務を従業員一人ひとりに対して行う必要があるでしょう。

数多くのタスクが一気に発生するため、各種書類を郵便で送受信するだけでも非常に手間がかかってしまいます。しかし、人事管理システムでは、入社にまつわる文書の共有やそれら書類へのサイン（同意の確認）をオンライン上で管理することが可能です。

それに伴い各種書類のファイリングといった文書管理の手間も軽減されるため、入社手続き業務を包括的に簡略化することができます。

(2)従業員情報管理を効率化する

組織においてヒトを管理する上では、従業員一人ひとりの個人情報、雇用条件、勤怠データ、給与関連データのほかスキルや成果など、多くの情報が発生します。

また、これらの情報は従業員各々で異なるため画一的な管理はできません。そのため、組織の規模が大きくなればなるほど、人事担当者の業務負担が増えることになってしまいます。

特に労務業務には、勤怠情報と給与計算など関連性の高い情報の取り扱いも含まれるため、これらの情報を別々のファイルやシステムで管理していると、転記や突き合わせといった作業が発生することになります。その分、ヒューマンエラーのリスクも高まることになるでしょう。

人事管理システムでは、すべての情報が一元管理できるため、勤怠情報を自動的に給与計算へと反映することも可能です。自動連携による手作業の省略は、ミスやトラブルの軽減にも大きく貢献します。

(3)人事評価の効率化・精度の向上

適切な人事評価は、従業員のモチベーションや労使間の信頼関係にも影響するため、人事業務の中でもウェイトの大きい重視すべき業務であるといえるでしょう。

しかしながら、人事評価も従業員それぞれに個別の対応が求められる業務のため、方法を間違ってしまうと、人事担当者や評価者の負担が膨らんでしまい、引いては正常な運用や処遇への反映ができなくなることすらあります。

人事管理システムには、評価シートへの入力、評価者からのフィードバックと評価などを管理できる機能を搭載したものもあります。評価とその理由は、必ず評価者に共有される仕組みとなっているため、評価の流れを効率化できるだけでなく、評価制度の公平性や透明性の確保も可能です。

(4)適切な人材マネジメントが図れる

人材管理システムには、人員配置のシミュレーションができる機能を搭載しているものもあります。このような機能では、従業員が持つ能力やスキル、人件費などの情報を可視化した上で人員のマネジメントを行うことができます。

「適材適所」の人員配置ができるだけでなく、情報の一元管理により、従業員のキャリアパスといった将来的な希望も加味した配属先の決定も可能となるため、従業員エンゲージメントの向上も期待できます。

人事管理システムの基本機能

次に、人事管理システムの基本機能を詳しくみていきましょう。

(1)人事情報管理

従業員の氏名、性別、生年月日や住所、連絡先、学歴、職歴などの個人情報をはじめ、入社年月日、労働条件や雇用形態、保有資格やスキルなどの情報が管理できます。

(2)労務管理

勤怠管理、給与計算、社会保険や税金の管理などができる機能です。特に、勤怠情報が自動で給与計算へと反映される機能は、手入力による人的ミスを削減できるメリットがあります。

有給休暇の管理についても、取得義務日数をクリアできていない従業員に対して、自動でアラート表示がされる機能を搭載しているシステムもあるため、管理業務の手間を大きく軽減することも可能です。。

(3)人事評価

人事評価機能を備えた人事管理システムにおいては、オンライン上で、従業員それぞれの目標設定ができ、それらの進捗を管理することもできます。

オンラインシステムであれば、場所を問わず評価システムへとアクセスできるため、適切な評価サイクルや体制の構築に役立つでしょう。また、評価者からの評価は、対象者に共有できる仕組みとなっているため、評価の透明性確保の面でも有効です。

(4)人材戦略におけるデータ分析

人事管理システムに蓄積された従業員の能力やスキルに関する情報や、評価内容は、将来的な人材戦略や採用戦略にも役立つでしょう。

また、組織における人材の「強み・弱み」が可視化される点は、効果的な研修・教育プログラムの構築へとつなげることも可能です。効率的な人材戦略により、組織の生産性を全体的に底上げすることができるようになります。

(5)人員配置の最適化

人材を無駄なく最大限に活用するためには、人員配置の最適化が欠かせません。「適材適所」による、人員配置は一人当たりの生産性を最大限に引き出せるだけでなく、従業員のモチベーション維持にも貢献するはずです。

人事管理システム導入による5つのメリット

続いて、人事管理システムを導入するメリットをご紹介します。

(1)人事業務の効率化が図れる

人事管理システムの最大のメリットといえるのが、業務効率化が実現できる点です。勤怠管理と給与計算の連携においては、入力や確認作業に費やされていた多くの人的リソースを大幅に削減することも可能です。

さらには、経費精算システムなどとも連携できれば、給与計算の完全な自動化もできるでしょう。これまで多くの時間と労力を費やしてきた業務のシステム化や効率化は、コア業務への注力や残業時間の軽減など、多くのメリットをもたらします。

(2)人員配置を迅速に最適化できる

人材配置システムにより、人材マネジメントを最適化できる点も大きなメリットでしょう。人事管理システムでは、従業員を単なる労働力として捉えて管理するのではなく、従業員一人ひとりの性格やスキル、経歴、キャリアパスなどをもとにした的確な人員配置が実行できます。

(3)法律改正に伴う制度変更にも対応しやすい

クラウド型の人事管理システムでは、法改正などが実施された際には、自動的にシステムがアップデートされることがほとんどです。

特に勤怠管理にかかわる労働関連法令は、違反してしまうと重い罰則が科せられるものもあるため「ついうっかり」といったミスは許されません。システムがリスク管理をサポートしてくれる点は、企業のコンプライアンス体制の構築といった意味でも有効です。

(4)セキュリティを強化できる

企業が管理する従業員の個人情報には、流出してしまうと従業員個人に大きな損害を与えてしまう可能性のある情報も含まれています。また、たとえ組織内であっても、人事部以外の従業員に個人情報が晒されることのないよう十分に配慮しなければなりません。

人事管理システムでは、アクセスログの管理やアクセス制御などのセキュリティ対策により、機密情報を適切に管理することができます。

(5)ミスの軽減

ヒューマンエラーとも呼ばれる人的ミスは、うっかりミスのような恣意的なものから、手抜きなどによる意図的なものまでさまざまです。

しかし、人事業務の多くは従業員の労働環境や生活にも密接にかかわる業務のため、これらのミスが、労使間の信頼関係を壊してしまったり、企業としての重大な責任問題に発展したりしてしまうこともあり得ます。

そのため、入力作業の自動化などによって、「人の手」や「人の目」のみに頼った作業をできる限り減らすことは、ミスの削減はもちろん、リスク管理の面でも大きなメリットになるといえるでしょう。

人事管理システムの3つのタイプ

人事管理システムは、その多機能さゆえ、主な目的に応じて大きく3つのタイプに分けることができます。

(1)人事労務手続きに強みを持つタイプ

人事労務手続きに強みを持つタイプでは、入社手続きや年末調整などの単純業務を自動化させることで、人事担当者の業務負担を軽減させることができます。

(2)人事情報を一元管理するタイプ

人事情報を一元管理するタイプは、企業規模が大きく、煩雑になった人事関連情報をワンストップで管理したい企業におすすめのタイプです。一元管理することで入力作業や更新作業の手間を簡略化。また、更新のし忘れといったミスも軽減します。

(3)人事評価に優れたタイプ

人事評価に優れたタイプでは、従業員の目標設定と進捗管理、さらに評価と評価結果の処遇への反映といった人事評価の一連のプロセスを管理することができます。すべてシステム上で完結できるため、アクセス性や共有性に優れているだけでなく、過去の評価履歴の管理がシステム上で簡単に行える点も業務効率化につながります。

人事管理システムの選び方・比較ポイント

多種多様な機能や「強み」となる特徴を持つ人事管理システムですが、選ぶ際にはどのような基準を定めるべきなのでしょうか。

ここでは、システムの選び方と比較ポイントについてご説明します。

(1)システムが導入目的に沿っているか

人事管理システムの機能により、自社の課題が解決できるのか、その目的に沿っているかどうかを確認しましょう。

そのためには、まず自社が抱える課題と目的を明確に可視化する必要があります。

(2)クラウド型かオンプレミス型か

次に導入方法についてです。人事管理システムは、主にクラウド型とオンプレミス型の2つに区別されます。

クラウド型は、オンライン上に構築されたシステムのため、アクセス性が高く、かつ低コストで導入できるメリットがあります。一方のオンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを構築するシステムのため、クラウド型よりも高いセキュリティ対策が期待できる点がメリットですが、システム構築の手間とコストがかかります。

どちらにもメリット・デメリットが存在するため、それらを「自社の運用」に照らし合わせて見極めなければなりません。

(3)サポート体制は充実しているか

サポート体制が充実しているかどうかも重要なポイントです。人事管理システムは、その多機能さから、運用が定着するまでには一定の期間を見越しておく必要があります。

特にシステム導入に不慣れな組織であれば、初期設定の段階でつまづいてしまうこともあるでしょう。導入時のサポートはあるのか、導入後はどのようなサポートを得られるのか、また有料か無料かなど、事前にしっかりと確認しておきましょう。

(4)使いやすいか

人事管理システムの操作性も重要なポイントです。勤怠管理などを人事管理システムで行う場合は、人事部以外の従業員もシステムを使うことになります。

有償プランでの導入後に、「使いづらい」といった不満が噴出することのないよう、使い勝手に関する従業員の声も参考にした上でシステムを選定してください。そのため、導入前に「無料トライアル」などを活用するのがおすすめです。

(5)連携したいツールと互換性があるか

勤怠管理や給与計算など、人事関連情報と関連性の高い業務にすでにシステムを導入している場合は、シンプルな機能を持つ人事管理システムを選び、それらと連携して業務を効率化する方法もあります。

連携できるシステムの種類や連携方法については、人事管理システムによって異なるため、連携の可否、方法を吟味した上で選ぶようにしてください。

また、系列のサービスであれば、人事管理システムと他のシステムを利用することで、通常料金よりもお得な価格で利用できることもあります。

(6)ランニングコスト

料金プランや価格設定もシステムによって異なります。多くの場合、多機能になればなるほど月額の使用料も高額になるため、必要な機能を絞らずに「高機能なシステム」を導入してしまうと、後々、ランニングコストに財務状態が圧迫されてしまうといったことも起こり得ます。

必要な機能をピックアップし、実際にどのくらいの費用がかかるのかをシミュレーションして決めると良いでしょう。

(7)セキュリティ対策

セキュリティレベルも人事管理システムによって異なります。例えば、暗号化監視体制や脆弱性診断、外部からの不正アクセスを防ぐファイアウォールなど、充分なセキュリティ対策がとられているかを必ず確認してください。

特に、オンライン上にデータを保管するクラウド型の場合は、セキュリティ対策が整っているかどうかは重要な選定基準となります。

おすすめの人事管理システム8選

最後におすすめの人事管理システムを8つご紹介します。

(1)HRBrain

HRBrainは人材データを管理・分析し、適切な人材管理により組織の成長を加速させるシステムです。

人事評価からタレントマネジメントまでが実現できる多彩な人材管理機能は、大手企業の評価も高く、かつ高水準のセキュリティにより安心して利用できる人事管理システムといえるでしょう。

他にも、従業員エクスペリエンスクラウドや人事評価クラウド、労務管理クラウドなどのサービスを展開しています。

(2)ジンジャー労務

ジンジャー労務は、人事・労務業務のオンライン化によって組織のペーパーレス化を促進し、人事管理業務の生産性向上を支援するシステムです。

直感的な操作を可能にする操作画面に特徴があり、システムの導入が初めての企業や、組織内に情報システムに詳しい人材がいなくても簡単に運用を開始できます。

ジンジャーでは他にも、勤怠管理や経費精算などのシステムを提供しており、これらと連携することで、バックフィス業務を包括的に効率化することも可能です。

(3)SmartHR

SmartHRは、登録社数5万社以上の導入実績を持つ人事管理システムです。入社時や退社時に必要となる書類手続きのオンライン化は、テレワークを前提とした雇用を行う企業においては必須の機能となるでしょう。

また、年末調整や雇用条件の変更といった各種労務手続き、給与明細の発行、人事評価など多種多様な機能を搭載しているため、人事業務を「まとめて効率化」することができます。

(4)カオナビ

カオナビは、特にタレントマネジメントに注力できるシステムです。

自社の人事戦略に合わせてカスタム可能な人材データベースや、マニュアルなしでも使いこなせるシンプルなユーザー画面が特徴となっており、各種データは、従業員の「顔写真」が並ぶ画面から簡単にアクセスできます。

(5)HRMOS

スカウト型の転職サイト「ビズリーチ」の運営で知られる株式会社ビズリーチが提供する「HRMOS」シリーズはJapan’s Cloud Top10の2020年版にて 1位に選出された実績を持つサービスです。

「採用管理」「タレントマネジメント」「勤怠管理」「年末調整」の4つのクラウドサービスを展開しており、「採用管理」と「タレントマネジメント」を連携させることで、人員配置などの人材管理を最適化することが可能です。

(6)freee人事労務

freee人事労務では、勤怠管理や給与計算といった複雑な労務事務のオンライン化による業務効率化のほか、これら業務のペーパーレス化により、ファイリングや文書の保管といった関連した事務作業の削減を実現します。

導入時および導入後は、電話やメール、チャットで気軽に相談できるサポート体制が整っているため初めて人事管理システムを導入する場合でも安心です。

(7)ジョブカン採用管理

ジョブカン採用管理は、求人ページ作成・候補者管理・採用活動の効果分析など、人材募集から内定までの採用業務を効率化できるサービスです。

業界最安値クラスの8,500円/月から利用できる点も魅力であり、企業の予算に合ったプランで無理なく使うことができます。10種類以上の求人媒体との連携も可能なため、採用業務の負担を大幅に削減することができるでしょう。

(8)マネーフォワード クラウド人事管理

マネーフォワードクラウド人事管理は、紙やExcelなどのファイルに散在する従業員情報をまとめて管理し、入社退社の手続きや各種労務手続きを効率化できるシステムです。

また、これら情報の一元化は人事異動の際の情報更新作業の簡略化にもつながります。また、マネーフォワードクラウドでは、給与計算や勤怠管理の経理関連などのサービスも展開しており、それらシステムと連携することで組織全体の業務効率化も図れます。

人事管理システムを最大限に活用しよう

人事管理システムの機能、それらを活用するメリットなどをご紹介しました。人事管理業務は、企業規模が大きくなればなるほど煩雑になり、必ずといっていいほど、効率化に迫られるバックオフィス業務の一つです。

ただし、労務管理においては厳守しなければならない法令もあるため、徹底した管理が求められる側面もあるでしょう。そのような状況においては、管理の手間やリスクを軽減してくれるシステムの導入は不可欠といえます。

まずは、自社の人事管理における課題を見える化することから始めてみてはいかがでしょうか。