人事管理システムの機能一覧!実現できることと導入効果も解説!

2022/8/19 2022/08/19

人事管理システム

人材管理システムとネットワーク

人事関連の業務が複雑化する中、多くの企業が効率化のために注目しているのが人事管理システムです。本記事では、人事管理システムの機能、実現できることや導入効果に加えて、最適なシステムの選定方法についても解説します。

人事管理システムとは?

人事管理システムは、複雑化し続ける人事業務をサポートするためのツールです。導入することで、従来の紙やエクセルでは膨大な時間がかかっていた業務を、劇的に改善することができます。

人事関連の業務は、社員情報の管理に加えて、給与や勤怠情報、採用や人材育成、社員の人材配置、タレントマネジメントなど多岐にわたります。業務の複雑化を受けて、担当者の負担増大による長時間労働の発生、人手不足対応、人材の定着と育成、働き方改革の推進など、企業は多くの課題に直面してます。

人事管理システムは、そうした課題を解決するための有効な手段として期待され、多くの企業が導入を進めています。

人事管理システムで利用できる機能一覧

人事管理システムに搭載されている、主な機能は下表の通りです。

システムによって目的・機能はさまざまなので、必ずしも下記の機能が含まれているわけではありません。導入前に、機能の確認をおこなうようにしましょう。

機能 内容
人事情報検索 氏名や入社年、スキルや資格などから、社内の人事情報を検索する。
アクセス権設定 特定のデータの閲覧や、機能を利用するユーザーを制限する。
給与計算 給与にかかわる業務をおこなう。人事情報をもとにした計算の自動化、手当や賞与などを計算に反映させることも可能。
勤怠管理 従業員の出退勤、休暇などを記録する。従業員の勤怠情報を利用し、統計・分析もできる。
入社・退職手続き 従業員の入社・退職にかかわる手続きをおこなう。マイナンバーなどの情報入力申請、保険の処理など。
税務処理 給与・賞与など、税務にかかわる計算処理をおこなう。
採用業務 エントリー管理、応募者評価、分析など採用にかかわる業務のサポートをおこなう。
人材育成 従業員のスキル管理、育成管理、評価などをおこなう。
人材配置 従業員の能力に応じた配置を可能にする。シミュレーション機能、人件費の自動計算など。
従業員サーベイ 従業員や組織について調査し、人事戦略や就業規則の策定に利用する。
他システム連携 外部のサービスと連携することで、他サービスで作成したデータを受け取ったり、データを送ることができる。

人事管理システムの機能の中でも、特に重要な次の項目について解説します。

  • 人事労務管理
  • 勤怠・給与管理
  • 採用管理
  • タレントマネジメント
  • 人事評価・育成管理
  • 最適な人材配置の提案
  • 他システムとの連携

人事労務管理

人事情報の更新、入退社手続きなど、人事労務にかかわる情報を管理して活用できます。

人事管理システムは、従業員の情報、履歴書・経歴書など、人事に関係のある情報にアクセスできるように設計されています。特定の社員を検索したり、役職などの条件で絞り込み一覧表示できるため、業務の効率化につなげられます。

勤怠・給与管理

勤怠情報の確認や給与計算のような、今まで時間のかかっていた業務を素早く・正確におこなえます。勤怠管理機能を使えば、従業員の出退勤・労働時間・有給消化などの勤怠情報を効率よく管理できます。

このデータは勤怠管理に留まらず、長時間労働者の発見、労働環境の分析、給与計算への反映など、さまざまな形で利用できます。

給与計算機能を利用すれば、給与に関わる業務をすばやく正確におこなえます。給与・賞与・手当の計算から、保険・税金の計算、明細書の発行などが可能です。担当者の負担が軽減され、コストカットにつながります。

採用管理

採用業務をサポートするシステムが搭載されています。採用までのフロー管理、履歴書管理、面談内容の記録、評価、分析など、採用にかかわる一連の業務をシステム上で完結できます。

採用管理で記録した情報は社内で簡単に共有できるため、人事と関連部署の間で密に連携を取りながら選考を進められます。また、登録した情報は人事情報に移行できるので、入社後の手続き作業を簡便化できます。

タレントマネジメント

戦略的に人材を育成するタレントマネジメントを可能にします。タレントマネジメントには、戦略的な人材育成方針、育成の管理、従業員それぞれの特性分析など、必要なことが数多くあります。

これらを従来の人事管理方法でおこなおうとすると、業務量が膨大になるだけでなく、マネジメントの質も低下してしまいます。人事管理システムは情報を一元管理し、蓄積した情報を分析できるという特徴があります。

この特性を活かすことでタレントマネジメントが円滑におこなえ、戦略的な人材育成・人材配置が実現できるのです。

人事評価・育成管理

人事管理システムを利用すれば、効果的な人事評価と育成管理がおこなえます。

人事管理システムでは、従業員にかかわる情報を一元管理できます。記録する項目は名前や所属などの基本的な情報だけでなく、スキル・能力、経歴、過去の評価など、その種類は多岐にわたります。

評価者は評価対象者の詳細な情報を得ることで、根拠のある精度の高い評価が可能になります。さらに、その評価に基づいて、育成計画を立てることも可能です。進捗管理やスコアリング、メンターからの評価などを利用して、従来よりも効果的な育成が実現できます。

また、従業員の間で教育内容や進捗を共有することで、協力意識や競争意識が芽生え、自発的な成長を促す効果も期待できるでしょう。

最適な人材配置の提案

人事管理システムの活用によって、効果的な人材配置が可能になります。

人事管理システムの中には、人材配置のシミュレーション機能が搭載されているものもあります。実際に組織図に手を加えることで、具体的に変更後の体制をイメージできます。

また、ミーティングなどでシミュレーション機能を活用し、認識のズレを防ぐ効果も期待できます。その他、シミュレーションをしながら従業員情報を参照したり、異動後の人件費計算なども可能です。

このように人材配置にかかわるこまかい作業を簡略化することで、重要な検討作業に注力できるようになります。

他システムとの連携

人事管理システムは、他システムと連携して活用の幅を広げることができます。連携機能は、人事管理システムと他システムとのデータの送受信を自動化します。これにより、仮想的に社内の複数のシステムを一つにまとめることが可能になります。

たとえば、ID管理システムと連携することで、シングルサインオンを実装したり、安否確認システムと連携することで、従業員の現状を迅速に確認できるようになります。

人事管理システムの導入で実現できること

人事管理システムを導入することで、どのようなことが実現できるのでしょうか。代表的なものを3つ紹介します。

社員データの一元管理

従来は、さまざまな社員データが社内に散在していたため、関連業務の負担が増大したり、人事情報の有効活用ができないといった課題がありました。

システムを導入することでデータの一元管理が可能になり、給与管理、勤怠管理、人事評価、組織図など、さまざまな情報の集約や活用がスピーディにおこなえるようになります。

定形業務の効率化

人事管理システムは、定型業務をサポートする機能が搭載されています。たとえば、給与、税金、年末調整などの計算です。この機能は計算が正確におこなえるだけでなく、人事情報をもとに適切な計算式を選び自動処理が可能になります。

また、人事情報の変更作業も迅速に進められます。従来は、社員の情報が変更されると、社内のすべての資料に変更を反映させる必要がありました。対して、人事管理システムでは、人事情報を保存しているデータテーブルは一つだけで、給与や勤怠などのさまざまな機能はこの人事情報を参照します。

そのため、データを一つ書き換えるだけで、すべての機能で変更が反映されます。このように、人事管理システムは定型業務をサポートし、作業負荷を大きく下げることができます。

最適な人材マネジメント管理

今までは難しかった人材マネジメントを正確におこなえるようになります。理由は大きく分けて2つあります。

一つは、情報共有が容易になるためです。従来の管理方法では、資料がどこにあるかわからず、正確な人材情報の把握がむずかしい状態でした。人事管理システムはデータを一元管理することで、データの散在を防止します。

もう一つが、人材マネジメントに必要な機能が用意されているためです。たとえば、人材育成管理機能が代表的です。この機能では、過去の人事評価や面談内容にもとづき、目標設定、進捗管理、フィードバックなどが可能になります。

また、人材配置機能を利用することで、正確な配置シミュレーションを通して最適な人材配置がおこなえます。これらの機能を利用することで、効果的な人材育成と人材活用が可能になります。

人事管理システムの導入によって得られる6つの効果

ここでは、企業が人事管理システムを利用することで得られる6つの効果について説明します。

1.業務の効率化

人事管理システムでは、従業員に関する情報を一元管理できます。管理できる情報は幅広く、氏名や所属などの基本的な情報から、人事評価や能力、経歴、勤怠情報などさまざまなものを記録できます。

一元管理することで、従来のエクセルなどの管理に比べて管理・更新作業の負荷が小さくなります。

2.細かい計算ミスの削減

給与計算や勤怠管理は小さなミスも許容できないため、ミスが発生すると業務の手戻りが発生してしまいます。そのため、確認作業に時間をかける必要があり、作業量が膨大になってしまうという課題がありました。

人事管理システムでは、多くの計算が自動で行われるようになります。継続的にシステムのアップデートがおこなわれるので、複雑化する業務にも柔軟に対応できるといったメリットもあります。

3.より戦略的な人材育成

人材戦略の策定には、社内の人材の把握、パフォーマンスの分析、人材育成体制の構築などが必要になります。しかし、これらを実行するためには社内の人事情報を正確に把握する必要があるため、今までは効率的におこなうことが困難でした。

人事管理システムを導入し、社内の人材やパフォーマンスを正確に分析することで、経営方針に沿った現実的な育成計画が立てられるようになります。また、人材教育機能を活用することで、教育の進捗を共有でき、社内全体で協力して教育管理ができるようになります。

4.より最適な人材配置

人事情報が可視化されることで、従業員のスキル・能力を加味した最適な人材配置が可能になります。

また、シミュレーション機能を利用することで、配置後のイメージがつきやすくなるでしょう。人材配置は個人に注目すると狭い視野になりがちですが、シミュレーション機能を使えば全社的な体制を確認できるので、より適切な配置がおこなえるようになります。

5.セキュリティ面の強化

人事管理システムは機密性の高い情報を扱うため、セキュリティが強化された設計になっています。

代表的なセキュリティ対策には以下のようなものがあります。

  • アクセス権を設定して、閲覧できるデータを制限する
  • 通常のログインにくわえて、ワンタイムパスワードなどの2要素認証を求める
  • 操作ログを保存して、不審な動きを感知

セキュリティ対策はサービスによってさまざまなので、自社にあったシステムを選択する必要があります。

6.法改正への柔軟な対応

多くの人事管理システムは法改正に対応した仕様になっているため、法律で定められた方法で給与計算や労務管理がおこなえます。従来のように法改正の中身を調べたり、それに適した計算を自力でおこなう必要がないため、担当者の作業負担が大幅に軽減されるでしょう。

人事管理システムの導入を検討する際の選び方

人事管理システムにはさまざまな種類があるため、自社にあったシステムを選ばなければなりません。システムを選ぶ上で重要なポイントを紹介します。

自社が必要としている機能は備わっているか

問題を解決するために必要な機能があるのか、しっかりと確認しましょう。多くのシステムは、公式WEBサイトに機能一覧を掲載しているので、そこで確認ができます。

しかし、詳細な部分までは記載されていないため、一覧情報からでは把握しきれないかもしれません。認識の相違を避けるために、トライアルを利用したり、サポートに聞いてみることをおすすめします。

セキュリティ面はしっかりしているか

人事情報はきわめて重要な情報です。そのため、漏洩してしまったときの損害は大きなものになり、企業の信用にも悪影響を及ぼす可能性があります。そのため、システムの選定の際には、セキュリティ対策が十分に講じられているものを選ぶようにしましょう。

テレワークが普及する中で、外部からシステムにアクセスするケースも考えられます。自社の運用方法に対応したセキュリティ対策がなされているか、公式サイトをチェックしたり担当者に問い合わせるなどして事前に確認しましょう。

人事管理の業務が効率化できるか

業務効率の向上が目的であれば、期待した効果が得られるか確認しておきましょう。必要な機能は公式サイトの機能一覧などで確認できますが、実際に触ってみないとわからないこともあります。

トライアルを利用して、試験的にツールを試してみましょう。その際は、人事管理の担当者に協力してもらうとよいでしょう。得られたフィードバックはシステムを検討するときに参考になります。

サポート体制は充実しているか

人事管理システムは、法改正などで継続的に変更が加えられます。そのため、担当者が操作に迷う場面も出てくるかもしれません。

公式サイトを確認したり、ベンダーの担当者に問い合わせるなどして、サポート内容やサポート期間などを確認しましょう。またメールや電話、チャットだけでなく、対面でサポートしてくれるかどうかも検討材料の一つに入れると良いでしょう。

人事管理システムの機能を把握して最大限に活用しよう

人事管理システムは人事業務を広くサポートしています。そのため、うまく利用すれば業務効率が格段に向上し、質の高い人事業務が実現するでしょう。

人事管理システムを活用するには、システムの特性や機能をくわしく把握した上で、自社にとって最適なものを導入する必要があります。まずは、WEBサイトやパンフレットなどを利用して、具体的な利用イメージをつかむところから始めましょう。

次に読みたいおすすめ記事

  • ご相談・ご質問は下記ボタンのフォームまたは、お電話からお問い合わせください。

    お問い合わせはこちら

    TEL:0120-987-053(無料)
    【受付時間】10:00~18:00(土日祝を除く)

ビズクロ編集部
「ビズクロ」は、経営改善を実現する総合支援メディアです。ユーザーの皆さまにとって有意義なビジネスの情報やコンテンツの発信を継続的におこなっていきます。

おすすめ関連記事

テレワークで不公平を感じる原因は?生じる不満や解消方法を解説

2022/10/5

テレワーク

2022/10/5

テレワーク

テレワークで感じるよくある悩み13選!在宅勤務の困りごとの解決法も紹介

2022/10/4

テレワーク

2022/10/4

テレワーク

【解説】BCP策定を実施するメリット・デメリットとは?

2022/10/4

BCP対策

2022/10/4

BCP対策

BCPで必須の初動対応とは?重要性や実施ポイント・マニュアルについて

2022/10/4

BCP対策

2022/10/4

BCP対策

レスポンシブHTMLメールとは?作り方や配信メリット・注意点を解説!

2022/9/30

メール配信システム

2022/9/30

メール配信システム

【最新】注目されている日本のSaaS企業14選を紹介!

2022/9/30

SaaS

2022/9/30

SaaS

おすすめRFM分析ツール5選!機能や料金・活用ポイントも解説

2022/9/30

CRM(顧客管理システム)

2022/9/30

CRM(顧客管理システム)

IT-BCPとは?ITシステムにおけるBCP対策の重要性や具体策について

2022/9/30

BCP対策

2022/9/30

BCP対策

BCMとは?BCP・BCMSとの違いや策定の手順・具体的な実施例を解説

2022/9/30

BCP対策

2022/9/30

BCP対策

請求書の郵送方法は?送付状の書き方やマナー・注意点を解説

2022/9/30

請求書発行システム

2022/9/30

請求書発行システム