マニュアル作成におけるデザインの重要性とは？作成時の注意点も解説

マニュアル作成におけるデザインの重要性

マニュアルにおいて重要なことは、いかに読み手に読んでもらえるかです。読み手に「文字ばかりで読みづらいな」「どこが重要なポイントなのかわからない」と感じさせてしまうと、マニュアルを利用する意欲を削いでしまいかねません。

マニュアルを読みやすくするポイントはいくつかありますが、その中でも効果の高いものの1つに「デザインの最適化」があります。

文字や画像の配置、図表の活用といった点に気を配ることで、マニュアルはグッと見やすくなり、読み手に伝わりやすいものとなるのです。

マニュアルを有効活用してもらおうと考えるのであれば、デザインへ性に注目して見ましょう。

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マニュアルのデザインを整えるメリット

マニュアルのデザインを見やすくすることのメリットは、以下の3つです。

• 内容が伝わりやすくなる
• 視覚で情報を伝えられる
• 一貫性が生まれる

それぞれ詳しく解説していきます。

内容が伝わりやすくなる

デザインを見やすくするためには、内容の取捨選択が重要です。情報の網羅性を意識することも大切ですが、すべてを事細かく伝えようと情報を盛り込んでしまうと、結局何が重要であるかが読み手に伝わりません。

重要なポイントはイラストや図表を用いて詳しく解説し、重要度の低い情報は思い切って削ってみることで、デザイン性に富んだマニュアルになるだけでなく、読み手の理解を促進する内容へとブラッシュアップが図れます。

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視覚で情報を伝えられる

文字ばかりのマニュアルを読むのが、負担に感じてしまう人も存在します。どれほど情報価値の高いマニュアルを作成しても、読みづらさによって読み手の利用頻度が少なくなったり、内容理解がはかどらなかったりしては意味がありません。

デザインを見やすくするために図や写真を活用していけば、文字情報だけでなく視覚情報を読み手に届けられます。文字にして説明すると何百字も必要な機械の動かし方でも、実際に機械を動かしている写真を数枚貼っただけで伝わることもあるのです。

デザインを意識するということは、マニュアル内の視覚情報を増やすことでもあると覚えておきましょう。

一貫性が生まれる

マニュアルのデザインを考える際、重要なポイントのひとつながレイアウトです。見やすいデザインのマニュアルは、文字や画像の配置ルールを定めている傾向があります。

作成者によって画像サイズや文字サイズが異なってしまうと、ビジュアルにばらつきが生じ、統一感のないマニュアルとなってしまうでしょう。

見やすいデザインを追求することでマニュアル全体のレイアウトに統一感が生まれ、視認性の高い内容へと仕上げられるのです。

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マニュアル作成時のデザインで意識しておくべきポイント

マニュアルのデザインで意識しておくべきポイントは以下の4つです。

• レイアウトを整理する
• 文字フォントの形や色を整える
• 図や表の配置を意識する
• 関連した情報はまとめておく

レイアウトを整理する

文字や図の位置がバラバラ、余白が少なく文字が羅列しているなど、レイアウトが整理されていないマニュアルは見づらいものです。

複雑になりがちなマニュアルにおいて、できるだけ読み手に負担をかけないためには簡潔かつシンプルなレイアウトを心がけましょう。図と文字を併せて使用する場合は、それぞれの位置関係を確認し、バランスのとれた全体ページとなるよう意識します。

また、文字数に関してはできるだけ長文とならないよう注意しましょう。簡潔な文章にすることでページに余白が生まれ、読み手に負担を感じさせないマニュアルに近づきます。

文字フォントの形や色を整える

マニュアルに記載されている情報の中にも、伝える内容に優先順位が存在します。重要なポイントや押さえるべき点は、文字フォントの形や色を変えて強調しておくとよいでしょう。

文字に関しては、あらかじめマニュアルに使用するフォントやサイズを決めておきます。強調には赤色、重要なキーワードは文字サイズを大きくするなど、マニュアル内で統一しておくと視認性が高まります。

赤色・緑色・黄色などと、たくさんの色を使い分けて装飾するのは、おすすめできません。重要なポイントがわからなくなるため、色やサイズは絞っておいたほうがよいでしょう。

図や表の配置を意識する

見やすいマニュアルづくりには、図や表の活用が欠かせません。図や表を使用することにより、読み手への負担が少なくなり見やすいマニュアルに仕上がります。

たたとえば、同じ大きさの図を複数並べる場合は、図の端が揃うように配置したり、同じ長さの余白を設けたりしておくと、視認性の高いデザインとなります。また、図や表を1つのページにたくさん盛り込んでしまうと見づらくなってしまうため、1ページに使用する図や表の数を絞るよう心がけましょう。

関連した情報はまとめておく

マニュアルに記載する情報の種類をある程度まとめておくことによって、一貫性が生まれて見やすいデザインのマニュアルを作成できます。必要な情報がマニュアル内で前後している場合、探す手間がかかってしまい読み込むのが遅くなるので十分に注意しておきましょう。

マニュアルのデザインにこだわりすぎるのには注意！

マニュアルのデザイン性を意識することによって、見栄えが良くて読みやすいマニュアルを作成できますが、くれぐれもこだわりすぎには注意しましょう。デザインには明確な正解がないため、どこまでもこだわり続けることができてしまいます。

マニュアルの本来の目的は手順を伝えることであり、デザインは伝わりやすくするプラスαの要素です。そのため、デザイン作成にこだわりすぎて時間がかかるのは本末転倒とも言えます。

また、マニュアルは定期的に更新して改善していくものでもあるので、一度の更新で突き詰めるよりもステップを踏んでいく中で完成度を上げた方が効率的です。

業務リソースがマニュアル作成に注がれすぎてしまい、業務効率の低下につながるリスクもあるので、今一度マニュアルを作成する目的を認識してみましょう。

デザイン性が高く見やすいマニュアルの作成方法

見やすいマニュアルは以下の手順で作成します。

1. 目的を決める
2. 情報を整理する
3. 構成を組み立てる
4. マニュアルを作成する
5. 実際に運用する

スムーズなマニュアル作成を図るためにも、流れをあらかじめ確認しておきましょう。

1.目的を決める

まずは「何のためにマニュアルを作成するのか」といったマニュアル作成の目的を定めます。目的が不明確だと、利用者をイメージできず、情報の抜け漏れが発生してしまう可能性があるからです。

たとえば「業績トップの営業マンのノウハウを新入社員へ共有する」「工場で働く作業員の衛生意識を向上させる」など、さまざまな目的が考えられます。

目的が違えばマニュアルの内容や見せ方も変わります。利用価値の高いマニュアルを用意するためにも、「誰が」「誰のために」「何を」といった点を明確にしておきましょう。

▷マニュアル作成の目的と必要性とは？無い場合の課題や活用方法を解説

2.情報を整理する

目的が決まれば、次はマニュアルに掲載する情報の整理です。情報を整理する際には、マニュアルの対象業務の内容や工程を洗い出していきます。業務内容を可視化し、既存の問題点や改善点をチェックしていきましょう。

特に、ベテラン社員と若手社員の間で効率に大きな差がある作業は、ベテラン社員のコツやノウハウを言語化し、マニュアルに盛り込んでいくと効果的です。

3.構成を組み立てる

情報の整理が完了したら、すぐに内容を作成するのではなく、まずはマニュアルの構成や見出しを組み立てます。構成や見出しは書籍でいう「目次」のようなものです。

構成の組み立ては、マニュアル作成の中でも重要な作業のひとつです。構成をしっかり練っておけば、一貫性のあるマニュアル内容に仕上げられます。構成の組み立て方の一例は、次のとおりです。

1. マニュアル作成の目的をふまえて全体像をイメージする
2. 全体像をもとに大きな見出しを作成する
3. 各大見出しの中で必要な情報の見出しを作成する

全体の内容を決定する重要なプロセスであるため、構成の組み立てには複数の人間に関与してもらい、経営陣やマネージャーの同意のもと構成内容を確定するとよいでしょう。

▷マニュアルは目次の構成が肝心！重要な理由や作成方法を解説！

4.マニュアルを作成する

構成の組み立てが完了したら、いよいよマニュアルの作成に入ります。デザインを整え、利用者にとって読みやすいマニュアルを作成するよう心がけましょう。

一通りマニュアルを作成したら、実際にマニュアル通りに業務を実施してみて、問題点や改善点がないか確認していきます。問題点があればマニュアルを修正し、内容をブラッシュアップしていきましょう。

5.実際に運用する

マニュアルが完成したら、いよいよ実際の運用です。運用開始後は、定期的に利用者の声を聞く場を設け、使い勝手や理解しにくい点がないかチェックしていきます。業務内容の変化によってマニュアル内容も変えていく必要があるため、マニュアルは更新し続けるものと認識しておきましょう。

▷マニュアル作成の改訂履歴が重要な理由は？改訂の流れや記載方法も解説

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おすすめのマニュアル作成ツール3選

最後に、おすすめのマニュアル作成ツールを3つ紹介します。

1.ココミテ

ココミテは、オンライン上でマニュアル作成から配布、管理までをワンストップで行えるマニュアル作成ツールです。

さまざまな形式のマニュアル作成が図れるツールで、画像、動画、PDF、Excelなどに対応しています。レイアウトに従って内容を埋めるだけなので、ITツールに詳しくない人でも気軽にマニュアルを作成できる点が本サービスの強みです。

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2.tebiki

tebikiは、スマートフォンで撮影した動画からマニュアル動画を簡単に作れるサービスです。新人教育に最適化されたサービスで、食品業界からブライダル業界まで幅広い分野で利用されています。

自動翻訳機能が搭載されているため、外国人スタッフへの教育にも活用可能です。動画映像と併せて作業内容を解説することで、閲覧者の理解度向上が期待できます。

3.Teachme Biz

Teachme Bizは、株式会社スタディストが運用するマニュアル作成ツールです。

テンプレートに沿ったマニュアル作成が気軽に行えることに加え、タスク配信ツールを活用し、マニュアル利用者の閲覧を促進することも可能です。

システム内でマニュアルの運用状況を可視化・分析できることから、マニュアル運用後のフォローアップも安心して取り組めるでしょう。

マニュアルの内容だけでなくデザインにも意識を向けよう

マニュアルを作成する際は、内容だけでなくデザインにも意識を向け、利用者にとって読みやすい内容に仕上げることが重要です。

マニュアルのデザインを考える際は、図や表の配置といったページ全体のレイアウトを意識すると、視認性の高いマニュアルとなります。また、作成前にマニュアルの対象者や目的を明確に定めておくと、一貫性の高いマニュアル内容が作成可能です。

デザインを意識したマニュアルづくりを心がけ、社内業務の効率化や生産性アップを図っていきましょう。