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マニュアルを電子化する手順・方法とは？メリットやおすすめツール、紙マニュアルとの違い
ペーパーレス化やテレワークの導入などにより、マニュアルの電子化を進める企業が増えています。そこで本記事では、マニュアルを電子化するメリットやデメリットを紹介します。電子化の方法や注意点もまとめているので、マニュアルを電子化する際はぜひ参考にしてください。
目次
電子マニュアルとは？
電子マニュアルとは、従来は紙で運用していたマニュアル類を電子データ化し、パソコンやスマホから扱えるようにしたものです。各デバイスから閲覧・編集が行えるほか、オンライン上で共有もできます。
ペーパーレス化やテレワークにも対応可能なことから、電子マニュアルを活用する企業が増えています。WordやExcel、PDFなどの多用なファイル形式で作成でき、文章だけでなく画像・動画を用いた電子マニュアルも豊富です。
電子マニュアルと紙マニュアルの違い
電子マニュアルと紙のマニュアルとの大きな違いは、電子マニュアルの作成・運用の利便性にあります。
紙のマニュアルの場合、印刷・製本、関係部署への配布など、冊子ならではの手間がかかりがちです。マニュアルを更新する度に繰り返し行うため負担が大きく、保管スペースも確保しなければなりません。文字が中心のマニュアルになるため、作業内容によっては具体的な様子が伝わりにくい恐れもあるでしょう。
一方の電子マニュアルは、印刷や配布にかかる手間とコストをすべてカットできます。パソコンやスマホからいつでもアクセスできるので、更新が必要になってもすぐに対応可能です。大量の書類を持ち歩いたり、保管場所に困ったりする心配もありません。紙マニュアルをスキャンするだけでなく、動画化してわかりやすく作り直すこともできます。
電子マニュアルでは、紙マニュアルのデメリットである印刷や共有の手間をなくせる上、IT技術の活用によって高精度のマニュアル作りが叶うでしょう。
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マニュアルを電子化するメリット
マニュアルの電子化によるメリットは、業務効率にも大きく関係します。どのようなメリットがあるのかを知り、電子化する必要性を把握しましょう。
マニュアルの管理工数を減らせる
マニュアルを電子化することで、管理工数の削減メリットを享受できます。更新・共有・検索・保守といった管理をすべてパソコン上で行えるため、業務時間の短縮が可能です。
紙マニュアルのように更新の都度印刷や製本をする必要がなく、保管場所に出向いて冊子を探し回る手間もなくなります。手作業で行っていた管理業務のすべてをデータのやりとりに変換するだけで、管理にかかる時間を大幅に削減できるでしょう。
マニュアル作成は重要な業務ではあるものの、生産性や利益に直結するものではありません。利益に関わるコア業務のリソースを増やすためには、電子化によってマニュアルの管理工数を減らすことが重要です。
情報の更新や共有がしやすい
電子マニュアルはオンライン上で共有が可能なため、場所を問わずに閲覧できるようになります。作業の追加や変更があれば、パソコンから編集や取り込みが簡単にできるので、更新がスピーディーに進むでしょう。
マニュアルの更新や共有のしやすさは、働き方の多様化を支援し、離れた場所同士の連携強化にも役立ちます。テレワークだけでなく、本社支社、営業所や店舗間のマニュアル共有がスムーズに行え、誰もがいつでも必要な情報を入手できるようになるのです。
適切に更新できているマニュアルは社員からの評価も高くなり、共有しやすい環境下であれば活用の習慣化を促す効果も期待できるでしょう。
ペーパーレス化につながる
紙のマニュアルは作成のたびに印刷をしなければならず、手間や印刷代がかさみます。電子マニュアルなら紙に関する負担を一掃でき、ペーパーレス化の普及にも効果的です。
ペーパーレス化が進むと、リモートワークにおけるマニュアルの共有も円滑になります。紙マニュアルでは難しかったリモートでの教育が可能になり、事業の拡大や労働環境の見直しにもつながっていくでしょう。
紙のコスト削減や共有環境の改善など、電子マニュアルによるペーパーレス化は企業にとって重要なメリットに結びつくのです。
検索性に優れている
検索性の高さもデータ化ならではのメリットです。電子マニュアルはパソコンやスマホから簡単に検索して使えるので、欲しい情報にすぐたどり着くことができます。紙のマニュアルのように、たくさんの冊子の中から探す手間がいりません。
ファイル名や日付、設定したキーワードなどのさまざまな情報をもとに、電子マニュアルの検索が可能です。マニュアルを使用する人の利便性が圧倒的に向上し、管理側の負担も軽減できます。
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マニュアルを電子化するデメリット
メリットの多い電子化マニュアルですが、いくつかのデメリットもあるため確認しておきましょう。
サービスの導入〜運用にコストがかかる
マニュアルの電子化にあたっては、専用サービスを使うケースが一般的です。サービスの導入〜運用にはコストがかかり、電子化の主なデメリットと言えます。
サービス開始時の初期費用、月単位や年単位で納める利用料金などが具体的なコストです。プランの種類、オプションの付帯状況によってもコストが変わります。目的や欲しい機能を踏まえた上でサービスを選ばなければ、余計なコストが増える可能性もあるでしょう。
電子マニュアルの費用対効果を考え、十分な活用が見込めることを確認した上で適切な予算設定を行うのが重要です。
サービスに不具合があると利用できなくなる
マニュアルの電子化に対応するサービスには、クラウド型のものが多く、オンラインで動作する性質上、システムの不具合が発生すると利用できなくなります。
また通信環境が必須となるため、電波の強さや安定性にも左右されます。災害などで停電が起こると、全く使えなくなる点もデメリットです。信頼できるセキュリティレベルのサービスを選ぶことはもちろん、定期的なバックアップやローカル環境で使える予備を取っておくなどの対策が求められます。
電子化に時間・労力がかかってしまう
紙のマニュアルを電子化するには、それなりの時間と労力がかかります。ページごとにスキャンするか、データとして作り直さなくてはならず、どちらにしても相応の手間を見込んでおく必要があるのです。
すべてのマニュアルを1ページずつスキャンするだけで、膨大な時間がかかります。電子化にともないマニュアルを作り直す場合、構成やレイアウトの再検討が必要になるため、労力だけでなく制作スキルも問われるでしょう。
間や労力を最小限に抑えるには、どのような方法で電子化するかを慎重に見極め、必要な準備を整えてから着手しなくてはなりません。
マニュアルサイズが端末に依存してしまう
電子マニュアルは、パソコンやスマホなどのさまざまな閲覧環境で使われるため、端末によっては見えづらくなることもあります。表示分量が端末サイズに依存することから、画面が小さいほど一度に見られる情報が限定されるのです。
レイアウトが崩れたり、文字が小さすぎたりするなどの見づらいマニュアルでは、社内への浸透が進まなくなるケースもあります。想定される使用環境を考慮した上で、どんな端末でも見やすいように電子化しなくてはなりません。
拡大・縮小をある程度自由に行えるよう設定するほか、作成し直す場合はレスポンシブ対応のデザインにすることで、端末ごとに適したサイズに表示できます。
マニュアルを電子化する方法
マニュアルを電子化する主な方法を紹介します。既存のマニュアルをそのまま活用するのか、刷新した上で電子化するのかなど、自社の方針に合わせて方法を選んでください。
紙のマニュアルをPDFに変換する
既存の紙マニュアルを読み取って、PDFに変換する方法です。スキャナーを使ってマニュアルの内容をそのまま読み取り、電子データとして保存します。
新たにマニュアルを作り直す必要がなく、既存のものを活かせるのが利点です。スキャナーにセットして読み込んでいくだけなので、特別なスキルもいりません。誰でも簡単に電子化ができる方法と言えるでしょう。
難点は、PDFファイルであるため編集には向いていないことです。マニュアル内容を見直したい場合には使い勝手が悪く、設定次第では低画質になってしまうケースもあります。
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オフィスソフトを利用する
WordやExcel、PowerPointといったオフィスソフトでマニュアルを電子化する方法もあります。オフィスソフトは既存業務で使うシーンが多いため、操作方法に戸惑うことなく作業できるのがメリットです。
テキストベースならWord、図表を多く使うならExcelというように、電子化するマニュアルの特性に合ったソフトを用いましょう。ソフトによって向いている形式やレイアウト、使える機能が異なるので、上手に活かすことがポイントです。
オフィスソフトで電子マニュアルを作る場合は、制作者によってフォーマットにばらつきがないよう、事前に統一しなくてはなりません。保存場所や編集権限の設定など、必要な管理体制を敷いてから進めるのが妥当です。
マニュアル作成ツールを活用する
マニュアル作成ツールには、電子マニュアルを簡単に作れる機能が充実しているため、編集や更新、共有がスムーズに行えます。
テンプレートを搭載したツールも多く、用意された項目やレイアウトに沿って作るだけで高品質な電子マニュアルが完成します。動画に対応したツールなら、細かな作業や複雑な操作の多いマニュアルもわかりやすくなり、求める作業水準が正しく伝わるでしょう。
マニュアル作成ツールの利用にはコストがかかるため、予算に見合った製品の導入が不可欠です。ツールによって特徴や機能もさまざまであることから、複数を比較して最適なものを判断してください
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ここからは、電子化マニュアルの作成や管理に役立つ機能を備えた、おすすめのツールを3つ紹介します。
NotePM
NotePMは、ITに不慣れな人でも簡単にマニュアルを電子化できる作成ツールです。文書をスムーズに作成できる高機能エディタ、わかりやすいマニュアル作りを支援する画像編集機能など、便利な仕組みがそろっています。
テンプレートに従ってエディタや編集機能を用いれば、統一されたフォーマットの電子マニュアルを量産可能です。文書のレイアウトが苦手、画像編集ソフトに慣れていないといった人でも、直感的な操作で電子マニュアルが作成できます。
| 提供元 | 株式会社プロジェクト・モード |
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン |
※別途人数に応じたプランあり |
| 機能・特徴 | 画像添付・編集、動画添付・ストリーミング再生、表作成、パブリック公開(パスワード設定、QPコード生成可)、モバイルアプリ、PDF出力、ファイル添付、UI日英言語設定、閲覧ログレポート、ワークスペース管理等 |
| URL | 公式サイト |
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COCOMITEは、操作画面に従って必要な情報を入力するだけで、マニュアルが作成できるサービスです。基本となるレイアウトのテンプレートが備わっているので、マニュアルを初めて作る際にも心強い味方となります。
セキュリティ性に優れるのも特徴でしょう。最大5階層までフォルダを分けて編集でき、フォルダごとにアクセス権限の設定も可能です。役職や部署に応じて適切に権限を指定しておけば、電子マニュアルを安全に管理できます。
| 提供元 | コニカミノルタ株式会社 |
| 初期費用 | 65,000円 |
| 料金プラン | ■エントリープラン
■スタンダードプラン
■エンタープライズプラン
|
| 機能・特徴 | 画像添付・編集、動画添付・ストリーミング再生、表作成、パブリック公開(パスワード設定、QPコード生成可)、モバイルアプリ、PDF出力、ファイル添付、UI日英言語設定、閲覧ログレポート、ワークスペース管理等 |
| URL | 公式サイト |
Teachme Biz
Teachme Bizは動画や画像によるマニュアルの作成、共有、実際の運用までを支援するサービスです。
作成方法は、テンプレートに沿って画像動画、文字を入れていくだけと簡単。作成されたマニュアルは、各手順がステップ構造で表示されるため、見やすいだけでなく、工程の変更があった際にも、該当部分のみを修正することができます。
| 提供元 | 株式会社スタディスト |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン |
|
| 機能・特徴 | ステップ構造、画像・動画編集、写真・動画の取り込み、スナップショット機能、PC画面・動画キャプチャ、スライドショー表示、共同編集、PPT、Word、PDFのインポート、PDFエクスポート、マニュアル複製、マニュアルリンク登録、クリップボード機能など |
| URL | 公式サイト |
マニュアルを電子化する際の注意点
電子マニュアルは、作成と運用の際の注意点に留意することで、より活用されやすくなります。ここからは、電子化マニュアルを運用する際のいくつかの注意点を紹介します。
スモールスタートで進める
いきなり大規模にマニュアルを電子化するのではなく、スモールスタートで進めることが大切です。初めから大きく取り組むと失敗時のリスクが膨れ上がり、リカバリーが難しくなります。
頻繁に更新が必要なマニュアルから少しずつ着手するなど、段階的に電子化していきましょう。小分けにして取り組めば、ミスや改善点に気づいたときに対応しやすく、影響を最小限に抑えられます。
利用においても同様にスモールスタートで提供し始め、電子化による効果を測定・分析しながら拡大していくのが理想です。
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運用する担当者を決める
マニュアルの運用担当者を決めてから電子化を進めていくべきです。誰が管理しているかわからない状態では適切に運用できず、社内に浸透しないことはもちろん、更新や保守にも不備が生じます。
作成能力や経験の有無などから相応の担当者を選任しましょう。更新や確認作業の分担、マニュアルを周知させるフローなど、担当者間での決まりごとまで定めておけば、業務が滞りにくくなります。
担当者が決まってから電子化を進めることで、マニュアルの作成から定着までをスムーズに実現できるでしょう。
セキュリティ対策を講じる
電子マニュアルには、サイバー攻撃や不正アクセスなどのリスクがつきまといます。セキュリティ対策を講じた上で電子化を進めなければ、思わぬトラブルが起こりかねません。
利用に際するルールやアクセス権限を決めておくほか、必要に応じてパスワードを設定するのも対策の一つです。アクセスログを取れる環境であれば、ログの解析から不正を検知できます。予算に余裕がある場合、セキュリティソフトを導入するのも有効でしょう。
マニュアルには社内の機密情報が多く含まれるため、電子化にともなってセキュリティを強化し、情報流出を防いでください。
マニュアルの電子化にはツールの利用がおすすめ
マニュアルの電子化は、更新や共有の手間を軽減してアクセスの利便性を高めるなど、管理者・利用者ともに大きなメリットがあります。マニュアル作成ツールを使えば、高品質な電子マニュアルを簡単に作ることが可能です。
電子化における注意点などを理解した上で、入念な準備のもと取り組んでいきましょう。紹介したおすすめのツールも参考に、マニュアルの電子化を効率的に進めてください。
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