業務マニュアルが簡単に作成できる無料テンプレートサイト9選！

業務マニュアルの作成で使えるテンプレートとは？

業務の効率化や標準化のために、業務マニュアルを作成することは重要です。

業務マニュアルは企業の財産にもなるものですが、マニュアルをいちからつくるためには相当の時間と労力を必要とします。

そこで役立つのが、業務マニュアルのテンプレートの活用です。テンプレートにはあらかじめ書式が設定されているため、所定の箇所に必要事項を入力することで、簡単にマニュアルを作成することが可能です。

また、テンプレートは多くの人が使うことを想定されているため、汎用性の高いものが多いことも特徴です。さらに、形式が整っているため、項目に沿って作成することで利用しやすい業務マニュアルを作成できるのです。

デザイン性の高いテンプレートも多く、書体や文字の大きさなどが伝わりやすいように設定されていることも使いやすさの理由でしょう。

近年では、無料でダウンロードできるテンプレートが多数提供されており、インターネット上には多数のテンプレートが公開されています。

ここでは、テンプレートを使うメリットやデメリット、そしてテンプレートを使う際のポイントやおすすめサイトなどをご紹介します。

業務マニュアルの作成でテンプレートを使うメリット

活用しやすい業務マニュアルの作成のため、利便性の高いテンプレートを利用しましょう。既に形式が整ったテンプレートを使うことにより、短時間でデザイン性が高く、活用しやすいマニュアルを作成できることは、テンプレートを使う大きなメリットです。

ここでは4つのメリットについてご紹介していますので、ぜひ業務マニュアルを作る際の参考にしてください。

1.マニュアル作成の時間を短縮できる

テンプレートを使うことによって、マニュアル作成の時間を大きく短縮することができます。マニュアルを作成する際は、業務内容に合わせて構成を考え、視覚的効果を意識して工夫を凝らすなど作業に時間がかかります。

しかしテンプレートの活用で、すでに完成されたフォーマットを利用できることから、マニュアル作成の時間を大幅に削減することができるのです。

2.デザイン性のあるマニュアルを作成できる

文字の色やフォント、レイアウトなどが整ったマニュアルは読みやすいものです。マニュアルを作成するときは、利用者の読みやすさを考えなければなりません。視覚的なバランスを考えて図や表をレイアウトするなど、マニュアルの作成にはデザインセンスを必要とします。

テンプレートにはあらかじめフォーマットが設定されているため、作成者が文字のサイズや色などを考える必要はありません。

また、デザイン性の高いテンプレートも多数、提供されています。業務に合ったテンプレートを利用することで、簡単にデザイン性のあるマニュアルを作成することができます。

3.記載漏れを防止することができる

マニュアル作成の際に、何をどこに記載すべきか迷うケースは多く、過不足なくマニュアルを作るのは簡単なことではありません。いちからマニュアルを作成すると、記載漏れも起こりがちです。

抜けや漏れのあるマニュアルは不便で活用しづらいものです。テンプレートにはあらかじめ、汎用性の高いサンプルが入力されているので、この内容を参考に作成することで記載漏れの防止につながります。

4.汎用性の高いマニュアルを簡単に作成できる

汎用性の高いマニュアルを作成できることも、テンプレートを利用するメリットといえるでしょう。利用者数の多いテンプレートは需要が高く、多くの会社の業務に適していると考えられます。

つまり、汎用性が高いフォーマットとなっているのです。マニュアルにオリジナリティは求められていません。適切にプロセスが示されていることが重要であり、汎用性の高いテンプレートは活用しやすいのです。

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業務マニュアルの作成でテンプレートを使うデメリット

業務マニュアルの作成にテンプレートを利用するメリットは多数あります。その一方でテンプレートがマニュアルの内容に合っていないなど、デメリットが生じるケースもあります。テンプレートを利用する際は、デメリットの影響を受けないよう注意しましょう。

ここでは、テンプレートの利用にどのようなデメリットがあるのかを見ていきましょう。

マニュアルにマッチしない場合がある

マニュアル専用に作られたテンプレートより一般的な業務で利用されるテンプレートの方が多く提供されています。

たとえば請求書や顧客管理名簿など、需要の高いテンプレートは多数、公開されていますが、マニュアル専用のテンプレート数は多いとはいえないでしょう。

そのため、不要な項目があったりレイアウトがしづらいなど、テンプレートにマニュアルの内容がそぐわないケースも散見されます。

記載すべき項目が用意されていない場合がある

一般的なテンプレートは、自社のために作られたものではないため、記載したい項目が網羅されていないケースもあるでしょう。

内容に不足がある場合はフォーマットの変更が必要となることもあり、手間がかかってしまいます。一般公開されているテンプレートでは、自社が希望する内容に合致しないケースもあるかもしれません。

業務マニュアルの作成でテンプレートを使う際のポイント

業務マニュアルの作成において、テンプレートを使う際にはどのようなことに気をつけたらよいのでしょうか。ここからは、テンプレートを使う際のポイントを詳しく解説していきます。

読み手に合ったわかりやすいテンプレートを使用する

マニュアルには、読み手にとってのわかりやすさが求められます。わかりやすいテンプレートの条件は、構成が明確であることです。

テンプレートによって構成やデザインは異なりますので、自社の業務内容に合ったテンプレートをセレクトしましょう。

部門によって、従業員の年齢層など構成が異なることもあるでしょう。マニュアルを利用する従業員にとってわかりやすいものであるかも意識して、テンプレートを選ぶことが重要です。

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文字だけでなく視覚的要素もあるものを選ぶ

文字だけで示された業務マニュアルには読みづらさもあります。図や表などを利用することも、読みやすさの要素となります。従ってテンプレートを利用する際にも、イラストや図表などを挿入できるものを選びましょう。

ただし、テンプレートのイラストや図表のなかには商用利用が認められていないケースもあるため、注意が必要です。

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5W1Hを意識して作成する

業務マニュアルは、5W1Hを意識して作成することが大切です。5W1Hとは、「Who-誰が」「When-いつ」「Where-どこで」「What-何を」「Why-なぜ」「How-どうやって」という6つの要素です。

これらの要素は、業務マニュアルの利用者が抱きやすい疑問です。この内容に答える形でマニュアル作りを進めることで、利用者の疑問に対応したマニュアルを作成できるでしょう。

テンプレートを利用する場合も、5W1Hに答えられる構成になっているかを確認しましょう。

誰にでもわかるような表現で説明する

専門用語だらけの業務マニュアルは、利用者にとって読みづらいものです。誰が読んでもわかるような表現で説明しましょう。

また、マニュアルを作成する時の表記にも気を付けましょう。「たとえば」という表記と「例えば」という表記が混在していたり、「1」と「一」のように漢数字が混在しているなど、統一感がないマニュアルには読みづらさを感じるものです。

マニュアルを作成する場合は、伝わりやすい表記とシンプルな表現を意識しましょう。

デザインは統一して使用する

デザインに統一感のあるマニュアルは読みやすいものです。テンプレートはデザインを考えて作られているため、デザイン性のあるマニュアルを作成することができます。

さらに、大切な箇所を太字にしたり色を変えて強調したりすることで、より伝わりやすいマニュアルの作成につながります。その際も全体の統一感を意識することで、より品質の高いマニュアルが完成します。

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【厳選紹介】業務マニュアルのおすすめ無料テンプレートサイト9選

ここからは、具合的に、業務マニュアルの作成におすすめの無料テンプレートサイトを厳選して9点ご紹介します。

1.Officeテンプレート

「Office テンプレート」はアメリカのマイクロソフト社が提供しているテンプレートです。種類も豊富で2,000点以上のテンプレートを無料で利用することができます。

マイクロソフト オフィスを利用できる環境であれば、テンプレートをダウンロードし、必要な項目を埋めることにより短時間で見栄えのするマニュアルを作成することが可能です。

2.SILAND.JP

「SILAND.JP」はすべて無料でテンプレートをダウンロードできる個人運営サイトです。マニュアル作成用のテンプレートも用意。簡単にマニュアルを作ることができます。シンプルなデザインで、使いやすさにこだわったテンプレートです。

番号設定を行わなくても自動採番がされたり、改行を入れる必要がなかったりするため、内容に集中して作成できるようになります。個人での利用や業務で活用する際は、自由に使用することができます。

3.bizocean

「bizocean」は、トライベック株式会社が提供するテンプレートのサイトです。28,000点以上の書式テンプレートがあり、すべて無料でダウンロードできます。

さまざまな用途や業種、ファイル形式に対応した書式が用意されているのが特徴です。なお、商業目的とした二次的使用は禁止されているので、注意してください。

4.テンプレートBANK

「テンプレートBANK」は、TB株式会社が提供するテンプレートをまとめたサイトです。無料で会員登録することで、テンプレートなどの素材をダウンロードして使用できます。

なお、テンプレートBANKが提供するすべてのテンプレートや素材、およびテンプレート内で使われている画像は、私的利用・商用利用を問わず利用が可能です。

5.bizroute

「bizroute(ビズルート)」は、株式会社エクシアが提供する、テンプレートをまとめたサイトです。仕事で使う各種書類のテンプレートや販促・案内等に使えるデザインテンプレート、イラスト・写真素材、そしてそれらを効果的に活用するための情報を提供しています。

なお、bizrouteでダウンロードできるエクセル・ワードのテンプレートやツールは個人、法人を問わず使用が可能です。

6.経費削減実行委員会

「経費削減実行委員会」は、株式会社オーナー'sが提供する、利用頻度の高い書式をダウンロードできるサイトです。多数のテンプレートを無料で利用でき、マニュアルテンプレート以外にも、さまざまな種類のテンプレートが紹介されています。

なおテンプレートは、非営利かつ個人での使用が可能です。また、コンテンツの複製、改変、送信、譲渡などが不可となっているため、規約を確認してから利用しましょう。

7.Dojo

「Dojo」は、株式会社テンダが提供するマニュアル作成ツール・共有ツールのサイトです。テンプレートをダウンロードするサイトとは異なり、専用のソフトウェアを活用することでマニュアル作成時間を大きく削減することができます。

誰でも手軽に高品質なマニュアルを作成することが可能で、自動作成機能やEラーニング機能も搭載されています。

8.［文書］テンプレートの無料ダウンロード

「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」は、さまざまな業務に役立つテンプレートをダウンロードできる個人運営サイトです。

エクセルで作成した業務マニュアル（作業マニュアル・作業手順書）のフォーマットを提供。テンプレートを利用するための登録は不要で、すべて無料でダウンロードできます。

9.プレゼンデザイン

「プレゼンデザイン」は、プレゼン資料向けデザイン講座などを行っている宮城信一氏が運営するサイトで、プレゼン資料の作成に役立つ情報を提供しています。

このサイトにはプレゼン資料作成のノウハウが提供されていて、パワーポイント用のデザインやテンプレートを無料でダウンロードすることができます。

テンプレートを活用してマニュアル作成を効率化しよう

業務マニュアルの作成には、時間と手間がかかります。しかし、テンプレートを活用することで、その労力を大幅に削減することが可能となるのです。しかもデザイン性、読みやすさともに高い品質の業務マニュアルを作ることができます。

昨今、多数のテンプレートを無料でダウンロードできるようになっています。これらのテンプレートを積極的に活用し、利用しやすいマニュアルを作成することで、業務の効率化に貢献しましょう。

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