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【無料あり】簡単に業務マニュアルを作成できるテンプレート9選！
一からマニュアルを作成する場合、手間や労力がかかってしまいますが、テンプレートを使用することで、簡単にマニュアルを作成することができます。本記事では、そんなマニュアル作成のテンプレートについて、利用することのメリットやおすすめのテンプレートなど詳しく解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
業務マニュアルの作成におけるテンプレートの必要性
業務の効率化や標準化に必要な業務マニュアルですが、いちから作るのは手間がかかります。そこで役立つのが、業務マニュアルのテンプレートの活用です。テンプレートにはあらかじめマニュアルで記載すべき主要な項目が設定されているため、作成工程を大幅に短縮できます。
項目を埋めていくだけで簡単にマニュアルを作成できる上、デザインやレイアウトも決まっているので見た目にもきれいに仕上げることが可能です。
また、テンプレートは多くの人が使うことを想定しているため、汎用性の高いものが多数あります。作成に不慣れだと記載事項の抜け漏れが発生することもありますが、汎用性の高いテンプレートなら必要項目がすでに網羅されており、抜けのない高品質なマニュアルを作成できるのです。
▷【基本】見やすいマニュアルの作り方！失敗しないコツやポイントも解説
業務マニュアルの作成でテンプレートを使うメリット
利便性の高いテンプレートを活用すれば、業務マニュアルの作成にさまざまなメリットを得られます。4つのメリットについて紹介するので、テンプレートを活かしたマニュアル作りの参考にしてください。
マニュアル作成の時間を短縮できる
テンプレートには、記載すべき内容やマニュアルデザインがあらかじめ定められているため、マニュアル作成の時間を大きく短縮することができます。
内容や見た目について考える手間がいらず、マニュアル作成の時間を大幅に削減できるのです。
統一感のあるマニュアルを作成できる
統一感のあるマニュアルが作れるのも、テンプレートのメリットです。業務ごとにマニュアルのフォーマットが違っていては、利用者が戸惑う原因になります。特に作成者が異なる場合は内容やデザインがバラつくリスクが上がり、クオリティーにも差が生まれがちです。
統一感のあるマニュアルなら一定のクオリティーを担保でき、いつ誰が利用してもわかりやすい状態にできます。テンプレートを用いれば、業務内容や利用時期でマニュアルの精度が左右されず、利用者の使い勝手を高められるのです。
マニュアルの品質を向上できる
テンプレートの活用で、マニュアルの品質向上が期待できます。記載すべき項目を網羅しているため、説明の抜け落ちを予防でき、必要な情報がしっかり盛り込まれたマニュアルを作成できます。
あらかじめデザインが作られているテンプレートなら、スキルがなくても一定のビジュアルに仕上げられ、また使いたいと思えるようなわかりやすいマニュアルを作成可能です。
情報の抜け漏れを防止できる
マニュアルを作成する際、どのような内容を記載すべきか迷ってしまい、情報の抜け漏れが発生するケースがあります。抜けや漏れのあるマニュアルは不便で活用しづらく、本来の機能を発揮できない恐れもあるでしょう。
しかし、テンプレートには項目が設定されているため、情報の記載漏れを防止できます。テンプレートでミスを予防できれば、余計な手間がかかるリスクも最小限に抑えらるでしょう。
▷業務マニュアルを作成するメリット・デメリットとは？活用方法も解説
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マニュアル作成ツールの資料をまとめて請求>>業務マニュアルの作成でテンプレートを使うデメリット
業務マニュアルの作成にテンプレートを利用するメリットは多数あります。その一方でテンプレートを活用することでデメリットが生じるケースもあります。ここでは、テンプレートの利用にどのようなデメリットがあるのかを見ていきましょう。
マニュアルの目的にそぐわないケースがある
テンプレートで用意されている項目やデザインでは、マニュアルの目的にそぐわないことがあります。画像を多く使いたいのに貼り付ける場所が少ない、入れられるテキストの量が限定的であるといったケースが例です。
どの業務のどんな作業に対するマニュアルを作るのかで、使うべきテンプレートは異なります。カスタマイズがきくテンプレートを選ぶなど、目的に合わせて柔軟な対処が必要です。
記載すべき項目が用意されていないケースがある
一般的なテンプレートは自社専用に作られたものではないため、記載したい項目が網羅されていないケースもあります。あくまで汎用的な項目が載っているだけであり、専門的な業務まではカバーできない可能性が高いでしょう。
内容に不足がある場合はフォーマットを変更しなくてはならず、手間がかかってしまいます。テンプレートに頼りすぎると思わぬ抜け漏れが発生する恐れもあるので、記載すべき項目が網羅されているかを事前に確認すべきです。
▷マニュアルは本当に不要？無駄・必要ないと考える人の落とし穴
業務マニュアルを作成する際のポイント
ここからは、業務マニュアルの作成において、押さえておくべきポイントを解説します。
伝えたい内容を明確にする
マニュアルが何を目的として作られているのか、また、どのような流れに沿って作業を行うべきかが一目でわかるように、伝えたい内容を明確に記載するのが大切です。
説明の順序が不適切だったり、曖昧な表現が多かったりすると、内容が明確に伝わりません。マニュアルの企画段階から構成の質にこだわっておくほか、求める作業レベルやクオリティーは数値や画像で例を示すなど、わかりやすく具体的な内容を追求してください。
▷マニュアル作成の上達に役立つおすすめの本6選！苦手な方は必見！
5W1Hを意識して作成する
業務マニュアルは、5W1Hを意識して作成することが大切です。「Who-誰が」「When-いつ」「Where-どこで」「What-何を」「Why-なぜ」「How-どうやって」という6つの要素を組み込むことで、利用者の疑問を解決するマニュアルが作成できます。
説明文や構成に5W1Hの要素を当てはめれば、記載すべき情報がおのずと入りやすくなり、効果的なマニュアルに仕上げられるでしょう。
▷5W1Hの意味とは？例文や正しい順番・ビジネスでの活用事例や効果を簡単に解説
読み手の目線を持つ
マニュアルには、読み手にとってのわかりやすさが求められます。年齢や役職を問わず、誰もが読みやすくなるようなマニュアル作りを意識してください。
優れたマニュアルは文章の長さや文字の大きさ、レイアウトなどに趣向が凝らされています。余計な言葉を使わず簡潔に説明している、見やすいフォントサイズを使っている、文字が詰まりすぎていないといった要素は、読みやすいマニュアルにみられる特徴です。
専門用語を使わずに簡潔な表現を心がける
専門用語が多く利用されている業務マニュアルは、特に経験が浅い利用者に対して内容が伝わらなくなってしまうため、誰が読んでもわかるような表現で説明しましょう。
基本的に、その業務を初めて行う人がマニュアルの主な利用者となります。業務未経験者や新入社員に難しい専門用語を用いても、理解が追いつかず内容が伝わりません。できるだけ簡潔に表現するほか、業界特有の専門用語が多い場合には注釈を入れておくと親切です。
イラストや動画を組み合わせる
マニュアルにはイラストや動画をうまく使い、わかりやすさを向上させましょう。文字だけのマニュアルよりも視覚的に理解が進み、内容が伝わりやすくなります。
特に動きの多い作業の説明には、イラストや動画が好相性です。動作を言葉で表現しようとすると長文になりやすく、読み手によっては誤って伝わる恐れもあります。一目で直感的にわかるよう、イラストや動画を上手に組み合わせてください。
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【無料版あり】業務マニュアルの作成におすすめテンプレートサイト9選
ここからは、具合的に、業務マニュアルの作成におすすめの無料テンプレートサイトを厳選して9点ご紹介します。
1.Officeテンプレート
「Office テンプレート」はアメリカのマイクロソフト社が提供しているテンプレートです。種類も豊富で2,000点以上のテンプレートを無料で利用することができます。
マイクロソフト オフィスを利用できる環境であれば、テンプレートをダウンロードし、必要な項目を埋めることにより短時間で見栄えのするマニュアルを作成することが可能です。
| 提供元 | Microsoft Corporation |
| 費用 | 無料 |
| 特徴 | 無料で使えるOfficeテンプレート2,000点以上 キーワードやこだわり検索でテンプレートを検索可能 |
| URL | 公式サイト |
SILAND.JP
「SILAND.JP」はすべて無料でテンプレートをダウンロードできるサイトで、マニュアル作成用のテンプレートも用意されており、簡単にマニュアルを作ることができます。
番号設定を行わなくても自動採番がされたり、改行を入れる必要がなかったりするため、内容に集中して作成できるようになります。個人での利用や業務で活用する際は、自由に使用することができます。
| 提供元 | SILA |
| 費用 | 無料 |
| 特徴 | 定款・社内規程用、議事録、マニュアル作成用などWord用無料テンプレート配布 スケテン for Excel、美つもり書、どんと来いCSV for ExcelなどのExcel用テンプレート配布 |
| URL | 公式サイト |
bizocean
「bizocean」は、トライベック株式会社が提供するテンプレートのサイトです。28,000点以上の書式テンプレートがあり、すべて無料でダウンロードできます。
さまざまな用途や業種、ファイル形式に対応した書式が用意されているのが特徴です。なお、商業目的とした二次的使用は禁止されているので、注意してください。
| 提供元 | トライベック株式会社 |
| 費用 | 無料(一部有料テンプレート有) |
| 特徴 | 書式数3.2万点、経理や人事などテーマから書式の検索が可能 士業やプロが作成した雛形、作者に直接オーダーも可能 |
| URL | 公式サイト |
テンプレートBANK
「テンプレートBANK」は、TB株式会社が提供するテンプレートをまとめたサイトです。無料で会員登録することで、テンプレートなどの素材をダウンロードして使用できます。
なお、テンプレートBANKが提供するすべてのテンプレートや素材、およびテンプレート内で使われている画像は、私的利用・商用利用を問わず利用が可能です。
| 提供元 | ティービー株式会社 |
| 費用 | 無料(一部有料テンプレート有) |
| 特徴 | テンプレート数6,000以上、メーカー用紙 デザイン、イラストなど種類が豊富 |
| URL | 公式サイト |
bizroute
「bizroute(ビズルート)」は、株式会社エクシアが提供する、テンプレートをまとめたサイトです。仕事で使う各種書類のテンプレートや販促・案内等に使えるデザインテンプレート、イラスト・写真素材、そしてそれらを効果的に活用するための情報を提供しています。
なお、bizrouteでダウンロードできるエクセル・ワードのテンプレートやツールは個人、法人を問わず使用が可能です。
| 提供元 | 株式会社エクシア |
| 費用 | 無料 |
| 特徴 | PDF作成ツール、総務や営業、人事などの部門別テンプレート検索 |
| URL | 公式サイト |
経費削減実行委員会
「経費削減実行委員会」は、株式会社オーナー'sが提供する、利用頻度の高い書式をダウンロードできるサイトです。多数のテンプレートを無料で利用でき、マニュアルテンプレート以外にも、さまざまな種類のテンプレートが紹介されています。
なおテンプレートは、非営利かつ個人での使用が可能です。また、コンテンツの複製、改変、送信、譲渡などが不可となっているため、規約を確認してから利用しましょう。
| 提供元 | 株式会社オーナー's |
| 費用 | 無料 |
| 特徴 | 豊富なテンプレートの種類を完備 共通書式や共通企画書、部署、カテゴリーから検索可能 |
| URL | 公式サイト |
Dojo
「Dojo」は、株式会社テンダが提供するマニュアル作成ツール・共有ツールのサイトです。テンプレートをダウンロードするサイトとは異なり、専用のソフトウェアを活用することでマニュアル作成時間を大きく削減することができます。
誰でも手軽に高品質なマニュアルを作成することが可能で、自動作成機能やEラーニング機能も搭載されています。
| 提供元 | 株式会社テンダ |
| 費用 | 要問い合わせ |
| 特徴 | マニュアルの自動作成・共有・更新 海外言語に対応、マニュアル以外も作成可能 |
| URL | 公式サイト |
［文書］テンプレートの無料ダウンロード
［文書］テンプレートの無料ダウンロードは、さまざまな業務に役立つテンプレートをダウンロードできる個人運営サイトです。
エクセルで作成した業務マニュアル（作業マニュアル・作業手順書）のフォーマットを提供しており、テンプレートを利用するための登録は不要で、すべて無料でダウンロードできます。
| 費用 | 無料 |
| 特徴 | ExcelやWordで作成したビジネス文書等のフォーマットのダウンロード |
| URL | 公式サイト |
プレゼンデザイン
「プレゼンデザイン」は、プレゼン資料向けデザイン講座などを行っている宮城信一氏が運営するサイトで、プレゼン資料の作成に役立つ情報を提供しています。
このサイトにはプレゼン資料作成のノウハウが提供されていて、パワーポイント用のデザインやテンプレートを無料でダウンロードすることができます。
| 提供元 | プレゼンテーションデザイン |
| 費用 | 無料 |
| 特徴 | 講演資料などパワーポイント用のデザイン・テンプレート A4とワイド画面2種類のサイズ、デザインパーツ集の配布 |
| URL | 公式サイト |
テンプレートを活用して業務マニュアルを作成する流れ
ここからはテンプレートを活用し、業務マニュアルを作成する際の流れについて紹介していきます。
利用するテンプレートを選ぶ
利用するテンプレートを選ぶ際は、業務の種類や目的に合うものを見極めなくてはなりません。目的に合致しないテンプレートを選んでしまうと、利便性が低下する可能性が高まるためです。
マニュアル用のテンプレートを中心に選ぶほか、設定済みの項目が自社にマッチするか、項目の変更などのカスタマイズができるかも確認しましょう。マニュアルの中に組み込んで使えるテンプレートもあり、臨機応変に活用するのが効率化のコツです。
マニュアルを作成する目的を定める
マニュアルを作る目的を定めてから制作を進めていきます。誰に何を説明し、どんなことができるようになってほしいのかを明確にしましょう。関係業務に携わっている現場社員の意見を聞くのも有効です。
目的が定まらないままマニュアルを作っても、必要な情報を網羅できません。自社の抱える課題、目指したい理想などから目的を定めておくことが大切です。
マニュアルの構成を作る
目的を定めたら次にマニュアルの骨組みとなる構成を作成します。構成をしっかりと作りこまないと、実際に内容を記載する際に話題がぶれてしまったり、情報の抜け漏れが生まれたりするリスクが生まれるので、しっかりと時間をかける必要があります。
どのような情報を盛り込む必要があるのかを整理し、どのような順序で説明していけば伝わりやすいのかを整理しましょう。構成が定まっていれば、内容もスピーディーに書き込めるため、結果としてスムーズにマニュアルを作成できます。
▷マニュアル作成が上手い人の特徴は？苦手な人との違いや上達方法を解説
構成に沿ってマニュアルの内容を記載する
次に、マニュアルの内容は構成に沿って記載していきます。構成に反した順番・配置になっては意味がないため、あらかじめ決めた並びや内容を忠実に反映していきましょう。
テンプレートを利用すると、テンプレートのフォーマットがすべて正しいと思い込みがちです。構成の内容が正しく反映されず、目的とは大きくずれたマニュアルになってしまうかもしれません。構成に沿って制作を進めれば、テンプレートを有意義に使いつつ効果的なマニュアルに仕上げることが可能です。
定期的に改善しながら運用する
マニュアルは適切に運用することで効果を最大化できます。運用のポイントは、マニュアルの定期的な改善です。内容を適時ブラッシュアップしていくことで、常に新しい情報が反映された上質なマニュアルを提供できます。
担当者による定期更新を行い、改善できるところや追加・削除の必要性に応じて編集すれば、マニュアルの品質に磨きをかけることが可能です。
▷マニュアルは目次の構成が肝心！重要な理由や作成方法を解説！
テンプレートを活用してマニュアル作成を効率化しよう
手間のかかる業務マニュアルの作成も、テンプレートを活用することで労力を大幅に削減することが可能です。統一されたデザインとクオリティーを確保でき、読みやすく理解しやすいマニュアルを作ることができます。
昨今、多数のテンプレートを無料でダウンロードできるようになっています。これらのテンプレートを積極的に活用し、利用しやすいマニュアルを作成しましょう。
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