マニュアルは目次の構成が肝心!重要な理由や作成方法を解説!

2022/8/10 2022/08/10

マニュアル作成ツール

目次整理が必要なマニュアル文書

目次構成は、マニュアルを作成する上で大切なわかりやすさに直結する部分です。本記事では、目次構成が重要な理由や作成方法を解説しています。マニュアルを作成する前に目次構成を知り、わかりやすいマニュアルの作成に役立ててください。

目次はマニュアルの骨組みとなる要素

マニュアル作成における目次は、マニュアル全体の品質を左右する要素であり、原稿作成を効率よく進めていくうえでも重要な存在です。

わかりやすく見やすいマニュアルを目指すためには、まずマニュアルの大枠にあたる骨組み部分をしっかりと構成する必要があります。そうすることで、各項目にどのような内容を盛り込むべきかが明確になります。

目次が定まっていれば、全体の文章のまとまりを意識しながら書き進められるため、作成者の作業負担も軽減できるでしょう。マニュアルの使用者側にとっても、目次からマニュアルの目的や意図が読み取れるので、必要な情報を探しやすくなります。

このように、マニュアルにおける目次は、作成者と使用者の双方にとってメリットをもたらす要素です。

マニュアル作成で目次の構成が重要な理由

マニュアルの仕上がりを左右する骨組みである目次は、マニュアル本体の原稿作成に取りかかる前にしっかりと構成する必要があります。

ここからは、目次の構成がマニュアル作成に重要な理由を確認していきましょう。

必要な情報にたどり着きやすい

良いマニュアルは、見やすいレイアウトとわかりやすい内容であることが求められます。使用者が何らかの情報を必要としてマニュアルを読んだ際、必要とする情報へ的確に素早くたどり着けなければ、それは良いマニュアルとは言えません。

目次は、必要な情報がある場所まで読み手を導いてくれる道しるべであるべきです。マニュアルを読む者の視点に立って全体像を構成し目次を組み立てることが、マニュアルの利便性を高めます。

マニュアル全体の流れがわかりやすい

最初に目次をしっかりと構成しておくことは、マニュアルの全体像を明確にし、使用者がその業務の大枠を理解するうえで役立ちます。

目次という骨組みがないまま作成を進めていくと、当初設定したマニュアルの目的や意図を見失ってしまう可能性もあるでしょう。

本筋とは関係のない内容を追加したり、それぞれの作業項目が無秩序に配置されてしまったりすることで、使用者に読みにくさを感じさせるマニュアルとなってしまうのです。

一貫性のある構成により、目次をみるだけでマニュアルに記載されている内容が順序立てて理解できます。結果として、対象業務の全体像や大きな流れを把握することが可能となるのです。

マニュアル作成時のミスや漏れを防げる

目次の構成段階では、必要な項目の選定と文章の組み立てが行われます。この工程を経ることで、必要な情報の取捨選択ができ、それに加えて情報の重複を防止することが可能です。

全体像から俯瞰して内容を並べることで情報の抜け漏れを防げるため、過不足のないマニュアル内容に仕上げられます。

目次を構成する際に気をつけたいポイント

ここからは、目次構成時に注意したいポイントを3つ解説していきます。

項目ごとに見出しを整理する

マニュアルの目次は、どの項目にどのような内容が含まれているかを、使用者がひと目でイメージできる構成でなければなりません。

見やすくわかりやすい目次構成にするためには、見出しの有効活用がポイントです。大見出しと小見出しを使用し、各項目の内容がわかりやすく伝わるように組み立てていきます。そうすることで、使用者は必要な情報を簡単に見つけられるようになるのです。

見出しには、その項目が何について書かれているか明記しましょう。また、大見出しから小見出しへの流れも、違和感のないように構成していくことが大切です。

時系列の順番を意識する

業務内容に関する項目は、時系列に並ぶように構成することが重要です。実際の仕事の流れに沿って目次が構成されていることで、使用者は自分の現在地が把握しやすくなり、必要な情報がある場所を想像しやすくなります。

まずは業務でどのような手順が発生するのかリストアップし、全部出し切ってから並べ替える方法が効率的です。この方法により、抜け漏れなく作業工程が可視化でき、変更が発生した際の修正もスムーズに進められます。

使用する場面を想定して作る

使用者がどのような時にどのような情報を求めてマニュアルを利用するかによって、マニュアルの構成は変わります。

たとえば接客業であれば、「開店準備」「オーダーを受ける時」「会計」といったように、シチュエーションごとに目次が分かれていたほうが、目的の情報にたどり着きやすくなるでしょう。

また、定型業務の多い部署の場合は、日次・週次・月次の業務発生頻度をもとに、時系列に並べた目次にしてみるのも一案です。このように、使用者の目的別に構成することが、見やすくわかりやすいマニュアルづくりにつながります。

【4step】見やすい目次の作り方

ここからは、実際に目次を作成する際の簡単な流れと、各工程におけるポイントを確認していきましょう。

1.目的を明確にする

目次構成における最も重要なポイントともいえるのが、マニュアルを作成する目的や意図を明確にしておくことです。

マニュアル全体のコンセプトをあらかじめ決めておくことで、必要な項目や全体の流れといったストーリーの組み立てが容易になります。この段階では、大枠のコンセプトに加えて、マニュアルに求められる品質水準も明確にしておきましょう。

完成したマニュアルを、「いつ」「どこで」「だれが」「何のために」「何を」「どのように」使用するのかを明確にしておくことで、マニュアルの作成目的もクリアになります。

2.必要な情報の収集と整理

業務に対して深い知識と理解がなければ、網羅性の高いマニュアルは作成できません。抜け漏れのない正確な情報をマニュアルに盛り込むためには、ひとりの作成者の情報に頼るのではなく、できるだけ多くの人や部署から情報を収集していきましょう。

情報収集が終われば、今度は情報を整理する作業です。情報の重要度や分類をチェックしながら、マニュアルに必要な情報をリストアップしていきましょう。

3.マニュアルの構成を決める

必要な情報を集め、整理が終われば、次は情報の組み立てを考えていきます。この際、集めた情報をバラバラに組み立てていくと、煩雑な印象の目次となってしまい、一貫性を欠く構成内容になる恐れがあります。

そのため、まずは最初に設定したコンセプトと到達点をベースに、大枠の構成を決めることが重要です。大枠を最初に固めておけば、全体の流れを崩すことなく細部の構成を手がけられるでしょう。

4.目次を作成する

目次の作成では、各見出しの言葉遣いや表現が適切でわかりやすいか、大見出しと小見出しの関係性は正しく設定されているか、といった点を確認していきます。

原稿作成に入る前の最終段階であるため、欲しい情報が探しやすい目次内容となっているか念入りに確認しましょう。

マニュアル作成に使えるテンプレートを紹介

マニュアルを1から作るのは、大変な作業です。作成するマニュアルや業務内容によって適したデザインや形式があるため、効率よく作業を進めるにはテンプレートの活用を検討しましょう。

ここからは、マニュアル作成に役立つテンプレートや活用例を紹介していきます。

SILAND.JP

SILAND.JPは、WordとExcel形式の各種テンプレートを提供しているサイトです。操作マニュアル・運用マニュアルのテンプレートがシェアされています。

マニュアル本文のページに加えて、改訂履歴が記載できる表紙や目次ページもセットになっているテンプレートです。無料でダウンロードできるため、実際に利用して使用感を確かめてみてもよいでしょう。

Microsoft

Microsoft Officeの開発元であるMicrosoft社が提供しているテンプレートは、開発元ならではのバリエーションの豊富さが魅力です。

Word・PowerPoint・Excelそれぞれにおいて、マニュアルに活用しやすいフォーマットが揃っており、ほとんどが無料で利用できます。

業務やシチュエーションごとに細分化されており、チェックリストやフローチャート、スライド式マニュアルといった幅広い形式のマニュアル作成が図れるでしょう。

テンプレートBANK

テンプレートBANKは、社員教育や研修に役立つテンプレートが充実しているサイトです。

ビジネスマナー、電話対応、身だしなみといった幅広い教育資料用のテンプレートが提供されているだけでなく、「ビジネスマナーの練習問題」といったように理解度をチェックするテンプレートも利用可能です。

Eメールチェックリストなど、業務で活用できるシートのテンプレートも豊富なため、マニュアルと併せて活用してみるとよいでしょう。

上手く作れない場合はツール活用や代行会社に相談

見やすくわかりやすい目次の作成が自社リソースだけでは困難な場合は、マニュアル作成ツールの活用やマニュアル作成の代行業者へ依頼してみるとよいでしょう。

マニュアル作成ツールでは、オンライン上で視覚的に操作することが可能で、簡単で見やすいマニュアルがスピーディーに作成可能です。さらに、クラウドツールであれば他メンバーとの共有も非常に楽なのでぜひ活用を検討してみてください。

▼ ビズクロ編集部おすすめのマニュアル作成ツール「COCOMITE」▼

また、マニュアルの代行業者は、豊富なマニュアル作成の経験やノウハウにより、素人が作るよりも格段にわかりやすい目次のマニュアルに仕上げられます。多少の外注コストが発生しても、業務効率の向上や作成者の負担軽減といったメリットを考慮すれば、検討する価値はあるでしょう。

おすすめのマニュアル作成代行サービス3選

ここからは、マニュアル作成のノウハウが豊富な代行サービスを3つ紹介していきます。

1.Teachme Biz|株式会社アッシュ・マネジメント・コンサルティング

Teachme Bizは、株式会社アッシュ・マネジメント・コンサルティングが提供するマニュアル作成・共有プラットフォームです。

Teachme Bizを導入したユーザーが短期間でマニュアルを使い始められるように、マニュアル作成に関する一連の業務を代行するサービスを提供しています。写真や動画を織り交ぜながら、新人スタッフにも理解されやすいマニュアルを作成してくれるサービスです。

提供元 株式会社アッシュ・マネジメント・コンサルティング
初期費用 要問い合わせ(無料トライアルあり)
※導入支援内容・サービスによって異なる
料金プラン 50,000円/月〜

  • 導入・運用支援サービス:一部無料
  • マニュアル作成代行:要問い合わせ
機能・特徴
  • 導入支援サービス
  • マニュアル作成代行
  • 運用支援サービス
URL 公式サイト

2.TENDA マニュアル作成代行サービス|株式会社テンダ

TENDAマニュアル作成代行サービスは、自社のオリジナルマニュアル作成ツール「Dojo」を活用して、マニュアル作成の作業効率を高めてくれます。

同社の強みは、ひとつのシステムで作成から配信まで行える点です。また、コンテンツの種類や対応デバイスの多さも、多くの企業に利用されている理由といえるでしょう。

作成ツールの導入支援以外にも、クライアント先に社員を派遣し、現地で作成代行を請け負うサービスもあります。意思疎通が図りやすいため、じっくりマニュアル内容を練っていきたい企業にぴったりです。

提供元 株式会社 テンダ
初期費用 要問い合わせ
料金プラン
  • 御社専用システム操作マニュアル:100頁 250,000円〜
  • 教育コンテンツシステム利用:480円/ユーザー/月
機能・特徴
  • コンテンツ配信
  • 多言語化
  • 教育システム
  • 派遣型作成代行
URL 公式サイト

3.マニュアル職人|株式会社2.1

マニュアル職人は、マニュアルを通じた業務改善を支援するサービスです。豊富な知識とノウハウを持ったコンサルタントが、マニュアル作成の背景にある社内事情やニーズを読み解き、根本的な課題解決につながるアイデアを提案してくれます。

マニュアル作成代行だけでなく、作成後に導入説明会や読み合わせ会を実施してくれるので、マニュアル浸透のスピードアップが期待できるでしょう。また、活用分析システムを用いたマニュアル更新サポートを毎月受けられるため、定期的にマニュアルの中身を練り上げられる点が本サービスの強みです。

提供元 株式会社2.1
初期費用 要問い合わせ
料金プラン 要問い合わせ
機能・特徴
  • 無料コンサルティング
  • 作成代行
  • 更新サポート
URL 公式サイト

まとめ:適切な目次はマニュアル作成では欠かせない

マニュアルを作成する際、情報の網羅性、図式やイラストによる見やすいレイアウト、わかりやすい表現といったように、マニュアルの本文づくりに注力してきた企業も多いのではないでしょうか。

しかし、使用者にとって理解しやすく、かつ現場で活用されるマニュアルに仕上げるためには、全体の骨格をきちんと決めたうえで作成することが重要です。

そのために必要な目次の構成は、使用者にとっての利便性向上や、現場でのマニュアル活用の習慣化を後押しするだけでなく、作成者側の作業効率の向上にも貢献してくれます。

目次の構成をしっかり練り上げて、利用効果の高いマニュアルを作っていきましょう。

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