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パワーポイントでマニュアルを作成する方法！コツやエクセルとの違い、メリットを解説
スムーズな情報共有や作業効率を高めるために欠かせないマニュアルですが、決まったフォーマットはないため、さまざまな方法で作成することが可能です。そこでここでは、視覚的に見やすいマニュアルが作成可能な「パワーポイント」を使ったマニュアル作成について詳しく解説します。
目次
パワーポイントでの作成に適したマニュアルとは
資料作成などで活用するパワーポイントは、マニュアル作りにも使えるソフトです。パワーポイントでの作成に適したマニュアルとして、以下のような条件が挙げられます。
- 画像や図表を多く使いたい
- レイアウトにこだわりたい
- 動画や音を使いたい
- 動きを具体的に伝えたい
パワーポイントの最大のメリットは、画像や図表を多用したデザイン性の高いマニュアルが作れることです。テキストと図形を組み合わせたり、説明文のそばに画像を配置したりし、レイアウトにこだわったマニュアル作成ができます。
動画や音の埋め込みにも対応するため、作業の手元を映しながらナレーションで説明するといった使い方も可能です。動きの多い作業を文章だけで伝えるのは大変ですが、画像や動画を効果的に使えるパワーポイントなら、具体的に情報を届けられるでしょう。
エクセルでの作成に適したマニュアルとは
パワーポイントと同じオフィスソフトであるエクセルには、マニュアル作成に役立つ機能が備わっています。エクセルでの作成に適したマニュアルは下記のとおりです。
- 図表やグラフを多く使いたい
- 作業工程や目次ごとに表示を分けたい
- 関数で作成効率を上げたい
エクセルは図表やグラフの作成に長けており、関数を使った自動計算・自動入力にも対応しています。マニュアルにさまざまな図表やグラフを入れたい場合のほか、関数で作成効率を上げたい際にはエクセルでの作成が最適でしょう。
ほかにも、1つのファイルの中に複数のシートを作れる機能が便利です。シートごとに作業工程の説明を分けておくと、閲覧時にはシートをクリックするだけで目的の情報のみを表示できます。
▷エクセルでマニュアル作成を行う手順とポイント！注意点も解説！
パワーポイントでマニュアルを作成するメリット
パワーポイントを使ってマニュアルを作ると、マニュアルの質や費用面でメリットが得られます。具体的にどんなメリットがあるかをみていきましょう。
図や表を利用できる
パワーポイントは、図表や画像の利用がしやすいメリットがあります。図や表のレイアウトを自由に決められる仕様から、文章だけに頼らずマニュアルを作成可能です。
パワーポイントの機能で図表をうまく使うと、視覚効果の高いマニュアルを簡単に作成可能です。文字だけでは伝わりにくい情報を正確に伝えられるでしょう。
スライドを自由に動かせる
パワーポイントの特徴として、スライド式でマニュアルを作れる点があります。1ページずつ作成したスライドを自由に動かせるため、順番の入れ替えが簡単です。
急に構成の変更を余儀なくされた場合など、マニュアル作成時にイレギュラーが起こることもあります。パワーポイントであれば、スライドの位置を入れ替えるだけで順序の変更ができるので、作り替える作業に手間取る心配がありません。
スライドによって構成を自在に変えられるのは、パワーポイントの強みと言えるでしょう。
費用をかけずにマニュアルを作れる
オフィスソフトの一部であるパワーポイントは、導入済みの企業も多く存在します。別途新たなソフトを買う必要がないので、費用をかけずにマニュアル作成ができるのです。
専用のツールや新しいソフトを構えるとなると、月々の利用料金、初期時の購入費がかかります。少しでもコストを抑えたい企業にとって、マニュアルの作成をパワーポイントで行うことは、費用負担を回避できる有効な手段だと言えるでしょう。
▷【2024年最新】マニュアル作成ツールおすすめ20選！選定ポイントも解説
パワーポイントでマニュアルを作成するコツ
パワーポイントで見やすいマニュアルを作成するコツを紹介していきます。
フォントの種類は1種類に絞る
パワーポイントでマニュアルを作る際には、フォントを1種類に絞りましょう。多種多様なフォントが標準搭載されているのでいろいろと試したくなりますが、闇雲にさまざまなフォントを使うと規則性がなく複数のフォントが混在すると読みづらく、理解してほしい内容が伝わりにくくなってしまいます。
そのため、テキストは1つのフォントに統一し、重要な箇所を太文字する、枠線で囲むなどの方法で見やすくなる工夫をしましょう。
テキストを詰め込みすぎない
テキストの詰まったマニュアルは読みにくく、読者の利便性を低下させます。パワーポイントでマニュアルを作る際には、テキストの詰め込みすぎに注意しなくてはなりません。
パワーポイントの長所は柔軟なデザイン機能にあるため、テキストだらけにせず画像や図表を適度に使うのがおすすめです。特に重要な情報は画像をうまく使って表現し、読み込まなくても内容が把握できるように設計しましょう。
配色は統一性を持たせて多用しすぎない
見やすいマニュアルを作成するには、色使いへの配慮も重要です。配色に統一性を持たせておかないと読みにくくなる上、異なる色が混在しすぎれば情報の種類や重要度合いが判別しにくくなります。
基本の背景は白、枠線は黒など、基本的にシンプルな配色で統一しましょう。メインカラーとなる原色を1つ決め、配色の際は濃淡だけを変えるといった工夫も必要です。テキストの色を変える場合も基本は黒のみとし、重要な箇所だけ赤にする程度の装飾に留めてください。
画像・図解・グラフなどを挿入する
パワーポイントの得意分野である画像・図解・グラフを適度に挿入し、見やすいマニュアルを目指しましょう。作業の手元を映した写真の添付や、操作フローを図解で示すだけで、わかりやすさが遥かに上がります。
画像や図解を入れることで読み手の心理的なハードルが下がり、視覚的にも理解しやすくなります。作業のイメージをダイレクトに伝えられるなど、マニュアルそのものの質も向上するのです。
▷マニュアル作成におけるデザインの重要性とは？作成時の注意点も解説
テンプレートを活用する
パワーポイント用のマニュアルテンプレートを使えば、作業効率がアップします。テンプレートでは記入項目やレイアウトがあらかじめ決められており、内容に従って作るだけで簡単にマニュアルを作成可能です。
決まったテンプレートを用いることで、業務や担当者によらない統一性のあるマニュアルを作成できます。既存のテンプレートを使うか、最初にテンプレート化する前提で作成しておくと良いでしょう。
マニュアルのはじめに目次を入れる
パワーポイントでの作成に限らず、マニュアルには目次を入れるのが鉄則です。表紙や前置きの直後など、最初の方に目次を入れておくことでマニュアルの利便性を高めましょう。
ポイントは、目次を見ただけでマニュアルに書かれていることがわかるようにすることです。重要なワードを適切に入れて目次を作ると、利用者の理解度を向上できます。
なお、目次専用のスライドを作成した上で、各目次に該当スライドへのハイパーリンクをつけておけば、クリックするだけで目的のスライドにジャンプできるようになります。
▷マニュアルは目次の構成が肝心！重要な理由や作成方法を解説！
パワーポイントでマニュアルを作成する際の注意点
マニュアル作成もできるパワーポイントですが注意点もあります。注意点について詳しく確認していきましょう。
スマートフォンでは閲覧しにくい
パワーポイントはパソコンでの利用ありきなため、スマートフォンからは見にくい傾向があります。作成時と閲覧時における画面サイズのギャップを考慮しなければ、効果的なマニュアルを作ることはできません。
マニュアル利用者の多くがスマートフォンでの閲覧を希望している場合、パワーポイントが最適な選択とは言い難くなるでしょう。
文章が多いマニュアル作成には適していない
文章が多いマニュアルを作る場合、パワーポイントは不向きです。文書の作成を支援する機能よりも、画像などのレイアウトに特化しているため、文字量が多いほどマニュアルが作りにくくなってしまうでしょう。
そのため、テキストメインのマニュアルを作成する際はワードを使うなど、目的に応じた使い分けが必要です。
画像の量が多いとファイルが重くなってしまう
画像や図表といった素材が使いやすいパワーポイントですが、素材の量によってはファイル容量が重くなります。ファイルが重くなると開くのに時間がかかり、利用や更新の際に不便になるのです。
わかりやすさを重視して画像素材を用いることは大事なものの、ファイル容量の観点から過度な使用はおすすめしません。マニュアルの質を高めるために適度に使い、利用や管理の足を引っ張らないように容量を調整しましょう。
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見やすいマニュアルを簡単に作成できるおすすめのツール
マニュアル作成はパワーポイントでも可能ですが、共有や管理の手間まで考えると専用ツールの利用がおすすめです。ここでは、おすすめの3つのツールを紹介していきます。
NotePM
NotePMは、マニュアルの作成や運用を効率化できるツールで、多彩な編集機能に加えて、社員への浸透を促す共有機能も豊富に備わっています。
オンライン上でマニュアルを共有できることから、ネット環境にあれば簡単にアクセスできます。現場からタブレットを通じて閲覧したり、スキマ時間にスマホからチェックしたりでき、共有の幅が広がるでしょう。
| 提供元 | 株式会社プロジェクト・モード |
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン |
※別途人数に応じたプランあり |
| 機能・特徴 | 画像添付・編集、動画添付・ストリーミング再生、表作成、パブリック公開(パスワード設定、QPコード生成可)、モバイルアプリ、PDF出力、ファイル添付、UI日英言語設定、閲覧ログレポート、ワークスペース管理等 |
| URL | 公式サイト |
＼資料請求は完全無料！／
NotePMの資料請求はこちら>>COCOMITE
コニカミノルタ株式会社が提供するCOCOMITEは、オンラインマニュアル作成・運用サービスです。マニュアル作成の各種機能はもちろん、バージョン管理の自動化など、保守・運用において便利な機能が搭載されています。
| 提供元 | コニカミノルタ株式会社 |
| 初期費用 | 65,000円 |
| 料金プラン | ■エントリープラン
■スタンダードプラン
■エンタープライズプラン
|
| 機能・特徴 | 画像添付・編集、動画添付・ストリーミング再生、表作成、パブリック公開(パスワード設定、QPコード生成可)、モバイルアプリ、PDF出力、ファイル添付、UI日英言語設定、閲覧ログレポート、ワークスペース管理等 |
| URL | 公式サイト |
Teachme Biz
Teachme Bizは、マニュアルの作りやすさや検索のしやすさにこだわったマニュアル管理ツールです。制作者・利用者のどちらの使い勝手にも配慮しており、伝わるマニュアルの作成と提供を支援してくれます。
パソコンだけでなく、スマホやタブレットからもマニュアル作成が可能なため、飲食店や製造ラインなど、デスクワーク以外のマニュアル運用の機会が多い組織におすすめのツールといえます。
| 提供元 | 株式会社スタディスト |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン |
|
| 機能・特徴 | ステップ構造、画像・動画編集、写真・動画の取り込み、スナップショット機能、PC画面・動画キャプチャ、スライドショー表示、共同編集、PPT、Word、PDFのインポート、PDFエクスポート、マニュアル複製、マニュアルリンク登録、クリップボード機能など |
| URL | 公式サイト |
パワーポイントで見やすいマニュアルを作成してみよう
パワーポイントを使用したマニュアル作成について、見やすいマニュアルを作るコツやメリット・デメリットをお伝えしました。
パワーポイントはすでに多くの組織で導入されているため、コストを抑えてマニュアルを作り始めることが可能です。視覚効果が高いレイアウトに仕上げられるといった長所もあります。
また、マニュアル作成は専用のツールを利用するのも一つの方法なので、適した方法でマニュアルを作成してみてください。
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