パワーポイントで見やすいマニュアルを作成するコツは?問題点も解説

2022/8/16 2022/08/16

マニュアル作成ツール

パソコンでマニュアル作成をする女性

スムーズな情報共有や作業効率を高めるために欠かせないマニュアルですが、決まったフォーマットはないため、さまざまな方法で作成することが可能です。そこでここでは、視覚的に見やすいマニュアルが作成可能な「パワーポイント」を使ったマニュアル作成について詳しく解説します。

そもそも見やすいマニュアルとは?

日々の業務や人材育成を効率よく、円滑に進めるツールのひとつに「マニュアル」があります。

しかしながら、読み手を考えずに作られたマニュアルは、見にくく、わかりづらいことから折角時間をかけて作っても、活用されなくなってしまうでしょう。では、読み手にとって見やすいマニュアルとは、どのようなものなのでしょうか。

ここからは、パワーポイントを使用して「わかりやすく」「見やすい」マニュアルを作成するための具体的な方法と作成時の注意点などを詳しく解説していきます。

パワーポイントで見やすいマニュアルを作成する3つのコツ

まずはパワーポイントで見やすいマニュアルを作成する「3つ」のコツからお伝えします。

1.フォントを統一する

パワーポイントには、多種多様なフォント(書体)が標準搭載されています。そのため資料作成時には、意識せずに好みのフォントを選んでいるという方も多いかもしれません。

しかし、規則性なく複数のフォントが混在した資料は、読みづらく理解すべき内容が伝わりにくくなってしまいます。

マニュアルの作成に限らず、資料を作成する際は、1つのフォントに「統一」する、もしくは、フォントの使用に「規則性」を持たせることを心がけましょう。

規則性とは、例えば、本文は明朝体にし、強調したい注意事項は、枠線で囲むなどの区別をしたうえでゴシック体にするなどです。

そのほかにも、強調したい重要な箇所は、ボールド(太字)にするなど、フォントを変えずに緩急をつけることで、マニュアルに統一感を持たせつつ、視認性を上げることができます。

2.色を多用しない

見やすい資料を作成するには、色使いに配慮することも重要です。色使いに関しても、フォントと同様に「統一感」と「規則性」が、読み手の視認性と内容理解への集中力に大きく影響します。

色選びの失敗例としては、多くの色を使った結果、「一番伝えたい箇所」が埋もれてしまうこと、さらには、あまりにもカラフルすぎるコントラストに目が疲れてしまうこともあります。

基本的にマニュアルを構成する色は、ベースカラー、メインカラー、アクセントカラーの3色、多くても5色までを意識しましょう。

また赤・青・黄色といった原色ばかりを使うのではなく、白(背景)と黒(文字)を基調として、見出しやボックスにメインカラー、特に注目してほしい注意点にアクセントカラーとしてそれぞれにブルー系やレッド系など色使いをルールを設けておくと、見やすさを保ちつつ「目立たせたい箇所」を強調することができます。

3.図や表を積極的に活用する

文字ばかりがぎっしりと書かれたマニュアルは、いくら重要なことが書かれていたとしても、なかなか集中力が続きません。そもそも読む気になれないと感じる人もいるでしょう。

見やすいマニュアルは、「文字情報は簡潔かつ必要最低限に抑えること」も大切です。特に、システムや機械の操作に関しては、文字だけで説明しようとすると、冗長的な内容になってしまうだけでなく、実際の操作の場面がイメージできなければ、誤認や誤解も増えてしまいます。

そのため、必ず図や画像などを用いて説明するようにしましょう。画像や図表によって、わかりやすく手順が示されたマニュアルは、教育や引き継ぎの一時的な資料だけでなく、業務の「参考書」として日常的に活用されるため、マニュアルの運用が活性化されるメリットも得られます。

パワーポイントでマニュアルを作成するメリット

パワーポイントは、主にプレゼンテーション用の資料を作るためのツールですが、じつはマニュアル作成にも向いています。

ここではパワーポイントでマニュアル作成するメリットをお伝えしていきます。

画像や図表中心のマニュアルが作りやすい

パワーポイントは、ワードやエクセルなどのオフィス系ツールに比べて、図表や画像を使った資料が作りやすいといった特徴があります。視認性の高いマニュアル作成が簡単に作れる点は、パワーポイントでのマニュアル作成の1番のメリットといえるでしょう。

ページのデザインが比較的自由

パワーポイントは、文字やイラスト、画像などの配置の自由度が高く、視覚的にわかりやすいマニュアルが作れることも大きなメリットです。自由度を活かし、特に強調したい点をページの右上に置くデザインで統一するといったデザイン的な工夫をして、読み手の「読み飛ばし」を防ぐことも可能です。

パワーポイントによるマニュアル作成の問題点

マニュアル作成もできるパワーポイントですが、問題点がないわけではありません。こちらも詳しく確認していきましょう。

初心者は操作が難しい

パワーポイントは、主にプレゼンテーション資料を作成するためのツールのため、職種や担当業務によって、全く使ったことがないというビジネスパーソンもいます。

その場合、デザインの自由さや多機能さが、逆に初見での操作性の難しさにつながってしまいます。使いこなすスキルを身につけるには、一定の時間が必要となるでしょう。

文字中心のマニュアル作成には向かない

パワーポイントは、視覚的な効果の高い資料を作るためのツールであるため、文字入力に関しては、その都度「テキストボックス」を挿入してから入力するなど、少々手間がかかります。

そのため、文字中心のマニュアルを作るのであれば、パワーポイントは不向きといえるでしょう。テキストのみのマニュアルを作成する際は、ワードを使うなど、目的に応じた使い分けが必要です。

パワーポイントの問題点を解決できるマニュアル作成ツール3選

マニュアル作成は、パワーポイントでも十分可能ですが、マニュアルの作成から共有、バージョン管理など、マニュアルの運用そのものを最適化するのであれば、ツールの利用がおすすめです。

ここでは、マニュアル作成ツールを「3つ」厳選してお伝えします。

1.ココミテ(ビズクロ編集部おすすめ!)

コニカミノルタ株式会社が提供する「ココミテ」は、オンラインマニュアル作成・運用サービスです。マニュアル作成の各種機能はもちろん、バージョン管理の自動化など、保守・運用をするうえで便利な機能が搭載されている点が特徴です。

提供元 コニカミノルタ株式会社
初期費用 71,500円(税込)※初期登録料
料金プラン 月額

  • エントリープラン:24,200円(税込)/月
  • スタンダードプラン:66,000円(税込)/月
  • エンタープライズプラン:242,000円(税込)/月

年額

  • エントリープラン:242,000円(税込)/年
  • スタンダードプラン:660,000円(税込)/年
  • エンタープライズプラン:2,420,000円(税込)/年

※無料トライアル(30日間)あり

機能・特徴
  • 作成は基本レイアウトに沿って入力
  • 公開バージョン管理機能
  • パブリック公開
  • 印刷機能及びPDF出力機能
  • 既読管理機能
URL 公式サイト

▼詳しくはこちら▼

2.tebiki

tebikiは、簡単に動画マニュアルが作成できるツールです。撮影された動画の音声を認識して字幕を自動で生成、また生成された字幕を100ヶ国以上の外国語へ自動翻訳する機能も搭載しています。

そのため、文字では「伝わらない」「伝わりにくい」情報やスキルの共有における課題を解決してくれるツールといえるでしょう。

提供元 Tebiki株式会社
初期費用 要お問い合わせ
料金プラン 要お問い合わせ

  • 無料トライアルあり
機能・特徴
  • 専門知識がなくても映像編集が可能
  • 音声を自動認識して字幕生成
  • 各種ソフトの操作説明を画面録画機能
  • 100ヶ国語以上の外国語に自動翻訳
  • アクセス履歴及び習熟度の進捗確認機能
  • レポート機能
  • 動画へ図形挿入が可能(強調部分に有効)
URL 公式サイト

3.Teachme Biz

株式会社スタディストが提供する「Teachme Biz」は、マニュアル作成のしやすさと、マニュアル検索のしやすさなど、「伝えやすさ」にこだわったマニュアル管理ツールです。

パソコンだけでなく、スマホやタブレットからもマニュアル作成が可能なため、飲食店や製造ラインなど、デスクワーク以外のマニュアル運用の機会が多い組織におすすめのツールといえます。

提供元 株式会社スタディスト
初期費用 要お問い合わせ
料金プラン
  • スタータープラン:55,000円(税込)/月
  • ベーシックプラン:110,000円(税込)/月
  • エンタープライズプラン:330,000万円(税込)/月
  • 無料トライアルあり
機能・特徴
  • 作成インターフェースはステップ構造
  • 共同編集可能
  • PPT、Word、PDFインポート
  • PDFエクスポート
  • 閲覧・検索ログ分析機能
  • QRコード出力機能など
URL 公式サイト

パワーポイントで見やすいマニュアルを作成してみよう

パワーポイントを使用したマニュアル作成について、見やすいマニュアルを作るコツ、そして、パワーポイントを利用すること自体のメリット・デメリットをお伝えしました。

パワーポイントは、すでに多くの組織において導入されているツールのため、大掛かりな準備を必要としない点は、これからマニュアルの運用を取り入れる企業にとっては、大きなメリットです。

ここでご紹介した「読み手の視点に立ったポイント」に注意し、見やすく、伝わるマニュアルを作成しましょう。

次に読みたいおすすめ記事

  • ご相談・ご質問は下記ボタンのフォームまたは、お電話からお問い合わせください。

    お問い合わせはこちら

    TEL:0120-987-053(無料)
    【受付時間】10:00~18:00(土日祝を除く)

ビズクロ編集部
「ビズクロ」は、経営改善を実現する総合支援メディアです。ユーザーの皆さまにとって有意義なビジネスの情報やコンテンツの発信を継続的におこなっていきます。

おすすめ関連記事

テレワークで不公平を感じる原因は?生じる不満や解消方法を解説

2022/10/5

テレワーク

2022/10/5

テレワーク

テレワークで感じるよくある悩み13選!在宅勤務の困りごとの解決法も紹介

2022/10/4

テレワーク

2022/10/4

テレワーク

【解説】BCP策定を実施するメリット・デメリットとは?

2022/10/4

BCP対策

2022/10/4

BCP対策

BCPで必須の初動対応とは?重要性や実施ポイント・マニュアルについて

2022/10/4

BCP対策

2022/10/4

BCP対策

レスポンシブHTMLメールとは?作り方や配信メリット・注意点を解説!

2022/9/30

メール配信システム

2022/9/30

メール配信システム

【最新】注目されている日本のSaaS企業14選を紹介!

2022/9/30

SaaS

2022/9/30

SaaS

おすすめRFM分析ツール5選!機能や料金・活用ポイントも解説

2022/9/30

CRM(顧客管理システム)

2022/9/30

CRM(顧客管理システム)

IT-BCPとは?ITシステムにおけるBCP対策の重要性や具体策について

2022/9/30

BCP対策

2022/9/30

BCP対策

BCMとは?BCP・BCMSとの違いや策定の手順・具体的な実施例を解説

2022/9/30

BCP対策

2022/9/30

BCP対策

請求書の郵送方法は?送付状の書き方やマナー・注意点を解説

2022/9/30

請求書発行システム

2022/9/30

請求書発行システム