マニュアルは本当に不要?無駄・必要ないと考える人の落とし穴

2022/6/25 2022/06/25

マニュアル作成ツール

不要なマニュアル

マニュアルは、その作成により様々な恩恵が得られる一方で、作成することが大変なため、そもそもマニュアルは不要・無駄と考える人もいるのではないでしょうか。本記事ではそんなマニュアルについて、メリットやデメリットを詳しく解説した上でビジネスにおける必要性について解説します。

マニュアルは本当に必要?それとも不要?

そもそも、マニュアルは本当に必要でしょうか?マニュアルの必要性についてはさまざまな意見がありますが、ここではまず、マニュアルが不要だといわれる理由について見ていきましょう。

マニュアル不要論とは?

マニュアルが不要だと考えている人は、「そもそもマニュアルがなくても業務に支障がない」「マニュアルが用意されていてもみない」「マニュアルを作るとマニュアル通りの働きしかしない」といったマニュアル不要論を唱えています。

マニュアルは無駄・必要ないと考える理由

マニュアルには基本的に、指導者がその場にいなくても新入社員や部下に仕事を行えるようにする目的があります。

マニュアルを読めば、新人でもある程度みんなと同じレベルの業務を執り行うことができ、マニュアルの内容は定期的に改善・更新されていきます。

しかし、実際にマニュアルがあっても見ない人や、マニュアルがなくても業務を行える人がいることは事実です。このことからマニュアルは無駄であり、必要がないと考えられることがあるようです。

マニュアルを作成する5つのメリットや必要性

ここでは、マニュアルを作成するメリットと必要性について紹介します。

マニュアルを作成するメリットと必要性は以下の5つが上げられます。

  1. 生産性の向上
  2. 教育コストの削減
  3. 業務品質の均一化
  4. 属人化リスクの低減
  5. ナレッジの蓄積

ここからは、それぞれについて見ていきましょう。

1.生産性の向上

マニュアルがあれば、業務や作業手順が円滑になるため、悩んだり戸惑ったりするリスクが大幅に削減されるため、作業時間が短縮されます。

これにより、生産性の向上に繋がり、企業全体で大きなメリットが得られます。

2.教育コストの削減

マニュアルを作ることによって、教育コストが削減できるというメリットがあります。

また、新入社員の研修や指導、引継ぎの際にもマニュアルを活用できることから、教育コストを大幅に削減することが可能です。

3.業務品質の均一化

マニュアルを作成することで、業務品質の均一化が図れるというメリットがあります。また、業務に必要な知識をマニュアル化することで、従業員全員に情報を共有することもできます。

よって、「そんなことは教わっていない」という情報の格差を無くすことができ、業務品質の均一化が可能となります。新入社員でも、皆と同じような品質で業務を行えることは、大きなメリットと言えるでしょう。

4.属人化リスクの低減

業務をマニュアル化することによって、属人化するリスクを低減することができます。

業務の担当者が一人だけに限定されてしまうのではなく、組織や部署ごとの役割として認知することができ、「担当者が休みだと仕事が進まない」といったリスクも低減できます。

5.ナレッジの蓄積

マニュアルは、社内のナレッジの蓄積になるというメリットもあります。

社内ナレッジの蓄積場所があると、業務をスムーズに進めるための新しいナレッジが生まれた時や、業務を見直す時に役立ちます。

マニュアルを作成する3つのデメリットと課題

続いて、マニュアルを作成するデメリットと課題を紹介します。

マニュアルを作成するデメリットと課題は、以下3点が挙げられます。

  1. 従業員が創意工夫をしなくなる
  2. モチベーションが下がってしまう
  3. マニュアルの作成・更新に労力がかかる

ここからは、それぞれについて何が問題なのか見ていきましょう。

1.従業員が創意工夫をしなくなる

マニュアルを作成することで、従業員が創意工夫をしなくなるというデメリットがあります。

マニュアルを重視するあまり、マニュアルに記載されていることしか行わない「マニュアル人間」になると、マニュアルに書かれていないことを求められた時に、対応できなくなってしまう恐れがあります。

また、業務遂行中にミスやトラブルが生じたときに、マニュアルに対処方法が記載されていなかったので対応しないという、柔軟さを欠いた結果も招きかねません。

2.モチベーションが下がってしまう

マニュアルを作成すると、従業員のモチベーションが下がってしまうというデメリットがあります。

マニュアルが絶対的なものになってしまうと、従業員は「マニュアル通りに進めなければいけない」と考える様になってしまう恐れがあります。

何かしらの最適なアイデアを思いついても、それを実現できないためにモチベーションが下がってしまうのです。

3.マニュアルの作成・更新に労力がかかる

マニュアルを作成するには、時間と労力がかかるというデメリットがあります。業務内容を体系的に組み立ててマニュアルを作成し、各担当者への確認を行う作業が必要となり、多くの労力を要します。

特に、通常の業務と同時進行でマニュアルを作成する場合、普段の仕事に支障が出てしまうことも懸念され、マニュアル作成もスムーズに進みせん。

マニュアルは不要じゃない!作成ポイントを解説

マニュアルには、業務のスケジュールや手順を記載するだけでなく、全体像を記述することで、より仕事の本質を伝えることができます。

ここでは、マニュアルの作成ポイントについて解説していきます。

  • 5W1Hを意識する
  • 業務の全体像がわかるようにする
  • 目次をつける
  • 暗黙知を形式知へと変えていく
  • 実際の業務で使用されることを意識する
  • 画像や装飾などを駆使して重要なポイントを強調する

それでは、それぞれ確認していきましょう。

5W1Hを意識する

5W1Hとは、「When:いつ」「Where:どこで」「Who:だれが」「What:何を」「Why:なぜ」「How:どのように」をまとめた略語で、ビジネスにおいて欠かせない視点とされています。

マニュアルを作成する時も、5W1Hを意識することで、マニュアルに記載されている内容を分かりやすく伝えられ、読みやすいマニュアルを作成することが可能です。

業務の全体像がわかるようにする

マニュアルを作成する時は、ただ手順を記載するのではなく、誰が見ても業務の全体像についてわかるようにすることが大切です。

例えば、簡易的なフローチャートにしたり、業務におけるこの手順は何のために行うのかなど、見える化することで円滑に業務を行えるようになるでしょう。

目次をつける

マニュアルを作成する時は、どこに何が記載されているかを分かりやすくするために、目次を付けることもポイントです。

目次を付けることで、調べたいことを素早く確認することができ、「これはどこに書かれていますか?」と何度も質問されることなく、無駄な時間を省けます。

暗黙知を形式知へと変えていく

マニュアルを暗黙知から形式知に変えることもポイントです。マニュアルで形式知にすることで、従業員全体の業務の質が高まり、生産性の向上や業務の効率化につながるというメリットがあります。

また、暗黙知のマニュアルになると、決まった担当者しか業務を担えなくなってしまうリスクがあります。しかしこの内容が形式知となり、マニュアル上で言語化されれば、担当者が不在の時でも他の従業員が業務を進めることが可能になります。

実際の業務で使用されることを意識する

マニュアルを作成する時は、実際の業務を想定し、使用されることを意識して作成しましょう。一般に、マニュアルは特定の業務についての不明点などが生じたときに用いられます。

そのため見出しやタイトルに、業務に関するキーワードを挿入するなど、マニュアルを実際の業務で使うことを想定して作成することが大切です。

画像や装飾などを駆使して重要なポイントを強調する

マニュアルを作成する時は、画像や装飾などを駆使し、重要なポイントを強調するなど工夫しましょう。

図やイラストを用いたり、文字の色やサイズを変えてみたりすることで、見やすいマニュアルを作成することができます。

マニュアルを社内で活用してもらうためには?

マニュアルは、業種を問わず必須と言っても過言ではありません。しかし、マニュアルを作成しても、社内で活用してもらえなかったら作る意味がありません。

そのような事態を防ぎ、マニュアルを社内で活用してもらうためにはどうすればよいのでしょうか?

マニュアルの使用目的を明確する

マニュアルを社内で活用してもらうためには、マニュアルの使用目的を明確にすることが大切です。

目的がなくただマニュアルを作成しても、その後作成したマニュアルが使われなくなってしまう可能性もあります。

マニュアルを作る目的は何なのか、どういった業務でマニュアルを使用するのかを明確にして、マニュアル作りをすれば、自然とマニュアルがどの部署でも活用されていくことでしょう。

マニュアル作成の担当部署を決めておく

マニュアルを社内で活用してもらうためには、マニュアル作成の担当部署を決めておくことも大切です。

マニュアルを作成する時、誰がマニュアル作りを担当するのか、どの部署が作るのかなどで悩んでしまうこともあります。

マニュアル作成の担当部署を事前に決めておけば、担当者や部署ごとにマニュアルに必要な情報をまとめて共有できるため、より会社に定着しやすいマニュアルを作ることが可能です。

また、マニュアルは会社や法令に基づき、定期的に変更することもあるため、事前に担当者を決めておけば、よりスムーズにマニュアルの更新ができるでしょう。

マニュアルのおすすめ活用方法

最後に、マニュアルのおすすめ活用方法についてご紹介します。

マニュアルのおすすめ活用方法は以下の3点です。

  • 社員の教育に使用する
  • OJTで使用する
  • リスクヘッジに使用する

それでは、それぞれ詳しく解説していきます。

社員の教育に使用する

新入社員を毎回指導するにあたっては、多大な時間と労力がかかります。よって、マニュアルを社員教育に活用することがおすすめです。

多数の社員の入社時にも、各自にマニュアルを配布することで、全員が一定のレベルまで業務を担えるようになります。

マニュアルがない場合は、一人ひとりが異なる方法で業務を進めてしまう可能性がありますし、業務を修得するまでの時間に差がでてしまうこともあるでしょう。

しかし、社員教育にマニュアルを使用すれば、これらの事態を防ぐことが可能です。

OJTで使用する

OJTでマニュアルを使用することも、おすすめの活用方法です。OJTは社内で実施される指導や訓練を指し、実務を経験しながら覚えていく教育の方法です。

OJTの実施時は、マニュアルが欠かせません。マニュアルがあれば、指導者の負担を軽減することができますし、業務内容の棚卸しと標準化にも繋がります。

OJTにおいて、全ての業務をマニュアル化することは困難ですが、上手く活用することで、従業員の習熟度を確認することも可能です。

リスクヘッジに使用する

マニュアルは、リスクヘッジに使用することもできます。例えば、社内で緊急事態などのリスクが発生した時、どのような対応を取ればよいのかわからず、すぐに行動に移せない人も少なくありません。

そのような時でも、マニュアルの中に答えが用意されていれば、初期対応でまず何をすべきか、どのように連絡すればよいのかなど事前に把握できるため、リスクヘッジに繋がります。

特に、火災や地震などの自然災害が起きた時には、全員がマニュアルに沿った行動を取ることが必要です。

マニュアルを作成して社内で効率的に活用していこう

本記事ではマニュアルについて、メリットやデメリットなど解説してきました。マニュアルがなくてもよいという声は少なくありませんが、実際にマニュアルがあることによって、正しく業務を遂行できたり、指導の手間や時間が省けるといった大きなメリットもあります。

また、社内で緊急事態が発生した時でも、マニュアルがあれば正しい行動がとれるため、リスクヘッジにも繋がります。マニュアルは企業において、とても重要なツールとなるため、本来の目的をもう一度見直して、社内で活用されるマニュアルを作成しましょう。

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