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マニュアルの作り方まとめ｜見やすく作るコツや失敗を防ぐポイントをわかりやすく解説！
社内で活用するマニュアルを作成するには、いくつかのコツやポイントを押さえておくことが必要です。本記事では見やすいマニュアルの作り方や、ありがちな失敗例と解決策など詳しく解説していくので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
マニュアルとは？
マニュアルとは、業務全体の流れや作業方法をまとめた資料のことです。マニュアルがあることで、誰が作業しても均一な業務品質を実現でき、業務そのものや人材教育の効率化が見込めます。
なお、マニュアルは単に業務の流れを「書き連ねる」だけでは意味がありません。マニュアルを利用する人の視点に立って、見やすく・わかりやすい内容にすることが大切です。
そのためにも、マニュアルの作成手順を正しく理解し、精度を高めるコツを押さえた上で作る必要があります。
▷マニュアルとは？正しい意味や重要性・基本的な作り方を簡単に解説
マニュアルと手順書の違い
マニュアルと似ているものに「手順書」がありますが、マニュアルと手順書とでは、主要な目的や記載する範囲に違いがあります。
手順書は、業務に含まれる単一の作業手順を具体的に説明したものであり、当該作業にまつわるあらゆる情報が網羅されます。当該作業を正しく遂行することを目的としているため、ほかの作業についての情報は書かれていません。
対してマニュアルは、業務全体に必要な情報を体系的に記したものです。企業の理念や方針に従い、作業同士の関係性や順序が書かれています。業務を流れとして理解したり、全体像を掴みやすくしたりする狙いがあり、網羅する範囲が広いのが特徴です。
業務の中の一つの作業のことだけを書いたものが手順書、業務全体について書いているものがマニュアルだと理解しておきましょう。
▷マニュアルと手順書の違いとは？役割や作成手順・運用ポイントを解説
マニュアルを作成する目的
マニュアル作りについて詳しく解説する前に、なぜマニュアルを作る必要があるのか、マニュアル作成の目的について詳しく解説していきます。
業務品質の均一化
マニュアルによって手順や目指すべき水準が明確になると、誰もが同じように業務を行えるため、業務品質が均一化され、品質のバラつきを予防可能です。
マニュアルによって人を選ばずとも業務品質が確保できるようになれば、商品・サービスの安定的な提供が実現します。
業務効率の向上
業務効率の向上は、マニュアル作成の主な目的です。マニュアルを参照することで手順を素早く確認し、業務に反映できます。都度誰かに聞く、教えてもらう頻度が格段に減少するでしょう。
マニュアルには正確な業務情報が書かれているため、参照すればミスや失敗が減ります。リカバリーに使っていた時間がなくなることで業務効率の改善はもちろん、品質にも優れた影響が期待できるのです。
ノウハウの共有
業務の基本的な情報だけでなく、役立つ知識やノウハウもマニュアルに盛り込まれます。わかりやすく可視化・言語化されたノウハウは、社員のスキルとなって業務に反映され、効率化や品質向上に重要な働きをもたらすでしょう。
企業内で蓄積したノウハウは、積極的に広めようとしなければ、特定の部署や人の間だけで停滞しがちです。重要なノウハウを暗黙知のままにしないためにも、マニュアル化による共有が欠かせません。
属人化の防止
マニュアルには、業務の属人化を防止する重要な目的があります。属人化とは特定の人のみが業務内容を把握している状態です。当該社員の退職によって業務が滞ってしまう、ミスに気づけない、適切な品質管理ができないといった、さまざまなリスクを発生させます。
マニュアルを作って業務内容を可視化しておけば、担当者が不在になってもマニュアルを確認して作業ができます。業務のブラックボックス化によるリスクの心配もありません。
教育コストの削減
マニュアルがない状況では、業務の方法を教育する度に、教育する人材の確保やレクチャーを行う時間などのコストが発生します。一方で、マニュアルを整備しておくことで、多くの教育コストを削減可能です。
マニュアルを見れば業務内容や全体の流れがわかるので、つきっきりで教える必要がなくなります。教育する側の手間はもちろん、確認しに行く・聞きに行くといった教育を受ける側の負担も軽減でき、時間や人件費が削減できるでしょう。
▷マニュアル作成の目的と必要性とは？無い場合の課題や活用方法を解説
マニュアルを作成する手段
マニュアルを作成する主な手段を紹介します。大きく分けると、ビジネスで利用する頻度の高いツールを使うか、専用のツールを使うかの2つです。
ワード・エクセル・パワーポイント
マニュアル作成は、利用頻度の高いオフィスソフトの「ワード・エクセル・パワーポイント」で行えます。導入済みの企業が多く、特別な費用や学習の手間がいらないことがメリットです。
マニュアルの種類や業種によって各ソフトを使い分けると、質の高い内容に仕上げられます。文章がメインであればワード、図表や関数を利用したいならエクセル、画像やテキストを自由にレイアウトしたいならパワーポイントを使いましょう。
▷マニュアル作成は何を使う？ワード・エクセル・パワーポイントを比較
マニュアル作成ツール
専用のマニュアル作成ツールなら、簡単に高品質なマニュアルを作成可能です。テキストや画像を入れるなどの基本機能のほか、テンプレートが用意されているツールも多く、初心者でも手軽に仕上げることができます。
作成そのもの以外に、共有や管理に役立つ機能があるのも特徴です。マニュアルを社内に周知したり、アクセスしやすい環境を作ったりできるため、マニュアルの浸透がスムーズになります。
利用には初期費用や運用費用がかかるため、自社に合う製品を検討した上で導入しましょう。
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マニュアルを作成する際の手順
ここからはマニュアルの作成手順について説明していきます。以下の手順にのっとって作成することで、誰でも活用しやすいマニュアルが作成できるでしょう。
マニュアルを作成する目的を明確にする
マニュアルの作成目的を明確にしなければ、効果的なマニュアルを作ることはできません。そのため、誰が・どんなときに・どういった理由でマニュアルを使うのかを洗い出し、作成目的として定めておきましょう。
目的をより明確化するために、自社の課題を分析するのも有効です。抱えている課題を改善するには、誰にどのような情報を伝えれば良いのかを考えることで、マニュアルの方向性が見えやすくなります。
完成までのスケジュールを決める
マニュアル作成を行う前に、まずは全体のスケジュールを確認しましょう。作成目的に合わせた期日の設定、作成規模に応じた工数の見積もりなどを行い、スケジュールへ落とし込みます。
修正やチェックにかかる時間も見込んでおくほか、イレギュラーに備えて余裕を持ってスケジュールを組まなくてはなりません。ギリギリの日程だと問題があったときに対応しきれず、他の業務にも影響がおよぶ可能性があります。
マニュアル作成は多くの場合、日々の業務をこなしつつ作成していくものです。丁寧でわかりやすいマニュアルを作るためにも、スケジュールは計画的に考えるようにしましょう。
▷中小企業こそ業務マニュアルが必要！作成するメリットや作り方を解説
目次・構成を設計する
マニュアルの全体像となる目次・構成を設計します。伝えたい情報を大きく分け、さらに一つずつ階層化して整理することで、わかりやすいマニュアルを作成可能です。
ビジネスマナーのマニュアルを例にしてみましょう。大きな情報の一つとして「名刺交換」が挙げられ、これを階層化すると「名刺の渡し方」「名詞の受け取り方」「名詞の管理」などに整理できます。大きな情報が基本の目次、階層化した情報は基本の目次に付随する小さな目次です。
目次・構成はマニュアルの質を左右する重要なポイントであるため、しっかりと抽出した上で設計しておきましょう。
▷マニュアルは目次の構成が肝心！重要な理由や作成方法を解説！
マニュアルの内容を作成する
設計した目次・構成に沿って、マニュアルの内容を作っていきます。作成目的を意識し、読み手に伝わる文章やレイアウトに仕上げていきましょう。
作成時の注意点は、最初から完璧を目指し過ぎないことです。あれもこれもとこだわってしまうと、設定したスケジュール通りに進まず、ほかの業務にも支障をきたしかねません。
作成に慣れていない場合は特に意識し、まずは最後まで仕上げることが大切です。
マニュアルを配布〜改善をする
作成したマニュアルを配布し、必要に応じて改善しましょう。漏れなく行き渡るよう共有した上で、利用者の声をもとに修正・変更を繰り返します。
電子マニュアルの場合は保管場所やアクセス方法についても説明し、誰もが利用しやすいよう管理しなくてはなりません。改善タイミングは定期的に設けるほか、業務の変更やブラッシュアップに応じて柔軟に対応するのが理想です。
実際に現場で使用してもらい、記載の手順に不足がないか、わかりにくかった表現がないかなどを確認し、アップデートするようにします。
▷マニュアルが活用されない原因は？よくある課題や整備の必要性を解説
わかりやすいマニュアルを作成する際のコツ
わかりやすいマニュアルを作るためのコツを押さえておきましょう。マニュアル作りの初心者でも、いくつかのコツを押さえれば伝わる内容に仕上げられます。
読み手を意識してわかりやすい表現・単語を使う
手順や操作方法をマニュアル化するときは、常に読み手を意識しておかなくてはなりません。難解な専門用語はできるだけ避け、わかりやすい表現や単語を用いて説明しましょう。
例えば、「いつ・誰が・どこで・何を・なぜ・どのように」の要素である5W1Hを意識すれば、おのずとわかりやすいマニュアルが構築できます。5W1Hが含まれることで必要な情報がくまなく網羅され、最適な説明ができるのです。
また、新人社員向けなのか、既存社員向けなのかでも使うべき表現・単語は違います。読み手が新人社員であれば用語の意味から説明する必要がありますが、既存社員であれば基礎的な説明を省くことが可能です。読み手の立場になり、効果的なマニュアルを作りましょう。
▷5W1Hの意味とは？例文や正しい順番・ビジネスでの活用事例や効果を簡単に解説
業務の全体像が把握できるようにする
マニュアルは業務の全体像を把握する重要な役目を持っています。作業の流れや順序を正しく掲載し、俯瞰的に業務が理解できるように設計しましょう。
例えば、フローチャートを用いて手順を示すと、テキストを並べるだけのマニュアルよりも全体像が把握しやすくなり、順序も明確化できるためおすすめです。
重要な部分は強調して目につきやすくする
すべてが同じ色、同じテキストサイズのマニュアルでは、理解に時間がかかります。重要な部分は太字にしたり、色を変えたりして強調し、目につきやすくしておきましょう。
一目見て重要な箇所がわかると、時間をかけて読み込まなくても内容が端的に伝わります。重要な部分に自然と目線が動くことで、もっとも伝えたい情報を効率的に届けられるのです。
図や表を用いて視覚的に工夫する
図表のほか、イラストや挿絵などを効果的に使用するのも良いでしょう。文章だけのマニュアルは読み疲れやすく、複雑な操作方法などの説明には適さない恐れがあります。
図表などの視覚的な要素を取り入れることで、言葉だけでは伝えにくい情報を具体的に表現可能です。理解度が高まるだけでなく、読み手が飽きずに利用する上でも重要となります。
▷マニュアル作成におけるデザインの重要性とは？作成時の注意点も解説
情報の取捨選択をする
マニュアルに入れる情報については、必ず取捨選択を行ってください。業務に必要な情報だけを盛り込み、関係のない情報が混在しないよう気をつけなければなりません。
情報の取捨選択が不十分だと、本来は必要のない情報を詰め込み過ぎてしまい、本当に伝えたいことがわかりにくくなります。マニュアルの目的に沿って情報を選別し、少しでも不要と感じた情報は削ることがポイントです。
イレギュラーの対応方法も記載する
マニュアルには基本的な知識やノウハウだけでなく、イレギュラーへの対応方法も記載します。業務では想定外のことも起こりうるため、緊急な対応策の記載は必須です。
内容については、過去に発生した問題やクレームを参考にするのが良いでしょう。実際にあったイレギュラーならイメージしやすく、似た問題が起こったときの対応策として役立ちます。
運用後も定期的にマニュアルの改善・更新をする
運用を開始した後、マニュアルの改善・更新を定期的に行う必要があります。利用者の意見を聞くほか、業務の変更や追加などに応じてブラッシュアップしましょう。
マニュアルの不備や改善点は実際に使ってみてわかることが多く、最初に作った状態が最善とは限りません。
業務内容は、企業の発展や時代に応じて変わるものでもあります。常に最新の情報を反映しておくことでマニュアルの質が上がり、社員にとって本当に役立つ情報を提供できるのです。
▷マニュアル作成が上手い人の特徴は？苦手な人との違いや上達方法を解説
マニュアル作成ツールを活用して作る
マニュアル作成ツールを有効活用するのも一つの方法です。テキストや画像の編集、動画の追加といった便利な機能が豊富にあり、専門的な知識のない初心者でも見やすいマニュアルを作成できます。
多くのマニュアル作成ツールには、フォーマットが定まったテンプレートが用意されているため、フォーマット通りに入力していくだけで、記載項目やレイアウトを考える手間がいりません。制作者を選ばないことから、初めてマニュアルを作る人にもおすすめです。
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マニュアル作成ツールの資料をまとめて請求>>マニュアルの作成〜運用での失敗例
マニュアルを作成しても実際に使われていないというケースは少なくありません。ここではマニュアル作成や運用面での失敗例を知るとともに、どう解決すればよいかも身につけておきましょう。
内容が更新されていない
マニュアルの内容が全く更新されていないと、活用や浸透が進まずに失敗します。古い情報を参照して役に立つと感じる人は少なく、実用的ではないためです。
より効率的なやり方があるのに反映していない、追加になった業務が書かれていないなど、未更新のマニュアルでは必要な情報が不足しています。必要な情報がなければ、業務品質の均一化や効率向上といったマニュアル本来の役目を果たせません。
解決方法：運用担当者を決める
マニュアルの運用担当者を決めた上で、いつ誰が更新するかも定めておきましょう。運用の中心人物を決めておけば、更新の頻度や内容の指示がしやすくなります。
「気づいた人がやる」というスタンスでは人任せになりがちです。更新作業の内容や書き方にもバラつきが生じ、質を高めるための更新作業が意味をなさない恐れがあります。必ず運用担当者を決めて、担当者が中心となってマニュアルの更新を行ってください。
マニュアルの存在自体が知られていない
せっかく良いマニュアルがあっても、存在を知らなければ活用できません。存在が周知されない理由には、どこにあるかわからない、どうやって使うのか知らないといったことが考えられます。
すぐに使える・探せる場所に保存する、更新した際は全員にメールで通達するなど、マニュアルの存在を身近に感じたり、広く伝えられたりするような対策が必要です。
解決方法：作成したマニュアルを定期的に共有する
定期的な共有を行うことで、マニュアルの存在を全社的に周知できます。作成したそのときだけでなく、更新があったら都度告知と共有を行いましょう。
定期的に共有すれば、忘れがちなマニュアルの存在や場所に意識が向き、必要なときに利用しやすくなります。共有の際は、マニュアルの保存場所やアクセス方法など、必要な情報も掲載するのが適切です。
マニュアルが見にくく利用されていない
マニュアルの失敗要因として、内容の見にくさが挙げられます。利用者にとって見にくいマニュアルは利便性が低く、積極的に活用する気になれません。
見にくいマニュアルには、文字ばかりがぎっしり詰まっている、レイアウトやフォーマットに一貫性がないといった特徴があります。
解決方法：現場からの意見を取り入れて反映する
見やすいマニュアルへと改善するには、現場の人からの意見を取り入れるのがおすすめです。実際に使う人の声を拾うことで、実用性の高いマニュアル作りに活かせます。
わかりにくい・見づらい箇所を挙げてもらい、なぜそう感じたのかもヒアリングしましょう。こういう情報が欲しいといった利用者の声をダイレクトに反映するのも有効です。
▷マニュアルが読まれない？作成や運用でよくある失敗と解決策を解説
わかりやすいマニュアルが作れるおすすめのツール
わかりやすいマニュアルを作るために、専用の作成ツールを使ってみましょう。おすすめのマニュアル作成ツールをピックアップしたので、それぞれの機能や特徴を比較してみてください。
NotePM
NotePMは、マニュアルの作成や更新、管理までを一元的に行えるツールです。汎用性の高いテンプレートが備わっており、活用すれば統一されたフォーマットのマニュアルを作成できます。
どのテンプレートを使うか決めておけば、業務内容や作成者によって品質がばらつく心配もありません。作成者や編集者の履歴が自動的に保存されるので、いつ誰が作ったマニュアルであるのかも一目瞭然です。
| 提供元 | 株式会社プロジェクト・モード |
| 初期費用 | 無料 |
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| 機能・特徴 | 画像添付・編集、動画添付・ストリーミング再生、表作成、パブリック公開(パスワード設定、QPコード生成可)、モバイルアプリ、PDF出力、ファイル添付、UI日英言語設定、閲覧ログレポート、ワークスペース管理等 |
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COCOMITEは、実用性のあるマニュアル作りをサポートしてくれるツールです。用意されたレイアウトに沿って入力していけば、初心者でも簡単かつ素早くマニュアルを作成できます。
パソコンからはもちろん、スマホやタブレットからでも編集ができるので、思いついたときにアイデアを反映可能です。PDFの取り込みやエクセル・ワード・パワーポイントファイルの添付にも対応しており、既存のマニュアルや資料を活用して作ることもできます。
| 提供元 | コニカミノルタ株式会社 |
| 初期費用 | 65,000円 |
| 料金プラン | ■エントリープラン
■スタンダードプラン
■エンタープライズプラン
|
| 機能・特徴 | 画像添付・編集、動画添付・ストリーミング再生、表作成、パブリック公開(パスワード設定、QPコード生成可)、モバイルアプリ、PDF出力、ファイル添付、UI日英言語設定、閲覧ログレポート、ワークスペース管理等 |
| URL | 公式サイト |
Teachme Biz
Teachme Bizは、動画マニュアルの作成に特化したツールです。機器の操作方法や調理工程など、動画で伝えた方が効果的な業務のマニュアル化に最適と言えます。
動画マニュアルの作成だけでなく、動画から画像を抽出したり、動画の流れに沿って説明をステップ化したりすることも可能です。テキストや図形の挿入も簡単なので、どのような業務でも的確にマニュアル化できるでしょう。
| 提供元 | 株式会社スタディスト |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
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|
| 機能・特徴 | ステップ構造、画像・動画編集、写真・動画の取り込み、スナップショット機能、PC画面・動画キャプチャ、スライドショー表示、共同編集、PPT、Word、PDFのインポート、PDFエクスポート、マニュアル複製、マニュアルリンク登録、クリップボード機能など |
| URL | 公式サイト |
ツールを活用してわかりやすいマニュアルを作成しよう
マニュアルは、業務品質の均一化やノウハウの共有など、業務を進める上で重要な役割を担っています。
専用のマニュアル作成ツールを使えば、高いスキルや知識がなくても高品質なマニュアルを作れます。管理・共有といった運用を円滑にする機能も豊富です。マニュアルの基本的な作成方法を理解した上で、ツールを利用し、マニュアルの作成・運用していきましょう。
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