マニュアルが活用されない原因は?よくある課題や整備の必要性を解説

2022/06/15 2024/04/16

マニュアル作成ツール

マニュアルが活用されない原因

作業時間の短縮やミスの軽減、業務の標準化など、マニュアルにはさまざまなメリットがあります。しかし、マニュアルがあるにもかかわらず、活用されていないケースも多いのではないでしょうか?本記事では、「使用されないマニュアル」になってしまう原因を解説しつつ、解決策についても併せてご紹介させていただきます。ぜひ適切なマニュアルの運用にお役立てください。

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マニュアルの重要性とは?

マニュアルを運用することで、社内の業務内容や手順、ポイントなどを可視化して、情報を全社的に共有できるようになります。

また、これらの情報が共有されることにより、業務品質の向上や標準化、ミスの軽減、作業時間の短縮や、それによるコストの削減などの効果が期待できます。

そのほかにも業務の属人化が防げるといったメリットもあり、これらの効果やメリットは、業務の効率化や組織の人的リソースの最適化といった、企業における課題の解決に大きく役立つと考えることができるのです。

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マニュアルが活用されない原因や課題

業務の質や効率の向上などさまざまなメリットがあり、マニュアル自体は作成されていることが多いものの、最大限に「活用されているか」となると、そうでないケースが目立ちます。

なぜ手間をかけて作成したマニュアルが活用されていないのでしょうか。その原因や課題には、主に以下の3つが挙げられます。

  • そもそも内容が理解しにくい
  • 更新されず最新情報ではない
  • 必要な時にどこにあるかわからない

これらの原因・課題について詳しく説明します。

そもそも内容が理解しにくい

マニュアルは、そもそもその業務に関する知見が「ゼロ」であることを想定して作成するべきものであることを意識して、作成することが大切です。

しかしながら、「知っていることが前提」の内容になっており、専門用語の羅列や、十分な操作手順の説明になっていないマニュアルは、数多く存在します。このような課題は、特に長年その業務に携わっていた社員によって作成されたマニュアルにおいて発生しがちです。

そもそも内容が理解しにくいマニュアルであれば、活用されないのは当然ともいえるでしょう。

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更新されず最新情報ではない

マニュアルの運用は、一度作成したら終わりではありません。状況に応じて、情報を更新する手間が発生します。

しかし、多くの企業においてマニュアルは「引き継ぎ」の際にのみ準備すべきものと位置付けられていることが多く、日常的な更新作業が行われていないケースも珍しくありません。

マニュアルに記載の内容とは運用が変わっている、システムが変わっているといった状況であれば、やはり適切なマニュアルの運用ができているとはいえません。

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必要な時にどこにあるかわからない

必要な時にどこにあるかわからない場合や、紙で保管されているため共有や閲覧の際の利便性に欠けるといったマニュアルの保管方法の問題もマニュアル活用の障壁となります。

「必要なときに、すぐに見ることができる」環境が整えられていなければ、マニュアルによる業務の効率化、作業時間の短縮といったメリットを得ることは難しいでしょう。

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専用ツールを使えば活用されるマニュアルを作れる

マニュアルが活用されないという悩みを抱えている方には、マニュアル作成の専用ツールをおすすめします。専用ツールを使えばデザインやフォーマットを統一できて、読みやすくて使い勝手の良いマニュアルを作成できます。

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マニュアルが活用されない4つのデメリット

マニュアルが活用されていないケースにおいては、「なくても大丈夫」といった意識が常態化してしまっているケースもあります。

では、マニュアルの運用が定着していない場合、どのようなデメリットが生じるのでしょうか。ここでは、以下の4つのデメリットについて詳しく説明していきます。

  • 古い情報によるミスやトラブルの発生
  • 業務を効率化しにくくなる
  • 情報格差が生じてしまう
  • 同様の引き継ぎ業務が繰り返し発生する

古い情報によるミスやトラブルの発生

マニュアルが更新されず、古い運用方法や手順がそのままとなってしまっていた場合、作業の妨げとなるだけでなく、ミスの原因となってしまうこともあります。

特に、特に新入社員やプロジェクトに新しく参画したメンバーがいるタイミングには、そのリスクが高まることになるでしょう。

都度、マニュアルを更新することがベストですが、その仕組みが整っていない、あるいは、安定したリソースの確保が難しい場合には、マニュアルの最終更新日を明記しておくことが重要です。

業務を効率化しにくくなる

マニュアルの活用により、誰が行っても一定の業務水準が確保できることを示す「業務の標準化」は、業務の効率の改善に効果があると考えられます。

そのため、マニュアルがなく確認作業が頻繁に発生するようでは、業務効率の改善は実現しにくいといえるでしょう。

情報格差が生じてしまう

マニュアルは、手順やフローといった業務の基本的な情報を可視化するだけでなく、実際に業務の上で感じた気づきなどの経験によるナレッジを共有する仕組みとしても役立てることができるものです。

一方、このようなマニュアルによる共有の仕組みが構築できていない場合、「その情報は聞いていない」「知らなかった」といった担当者間での情報格差が生じてしまい、業務品質にバラツキが出るだけでなく、トラブルの引き金ともなってしまいます。

同様の引き継ぎ業務が繰り返し発生する

マニュアルがないことにより、「同じ内容を伝える」作業が繰り返し発生するようであれば、生産性に悪影響を及ぼしてしまうこともあるでしょう。

この場合、「作業について問い合わせる社員」と「その問い合わせに対応する社員」の双方の生産性を低下させてしまうことになります。

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「使えないマニュアル」を脱却するための解決策と注意点

次にマニュアルを活用するための解決策を紹介します。

マニュアルの活用に課題を抱えている場合は、まず以下の4つのことを意識することをおすすめします。

  • 内容をわかりやすく整える
  • 定期的に更新し、抜け漏れを防ぐ
  • 社内での周知を徹底する
  • マニュアル管理ツールを導入する

内容をわかりやすく整える

マニュアルを活用するためには、まずマニュアルの内容は、業務の知識がない社員が見ることを前提にわかりやすく整える必要があります。

文字だけではなく、画像やイラスト、文字の強弱といった視覚的な要素を取り入れ、視認性の高い内容にすると効果的です。また、マニュアルのフォーマットを揃えるといった工夫も有効でしょう。

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定期的に更新・チェックする

マニュアルが活用されるようになるためには、マニュアルが常に最新情報が共有される場であることが重要です。

マニュアルの担当者を決め定型業務として定期チェックを実行するのも一つの手段ですが、より実用的な活用を目指すのであれば、ナレッジ共有としての役割を見据えた、柔軟な運用をすることで、より活発にマニュアルが活用されるようになるでしょう。

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社内での周知を徹底する

マニュアルの活用を促進するには、社内にマニュアルの運用方法だけでなく、マニュアルの「目的」を周知することも重要です。

先にもお伝えした通り、マニュアルが単なる「引き継ぎ」手段になってしまっているケースは少なくありません。そのため、改めてマニュアル活用の目的やメリットを周知することも、マニュアルの活用促進に一定の効果があると考えられます。

また、実際の運用の仕組みとして、マニュアルが更新されたことを、必要に応じて社員に知らせることができる仕組みの構築も必要です。

マニュアル管理ツールを導入する

適切な運用により、多くのメリットを享受できるマニュアルの運用ですが、作成や管理に相応の手間を要することも事実です。しかしながら、マニュアル管理の手間が、コア業務を圧迫するようになってしまっては本末転倒ともいえます。

そのため、マニュアルの活用を本格的に導入するのであれば、作成や管理の手間を軽減することのできるシステムの導入を検討するのもマニュアルによる業務効率化に向けた有効な手段といえるでしょう。

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おすすめのマニュアル作成ツール3選

最後におすすめのマニュアル作成ツールを3つ紹介します。

1.COCOMITE

「COCOMITE」では、オンライン上で基本レイアウトに沿って入力していくだけで、わかりやすいマニュアルを簡単に作成することができます。

そのほか、リンク機能による共有のしやすさや煩雑になりがちなバージョン管理も最新バージョンを公開すると同時に記録されるなど、マニュアル運用時の課題を一気に解決へと導いてくれる機能が搭載されています。

提供元コニカミノルタ株式会社
初期費用65,000円(税込)
料金プラン
  • エントリープラン:24,200円(税込)/月
  • スタンダードプラン:66,000円(税込)/月
  • エンタープライズプラン:242,000円(税込)/月
導入実績システムベンダー、食品製造、中古車ディーラーなど
機能・特徴
  • 多様な形式によるマニュアル作成

    (画像、動画、PDF、Word、Excel、PowerPointなど)

  • ユーザーやフォルダ単位でのアクセス管理
  • 公開バージョン管理
  • ワークスペース管理
URL公式サイト

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2.Teachme Biz

「Teachme Biz」は、組織の誰もが簡単にマニュアルの作成、共有、運用ができるツールです。

スマホやタブレットで撮影した動画をベースにして簡単にマニュアルが作成できる利便性の高さが特徴であり、業界や職種を問わず利用されています。

提供元株式会社スタディスト
初期費用要問い合わせ
料金プラン
  • スタータープラン:55,000円(税込)/月
  • ベーシックプラン:110,000円(税込)円/月
  • エンタープライズプラン:330,000円(税込)円/月
導入実績卸売業・小売業、製造業、金融業など
機能・特徴
  • ステップ構造によるマニュアル作成
  • 画像編集
  • 動画からの画像の切り出し
  • 検索機能
  • タスク配信
  • 外部への公開
  • 閲覧・検索ログの分析
  • トレーニングコース化
  • トレーニングの進捗状況の可視化
URL公式サイト

3.tebiki

「tebiki」は、動画マニュアルの作成に特化したマニュアル作成ツールです。自動字幕や翻訳機能といった、動画に特化したツールならではの機能を搭載していることも特徴といえるでしょう。

動画マニュアルは、特に機械やシステムの操作が多く発生する製造業や、飲食業における手順の説明といった場面における情報共有に役立てることができます。

提供元Tebiki株式会社
初期費用要問い合わせ
料金プラン要問い合わせ
導入実績食品スーパー、ブライダル企業、宿泊業など
機能・特徴
  • 自動字幕
  • 画面録画
  • 映像編集
  • 図形挿入
  • レポート
  • 自動翻訳 など
URL公式サイト

活用されない原因を把握してマニュアルを改善しよう

本記事では、作成したマニュアルが活用されない原因や課題を解説するとともに、マニュアルの活用を促進するための解決策や注意すべきポイントなどをご紹介しました。

マニュアルは、単なる引き継ぎ書としての役割だけでなく、運用の仕方によっては、業務効率の改善や業務品質の向上といった、大きなメリットを得ることのできるツールです。

マニュアルが十分に活用できていないと感じているのであれば、その原因を把握した上で、ここでご紹介したマニュアル活用のポイントを押さえた運用を目指していきましょう。

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マニュアルのない自己流による業務属人化が進むと「業務品質が落ちる」「ミスに気づかない」などの重大なリスクが発生しやすくなります。本資料では、特にマニュアル作成にかかる時間や負担が心配という方におすすめのオンラインマニュアルの特徴をご紹介します。
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