【2024年最新】マニュアル作成ツールおすすめ20選!選定ポイントも解説

最終更新日時:2024/01/09

マニュアル作成ツール

マニュアル作成ツールおすすめ

マニュアル作成ツールの種類はさまざまですが、どれが自社に合っているのか見極めるのは難しいのではないでしょうか。本記事では、比較表付きでおすすめのマニュアル作成ツール20選を紹介します。選び方のポイントも解説しているので、合わせてご覧ください。

マニュアル作成ツールとは

マニュアル作成ツールとは、業務マニュアルを作成するために役立つツールです。通常WordやPowerPointなどを利用してマニュアル作成を行いますが、1から作る場合は時間と手間がかかります。

しかしマニュアル作成ツールを使えば、作成手順を少なくできたりマニュアル作成経験がなくても高品質なマニュアルが作れたりします。

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マニュアル作成ツールを使う目的

マニュアル作成ツールを使う目的は、マニュアル作成業務の簡素化・効率化です。

業務手順の共有や引き継ぎのためにマニュアルの作成は不可欠ですが、1から作成するには時間と手間がかかります。マニュアル作成にリソースをかけると他の業務が回らなくなるため、作成を後回しにすることも少なくありません。

マニュアル作成ツールを使えば手間や時間を大幅に減らせます。他にも、マニュアル作成ツールを使う目的には以下の4つが挙げられます。

(1)作業を動画でマニュアル化できる

現場作業などOJTが必要な業務は、動画でマニュアル化することが可能です。動画マニュアルと聞くと撮影・編集技術が必要と考える方が多いですが、マニュアル作成ツールを使えばスキルがなくても作成できます。

簡単な操作で編集できたり音声を自動で字幕にしたりと、簡単に動画マニュアルを作れる機能がついています。動画のマニュアル化を目的にマニュアル作成ツールを導入する企業も多いです。

(2)見やすいマニュアル作成できる

マニュアル作成時にはどのようなレイアウトが見やすいか、説明文や画像はどのあたりに入れるべきかと悩む方も多いでしょう。細かい部分を考えていると作成時間も長引きますが、分かりにくいマニュアルを作ってしまうと意味がありません。

しかしマニュアル作成ツールにはテンプレートが用意されており、作成したいマニュアルに沿ってテンプレートを選べば手軽にマニュアルの作成が可能です。

そのため、レイアウトや書き方に悩む時間を削減できます。また、適切なサイズの画面キャプチャを撮ったりPC上の操作を自動でテキスト化したりと、見やすくわかりやすいマニュアル作成を手助けする機能が備わっています。

マニュアル作成ツールの選び方とは?機能や費用など比較ポイントを解説

(3)ナレッジを蓄積できる

マニュアル作成ツールを使うとマニュアル作成・更新の手間が軽減するため、マニュアル化が進みやすくなります。その結果、ナレッジを蓄積することが可能です。

口頭やメモ書きで業務引き継ぎする場面が減るため、作業ミスも減少するでしょう。業務の属人化もなくせるほか、新人育成にも役立ちます。

(4)業務品質を保てる

マニュアル作成ツールは、マニュアルを一元管理することが可能です。全てのマニュアルを全員が確認しながら作業を進められたり、常に最新のマニュアルを共有できたりするので、業務品質の均一化につながります。

マニュアル作成ツール選び方のポイント

マニュアル作成ツールにはさまざまな種類があるため、どのように選ぶべきか迷う方も多いでしょう。ここからは、マニュアル作成ツールの選び方のポイントを紹介します。

(1)用途に合っているか

自社の使用用途に合ったツールを選びましょう。業務手順書をテキストで作成したい場合と動画マニュアルを作成したい場合では、必要機能が異なります。

中にはナレッジの蓄積を強化するのに有効な機能があるマニュアル作成ツールもあります。まずは何を目的にしてマニュアル作成ツールを利用するか明確にし、使用用途に合うものの中で比較検討してください。

(2)マニュアルをExcelやPowerPointで出力できるか

マニュアル出力時のファイル形式の種類は、マニュアル作成ツールによって異なるため、出力したいファイル形式が選べるツールか確認しましょう。

現時点で出力予定のファイル形式がない場合は、さまざまな種類のファイル形式に対応しているマニュアルツールを選ぶことで、あとから出力できずに困る事態を防げます。

(3)マニュアルテンプレートの量

マニュアルテンプレートの量は、作成ツールによって幅があります。中でも作成したいマニュアルに適したテンプレートが豊富なツールを選ぶと、作成がスムーズに進むでしょう。

テンプレートの量が少ないと、選べるレイアウトが狭まってしまい理想のマニュアルを作ることができなくなってしまいます。ツールを利用する意味合いが薄れてしまうので注意しておきましょう。

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(4)操作性に優れているか

複雑な操作が必要なマニュアル作成ツールだと作成が進まず、業務効率が下がる可能性があります。そのため、操作が簡単なものや感覚的に使えるものを選ぶことをおすすめします。

また、画像のキャプチャ機能や動画の自動字幕生成機能など、使いたい機能があるものを選んでください。ただし、機能が多すぎると操作しにくくなる場合があるため、必要な機能のみ使えるマニュアル作成ツールを選ぶか、トライアルで実際に操作してから決めるのがよいでしょう。

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(5)サポート体制が整っているか

マニュアル作成ツールを選ぶ際には、サービス提供会社のサポート体制が整っているかも確認しましょう。

ツールの使い方だけでなく、トラブル発生時のサポート対応や効果的なマニュアル作成方法のアドバイス、導入前の操作レクチャーなどのサポートが充実しているサービスを選ぶと良いでしょう。

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おすすめのマニュアル作成ツール15選

数あるマニュアル作成ツールの中で、特におすすめのツール20選を紹介します。それぞれ費用や機能などを比較して、導入を検討してください。

(1)Teachme Biz

Teachme Biz(ティーチミー・ビズ)は、さまざまな業種で使えるマニュアル作成ツールです。動画から必要箇所をキャプチャして追加できるので、簡単にわかりやすいマニュアルを作成できます。

検索機能が充実しており、確認したいマニュアルをすぐチェックできるのが特徴です。企業の規模にかかわらず、さまざまな業種が利用しています。

提供元株式会社スタディスト
初期費用要問い合わせ
料金プランスタータープラン:55,000円(税込)/月

ベーシックプラン:11万円(税込)/月
エンタープライズプラン:33万円(税込)/月

導入実績2,000社以上(2018年10月時点)
機能・特徴ステップ構造、画像・動画編集、写真・動画の取り込み、スナップショット機能、PC画面・動画キャプチャ、スライドショー表示、共同編集、PPT、Word、PDFのインポート、PDFエクスポート、マニュアル複製、マニュアルリンク登録、クリップボード機能、マニュアル共有、外部公開、進捗管理、トレーニング機能、アクセス・検索ログ
URL公式サイト

(2)toaster team

toaster team(トースターチーム)は、業務手順書や動画マニュアルを簡単に作成できるツールです。操作性が高いので、マニュアル作成が初めての方でも安心して利用できます。

社内FAQやWikiなどナレッジ共有機能も充実しています。なお、制作物は社内外問わず共有できるため、取引先向けマニュアルの作成にも役立ちます。

提供元noco株式会社
初期費用ライト・スタンダード・ビジネス:11万円(税込)
料金プランライトプラン

・50アカウントまで:38,500円(税込)/月

スタンダードプラン
・100アカウントまで:66,000円/月

ビジネスプラン
・200アカウントまで:13万2000円(税込)/月

※各プラン1年契約
※14日間の無料トライアル

導入実績2,000社以上(累計)
機能・特徴文書マニュアル作成、動画マニュアル作成、画像編集、ノート機能、ニュース機能、ユーザープロフィール機能、コメント機能、タスク、用語集機能、自動翻訳、外部公開ドキュメントのパスワード保護・カスタムOGP設定・サービスロゴ非表示、QRコード表示・読み取り等
URL公式サイト

(3)NotePM

NotePM(ノートピーエム)は、マニュアルや議事録、業務ノウハウなどの社内ナレッジを一括して管理できるマニュアル作成ツールです。

検索機能では、WordやPDFなどファイルの中身もチェックできるので、確認したいマニュアルや情報をすぐ見つけられます。高機能エディタを搭載し、マニュアル作成初心者でも簡単に作成・編集できるように工夫されています。

提供元株式会社プロジェクト・モード
初期費用無料
料金プランプラン8

・ユーザー8人まで:4,800円(税込)/月

プラン15
・ユーザー15人まで:9,000円(税込)/月

プラン25
・ユーザー25人まで:15,000円(税込)/月

プラン50
・ユーザー50人まで:30,000円(税込)/月

プラン100
・ユーザー100人まで:60,000円(税込)/月

プラン200
・ユーザー200人まで:12万円(税込)/月

※閲覧のみは無料契約プランの3倍のユーザー数まで
※無料トライアル中のメンバーの上限は100名まで

導入実績7,000社以上
機能・特徴マニュアル作成、画像編集機能、検索機能、動画共有、変更履歴記録、レポート機能、アクセス制限、閲覧履歴記録、タグ付け、コメント、ファイル共有、外部ページ共有、お知らせ通知、外部チャットサービス連携、マルチデバイス
URL公式サイト

(4)COCOMITE

COCOMITE(ココミテ)は、さまざまなファイル形式のマニュアル作成ができるツールです。WordやPDF、動画はもちろん、画像やExcel、PowerPointなどにも対応しています。

マニュアルはフォルダ管理が可能で、最大5階層まで分けられます。部署ごとにフォルダ分けしてアクセス権限を設定すれば、各部門の業務に合わせた運用が可能です。

提供元コニカミノルタ株式会社
初期費用65,000円
料金プラン■エントリープラン
  • 月額契約:22,000円/月
  • 年額契約:22万円/年

■ スタンダードプラン

  • 月額契約:60,000円/月
  • 年額契約:60万円/年

■エンタープライズプラン

  • 月額契約:22万円/月
  • 年額契約:220万円/年

30日間無料トライアルあり

機能・特徴画像添付・編集、動画添付・ストリーミング再生、表作成、パブリック公開(パスワード設定、QPコード生成可)、モバイルアプリ、PDF出力、ファイル添付、UI日英言語設定、閲覧ログレポート、ワークスペース管理等
URL公式サイト

(5)Dojo

Dojo(ドージョー)は自動作成機能が充実しているマニュアル作成ツールです。

テキストを自動翻訳して各国の言語に音声変換したり、アプリから写真・画像を転送したりできます。テンプレートも豊富で、誰が作成しても同じ品質のマニュアルを作れます。eラーニングの活用も可能です。

提供元株式会社テンダ
初期費用要問い合わせ
料金プラン要問い合わせ
導入実績3,000社以上(累計)
機能・特徴文書マニュアル作成、動画マニュアル作成、自動音声合成、特殊キーボード・キーマッピング、マニュアルエディター
URL公式サイト

(6)tebiki

tebiki(テビキ)は、現場教育用の動画マニュアル作成を目的としたツールです。動画内の音声を読み取って字幕に変換する機能がついているので、効率的に動画マニュアルを作成できます。また、対応言語数は100カ国以上と多いので、外国人スタッフ向けのマニュアル作成にも対応可能です。どこまで動画マニュアルを確認したか、動画視聴の進捗管理もできます。

提供元ピナクルズ株式会社
初期費用要問い合わせ
料金プラン要問い合わせ

※無料トライアルあり

機能・特徴自動字幕、画面録画、映像編集、図形挿入、レポート、自動翻訳
URL公式サイト

(7)flouu

flouu(フロー)はプライズ株式会社が提供するオンラインワークスペースで、社内文書の管理に優れています。

ドキュメントを複数人で編集したり、テンプレート化したりして業務効率化を図ることが可能です。また、ドキュメントごとにチャット機能が使えるため、社内でコミュニケーションをとりながら作成を進められます。

提供元プライズ株式会社
初期費用無料
料金プラン基本料金

・1ユーザーあたり550円/30日
※2023年3月1日より660円に改定予定

セキュリティオプション
・1ユーザーあたり550円/30日

OCRオプション
・1ユーザーあたり220円/30日

※14日間無料お試し

導入実績2,000組織以上
機能・特徴テキストエディタ(同時編集可能)、ファイル管理、全文検索、公開範囲設定、フォルダ改装管理、ドキュメント単位のチャット機能、ゲストへのドキュメント共有、タスク管理、外部サービスとの連携
URL公式サイト

(8)はたらきかたマニュアル

はたらきかたマニュアルは、紙ベースのマニュアルの電子化や新人研修の効率化、属人化を避けたい企業におすすめのマニュアル作成ツールです。

ドラッグ&ドロップで、誰でも簡単にマニュアルを電子化できます。必要に応じて業務マニュアルの作成代行も依頼できます。

提供元YAMAGATA株式会社
初期費用88,000円(税込)
料金プランスタンダードプラン:55,000円(税込)/月

プレミアムプラン:11万円(税込)/月

導入実績利用者数3万人以上
機能・特徴ワークスペースの複製、マニュアル複製・読み込み・書き出し、レスポンシブ対応、2画面リユース編集、画像リユース機能、翻訳言語設定等
URL公式サイト

(9)ひかりクラウド スマートスタディ

ひかりクラウドスマートスタディは、東日本電信株式会社(NTT東日本)が提供するクラウドサービスです。ドキュメントや動画をアップロードして教材にできます。

ドリルで内容の定着度を確認したり、レポートにアドバイスを残したりしながら社員教育を進められるのが特徴です。

提供元東日本電信電話株式会社
初期費用
  • 基本機能:5,500円/契約
  • オプション機能:5,500円/契約
  • コンテンツ言語変換:無料
料金プラン■基本機能
  • 1IDにつき198円/月

■オプション機能

  • ライブ配信利用料:220円/時間
  • コンテンツ言語変換利用料:1言語あたり11円/ページ

※2週間の無料お試しあり

導入実績600社以上
機能・特徴ドキュメントアップロード、ビデオ視聴、メッセージ、ドリル、レポート、ライブ配信、コンテンツ言語変換
URL公式サイト

(10)ClipLine

ClipLine(クリップライン)は短尺動画でノウハウや情報を共有できるサービスです。伝達事項や業務手順を動画で共有し、社員全員に同じ情報を伝えられます。

また、マニュアルをまとめておけば、対面指導せずとも学習を進めることが可能です。動画の撮影・編集はClip Lineに依頼することもできます。

提供元ClipLine株式会社
初期費用要問い合わせ
料金プラン要問い合わせ
導入実績5,000店舗、ユーザー数10万人(2018年12月時点)
機能・特徴Clip機能、カリキュラム設計、フィードバック、コミュニケション機能、組織管理、学習進捗管理、テスト・アンケート機能、マルチデバイス活用、セキュリティ設定、顧客アンケート・分析ツール、プロフェッショナルサービス
URL公式サイト

(11)フィンテックス

フィンテックスは、さまざまなマニュアルの作成を代行できるサービスです。ヒアリングで課題、要望を把握して最適な提案をしてくれます。

必要に応じて業務整理を行ったり、メンテナンスや運用サポートをしたりすることも可能です。マニュアル作成に時間を避けない企業向けのツールです。

提供元株式会社フィンテックス
初期費用要問い合わせ
料金プラン要問い合わせ
導入実績200社以上
機能・特徴マニュアルコンサルティング、業務マニュアル、操作マニュアル
URL公式サイト

(12)wikipy

wikipy(ウィキピー)は、FAQサイトや各種マニュアルの作成が簡単に行えるツールです。あらかじめ用意されたテンプレートを活用すれば、誰でも統一感のあるページを作成できます。

ページごとに公開設定の調整も可能で、会員向けFAQサイトなど、社外向けのページも準備できます。

提供元株式会社リーピー
初期費用3,300円(税込)
料金プランスタータープラン:3ユーザーまで3,300円(税込)/月

ベーシックプラン:10ユーザーまで5,500円(税込)/月

※11ユーザー以降は5,500円(税込)/10ユーザー

機能・特徴インポート・エクスポート、印刷レイアウト最適化、ファイルの一元管理、お気に入り登録、コメント、SNSシェア
URL公式サイト

(13)ビジュアモール・ムービーライブラリ

ソフトバンク株式会社が提供するビジュアモール・ムービーライブラリは、法人向けの動画共有サービスです。

動画を共有・配信したり、専用のポータルサイトからの視聴を可能にしたりできます。マニュアル作成機能はありませんが、動画マニュアルとして利用ができるツールです。

提供元ソフトバンク株式会社
初期費用33,000円(税込)
料金プラン■ムービーライブラリ基本パッケージ
  • 基本パッケージmini:44,000円(税込)/月
  • 基本パッケージ:11万円(税込)/月
  • 基本パッケージZ:38万5000円(税込)/月

■ ムービーライブラリLIVEパッケージ

  • LIVEパッケージmini:11万円(税込)/月
  • LIVEパッケージ:22万円(税込)/月
  • LIVEパッケージZ:33万円(税込)/月
機能・特徴動画の共有・配信、専用ポータルサイト提供、大規模ライブ配信、簡単投稿、SNS機能、動画・資料同時表示、ランキング機能、マルチデバイス対応、埋め込みタグ発行
URL公式サイト

(14)Checkmate

Checkmate(チェックメイト)は、アプリでマニュアル管理ができるツールです。PCだけでなくスマートフォンやタブレットでも利用できるので、写真・動画撮影したデータを簡単に取り込めます。

また、マニュアルに沿って業務を進める際に活用できるチェックリスト機能があるため、作業漏れを防ぐことができます。

提供元日本ソフテック株式会社
初期費用55,000円(税込)
料金プラン基本料金
  • 月額料金:22,000円(税込)/月
  • 年額料金:242,000円(税込)/年

※30日間無料プランあり

導入実績300社以上
機能・特徴マニュアル作成機能、タスク・進捗管理機能、チェックシート機能、変更履歴、権限機能、承認機能、フォルダ管理、グループ管理、ファイル出力、一般公開
URL公式サイト

(15)TEんDo

TEんDo(テンドー)はDojo(ドージョー)のクラウド版です。

PC上でマニュアル化したい情報システムの操作を行えば、自動で操作マニュアルを作成できます。多言語音声コンテンツの作成などが行えたり、さまざまなアウトプットができたりする点が特徴です。

提供元株式会社テンダ
初期費用要問い合わせ
料金プラン■ベーシックプラン
  • 日本語ライセンス:74,800円/ライセンス
  • 英語ライセンス:74,800円/ライセンス
  • 中国語ライセンス:74,800円/ライセンス

■ オプション

  • 自動音声合成(日本語・多言語):16,280円ライセンス
  • マニュアルエディタ:16,280円ライセンス

※最低利用期間3カ月
※30日間無料トライアルあり

導入実績3,007社以上(2022年6月末時点)
機能・特徴自動キャプチャ、エフェクト機能、音声挿入、豊富な出力先、マニュアルエディタ、自動音声合成
URL公式サイト

【無料版あり】おすすめのマニュアル作成ツール5選

ここからは無料トライアルや無料プランが提供されているマニュアル作成ツールについて紹介していきます。

(1)iTutor

iTutor(アイチューター)は、マニュアル作成を自動化できるツールです。

PC上で操作を行ったり動画を取り込んだりすれば、その内容を自動でスライドにできます。また、動画マニュアルの作成も可能です。操作マニュアルを作成したい方におすすめのツールです。

提供元株式会社ブルーポート
初期費用要問い合わせ
料金プラン■Windows
  • プロフェッショナルエディション:66万円(税込)〜
  • スタンダードエディション:49.5万円(税込)〜
  • エントリーオフィスエディション:27.5万円(税込)〜
  • エントリービデオエディション:27.5万円(税込)〜

■Mac

  • Mac専用エディション:16.5万円(税込)〜

※無料トライアルあり

導入実績累計販売3,500ライセンス、2,100社導入
機能・特徴操作マニュアル作成、動画マニュアル作成、テスト機能、Webカメラレコーディング、テーマ・テンプレート機能追加
URL公式サイト

(2)Dropbox Paper

オンラインストレージサービスで世界的に有名なDropboxが提供しているDropbox Paper(ドロップボックスペーパー)は、ドキュメントを各端末で作成・共有できるツールです。

リンクを送れば簡単にドキュメントを共有できるので、社員だけでなく、取引先がマニュアルを編集・アップデートすることも可能です。変更履歴も残るので、誰が編集したのか一目で確認できます。

提供元Dropbox Japan 株式会社
初期費用無料(Dropboxのアカウント作成要)
料金プランDropbox Paperの利用は無料

別途Dropboxアカウントが必要

■月間払い

  • Plus:1,500円/月
  • Professional:2,400円/月
  • Standard:1,800円/ユーザー/月

■ 年間払い

  • Plus:1,200円/月
  • Professional:2,000円/月
  • Standard:1,500円/ユーザー/月
導入実績50万社以上(Dropbox Businessの利用)
機能・特徴テキスト編集、画像・動画の挿入、Dropbox内のファイル挿入、表の挿入、業種別テンプレートあり
URL公式サイト

(3)Confluence

Confluence(コンフルエンス)は本社がオーストラリアのアトラシアン社が提供するナレッジ共有ツールです。

社内情報を一元化できるだけでなく、マニュアルや業務ノウハウ、議事録などの作成もできます。外部ツールと連携できるのも特徴です。

提供元Atlassian, Inc.
初期費用無料
料金プラン【月間契約】

■Free:最大10ユーザーまで無料
■Standard

  • 100名まで:690円/ユーザー/月
  • 101名以上は割引あり、要問い合わせ

■ Premium

  • 100名まで:1,310円/ユーザー/月
  • 101名以上は割引あり、要問い合わせ
  • Enterprise:要問い合わせ

【年間契約】
■Free:最大10ユーザーまで無料
■Standard

  • 100名まで:68万3000円/年

■ Premium

  • 100名まで:131万円/年

■Enterprise:要問い合わせ

※7日間無料
※Standard、Premium、Enterpriseは35,000ユーザーが上限

導入実績20万人以上
機能・特徴ページ作成、ページ整理、検索機能、ウォッチ機能、マクロ・アドオンによる機能拡張
URL公式サイト

(4)UMU

UMU(ユーム)は、研修用コンテンツの作成を手助けするツールです。シンプルなUIで操作しやすく、簡単にコンテンツやマニュアルを作成できます。

また、一方的に学習させるのではなく、双方向でコミュニケーションを取ることが可能です。学習内容が定着しやすい工夫がなされています。

提供元ユームテクノロジージャパン株式会社
初期費用無料
料金プラン
  • ベーシック版:無料
  • プロフェッショナル版:8,325円(税込)/月
  • チーム版:1アカウントにつき4,000円(税込)/月(最低10アカウント以上)
  • エンタープライズ版:要問い合わせ
  • 教育プロフェッショナル版:無料アップグレード可
導入実績世界203カ国100万社、国内17,000社導入
機能・特徴音声スライド・動画・文書・図説作成、課題作成、AI採点・フィードバック、試験、ディスカッション、アンケート、出席確認、画像共有、マルチスクリーン生放送、ビデオ会議
URL公式サイト

(5)AirCourse

AirCourse(エアコース)は、動画マニュアルの作成に適したツールです。eラーニング機能が充実しており、視聴後に確認テストを行い、定着度を確認できます。

新入社員向け、各種部門向けなど複数のコースを作成し、必要なものを受講するスタイルを取れます。

提供元KIYOラーニング株式会社
初期費用無料
料金プランフリープラン:無料

ベーシックプラン:1ライセンス396円/月
コンテンツプラスプラン:1ライセンス660円/月

機能・特徴オリジナルコース作成・配信、複数コースを管理、ナレッジ共有、学習管理、セキュリティ設定、アプリケーション連携
URL公式サイト

マニュアル作成ツールの種類

一口にマニュアルと言っても様々な種類のマニュアルがあります。ここからは代表的な2つのマニュアルについて紹介していきます。

動画式マニュアル作成ツール

動画式マニュアル作成ツールはテキストベースではなく動画を使って作業手順を解説できるマニュアルです。紙でのマニュアルでは伝えきれない細かい部分までマニュアルとして落としこめるのが特徴です。

テキストベースのマニュアルと比べて、視覚的に理解しやすく詳細な部分まで理解できます。また、ながら視聴も可能でマニュアルを見る人にとっても理解しやすいでしょう。

反面、動画をしっかりみないと理解できない・知りたい部分が何分何秒にあるのかわからないなどのデメリットもあります。そのため、なんの説明が何分何秒にあるのか共有しておいて可視化するしておくなどの対応をしておきましょう。

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手順式マニュアル作成ツール

手順式マニュアルとは作業の工程や作業の進め方をテキストベースでまとめたマニュアルを指します。一般的なマニュアルは手順式マニュアルに該当し、作業ごとに何が記載されているのかわかるのが特徴です。

しかし、記載する内容が多くなる場合にはマニュアルが分厚くなってしまい、情報過多になってしまったり、マニュアルを読み込むまでに時間を要してしまったりなどのデメリットがあります。

そのため、マニュアルに盛り込む情報を整理して最小限にしたり、大枠だけ記載しておいて口頭で補足説明するなどの工夫をしておきましょう。

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マニュアル作成ツールを使うメリット

専用のツールを使ってマニュアル作成を行うと、以下4つのメリットがあります。

  • 簡単にマニュアルを作成でき、工数削減ができるツールで紙のマニュアルでは取り上げられない細かい部分までマニュアルを取り込むことができます。
  • マニュアルの品質が上がる
  • 情報共有が楽にできる
  • さまざまな言語のマニュアルが作成できる

(1)簡単にマニュアルを作成でき、工数削減ができる

マニュアル作成ツールを使えば、誰でも簡単にマニュアル作成が可能です。ツール内にはさまざまなテンプレートやフォーマットがあり、用途に合わせて好きなものを使用できます。

体裁やデザインが整った状態で作り始められるので、見た目もきれいなマニュアルが作成できるでしょう。また、マニュアル作成の工数を削減できる機能も数多く実装されているため、短時間でのマニュアル作成ができます。

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(2)マニュアルの品質が上がる

個々で自由にマニュアルを作成すると、作成者によって様式や品質にばらつきが出ます。しかし、マニュアル作成ツールにはテンプレートやフォーマットが準備されているので、決まったフォーマットを使うよう社内で決めれば、様式を統一することが可能です。

品質も一定の水準が保たれやすくなるので、多くの人が分かりやすく、理解しやすいマニュアルを作成できます。

(3)情報共有が楽にできる

マニュアル作成ツールで作成したマニュアルは、クラウド上で一括管理できます。クラウドにアクセスすれば、誰でもマニュアルを確認することが可能です。

マニュアルの情報を追加・変更した際もクラウド上にファイルが更新されるので、常に最新のマニュアルを利用できます。

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(4)さまざまな言語のマニュアルが作成できる

マニュアル作成ツールは、さまざまな言語に対応しています。例えば動画マニュアル作成時に音声を自動翻訳したり、翻訳した字幕を自動生成したりすることが可能です。外国人向けのマニュアルを作成できるのは大きなメリットでしょう。

マニュアル作成ツールを使うデメリット

マニュアル作成ツールは非常に便利でメリットも大きいですが、デメリットもあります。具体的には以下のとおりです。

  • システムトラブルがあったときに見られない
  • 視認性が落ちることもある
  • 動画の場合、視聴者の集中力がないと内容が頭に入らない

(1)システムトラブルがあった時に見られない

クラウド上にマニュアルを保存すると、システム障害が起きたときに見られない可能性があります。

電子マニュアルは複数の端末に保存したり、印刷したりして他の方法でも見られるようにすると安心です。

(2)視認性が落ちることもある

ツールで作成したマニュアルは、電子端末で閲覧します。パソコンやタブレット、スマートフォンなどでマニュアルを確認できますが、端末の画面サイズによって視認性が落ちるデメリットがあります。

パソコンではよく見えてもスマートフォンでは文字や図が小さくなるため、見えづらいと感じることもあるでしょう。また、ページ数が多くなると見たい項目を瞬時に開くのが難しかったり、紙のマニュアルより目が疲れやすかったりする点もデメリットといえます。

(3)動画の場合は視聴者の集中力がないと内容が頭に入らない

動画マニュアルは手軽に視聴できますが、視聴者の集中力がないと内容が頭に入りにくいです。長時間の動画だと、途中で見るのをやめてしまうこともあります。

1本あたりの視聴時間が短い動画を複数作成するなどして、集中力を維持しやすい工夫が大切です。

動画マニュアルを作成するメリットは?作り方やコツ・注意点を解説

さまざまなツールを比較し、自社に合ったサービスを選ぼう

マニュアル作成ツールは業務マニュアルの作成を効率化したり、ナレッジを蓄積できたりとさまざまなメリットがあります。

マニュアルの作成に時間をかけられない企業や、品質を統一したい企業、教育環境を整えたい企業などにおすすめです。

提供サービスによってテキスト作成・動画作成に適しているもの、ナレッジの蓄積を強化できるものなど、使える機能に違いがあります。本記事を参考にそれぞれの機能やコストなどを比較して、自社に適したマニュアル作成ツールを選びましょう。

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