受注管理とは？業務内容や進め方・課題、システム導入の選び方を解説

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受注管理とは？

受注管理とは、顧客から注文を受けて出荷するまでの業務・工程を管理することです。

以前は顧客からの注文を受ける業務のみを指していましたが、近年は解釈や業務の範囲が広がっており、販売管理の1つとして扱われるようになりました。

受注管理における顧客は多岐にわたり、BtoBやBtoCなどさまざまです。

受注管理の業務内容・進め方

ここでは、受注管理の主な業務内容である5つについて、進め方に沿って解説します。

見積もりを作成する

顧客から受けた注文に基づいて見積もりを作成します。

単発の商品やサービスの場合は、注文の都度見積もりを作成するのが一般的です。一方、リピート注文の場合は、初回の注文から数量や価格に変更がある場合のみ改めて見積もりを作成します。

契約を締結する

見積もりの内容に対して顧客から承諾を得られたら、正式に契約を締結します。

また、契約締結時には取引する商品やサービスに応じた納期・保証期間・支払い方法などを双方でしっかり確認し、契約書に盛り込みましょう。

注文内容を確認・登録する

契約を締結したら、注文内容を確認し、社内システムやExcelなどの管理表に登録します。これによって受注した商品・仕様・数量・納期・金額などが各部門や関係者に共有されます。

在庫確認と納期連絡をする

続いて、注文を受けた商品の在庫を確認し、最終的な納期を設定します。

在庫が足りていて発送するだけであれば、すぐに納品予定日を決めて顧客に連絡します。一方、受注生産や取り寄せが必要な商品の場合は、担当部門と打ち合わせたうえで改めて納期を設定して顧客に連絡するのが一般的です。

受注伝票・注文請書を作成する

納期が決まったら、受注伝票・注文請書を作成します。

受注伝票とは、商品名・数量・価格・納品先などの情報を記載したものであり、自社で保管する書類です。一方、注文請書とは、注文を受領したことを顧客に知らせるために発行する書類を指します。

注文請書は必ずしも作成する必要はありませんが、納品時のトラブル防止や、不測の事態に迅速な対応をするために役立ちます。

受注管理の課題とは？

近年の受注管理は、業務範囲の拡大に伴いさまざまな課題も発生しているのが現状です。ここでは、受注管理においてよく発生する、代表的な課題を2つ紹介します。

作業工数が多い

元々シンプルだった受注管理にさまざまな業務を統合していった結果として発生した課題が、作業工数の増加です。

作業工数が増えるとその分人員が必要になり、人的ミスも起こりやすくなります。ミスが増えれば、納品までに要する期間が延びてしまうなど、顧客に迷惑をかけてしまうかもしれません。

度重なるミスは顧客の満足度や信頼度の低下につながるため、工数の増加は受注管理における大きな課題といえるのです。

作業が属人化しやすい

受注管理業務をアナログで行っていればいるほど、作業が属人化しやすいことも課題の1つです。作業が属人化すると、以下のようなデメリットが発生します。

• 業務を熟知している特定のスタッフに作業が集中する
• 一部スタッフの欠勤・多忙などで簡単に業務が停滞する
• 作業スピードやクオリティにバラつきが生まれる
• 業務の効率化や引き継ぎが困難

このような業務上のデメリットは、関係スタッフと顧客の双方にとってストレス値が非常に高いものであり、離職率の増加や顧客満足度の低下に発展する恐れがあります。

▷受発注業務を効率化する方法｜課題と改善方法・効率化するメリットを解説

受注管理の課題を解決する方法

ここでは、受注管理における課題の解決方法として、3つの具体策を紹介します。

受注管理担当者を増やす

受注管理に携わるスタッフを増員することで、煩雑になった業務や属人化を改善できる可能性があります。

しかし、人件費の増加がネックでスタッフの増員に踏み切れない企業が多いのが実情でしょう。また、多くの業界で人材不足が深刻化しており、新規スタッフを採用する難易度が高まっています。募集するポジションやスキルによっては、要件を満たす人材がなかなか集まらないケースも珍しくありません。

受注管理をアウトソーシングする

予算はあるけれど、募集しても人が集まらない場合には、受注管理をアウトソーシングするのも1つの方法です。

アウトソーシング先は受注管理のプロのため、満足のいくクオリティで業務を代行してくれるでしょう。

アウトソーシングを長期的に利用し続けるのが難しい場合や、自社にノウハウを蓄積したい場合などは、将来的な内製化を見越して、一定期間だけ伴走してもらう方法もあります。

受注管理システムを導入する

スタッフを増員せずに効率化を図りたい場合は、受注管理システムの導入を検討するのもよいでしょう。

受注管理システムとは、受注業務の一元管理など、業務をサポートするさまざまな機能を備え、受注から出荷までを可能な限り自動化するシステムです。

たとえば、取引先と共通のシステムを使うことで、取引先が入力した注文内容が自動的にシステムに反映され、受注側の入力の手間やミスを削減できる場合などがあります。

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受注管理システムの選び方

ここでは、失敗しない受注管理システムの選び方として、3つのポイントを解説します。

必要な機能は搭載されているか

受注管理システムの良し悪しを決定づけるのは、機能の多さではなく「必要な機能が搭載されているかどうか」です。

多機能なシステムは一見便利そうで魅力的ですが、自社の業務には不要だったり、機能が多すぎて使いこなせなかったりすると意味がありません。使わない機能ばかりでは、結果的に無駄なコストが発生する可能性もあるのです。

受注管理システムによって解決したい課題をあらかじめ明確にしておき、最適な機能を持ったシステムを選びましょう。

操作性・利便性は高いか

受注管理システムを選定するには、操作性・利便性の高さも重要な検討項目です。実際にシステムを使用する担当者にとって操作が難解であれば、期待していた効果を得られない可能性があります。

デモ画面による操作確認やテスト運用をさせてくれるサービスもあるため、可能な限り実際の担当者に試してもらうことをおすすめします。その際、実際に操作した感想も選定の要素に加えるとよいでしょう。

サポートは充実しているか

受注管理システムの性能や費用に加え、提供会社のサポート体制もチェックしておきたいポイントです。

システムである以上、ある程度のトラブルや不具合が起きることは想定しておく必要があるでしょう。このような場合に速やかに復旧できるかどうかは、サポートの有無や手厚さによって大きく異なります。

特に、受注管理システムの性質上、不具合は顧客やエンドユーザーにまで影響する可能性があるため、サポートは充実しているに越したことはありません。

おすすめの受注管理システム

ここでは、おすすめの受注管理システムを厳選して3つ紹介します。

楽一

楽一は、時計や計算機などの大手メーカー「カシオ」が手掛ける販売管理システムです。メーカーならではの視点で作られているため、かゆいところに手が届く、使い勝手の良いシステムとなっています。

単純に受注管理業務をシステム化するだけでなく、主力商品のあぶり出しや業務効率化まで、幅広く活躍してくれるでしょう。サポートも充実しているため、受注管理システムを初めて導入する場合でも安心です。

楽楽販売

楽楽販売は、「楽楽清算」「楽楽明細」などで知られる、株式会社ラクスが提供するクラウド型の販売管理システムです。

カスタマイズの柔軟性が高く、自社の業務フローにぴったりのシステムをマウス1つで簡単に構築できるのが大きな特徴です。ルーチンワークの自動化も実現できるため、業務スピードの向上やミスの軽減も期待できます。

受注管理のみならず、販売管理全体や周辺業務のDXを検討している企業にもおすすめのシステムです。

キャムマックス

キャムマックスは、中小企業のために作られたクラウド型の管理システムです。

「販売・債権」「管理購買・債務管理」「在庫管理」「財務会計」など、有形商材を扱う企業には欠かせない機能が一通り揃っており、 オプションでWMSや会計システムとのデータ連携もできます。

リーズナブルな価格設定ながら無料サポートも充実しているため、新たに受注管理システムの導入を検討している中小企業の担当の方はぜひチェックしてみるとよいでしょう。

システムを導入し受注管理を効率化しよう

業務範囲の拡大や作業工数の増加によって、業務が煩雑になりがちな受注管理。業務の遅れや停滞が直接的に顧客に影響を及ぼすため、スムーズかつ安定した業務遂行が求められます。

増員やアウトソーシングという方法もありますが、低コストで内製化できる受注管理システムの導入もおすすめです。解決すべき課題を明確にしつつ、導入を検討してみてはいかがでしょうか。