【2024年最新】受発注システムおすすめ12選比較｜機能や選び方・クラウド版と無料版に分けて紹介

受発注管理システムのサービス一覧

• 受注・帳票作成・出荷・請求を一元化
• 発注側は完全無料！受注側の初期費用も0円
• 売上分析など営業の販促強化にも

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受発注システムとは？

受発注システムとは、受注や発注に関わる業務をデジタル化し効率的な運営を可能にするシステムです。

従来の受発注管理業務は、主に電話やFAX・メールで受発注し、Excelに記録するといった手作業が主流でした。しかし、電話の専任担当者を置くなど、業務の運営に多くの人員が必要です。また、聞き間違いや誤入力などのヒューマンエラーが発生するといった課題もあります。

受発注システムを導入すると、手作業の業務をシステムが自動でおこなうため、業務効率が改善しミスの削減が可能です。また紙の書類が必要なくなるので、ペーパーレス化にもつながります。

受発注システムはインターネットを経由して使用するものを中心に、導入コストが低下しています。また、法人同士の取引だけでなく、近年増加しているECサイトやネットショップの運営にも導入効果が期待できるでしょう。そのため、導入する企業や店舗は確実に増えています。

なお、受発注システムには「SaaS型」と「パッケージ型」の2つの種類があります。2種類の違いから確認していきましょう。

クラウド型

クラウド型の受発注システムは、Web上で操作を行うシステムで、インターネット環境があればどこでも利用できます。また、スマホやタブレットなど複数の端末から利用が可能なサービスもあります。

他にも、導入のハードルが低い点がクラウド型のサービスの特徴です。導入コストは、パッケージ型と比較すると安価な場合が多く、導入に必要な期間も短期間で済むため手軽に導入したい企業や店舗向きです。

一方で、カスタマイズ性に欠ける点はデメリットといえるでしょう。基本的にベンダーの提供する以上のサービスは利用できないため、覚えておいてください。

パッケージ型

パッケージ型はソフトウェアを購入して、自社の端末にインストールして導入します。

他システムとの連携はもちろん、機能面でのカスタマイズ性の高さが魅力です。クラウド型では機能的に不十分だという企業は、パッケージ型を導入し自社に合うようにカスタマイズすることがおすすめです。

一方で、導入にあたって初期費用が高額な傾向にある点がデメリットです。とくに、オンプレミス(自社運用)でパッケージ型の受発注システムを導入しようとすると、インフラ構築の費用が掛かり導入コストがかなり高額になる場合があります。

受発注システムの主な機能

受発注システムには、業務を行うにあたって便利な機能が多くあります。

• 受注管理機能
• 在庫管理機能
• 出荷管理・出荷状況確認機能
• 請求管理機能
• 顧客管理機能
• 自動メール機能

それぞれ詳しくみていきましょう。

受注管理機能

注文書の確認や納期の連絡・受注伝票の作成などのさまざまな取引から発生する受注業務の記録を自動的に一元管理できるのが、受注管理機能です。

昨今では、商品を店頭・電話・FAX・Web・メールなど複数のチャネルで販売するケースも珍しくありません。複雑な受注状況を手動で管理するのは多くの人手が必要となりますが、受注管理機能があれば異なるチャネルでの販売状況もシステムによる自動で一元管理が可能です。

在庫管理機能

在庫管理機能では、商品別の在庫状況を一目でリアルタイムで管理できる機能です。

複数の店舗や商品がある企業の場合、在庫状況の確認は非常に複雑です。商品在庫の状況を把握できないと、在庫のない商品を販売してしまうなど、トラブルを引き起こす可能性があるでしょう。

在庫管理機能があれば常に正確な情報を把握でき、在庫管理におけるミスの発生を防止できます。

また、発注者と在庫情報の共有により、問い合わせを減らすこともできます。

出荷管理・出荷状況確認機能

商品を顧客に配送するプロセスを管理する機能です。

受注情報をもとに、出荷する商品の種類・数量、配送先などの情報を管理します。商品や取引先ごとにデータを一覧で可視化することも可能です。

出荷の管理は取引先数が多いと状況を把握する負担が増大しますが、システムにより一元的に管理すれば、業務負担を大きく軽減できます。

また、出荷状況を発注者と受注者で共有することで問い合わせに対応しやすくなるとともに、問い合わせ自体の件数を減らせるでしょう。

請求管理機能

データからシステム上で請求書を作成し、商品や数量など受注したデータを記載して、電子メールや郵送などで顧客へ送付します。

正確な請求処理は、顧客とのトラブルを未然に防ぎます。また、データが履歴として残るので仮にトラブルがあってもすぐに正確な情報が確認でき、早期解決が可能です。

取引回数が多い企業では、請求書の作成も多くなります。手作業でおこなおうとすると、誤った請求書を作成するリスクが増えるだけでなく、ファイリングする必要も発生し、書類を紛失するリスクも発生します。請求管理機能があれば、請求書業務の負担を不要にしリスクも軽減できるでしょう。

顧客管理機能

顧客の情報と受注履歴を紐づけして記録する機能です。過去の取引履歴や商談の記録を管理し社内共有できる機能もあり、顧客属性の把握や新たなニーズの確認に有効です。

そのため、顧客管理機能は顧客満足度向上に欠かせない機能といえます。

自動メール機能

Web上で商品を受注したときに、注文確認連絡やお礼・商品の発送完了連絡などのメールを自動で発信する機能です。

自動メール機能があれば、人の手を使わずに24時間受注可能な体制を構築できるほか、休業日の受注もできるようになります。

また、受注時の速やかな連絡は顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

▷受発注業務を効率化する方法｜課題と改善方法・効率化するメリットを解説

受発注システムの選び方

受発注システムを導入する場合、次のポイントを意識して導入しましょう。

• 業種や職種が適しているか
• サポートは十分得られるか
• 他システムと連携できるか
• 費用はどのくらいか

それぞれ詳しく解説します。

業種や職種が適しているか

受発注業務は、業種や職種によって業務フローや問題点が異なため、自社の業種や職種に適した受発注システムの選定が重要です。

特定の業種に対して、専用のパッケージを用意しているシステムもあります。システムの公式サイトにある導入事例に同業種や職種があるのか、自社に必要な機能が搭載されているのかなどをあらかじめ把握しておきましょう。

そのうえで、受発注システムの無料プランやトライアルを利用してみて、自社に適しているか確認することをおすすめします。

サポートは十分得られるか

受発注システムを導入する場合、導入から運用までに時間がかかります。

とくに、ITツールの導入に抵抗がある企業では、導入から運用までの間にトラブルや疑問点が生じるリスクが高いでしょう。そのため、受発注システムを導入する場合は、サポート体制が充実しているかの確認が重要です。

電話やチャット・スタッフの出張サポート・24時間対応可能などがサポートに含まれていると、疑問やトラブルが生じた際に早期解決が実現できるでしょう。

また、サポート内容によっては有料になる場合があるため、事前に確認しておくことをおすすめします。

他システムと連携できるか

他システムと柔軟に連携できるかも、受発注システムを導入する際の基準のひとつです。

とくに、導入するシステムが取引先のシステムと互換性がないと、導入の際に新しいシステムの導入や選びなおしが必要になります。

自社のデータベースや既存システムとの連携が可能であれば、通常業務に影響を及ぼさずに効率化が可能です。さらに、営業管理や財務管理との外務システム連携やSNS、ネットショップなどとの連携ができるかも確認しましょう。

費用はどのくらいか

受発注システムの費用は、種類によって費用や料金形態が異なります。

たとえば月額固定タイプの場合、費用相場が1,000円程度から数万円程度とシステムにより大きく異なります。また、初期費用が不要なツールもありますが、有料の場合もあるため事前に確認しましょう。

従量課金タイプの場合は、月額料金に加えて受注件数に応じて課金されるシステムがあります。オプション機能を利用する場合は、追加で費用が発生する場合もあります。

そのため、導入するシステムの費用を事前に見積もりや提供会社へ相談をするようにしましょう。

【クラウド型】受発注システムおすすめ11選比較

受発注システムを導入する際、どのようなシステムがおすすめかわからないという悩みをもつ企業は少なくありません。

ここからは、クラウド上で利用可能なおすすめの受発注システムを11紹介します。受発注システムの選び方のポイントを抑えたうえで、自社に適したものを導入しましょう。

1.TS-BASE 受発注

TS-BASE 受発注は、BtoB事業者間の取引に特化した受発注管理システムです。

50種類以上の選択機能があり、追加機能の開発も可能な点が大きな特徴です。また、受注から倉庫管理まで、TS-BASE受発注ひとつで一元管理ができます。

リアルタイム在庫管理システムで煩雑な管理業務を効率化できるほか、導入や運用におけるサポートやセキュリティ対策が充実しています。

そのため、はじめてITツールを導入する企業も安心して利用できるでしょう。

2.CO-NECT

CO-NECTは、さまざまな職種に対応できる受発注システムです。

直感的な操作ができるシンプルなインターフェースで、システムに不慣れな担当者でも安心して使用できます。また、発注書作成やFAX送信などにかかる工数の削減も可能です。

さらに発注先が導入していない場合でも、再発注がワンクリックでできたりスマートフォンから発注書を送信したりできます。

システムに関する操作説明や質問だけではなく、業務の悩み相談までしてもらえるため、安心して利用できるでしょう。

3.BtoBプラットフォーム 受発注

BtoBプラットフォーム 受発注は、飲食業界に特化した受発注システムです。

発注業務であれば、日々の取引データをシステムから自動で取得でき、伝票や買掛データの入力作業が削減できます。また、スマホに数字を入力するだけで、簡単に棚卸しがおこなえるため大幅な業務の効率化に期待できるでしょう。

受注業務であれば、データ発注により電話やFAX受注で生じる聞き間違いや読み間違いによるミスのリスクを低減できます。BtoBプラットフォーム 受発注は、受発注業務をトータルサポートしてもらえる強い味方といえます。

4.kintone

kintoneは、発注業務や在庫管理・名刺管理など、さまざまな業務の効率化を図れるシステムです。

FAXでの発注やExcelでの作業など、煩雑で非効率かつ属人化しやすい受発注業務の自動化で作業工数の削減ができます。たとえば、ワンクリックで請求書を作成できるため、Excelに転記する作業が不要です。

また、ワークフローに沿った進捗管理が行えるほか、協力会社とのやり取りも可視化できます。

そのため、生産性を高め業務効率化を図りたい企業におすすめのシステムといえるでしょう。

5.BtoB Web受発注システムMOS

BtoB Web受発注システムMOSは、発注者がFAXや電話から切り替えてくれる独自のノウハウが蓄積された受発注システムです。

発注者のことを考慮したシンプルなインターフェースが特徴で、タブレット操作が苦手な人にもおすすめです。また、「いつもの機能」という普段から発注している商品を発注できる機能やページ内検索機能など、さまざまな機能が搭載されています。

モバイル端末を活用して、受発注業務を効率化したいと考えている企業におすすめのツールです。

6.助ネコ 受注管理

助ネコ 受注管理は、楽天・Yahoo!・Amazonなどの通販サイトと実店舗をまとめて管理できる点が特徴です。

受注管理や商品登録・在庫管理など、通販サイト運営のために必要な機能が多く搭載されています。

また、直感的で誰でも簡単に操作できる管理画面やモールやカートとの連携作業のみで導入できるため、スムーズな導入が可能です。

7.楽楽販売

楽楽販売は、Excel管理より効率的な販売管理ができるシステムです。

カスタマイズの自由度が高く、自社の業務フローに合わせてプログラミングスキル不要で開発できます。また、他システムとの連携が可能で、データの一括取込や出力が可能です。

ユーザーごとのアクセス権限設定などセキュリティ機能も充実しているため、複数人での使用も安心できるシステムといえるでしょう。

8.MPS受発注クラウド

MPS受発注クラウドは、PCでもスマホでもクラウドサービスで受発注管理ができる受発注システムです。

発注者・受注者の間で必要な購買業務をサポートしてくれるほか、複雑な業務にも対応できる機能を網羅的に保持しています。また、基幹システムとの連携が可能です。

導入からアフターサポートまで支援体制が完備されているため、安心したスムーズな導入が実現できるでしょう。

9.アシスト店長

アシスト店長は、受注作業が約4倍速になる受発注管理システムです。

複数のECモールや自社ECサイトの受注状況を一元管理し、特定条件でのステータス自動移動などさまざまな機能が搭載されています。また、各種送り状ソフトとの連携が可能で発送処理もスムーズに行えます。

リピート率向上のメール配信機能や売上分析などができるため、EC事業者におすすめのシステムです。

10.タテンポガイド

タテンポガイドは、複雑なネットショップ業務フローをシンプルにするクラウドサービスです。

受注管理や商品管理・在庫管理など、ネットショップの運営を効率化する機能が多く搭載されています。システムはインターネット環境があれば、どこでも複数人で利用できます。

初期費用がかからず3ヶ月間は無料で利用できるため、ネットショップ運営を効率化したい場合におすすめです。

11.コマースロボ

コマースロボは、ネットショップ運営の受注・倉庫・在庫の管理をすべて自動化できる受発注管理システムです。

4つのロボット機能を活用し、人間が目視や手作業でおこなっていた作業を自動化できます。また、ロボットは独自処理をノーコードでカスタマイズできます。

さらに、あらゆる外部システムとの連携が可能で、入出荷状況をリアルタイムに確認可能です。

【無料】おすすめの受発注システム

受発注システムのなかには、一部機能を無料で利用できるものもあります。

ここからは、おすすめの受発注システムを紹介します。

COREC

CORECは、事業者間の受発注をWeb上で簡単に行える受発注システムです。

受注側は、Web上でオリジナルの注文フォームを簡単に作成できたり、受注データを複数人でタイムリーに共有できたりする機能が備わっています。一方で発注側は、発注書の作成や発注情報の管理や共有をWeb上で簡単に行えます。

いつでもどこでも発注や受注ができるほか、システムによる操作のため、ミスや漏れを減らし、受発注業務の大幅な効率化が期待できるでしょう。

受発注システム導入のメリット

普及が進む受発注システムのメリットについて、気になる企業は多いかもしれません。

受発注システムを導入するメリットは、次のとおりです。

• 受発注管理業務を効率化できる
• 誤入力等のミスを防止できる
• 受発注状況を随時確認できる
• 取引の機会を創出できる
• ペーパーレス化を促進できる

それぞれ詳しくみていきましょう。

受発注管理業務を効率化できる

受発注システムの導入で、受発注業務の正確性が増し、業務全体を大幅に効率化できます。

紙の発注書に手書きをすると、読みづらい文字があれば作業を止めて確認する必要があります。また電話での応対は、声が聞き取りづらいこともあるでしょう。

受発注業務の非効率な部分が、システムを導入することでデジタル化されて管理できます。また、人の手による確認事項が減るため円滑な取引が可能です。

さらにシステムで把握しているデータは決算処理にも使用できるため、決算期に数値の照合を行う手間を省けます。正確で円滑な受発注業務は、顧客満足度の向上にも期待できるでしょう。

誤入力等のミスを防止できる

「注文した数と違う」「商品が異なる」「指定日に届かない」といった顧客とのトラブルの多くが、受発注時におけるヒューマンエラーに起因します。

電話での聞き間違いや確認不備・入力ミスは、人が行うと発生してしまう可能性が高いです。

受発注システムを導入することにより、注文された商品の詳細となる情報や配送状況などを可視化でき、ヒューマンエラーを防ぐことができます。その結果、ミスにより発生するクレームの軽減につながります。

受発注状況を随時確認できる

受発注システムは、受発注の記録が自動的に行われ、在庫データも自動で更新されるのでどの商品がどの程度入荷・出荷しているかもリアルタイムで把握できます。

そして、受発注を一元管理できるため、利用する人が業務全体の受発注状況を確認することが可能です。そのため、業務の進捗状況が共有されていないとミスや確認する工数が増えるなど非効率につながります。

取引の機会を創出できる

受発注は、電話で行うと取引先の営業時間や担当者の都合に合わせる必要があります。

しかし、受発注システムがあれば24時間体制で受発注が可能です。早朝や深夜・休日などの営業時間外の受発注にも対応できるため、取引の機会損失を削減できます。また、自社の都合で発注業務を柔軟に進められるでしょう。

ペーパーレス化を促進できる

従来の受発注業務は、伝票や書類の作成が紙で行われており、作成した書類を保管するための管理工数も必要でした。

しかし、受発注システムを導入することで紙で記録・保存する情報をデータ保存できるため、ペーパーレス化が促進できます。

そのため、紙や印刷・保管などコストの削減につながるため職場の整理整頓もすすみ、SDGsの観点からも企業評価を高める効果が期待できます。

受発注システム導入のデメリット

メリットの多い受発注システムの導入ですが、デメリットもあります。ただし、デメリットを事前に把握しておけば、対策を立てることも可能です。

受発注システム導入のデメリットは、次のとおりです。

• 取引先に受発注システム利用の同意を得る必要がある
• システムが社内に浸透するまでには時間がかかる
• 導入・運用には手間・費用がかかる
• 取引先との関係が希薄になる可能性がある

それぞれ詳しくみていきましょう。

取引先に受発注システム利用の同意を得る必要がある

受発注システムは、受注側と発注側の双方が導入して稼働するシステムです。つまり自社だけが導入しても、取引先が導入していなければ活用ケースもあります。

取引先によっては、過去の業務と違う方法に抵抗を示すことも考えられるでしょう。

導入のメリットが双方にあることや、導入後のサポート体制を説明するなどして、円滑に取引先の同意を得るための準備をしておきましょう。また、業界内での導入実績が多いシステムや広く普及しているシステムなど、取引先が導入しやすいシステムの選定をおすすめします。

システムが社内に浸透するまでには時間がかかる

新しいシステムを導入する場合、利用する人が作業に慣れるまでに時間がかかります。システムの導入によって業務内容が大きく変わることになるため、スタッフが混乱する可能性もあるでしょう。

受発注システムを導入するメリットを説明して、従業員に納得してもらう必要があります。また、早くシステムを社内に浸透させるためにも、研修の実施やマニュアルの作成など利用者に向けた教育体制の準備がおすすめです。

導入・運用には手間・費用がかかる

受発注システムを導入〜運用する上では初期費用や維持費用が発生し、それぞれのコストは導入するシステムによって異なります。そのため、どのような料金体系になっているのかをよく理解せず導入すると費用対効果を得られない可能性があるでしょう。

通常、システムの機能が充実しているほど費用は高くなる傾向にあります。目的を明確にして、どの機能が必要かよく検討することが必要です。システムによっては、必要な機能のみを絞り込み、利用コストを削減できるサービスもあります。

取引先との関係が希薄になる可能性がある

受発注システムを導入することで、電話やFAXで行われていた従来の業務が自動化されて不要になります。その結果、取引先とのコミュニケーション機会が減少し、関係が希薄になる可能性があります。

また、コミュニケーションが減少すると、取引先が自社商品に対して抱える不満や営業方針などの問題点に気づくのが遅くなる可能性があるでしょう。

受発注業務をコミュニケーション手段として顧客のニーズ把握を行っていた場合は、別の方法で取引先との接点を増やし関係を維持する工夫が必要です。

おすすめ受発注システムを比較し最適な製品を導入しよう

受発注システムは、人手が必要な受発注業務を大幅に効率化し、ヒューマンエラーを減少させることが可能なシステムです。

情報共有が容易になり、顧客の動向も把握しやすくなります。さらにはペーパーレス化も実現できるなど導入メリットが多くあり、これからの受発注業務に必要なシステムといえます。

本記事を参考に自社のニーズに合った最適な受発注システムを導入し、業務効率の改善につなげましょう。