受発注システムとは？機能やメリット・比較ポイント、導入すべき業界の特徴を解説

受発注管理システムのサービス一覧

• 受注・帳票作成・出荷・請求を一元化
• 発注側は完全無料！受注側の初期費用も0円
• 売上分析など営業の販促強化にも

受発注管理システムの
サービスを一括ダウンロード(無料)

受発注システムとは？

受発注システムとは、企業間の取引における受注・発注業務をデジタル化するシステムのことです。主に製造業や飲食業を中心としたBtoBの取引で使用されており、商品やお金の流れをリアルタイムで管理できます。

一連の受注・発注業務をシステム上で一元管理しつつ、業務を完結できるため、従来のメール・電話・FAXといった方法よりも効率的に業務を進められるでしょう。また、誤発注や確認漏れなどの人為的ミスも減らせます。

取引のたびに書類を印刷する手間を減らせるのもメリットです。ペーパーレス化を推進し、コスト削減も期待できます。

受発注システムの機能とは

受発注システムにはどのような機能があるのでしょうか。ここでは、受発注システムの基本機能について、受注管理側・発注管理側に分類して解説します。

受注管理側の機能

受注管理では、インターネット上の注文を自動で処理するほか、電話・FAXなどからの注文を手動で登録することも可能です。

さらに、登録された受注データを連携して伝票や納品書・請求書を発行できるため、転記ミスの発生を防ぎ、作業がスムーズに進められるでしょう。

受注管理側の機能には、主に以下のようなものがあります。

発注管理側の機能

発注管理には、主に発注した商品・取引先などの情報を一元管理する機能が搭載されています。

登録した発注データを元に発注書などの書類発行、出荷ステータス管理を連動して行えるため、作業の無駄を省きつつ発注業務の効率化が図れるでしょう。

発注管理側の機能には、主に以下のようなものがあります。

受発注システムを利用するメリット

受発注システムを利用するとどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、受発注システムを利用するメリットについて解説します。

受発注業務の負担を軽減できる

受発注システムでは、メール・Web・電話・FAXなど、複数の窓口を集約して管理できます。受注ルートの違いにより、バラバラに管理されていたデータもシステムに集約できるため、一元化による管理業務の効率化に役立ちます。

受発注システムの導入によって、24時間注文を受け付ける体制を構築することもできるため、社内の業務改善と併せて、取引先へのサービス向上を実現することも可能です。

ペーパーレス化を促進できる

受発注システムの導入により、紙で管理していた注文書・発注書などの帳票をデジタル化できるため、ペーパーレス化も進めやすくなります。

ペーパーレス化の促進は、保管スペースや印刷・ファイリングといった作業負担のコスト削減につながるだけでなく、書類の紛失・破損のリスクも低減します。

▷ペーパーレスとは？推進の必要性やメリット・デメリットを徹底解説！

ヒューマンエラーの削減につながる

受発注システムを導入することで、ヒューマンエラーを削減できるのも大きなメリットの一つです。

受注・発注の業務プロセスを、データ連携で自動化することで、手作業や手入力を最小限にできるため、聞き間違いや書き間違いによる入力ミスや計算ミスなどを大幅に減らせます。

ヒューマンエラーが起きにくい環境は、確認作業に費やしていた時間や負担の軽減にもつながるでしょう。

顧客ニーズの把握につながる

受発注システムのデータ分析機能では、取引データから売れ筋商品を業種や時期など、様々な視点から分析することができます。

分析結果は、顧客ニーズを把握する客観的なデータとして活用できるのはもちろん、在庫管理や商品開発・品質改善、マーケティング施策などにも役立てられるでしょう。

▷受発注業務を効率化する方法｜課題と改善方法・効率化するメリットを解説

受発注システムの導入によるデメリット

受発注システムの導入にはさまざまなメリットがある一方で、デメリットもあります。ここでは、受発注システムの導入によるデメリットについて解説します。

導入にあたって費用がかかってしまう

受発注システムの導入には、さまざまな費用がかかります。導入時にかかる初期費用のほか、運用開始後は月額費用を支払わなければなりません。

製品やプランによって費用は異なるため、予算に合ったシステムを選びましょう。また、同じ製品でもカスタマイズの内容やユーザー数によって金額が変動することもあるため、実際の利用状況を踏まえた上でのコストの見積もりが大切です。

取引先からの同意を得る必要がある

基本的に、受発注システムは受注側・発注側双方で使用します。取引先の発注手段が変わることになるため、取引先への事前共有は必須です。取引状況によっては、取引先の同意が得られなければ導入できないこともあるでしょう。

加えて、オンラインでのやり取りとなるため、インターネット環境が準備できない取引先のフォローも想定しておかなければなりません。関係性や環境などの理由から、システムへの移行ができない取引が発生する可能性があることを認識しておきましょう。

システムを定着させるまでに時間がかかってしまう

新しいシステムの操作に慣れるのには時間がかかります。特に、デジタル化の進んでいない企業はシステムの定着に時間がかかるでしょう。また、導入直後は使い方に混乱したり操作ミスが発生したりするなど、かえって業務効率が下がってしまう恐れがあります。

したがって、操作方法についての勉強会やマニュアル作成、トレーニングなどを行い、従業員がシステムを操作できるように教育しなければなりません。作業に慣れれば業務を大幅に効率化できることを説明し、従業員のシステムに対する抵抗感を減らすことが大切です。

▷受発注業務をアウトソーシングするメリット・デメリット！費用や選び方を紹介

受発注システムを導入すべき企業の特徴

受発注システムはどのような企業で導入すべきなのでしょうか。ここでは、受発注システムを導入すべき企業の特徴について解説します。

複数の取引先がある企業

取引先が多いほど、受発注作業は複雑になります。受発注システムを導入すれば、すべての注文情報を一元管理できるため、作業を効率化できるでしょう。また、自動で伝票や請求書などの帳票も作成でき、ヒューマンエラーの防止にも役立ちます。

受発注システムは在庫情報をリアルタイムで把握できるため、過不足のない効率的な在庫管理が可能です。

納品と請求作業を頻繁に行う企業

飲食業や製造業など、納品と請求作業を頻繁に行う企業にも受発注システムはおすすめです。受注・発注作業をデジタル化し、受注から請求書発行作業までを自動化することでミスのない効率的な業務を可能にします。

また、食材の賞味期限、商材の使用期限などの管理が発生する企業においては、在庫管理がさらに煩雑化するでしょう。受発注システムを活用すれば在庫数と在庫状況をリアルタイムかつ一元的に把握できるので、複雑な在庫管理を効率良く行えます。

受発注業務においてミスが多発している企業

受発注業務でミスが多発している企業にも受発注システムはおすすめです。特に、電話やFAXなどアナログな作業で受発注取引をしている場合、聞き間違いや書き間違いなどによるミスが発生しやすいでしょう。

受発注システムを導入してさまざまな作業を自動化することで、このようなヒューマンエラーを減らせます。

受発注システムを導入する際の比較ポイント

受発注システムはさまざまな種類が展開されており、企業によって選ぶべき製品は異なります。ここでは、受発注システムを導入する際の比較ポイントについて解説します。

無理のない費用で導入・運用できるか

受発注システムは費用対効果の高い製品を選ぶことが大切です。費用は導入時にかかる初期費用だけではなく、月額費用など運用開始後にかかるランニングコストも忘れずに計算しましょう。

また、人件費や業務費用も算出し、システムの導入・運用によってどの程度業務コストが削減できるかも計算する必要があります。費用対効果を算出し、無理のない費用で導入・運用できる製品を選定しましょう。

自社の業務内容に適した機能が搭載されているか

企業によって必要な機能はさまざまなため、自社の業務内容や導入目的に適した機能が備わっているか確認することも重要です。

また、自社の業態に合わせてカスタマイズできるかも確認しましょう。さらに、既存システムと連携したい場合は、外部システムとの連携が可能な製品を選ぶことが必要です。

トラブル時のサポート体制は充実しているか

運営会社によるサポート体制をチェックし、サポート窓口の営業時間やトラブル発生時の問い合わせ方法などを確認しましょう。

そのほか、訪問、メール、電話など、実際のサポートはどのような方法で受けられるのかも重要です。

企業導入実績が公開されているか

導入実績もチェックすることが大切です。多くのシステムは公式サイトで導入実績を公開しているため、どのような業界・業種で導入されているか注目してみましょう。

同じ業界・業種の企業に多く導入されているシステムの場合、自社と相性のよいシステムである可能性が高いといえます。また、運営会社の対応もスムーズな可能性が高いので、カスタマイズの相談もしやすいでしょう。

▷【2024年最新】受発注システムおすすめ12選比較｜機能や選び方・クラウド版と無料版に分けて紹介

おすすめの受発注システム

最後に、おすすめの受発注システムを紹介します。

CO-NECT

CO-NECTは受注・発注作業の手間を減らすBtoB向け受発注システムです。受注側・発注側に分けてサービスを提供しており、発注側は無料で利用できます。

取引先に無料で同じシステムを利用してもらえるため、取引状況の共有が楽にできるのがメリットです。受領確認や出荷連絡もシステム上で行え、スマートフォンやタブレットでも操作でき、スムーズに受注・発注業務を進められます。

詳細はこちら

楽楽B2B

楽楽B2Bは、BtoB向け受発注システムです。取引先からのFAX注文をWeb注文に置き換えて、受注業務を自動化することで多くの入力業務を削減。価格設定・商品表示・決済方法設定は、取引先毎に異なる設定ができるなど、よくあるBtoB取引の課題を解消するための機能を豊富に搭載しています。

楽楽販売

楽楽販売は受発注管理もできる販売管理システムです。受注と発注を紐付けられる受発注管理機能を搭載しており、案件ごとの受注・発注をまとめて管理できます。

稟議フローもシステム化できるため、発注にまつわる承認作業の効率化も可能です。さらに、案件・売上・原価情報なども一元管理できるので、お金の流れをリアルタイムで把握できます。

受発注システムを活用して業務の効率化を目指そう

受発注システムは企業における一連の受注・発注業務を効率化できるシステムです。ヒューマンエラーの削減やペーパーレス化の推進にもつながり、無駄な手間やコストを削減できるでしょう。

企業によって適した受発注システムは異なるため、自社に合った受発注システムを導入して業務を効率化しましょう。