受発注業務をアウトソーシングするメリット・デメリット！費用や選び方を紹介

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受発注業務におけるアウトソーシングとは？

アウトソーシングとは、自社の業務の一部を外部に委託することです。社内に足りない人員や技術力を補うために有効な手段であり、人手不足解消や業務効率化、コストの削減、さらには企業価値の向上などの効果があります。

アウトソーシングで委託できる業務の内容はさまざまあり、事務やコールセンター業務、システム構築など多岐にわたります。そのなかでも、受発注業務におけるアウトソーシングでは、顧客からの受注や仕入れ先への発注に関する業務全般が対象となり、電話対応や見積書作成なども委託できます。

受発注業務は、顧客や取引先との正確なやり取りが求められる業務です。その一方、業務内容が膨大であるために従業員の負担が大きく、人的ミスも発生しやすくなります。そこでアウトソーシングを活用して外部の専門家に業務を委託することで、生産性や利益の向上が期待できるのです。

近年、多くの企業でアウトソーシングが活用されています。市場や社会の変化が激しい時代において、企業が成長を続けるために、外部リソースを活用するアウトソーシングの重要性はますます高まっていくでしょう。

受発注アウトソーシングにかかる費用の相場

受発注アウトソーシングは、依頼内容や業務の規模によって費用が大きく異なります。また、料金体系が定額制か従量制かによっても、発生するコストは変わるでしょう。したがって、事前に業者へ見積もりを取り、比較・検討しなければなりません。

受発注アウトソーシングによって委託できるものとしては、たとえば以下の業務が挙げられます。

• 電話・FAX対応
• 請求書・見積書作成
• 受注入力
• 商品発注
• 納期確認

アウトソーシング先によっては、委託する業務をカスタムして料金を算出できる場合もあります。適切な費用で委託できるよう、自社の課題を洗い出したうえで、アウトソーシング先へ相談するとよいでしょう。

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受発注業務をアウトソーシングするメリット

受発注業務をアウトソーシングするメリットは以下の2つです。

• 重要度の高い業務にリソースを割ける
• 顧客満足度の向上につながる

それぞれ詳しく解説します。

重要度の高い業務にリソースを割ける

受注発注業務をアウトソーシングすることにより、自社の従業員が、より重要度の高いコア業務に集中できるようになります。

コア業務とは企業の利益に直結する業務を指します。たとえば、サービス開発や営業、戦略の立案などが該当するでしょう。これらの業務はルーティン化が難しく、専門性や判断力などが求められるため、基本的に社内の人材が担当します。一方、受発注業務は補佐的な業務にあたるノンコア業務です。ルーティン化が比較的容易であり、外部へ委託しやすい領域です。

事業の発展のためにはコア業務への注力が不可欠です。しかし、ノンコア業務の作業量が多く、従業員が付きっ切りになってしまうと、コア業務へ十分に人員や時間を費やすことができません。

そこで、アウトソーシングに業務を委託することで、従業員の業務工数を減らすことが可能です。その結果、従業員がコア業務に専念できるようになり、事業の成長加速が期待できます。

顧客満足度の向上につながる

アウトソーシングを担う業者は、各業務分野の遂行に長けたプロフェッショナルです。したがって、自社で行う場合と比べ、ミスの削減や作業品質の向上が期待できます。ミスのない迅速な対応は顧客からの信頼にもつながるでしょう。

また、アウトソーシングによって煩雑な受発注業務を委託することで、自社の従業員は商品開発やアフターフォローなど、より重要度の高いコア業務に専念できます。サービス自体の品質向上が加速化することで、さらなる顧客満足度向上が期待できるでしょう。

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受発注業務のアウトソーシングによるデメリット

一方、受発注業務のアウトソーシングにはデメリットもあります。

デメリットを十分に把握し、リスクに対処できるよう体制を整えましょう。

社内にノウハウが蓄積されない

アウトソーシングのデメリットの一つとして、社内にノウハウが蓄積されないことが挙げられます。アウトソーシングでは、自社にないリソースを外部に委託して業務を遂行します。業務の効率化や品質の向上は見込めますが、自社の技術力が増すわけではありません。

委託先アウトソーシングサービスを終了する、コスト面の事情でサービスの継続が難しくなるという事態が発生した際、業務の遂行に必要なノウハウが蓄積されていなければ、業務の状況や内容が分からずに混乱を招く恐れもあるでしょう。

このような事態を防ぐために、アウトソーシング先に業務を任せっきりにするのではなく、適宜やり取りをして状況を把握することが大切です。

情報漏洩のリスクが生まれる

外部に業務を委託するということは、同時に情報漏洩のリスクも高まるため注意が必要です。特に受発注業務を委託する際は、顧客情報や取引内容などの自社の機密情報を委託先と共有します。もちろん、各アウトソーシング先においても情報漏洩を防ぐための対策が取られていますが、絶対に機密情報が流出しないとは言い切れません。

万が一機密情報が流出した場合、たとえアウトソーシング先の過失であったとしても、自社の信頼喪失や損害賠償請求などのトラブルに発展する恐れがあります。外部へ業務を委託をする際には、委託先のセキュリティ対策やプライバシーマーク取得の有無などを確認したうえで、慎重に判断しましょう。

コストが増大してしまうことがある

アウトソーシングは、社内の人員リソースの「最適化」が図れる手段の一つですが、その一方で業務の「効率化」の視点からは、必ずしも最適解の手段であるとは限りません。

特に、高効率なフローが確立していた業務をアウトソーシングした場合、思いがけず非効率な作業が発生してしまうこともあるでしょう。その場合、予想以上に時間・労力などのコストが膨らんでしまうことがあります。

また、外部委託費についても、価格相場の知識が少ないと、相場よりも高い値段で委託をしてしまう可能性が懸念されるでしょう。場合によっては、アウトソーシングを行うことで業務フローが煩雑化したり、コストが増大したりする恐れにつながるのです。

委託前に業務についての知識をある程度持ち、また相見積もりをするなどして、適正なコストで委託するようにしましょう。

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受発注業務を依頼するアウトソーシング先の選び方

受発注業務を依頼するアウトソーシング先はどのように選べばよいのでしょうか。アウトソーシング先を選ぶ際は、これからお伝えする3つのポイントに注目するとよいでしょう。

自社の業務に対応しているか

アウトソーシング先によって対応可能な業務は異なります。まずは、自社が委託を考えている業務に対応しているかを確認しましょう。

たとえば、請求書作成と電話対応を委託したいと考えていたとします。しかし委託先が電話対応業務には対応していなかった場合、その分は自社の従業員で行うか、別の委託先を探さなければいけません。希望する業務に対応してもらえなければ、余計に手間が掛かってしまう可能性があるのです。

アウトソーシングに委託する際は、自社の課題を洗い出したうえで、委託したい業務すべてに対応しているかを確認しながら委託先を決めましょう。

一定の費用対効果を得られるか

業務内容と同時に費用面の確認も必要です。予算内に収まるか、長期的に委託できる価格帯であるかなどをよく検討し、費用対効果の高いサービスを選びましょう。

受発注業務全般を委託する場合であっても、自社に不要なサービスが多いと、無駄なコストが発生してしまいます。さらに標準化が難しい業務の場合には、委託先での対応が困難となり、自社で対応せざるを得ない場合もあるでしょう。自社に適したサービスを導入しなければ、コスト削減を狙ったはずが、かえってコストが増大してしまう恐れもあります。

費用対効果の高いサービスを選択するためには、委託前に見積もりを取り、長期的にみて効果を得られるかどうかを吟味することが大切です。

支援実績が豊富であるか

過去の支援実績や口コミは、サービスの品質を証明する重要な要素です。実績数や良い口コミが多いということは、それだけ多くの企業に支持されることを意味します。もちろん、一概に「実績の豊富さ＝品質の高さ」とは限りませんが、判断材料の一つになるでしょう。

実績や口コミを確認する際は、特に自社と同業種の意見を参考にすることをおすすめします。いくら実績数が多いアウトソーシング先であったとしても、同業種からの評判が良くない場合は、自社にも合わない可能性が高いです。実績内容や口コミ内容をよく確認し、総合的に判断しましょう。

受発注システムの導入も効率化につながる

受発注業務の外部委託を検討しているならば、アウトソーシングのほかに受発注システムの導入もおすすめです。

受発注システムとは、受発注処理に関わる一連の業務をデジタル化できるシステムで、業務の効率化につながります。

ここからは、おすすめの受発注システムを2つ紹介します。

CO-NECT

CO-NECTは、納品書・請求書作成や伝票作成、分析レポートなど、受発注管理に必要な機能を兼ね備え、一元管理できる受発注システムです。

さらに発注側は無料でサービスを利用できることから、注文状況を取引先と共有することも可能なため、受注ミス低減などのリスク管理にも役立つでしょう。

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COREC

CORECは、BtoBの受発注を効率化する、クラウド受発注システムです。CORECは受発注のステップが簡略化されている点が特徴です。ワンクリックで納品書や送り状データを作成でき、業務効率の大幅な向上が期待できます。

また取引先は会員登録や費用が発生せず、スマートフォンやタブレットでの使用も可能のため、安心して取引ができます。

アウトソーシングやシステムを導入して受発注業務を効率化しよう

受発注業務におけるアウトソーシングについて解説しました。煩雑な受発注業務の効率化やコスト削減に向け、外部に業務を委託するアウトソーシングは効果的です。

しかし、アウトソーシングにはメリットだけでなく、情報漏洩リスクなどのリスクもあるため注意が必要です。また、業務効率化にはアウトソーシングのほかに受発注システムの活用も有効でしょう。自社に適したサービスやシステムを活用し、受発注業務の効率化を目指しましょう。