製造業で受発注システムを導入するメリット・デメリット｜課題やおすすめシステム

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受発注システムとは？

受発注システムとは、その名のとおり、受注と発注の管理プロセスを自動化するITツールです。顧客の注文の処理や在庫状況に応じた仕入れ先への発注など、これまで手作業でカウントや入力を行っていた業務を、システムを介すことで効率化することができます。

具体的な効果としては、誤発注の減少、納期の正確性向上、在庫管理の最適化などが一例です。デジタル化によるスムーズな情報共有によって、業務の迅速化と品質向上を実現できるのです。

製造業における受発注業務の課題

製造業の受発注業務にはさまざまな課題があります。ここでは、大きく3つの課題を紹介します。

受発注作業に手間がかかる

製造業の受発注作業は紙ベースの伝票やメールでのやり取りが主で、処理に多くの時間と労力が必要です。注文内容の入力ミスや情報更新の遅れが生じやすく、生産計画に影響を及ぼす、納期が遅れるといった事態を引き起こすリスクがあります。

営業時間外の対応ができない

営業時間外の注文や問い合わせへの対応が難しいということも、製造業の課題です。従来の手作業や人の介在を要する業務プロセスが原因で、営業時間外に届いた顧客からの要望は、最短で翌営業日の対応になってしまいます。この停滞感は顧客満足度の低下につながり、将来的なビジネスチャンスの損失にもなりかねません。

在庫の確保が難しい

需要の変動が激しい製造業においては、在庫を正確に把握し、必要数を迅速に確保することが大きな課題です。在庫量を適切に保つ難易度が高く、過剰在庫や品切れが発生しやすいのが現状でしょう。

このような状況は、資源の無駄遣いや顧客満足度の低下を招きます。製造業における在庫管理の効率化は、いかに需要予測の精度を高め、適切な在庫量を維持するかが鍵なのです。

▷受注管理とは？業務内容や進め方・課題、システム導入の選び方を解説

製造業に受発注システムを導入するメリット

ここからは、製造業に受発注システムを導入するメリットについて紹介していきます。

受発注業務を効率化できる

受発注システムを導入することで、製造業の受発注業務は大幅に効率化されます。手作業だからこそ発生していた注文処理やデータ入力の誤りを削減でき、顧客の要望に迅速かつ正確に対応可能となるのです。

また、システムを介してリアルタイムでの在庫管理や生産計画の調整を行えるため、供給過剰や品切れといった事態を回避することができます。さらに、情報をシステムに集約することで業務の透明性と追跡性が向上すれば、経営自体の効率化にもつながるでしょう。

在庫状況を可視化できる

受発注システムの導入によって在庫状況をリアルタイムで可視化できるようになることは、製造業にとって大きなメリットの1つです。在庫の正確な数量や場所を一目で把握できるため、在庫管理が格段に容易になるのです。加えて、過剰在庫や品切れといったリスクの低減、必要な在庫の迅速な補充にも役立つでしょう。

在庫データの透明性が高まれば、より効果的な供給計画を立てることができ、全体のコスト削減にもつながります。在庫状況の可視化は、個別の業務と全体の運営の両方の効率を向上させるうえで、製造業にとって非常に重要なのです。

顧客満足度の向上が図れる

顧客満足度の向上にも、受発注システムが役立ちます。注文を迅速に処理し、正確な情報を提供するだけでなく、顧客の要望に基づく柔軟できめ細かい対応も実現できるでしょう。

システムの活用によって対応の品質が向上すれば、顧客の信頼と満足を得ることができ、リピート注文や新規顧客の獲得につながる可能性も高まります。また、顧客からのフィードバックによって継続的にサービスを改善することで、長期的かつ良好な関係の構築も見込めます。

ペーパーレス化を実現できる

受発注システムの導入によってペーパーレス化が実現することも、メリットとして挙げられます。紙媒体の伝票や注文書などをデジタル化することによって、文書管理の効率を大幅に向上させることができるのです。また、ペーパーレス化は、情報の迅速な共有やアクセスにもつながります。デジタル化されたデータは検索や分析のための取り扱いが容易なため、ビジネス上の意思決定もスピーディーに行えるでしょう。

さらに、紙の使用量を減らすことで、環境への配慮とコスト削減の両方を実現できる点も、注目すべきポイントです。

▷受発注業務を効率化する方法｜課題と改善方法・効率化するメリットを解説

製造業に受発注システムを導入するデメリット

受発注システムの導入にはさまざまなメリットがある一方で、デメリットがあるのも事実です。ここからは、デメリットについて紹介していきます。

導入・運用に費用がかかる

受発注システムの導入と運用には、一定の費用がかかります。初期のシステム導入費用は、特に中小規模の製造業者にとっては大きな負担となるでしょう。プランによっては月額の利用料もかかり、システムを維持・更新するための費用も考慮する必要があります。

さらに、従業員の研修費用や、新システムに合わせた業務プロセスの変更も発生し、それぞれに追加のコストがかかります。こうした費用は、長期的な費用対効果を考えると妥当ですが、短期的な負担としては無視できない要素です。

システムが定着するまでに時間がかかる

受発注システム導入後、業務に完全に定着するまでにはある程度の時間が必要です。従業員が新しいシステムに慣れるためには、研修や実践的な使用経験も求められるでしょう。この過程で、業務に一時的な遅延や混乱が生じる可能性があります。

また、従来の方法から移行するには、従業員の抵抗感や不安を克服するための努力も必要です。これらの課題は、適切な研修やサポート、従業員とのコミュニケーションを通じて解決が望めるものの、システムの効果を最大限に引き出すまでには、時間と根気がいるでしょう。

取引先にも導入が必要

受発注システムを最大限に活用するためには、取引先も同様のシステムを導入している必要があります。

しかし、すべての取引先がシステムの導入に賛同するとは限らないため、どのように調整や協力をしてもらうかが課題となります。特に、異なる規模や業種の企業との取引では、互いのシステムの互換性や運用方法の違いに対して考慮が必要です。このように、取引関係の管理や調整のために追加の労力が発生する点に注意しておきましょう。

▷【2024年最新】受発注システムおすすめ12選比較｜機能や選び方・クラウド版と無料版に分けて紹介

受発注システムの選び方

受発注システムは数多くあるため、どのような基準で選べばよいのか悩む方も多いでしょう。そこで、ここからは失敗しないためのシステムの選び方について紹介していきます。

費用で選ぶ

受発注システムを選ぶ際、予算が適切なのかまた、コストパフォーマンスに優れているかと言う視点でシステムを選びましょう。コストについては、初期費用だけでなく、長期的な運用コストや保守費用も検討項目に加えるべきです。

小規模な製造業の場合、低コストで導入しやすいクラウドベースのサービスが適している傾向にあります。一方、大規模な企業では、カスタマイズ性や統合性の観点から、より高度なシステムが必要となる場合があります。最終的には、総所有コスト（TCO）を基準に、長期的なROI（投資収益率）を見込めるシステムを選択することが重要です。

搭載されている機能で選ぶ

受発注システムに搭載されている機能も、導入を決める際の重要な判断基準です。必要な機能は、業務の種類や規模によって異なり、具体的には、リアルタイムでの在庫管理、自動注文処理、データ分析ツールなどがあります。また、顧客とのコミュニケーションを強化するCRM（顧客関係管理）機能の有無も重要です。

つまり、システムが持つ機能が業務効率や顧客満足度の向上にどのように役立つかを考え、将来的なビジネスの拡大や変化に柔軟に対応できる拡張性があるかもチェックしておきましょう。

提供形態で選ぶ

受発注システムはどの提供形態を選ぶかも重要です。具体的には、オンプレミス(自社内サーバーに設置)とクラウドベース(インターネット経由でサービスを利用)の2つの形態があります。

オンプレミスはカスタマイズ性が高くセキュリティ面も安心ですが、その分初期投資と維持管理のコストは高いです。一方、クラウドベースは低コストで導入しやすく、柔軟性とスケーラビリティにも優れていますが、インターネット環境に依存する点を考慮する必要があります。

このように、それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社のITインフラ、セキュリティ要件、予算、業務プロセスの特性を総合的に考え、最適な提供形態を選定しましょう。

操作性で選ぶ

受発注システムはそれぞれ操作性が異なります。直感的で理解しやすいインターフェースを持つシステムであれば、従業員に対する研修が短くて済み、実際の作業もスムーズに行えるでしょう。反対に操作が複雑であれば、実際に作業を行う従業員の抵抗感が高まり、システム導入の効果が低下してしまうかもしれません。

特に、ITに慣れていない従業員にとっては、使いやすさは非常に重要なポイントです。加えて、システムの操作性は、エラー発生の頻度やデータ入力の正確性にも影響を与えるため、これらの観点からも評価する必要があります。システム導入による長期的なメリットを最大化するためには、操作性は外せない検討項目なのです。

セキュリティ対策・サポート体制で選ぶ

受発注システムは自社だけでなく取引先に関する情報も扱うため、セキュリティ対策とサポート体制が万全である必要があります。

データ漏洩やサイバー攻撃への対策、定期的なアップデートやバックアップ体制が整っていることは、必要不可欠な条件です。また、問題が発生した際の迅速な対応や、システムの更新・改善に関するサポートが十分かどうかも事前に確認しておくべきでしょう。

提供元のセキュリティポリシーやサポート体制の詳細を確認し、信頼できるサービスを選ぶことで、データの安全性とシステムの持続的な効果を見込めるのです。

製造業におすすめの受発注システム

最後に製造業におすすめの受発注システムを3つ紹介していきます。

CO-NECT

CO-NECTは、製造業をはじめさまざまな業界に適した受発注管理システムとして高い評価を得ており、出荷状況の共有、在庫管理の可視化、受発注の連携といった機能が特徴です。

シンプルな画面設計で簡単に操作できるため、従業員の研修コスト削減にもつながるでしょう。また、クラウドベースで提供されるため、初期投資を抑えつつ、迅速な導入が可能です。

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TS-BASE 受発注

TS-BASE 受発注は、利用者向け・物流拠点向け・管理者向けの3つのシステムを持つBtoB事業者向けの受発注管理システムです。注文の受付から納品までのプロセスを一元管理することで、生産計画や在庫管理の最適化を期待できます。

注文サイトを利用することで受発注のプロセスがシンプルになり、在庫状況や出荷状況の見える化も実現可能です。また、年中無休の監視体制や、生体認証設備などを備えたデータセンターがあるため、セキュリティ面も安心です。

MOS

MOSは、シンプルで直感的な操作性が特徴のWeb受発注システムであり、スマホやタブレットなどのモバイル端末に対応しているため、使い勝手が良いのが特徴です。

また、パッケージを必要最小限の機能に絞ることで、柔軟なカスタマイズ性を実現している点もMOSの大きな特徴です。この特徴を活かし、企業の規模や特定のニーズに合わせてシステムを調整することができます。MOSを導入すれば、多様で変化の速いビジネス環境に適応していけるでしょう。

製造業に受発注システムを導入しよう

製造業への受発注システムの導入は、ビジネスの効率化と顧客満足度の向上の両面の効果を見込めます。受発注業務が自動化されることで手作業によるエラーを減らし、注文処理を迅速化することができるでしょう。

在庫管理が容易になり、過剰在庫や品切れを防げることもメリットです。初期投資や運用の課題はありますが、長期的な視点で見れば、受発注システムの導入は製造業にとって非常に価値があるといえるでしょう。