発注管理とは？業務プロセスや課題・システムを導入するメリットを解説

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発注管理とは？

発注管理とは、商品やサービスの発注プロセスを管理することです。具体的には、必要な商品の選定、発注数量の決定、発注先の選択、納期管理、コスト管理といった業務が挙げられるでしょう。

発注管理を適切に行うことで、企業は在庫の過剰・不足を防ぎ、コスト削減と効率的な運営を実現することができます。また、サプライチェーンの最適化やビジネスの持続可能性を高めるという側面でも発注管理は重要です。

▷受注管理とは？業務内容や進め方・課題、システム導入の選び方を解説

発注管理の業務プロセス

ここからは、発注管理の業務プロセスについて紹介していきます。

購買依頼書を作成する

発注管理のうち、最初の業務にあたるのが購買依頼書の作成です。この依頼書には、必要な商品やサービス、数量、希望する納期などが明記されます。

受注側との正確なコミュニケーションを促し、誤解やトラブルを防ぐためにも、購買依頼書は明確である必要があります。発注の確定や納品管理を通じて全体の効率や正確性にも影響を及ぼすため、重要なステップだといえるでしょう。

発注方式を決める

発注管理において、発注方式の選定は業務の効率化に直結します。ここでは主な発注方式である、定期発注方式・定量発注方式・単発発注方式の3つについて紹介しましょう。

定期発注方式

定期発注方式は、一定の周期ごとに商品やサービスを継続発注する方法です。この方式は、定期的な需要が見込まれる商品の在庫量を適切に維持するのに役立ちます。たとえば、日用品や消耗品の発注をイメージするとわかりやすいでしょう。

定期発注を行えば、在庫不足や過剰を防ぐだけでなく、発注の手間やコストの削減も期待できます。また、供給業者と安定的・継続的な関係を構築できるため、業務の効率化も可能です。

定量発注方式

定量発注方式は、在庫が指定の数量まで減ったタイミングで自動的に発注する方法です。この方式は、必要な商品の在庫数を適切な量で保持するのに有効といえます。特に、需要が不規則な商品の仕入れや、売れ筋商品の在庫維持に適した方法です。

定量発注を行えば、在庫不足による販売機会の損失や、過剰在庫によるコストの増加を防ぐことができます。需給バランスを維持し、ビジネスの効率と安定性の向上を見込める方法なのです。

単発発注方式

単発発注方式は、特定のニーズが生じた場合にのみ、必要な商品やサービスを1回限りで発注する方法です。この方式は、継続的な需要が見込めない特殊な商品や、一時的なプロジェクトのための資材購入に適しています。単発発注とすることで、無駄な在庫を持たずに済み、資源を効率的に活用できるでしょう。

ただし、緊急の需要に基づく発注の場合は迅速な対応が求められるため、供給業者と良好な関係を構築できているかが鍵となります。

発注先を決める

発注先の選定は、発注管理における重要なステップです。具体的には、品質、価格、納期、信頼性といった複数の要素を考慮し、最適な供給業者を選ぶ必要があります。発注先を適切に選ぶことで、コスト効率の向上、品質保証、納期の確実性を得られるでしょう。

また、長期的な取引を見込み、供給業者と信頼関係を築くことも大切です。発注先を選定する際は、複数の業者を比較検討し、ビジネスニーズに最も合致するパートナーを選ぶようにしましょう。

注文書を作成・送付する

注文書の作成と送付は、実際に供給業者に発注をかけるステップです。注文書には、発注する商品やサービスの詳細、数量、価格、納期などを記載し、これをもって正式な発注とします。誤解のないスムーズな取引を行うために、注文書の内容が明確であるよう注意しましょう。

注文書は、メールや専用の発注システムを通じて送付されることが多いですが、業界や企業によっては紙ベースのやり取りをしている場合もあります。いずれにしても、注文書の作成と送付を正確に行うことは、ビジネス取引の成功に不可欠です。

発注管理の課題とは？

発注管理はプロセスが多く、さまざまな課題があります。ここからは、どのような課題があるのかを具体的に紹介していきます。

発注管理に手間がかかる

発注管理は工程が多く、手間のかかる業務です。在庫の正確な把握、商品の選定、発注量の決定、供給業者とのコミュニケーションなど、一つひとつの業務を注意深く行わなければなりません。また、注文の追跡や納品の確認など、後続プロセスにも手間がかかります。

このように、発注管理は複雑で時間を要するため、システムを導入して自動化することがおすすめです。発注管理を効率化できれば、より戦略的な販売や生産を実現できるでしょう。

人的ミスが発生しやすい

発注管理は、細かい数字やデータを扱うため、人的ミスが生じやすい領域です。数量や商品コードを誤って入力する、納期を勘違いするなどがミスの典型例でしょう。

こうしたミスが発生すると、在庫の不均衡、納品遅延、コストの増加など、ビジネス全体に大きな影響を及ぼしかねません。エラーを減らし、正確な発注管理を行うためにも、システムの導入を検討するとよいでしょう。

発注管理を効率化する方法

発注管理業務を効率化するには、大きく2つの方法があります。

エクセルを活用する

エクセルを活用して発注管理をすることにより、在庫リストの管理、発注計画の作成、納品スケジュールの追跡など、さまざまなデータをシート上で一元管理できます。

表計算機能を用いれば数値の精密な分析や予測もでき、発注ミスを減らすことができるでしょう。エクセルはカスタマイズが容易な点もメリットで、業界や企業特有のニーズに合わせた管理システムを構築できます。手軽さと機能性を兼ね備えているという点で、エクセルは非常に有用なツールだといえるのです。

発注管理システムを導入する

発注管理システムの導入は、複雑な発注プロセスを効率化し、ミスを減らすための有効な選択肢です。システムを導入すれば、在庫の自動追跡、発注の自動化、納品スケジュールの管理などを一括で行うことができます。データをリアルタイム更新できるシステムならば、常に最新の在庫情報に基づいて発注を行えるため、供給過剰や品切れを防げるでしょう。

また、発注履歴の分析機能によって傾向を把握し、今後の発注戦略をより精密に立てることも可能です。発注管理システムは、時間とコストの節約に加え、全体の業務品質を向上させる心強いツールだといえます。

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発注管理にシステムを導入するメリット

ここでは、発注管理をシステム化することによって得られるメリットを紹介します。

発注管理業務を効率化できる

発注管理業務にシステムを導入する大きなメリットが、時間とコストを削減できることです。発注プロセスを自動化することで人的ミスを減少させ、需要に即して迅速に発注することができます。

また、システムによって発注管理業務がスムーズになれば、必要な商品を適切なタイミングで確実に供給し、逃すことなく売り上げをあげることができます。結果として企業は競争力を高め、顧客満足度向上を期待できるのです。

▷受発注業務を効率化する方法｜課題と改善方法・効率化するメリットを解説

発注ミスを防げる

システムを利用することで、発注ミスのリスクを大幅に減らすことができます。プロセスの自動化は、作業負担の軽減だけでなく、数量や商品名の誤入力といった人的ミスを防ぎます。

さらに、システムを用いて過去のデータと現在の在庫状況を分析すれば、適切な発注量を算出することもできます。システムの活用による発注ミスの削減は、コスト削減や効率的な運営のためにも重要なのです。

発注管理システムの選び方

数ある発注管理システムの中から自社に適したシステムを選定するために、ここからは選び方のポイントを紹介していきます。

搭載されている機能で選ぶ

発注管理システムを選ぶ際、どのような機能が搭載されているか注目しておきましょう。必要な機能としては、在庫管理、自動発注、データ分析、レポート作成などが挙げられます。これらの機能は、発注プロセスの効率化、エラーの削減、意思決定の迅速化に役立つため、外すことができません。

また、使いやすさやカスタマイズ性も重要な要素です。自社のニーズに合うように機能をカスタマイズできるシステムを選ぶようにしましょう。

操作性・利便性で選ぶ

操作性と利便性という観点も、発注管理システムを検討するうえでは重要な基準です。シンプルで使いやすい仕様であれば、研修時間を短縮し、すぐに実際の業務で運用できるでしょう。

また、モバイル端末に対応しているシステムや、クラウド型のシステムであれば、場所を選ばずに発注業務を行えるというメリットもあります。操作性と利便性の高いシステムは、従業員の作業負担を減らし、スムーズな業務運営と生産性の向上に役立つでしょう。

費用で選ぶ

発注管理システムの導入を検討する際、費用は大きな判断材料の1つです。初期投資だけでなく、維持管理費やアップデートにかかるコストも考慮する必要があります。長期的に見てコスト効率の良いシステムを導入すれば、費用の負担感を軽減し、利益率を向上させることができるでしょう。

また、費用対効果を考慮し、必要な機能を備えつつ予算内で収まるシステムを選ぶことが重要です。多様な機能があっても使うことがなければ高額な費用を支払う意味がありません。機能面と費用面でバランスのとれたシステムを選びましょう。

導入実績の豊富さで選ぶ

導入実績の豊富さも、発注管理システムを選ぶための有効な判断基準の一つです。導入実績は、そのシステムの信頼性と効果が実証されている証拠です。多くの企業で利用されているシステムは、一般的な発注管理の課題にすでに対応していることが多いため、安心して導入できます。

サポート体制の充実度で選ぶ

ビジネスの継続性を保つうえでは、トラブル発生時に迅速な対応を得られることや疑問への明確な回答があることが不可欠です。

優れたサポート体制が整っていれば、導入から運用、アップデート時まで一貫した手厚いサポートが受けられます。ビジネスの長期的な成功を目指すうえでは、頼れるサポート体制が欠かせないのです。

おすすめの発注管理システム

最後に、おすすめの発注管理システムを3つ紹介します。

CO-NECT

CO-NECTは、直感的に操作ができる初めての方にもおすすめの発注管理システムです。発注情報の管理や発注書不要の発注などの基本機能を備えているため、特に中小企業に最適でしょう。

利用者は、簡単な操作で発注プロセスを管理でき、リアルタイムで在庫情報の確認もできます。また、CO-NECTはクラウド上で利用するため、ネット環境があればどこからでもアクセスできるのも特徴の一つです。

キャムマックス

キャムマックスは、社内のあらゆるデータを一元管理できるシステムです。

低コストかつ運用・保守の専任者が不要なため導入のハードルが低く、ペーパーレス化によるテレワークの実現など、顧客だけでなく従業員の満足度も高めることができます。

スマートマットクラウド

スマートマットクラウドは、プレート状の機器を商品や資材の下に入れ、重さで在庫を管理するシステムです。これまで管理が難しかった液体や粉末状の資材の在庫量も正確に把握できる点が優れており、日々の在庫管理だけでなく発注の自動化も可能です。

また、クラウド型でネット環境があればどこからでもアクセスでき、遠隔地のチームでも同時に業務を進められます。さらに、マット同士を連携させれば資材の流れがクリアになり、業務や工程のボトルネックの特定にも役立つでしょう。

システムを導入し発注管理を効率化しよう

発注管理システムの導入は、ビジネス効率化の鍵です。在庫管理の自動化、発注エラーの削減、データ分析の迅速化によって、必要な商品や資材を適切に仕入れ、販売のチャンスを生かすことができます。

適切なシステムを選び、競争力の強化と顧客満足度の向上を実現することで、ビジネス成長の基盤を築きましょう。