オンライン秘書サービスおすすめ13選徹底比較！失敗しない選び方

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オンライン秘書サービスとは？

オンライン秘書サービスとは、インターネットを通じて、秘書業務をはじめ、総務、人事、経理などのバックオフィス業務を請け負うサービスです。専門知識やスキルを持った人材がそろっているので、質の高い業務に期待できます。

また、ノンコア業務をオンライン秘書に依頼すれば、社内の人的リソースをコア業務に確保できることもメリットです。

オンライン秘書サービスで対応できる業務内容は、以下のとおりです。ただ、実際に対応できる業務内容は、サービスによって異なります。一例として、押さえておいてください。

▷オンライン秘書とは？費用相場やメリット・デメリットを紹介

オンライン秘書サービスおすすめ比較13選

まずは、オンライン秘書サービスの中でもおすすめの13選を紹介します。比較しながら、導入の検討にお役立てください。

1.Chatworkアシスタント

Chatworkアシスタントは、主に一般事務を代行してくれるサービスです。自身でノンコア業務をこなしていた場合、その業務を依頼できます。そうすれば、自身はコア業務の時間を確保できるようになるでしょう。月に10時間から、必要なときに必要な作業だけを依頼でき、なおかつ、最短で即日稼働ができる点も、ポイントです。

2.Remoba アシスタント

Remobaアシスタントは、オンラインアシスタントサービス顧客満足度No.1の実績(2021年7月日本トレンードリサーチ調査)を持つオンライン秘書サービスです。採用率1％という審査を通過した高いスキルとホスピタリティを持つ人材が、納得のいくサービスを提供してくれます。

3.Genny

Gennyは、最短即日でオンライン秘書のアサインができるサービスです。人材を募集しても応募がないなど、急ぎで人手が欲しいときに助かります。オンライン秘書専用研修を行なっているので、高品質なサポートを受けられるでしょう。直接依頼ができるため低コストであること、タスク数に上限がないことも、Gennyならではの特徴です。

4.Famm アシスタントオンライン

事務・秘書業務以外にも、ECショップ運用や動画編集、Webデザインなど幅広い業務を依頼できるオンライン秘書サービスが、Fammアシスタントです。多彩な経歴を持つアシスタントの中から、業務上の悩みや内容に合った人材が業務を請け負ってくれます。希望により柔軟なプランを提供してくれる点も、ポイントです。

5.SUPPORT+iA

SUPPORT+iAは、1,500社以上の顧客数を抱えるオンライン秘書サービスで、バックオフィス業務の代行をメインに請け負っています。公認会計士や税理士などの有資格者が30名以上在籍しているため、経理・会計・財務業務に関する信頼性は随一です。場合によっては、銀行の窓口納付などのオフライン業務にも対応できます。

6.CASTER BIZ

CASTER BIZは、バックオフィス業務から専門領域まで幅広い業務をサポートしてくれるサービスです。1/100という採用倍率を突破した優秀な人材のみが在籍しています。料金プランは月30時間からですが、時間追加やカスタマイズも可能です。導入コンシェルジュサポートを利用して、業務の切り出しを行うこともできます。

7.i-STAFF

i-STAFFは、事務・秘書・経理のプロが在籍しているオンライン秘書サービスです。採用基準を厳しく設け、各専門業務の複数テストに合格したアシスタントのみが在籍しています。スピードと確実性を重要視し、高品質なアウトプットにこだわる点が特徴です。オフライン業務にも対応しています。

8.フジ子さん

累計ユーザー数1,000以上、官公庁も導入しているオンライン秘書サービスが、フジ子さんでは、アシスタント業務から専門業務まで対応できます。1週間のトライアル期間があるので、実際の稼働状況を確認してからの本契約が可能です。セキュリティ対策や情報管理の教育も充実しているので、安心して業務を任せることができます。

9.HELP YOU

HELP YOUは、総務や経理、人事などの事務業務からマーケティング戦略といった専門的な業務まで依頼できるオンライン秘書サービスです。契約後は専門のチームを編成し、窓口として専属のディレクターがつきます。やり取りは専属ディレクターのみと行うため、コミュニケーションコストを低くできることが特徴です。

10.For Your Business

For Your Businessは、窓口も業務も専属アシスタントが対応するタイプのオンライン秘書サービスです。専属アシスタントが業務の進行管理や追加スタッフのアサインを行い、チーム体制を整えてくれます。やりとりはChatworkかSlackのいずれかなので、どちらかのチャットツールを利用している企業におすすめです。

11.カチアルサポート

カチアルサポートは、NTT印刷株式会社が提供するオンライン秘書サービスで、さまざまなスキルを持つ人材が在籍し、バックオフィス業務をメインに対応しています。複数の業務を組み合わせての依頼ができるほか、ホームページに記載外の業務についても相談可能です。

12.Hanacoのオンライン秘書

Hanacoのオンライン秘書は、優秀な秘書が業務のサポートをしてくれるサービスです。月ごとのプラン変更やスポット業務の依頼もできます。チーム体制もしくは専属秘書によるサポートを選択できることが特徴です。無料のお試しプランも用意されているので、本契約の前にオンライン秘書のスキルを確認できます。

13.プロサポ

プロサポは、優秀な若手コンサルタントがそろうオンライン秘書サービスで、フルタイムでの採用が難しい優秀な人材が在籍しています。プロジェクトマネジメントや企画の壁打ちなど、コンサルティング業務の短期依頼も可能です。

オンライン秘書サービスのメリット

オンライン秘書サービスには、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。主な6つを紹介します。

コア業務に専念できる

ノンコア業務は、直接的な利益を生むわけではありませんが、企業にとっては不可欠な業務です。時にはコア業務より優先しなければならないこともあります。その結果、ノンコア業務に時間を取られ、コア業務まで手が回らないこともあるでしょう。

しかし、オンライン秘書にノンコア業務を依頼すれば、その時間をコア業務に回せます。コア業務は売上に直結するので、生産性も向上するでしょう。企業の競争力も高まり、さらなる成長に期待できます。

コア業務に専念できるようになることは、オンライン秘書サービスの大きなメリットです。

人件費や採用にかかる費用を削減できる

人件費や採用にかかる費用を削減できる点も、オンライン秘書サービスを利用するメリットです。

通常、自社で人材を雇用する際は、求人広告、採用会場確保などに費用がかかります。さらに採用後は、給料や社会保険料、福利厚生などの人件費も必要です。

その点、オンライン秘書サービスを利用すれば、採用活動をする必要はなく、人件費もかかりません。このようにオンライン秘書サービスは、費用を抑えながら社内業務のサポートが可能です。

人材教育の手間が省ける

新規で人材を採用すると、一人前に仕事をこなせるようになるまでに、多くの時間やコストをかけなければなりません。

しかし、オンライン秘書サービスで採用されているスタッフは、基礎的な実務スキルだけでなく、専門的なスキルも持ち合わせています。そのため、最低限のことを伝えれば即戦力として、質の高い業務をこなしてくれるでしょう。この点も、オンライン秘書サービスならではのメリットです。

高い専門知識を活用できる

高い専門知識を持つ人材は、自社で採用しようと思っても、すぐに見つかるものではありません。しかしオンライン秘書であれば、税務や財務、アプリ開発やWebデザインなど、専門知識を持つスタッフがそろっています。この点も、オンライン秘書サービスのメリットといえるでしょう。即戦力として、クオリティの高いアウトプットにも期待できます。

依頼できる業務の範囲が広い

オンライン秘書サービスは、バックオフィス業務だけでなく、営業、WebやSNS運用、翻訳など、依頼できる業務の範囲が広い点もメリットです。

マーケティング、経理、Web制作など、異なる分野の業務を組み合わせて依頼できることはもちろん、システム構築など分野に特化したチーム編成も可能です。また、サービスによっては、オフライン業務の依頼もできます。

不定期に発生する業務に対応できる

企業によっては、不定期に発生する業務によって社内リソースの手を取られてしまうことがあります。しかし、そのためだけに人材を雇うと、本来は必要のない時期にも在籍してもらわざるを得ません。その分、人件費がかかってしまいます。

しかし、オンライン秘書サービスであれば必要なときだけの利用が可能です。上手に利用すれば、不要な人件費がかからないだけでなく、サービスのコストも抑えられます。

この点は、これも、オンライン秘書サービスならではのメリットといえるでしょう。

オンライン秘書サービスのデメリット

メリットのあるオンライン秘書サービスですが、一方でデメリットもあります。主な6つのデメリットを確認しておきましょう。

コミュニケーションを取るのが難しい

オンライン秘書サービスでのコミュニケーションは、メールやチャットなどのオンラインが基本です。基本的に文字でやり取りするため、趣意がうまく伝わらず、誤解や齟齬が生じることもあります。特定のツールを利用する場合、使いこなせるまでに時間がかかることもあるでしょう。

また、この点は、オンライン秘書サービスのデメリットといえます。

担当者のスキルを事前に確認できない

オンライン秘書サービスでは、サービス提供会社が依頼内容に適した人材を選択します。基本的に、業務にあたってもらうまで、担当者のスキルがわかりません。そのため、業務開始後に「スキルが不足している」「成果物が望むクオリティに見合わない」などの問題に直面する可能性があります。

事前に担当者のスキルを確認できればよいのですが、それができない点は、オンライン秘書サービスのデメリットです。

担当者の家庭の事情に左右されることがある

オンライン秘書サービスで働くスタッフは、20代～50代の女性が中心です。そのため、結婚や出産、介護など家庭の事情により業務の継続が難しくなることがあります。

特に長期で同じスタッフに業務を依頼していた場合、継続できないとなると業務に支障が生じかねません。

サービス提供側が、すぐに代替要員を手配してくれるはずですが、このようなケースもある点は、デメリットとして認識しておくとよいでしょう。

費用対効果が得られるとは限らない

人件費や採用にかかる費用を削減しようと、オンライン秘書サービスの導入を検討する企業もあるはずです。

しかし、オンライン業務やアウトソーシングに慣れていないと、うまく業務を依頼できないまま、費用ばかりかさんでしまうことがあります。オンライン秘書のスキルが低くて望む成果が得られない場合も、費用対効果が低くなるといえるでしょう。場合によっては、業務改善を図ったりITツールを導入したりしたほうが、効率的なケースもあります。

必ずしも費用対効果が得られるわけではないことをデメリットとして認識し、慎重に検討を重ねて契約することが大切です。

導入に費用がかかる

オンライン秘書サービスの導入には、費用がかかります。サービスによっても異なりますが、時給2,000～3,000円程度が相場で、一般的なアルバイトと比較すると高めです。

それだけのスキルや知識を持ち合わせていることは確かですが、長い目で見た場合、アルバイトを雇用するほうがコストダウンできることもあるでしょう。

高いスキルや専門的な知識を必要としない業務の場合は、オンライン秘書サービス以外も選択肢として検討してみてください。

業務はオンラインがメイン

オンライン秘書サービスは、基本的にオンライン上で業務を行います。したがって、オフライン業務は依頼できない点がデメリットです。

サービス提供会社によってはオフライン業務に対応しているケースもあるので、オフライン業務も依頼したい場合は、問い合わせて確認してください。

オンライン秘書サービスの選び方

自社に適したオンライン秘書サービスを選ぶためには、以下の7つのポイントを確認しましょう。

依頼できる業務は何か

まずは、自社で依頼したい業務が依頼可能かを確認しましょう。

多くのオンライン秘書サービスはバックオフィス全般を請け負っていますが、対応範囲はサービスを提供する業者によりけりです。バックオフィス以外の業務を依頼できるサービスも多々ありますし、強みや得意分野も異なります。

ブレのない業務依頼のためにも、どのような業務を受けてもらえるのか確認、検討し、選ぶことが大切です。

業務品質は保証されているか

オンライン秘書サービスを選ぶ際には、業務品質の確保をどのような体制で保証しているかも、確認したいポイントです。

事前に確認することが難しい点ではあるものの、スタッフの採用基準は、ひとつの判断材料になるでしょう。採用率、採用後の教育体制、利用企業の継続率なども参考になります。

サービスによっては無料トライアルを実施しているので、利用しての確認することも方法のひとつです。

業務への柔軟な対応力はあるか

スキルのあるスタッフがそろっているオンライン秘書サービスですが、やはり自社の社員ではありません。細かい意思の疎通がはかれず、そのために大がかりな修正が発生することもあるでしょう。業務によっては、休日や夜間の対応が必要になるかもしれません。

そのような緊急時、契約時間が超過しそうなときに、柔軟な対応が可能かどうかも、事前に確認しておきたいポイントです。

提供プランおよびプラン変更の可否

オンライン秘書サービスの料金体系は、利用時間ごとに月額で固定されているケースが主流ですが、具体的な内容はサービスによって異なります。契約期間も、1ヶ月更新という場合もあれば、3ヶ月、6ヶ月などと縛りがあるなど、さまざまです。

6ヶ月で契約したものの、実際に運用してみたら3ヶ月で十分だったということもあるかもしれません。その場合、契約変更できればよいのですが、できないとなると、余分な費用を払うことになってしまいます。

どのような料金プランがあるのか、契約後の変更は可能かなど、疑問点は遠慮なく尋ね、合理的なオンライン秘書サービスの利用を目指しましょう。

サービスに対する評判

実際にオンライン秘書サービスを利用した企業の評価、評判もチェックしておきましょう。

導入実績数や獲得している外部評価は、業者のHPでも積極的にPRしているので、チェックしてみてください。「導入事例」を紹介しているサービスもあるので、ぜひ参考にしましょう。

セキュリティへの意識は高いか

オンライン秘書サービスでは、機密情報を取り扱うここともあります。しかし、基本的にオンラインを通じてやり取りをするため、情報漏えいのリスクを避けることができません。だからこそ、セキュリティ意識の高いサービスを選ぶことが大切です。

具体的なセキュリティ対策、セキュリティ管理に関するスタッフ教育の実施状況などを確認したうえで、サービスを選ぶようにしましょう。秘密保持契約を結べるかどうかも、チェックしておきたいポイントです。

導入は容易か

オンライン秘書サービスの導入方法は業者によって異なり、すぐに業務を依頼できる業者もあれば、必要なツールを用意しなければならない業者もあります。

また、業務のやり取りも、最初からスムーズにいくとは限りません。ペースがつかめるまでには、時間がかかることも考えられます。

そういった時間も契約時間に含まれることを考えると、できるだけ準備の手間がなく、容易に導入できるオンライン秘書サービスを選ぶことが得策です。

内容を比較し自社に最適なオンライン秘書サービスを導入しよう

社会状況の変化もあり、数々のオンライン秘書サービスが登場しています。社内リソースのコア業務時間確保、人件費の削減など、メリットも多いサービスです。

もちろんデメリットもあるのでその点は理解し、自社にとって最適なサービスを導入しましょう。その際には、紹介したオンライン秘書サービス13選も、ぜひ参考にしてください。