BPOとは？メリット・デメリットや向いている業務・アウトソーシングとの違いをわかりやすく解説

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BPOとは？わかりやすく解説

BPOとは「Business Process Outsourcing」の略称で、企業の業務を外部の専門業者に委託することを指します。具体的には、人事・経理・総務・カスタマーサポートなどの業務を外部のBPO企業に委託します。その結果、コスト削減や業務効率の向上を図れるでしょう。

BPO市場の規模は世界的に拡大しています。その理由は以下の2つです。

1つ目は、競争の激化により業績の品質向上や経費削減が求められているためです。グローバル化の進展に伴い海外でのビジネス展開が増え、BPOによる業務委託が増加しています。

2つ目は、デジタル技術が進歩しているためです。BPO企業は自社の業務プロセスを自動化することで、より高度なサービスを提供できるようになっています。

これらの理由から、BPO市場は今後も拡大していくでしょう。特に、進化するデジタル技術を活用した業務プロセス自動化の導入により、BPO市場のさらなる発展促進が期待できます。

▷BPOビジネスは今後どうなる？将来性や動向を詳しく解説

BPOを導入する意味や目的

BPOを導入することで、人件費や設備投資などのコストを削減できます。

委託先の企業は特定の業務に関する専門的な知見や豊富な実績があり、他の企業にはない独自のノウハウを持っています。そのため、自社で業務を遂行するよりも業務の品質向上や効率化が望めるでしょう。

BPOを導入するための費用相場

BPOを導入するための費用相場は、委託する業務内容や委託先の企業によって異なります。

一般的にBPO企業は、業務の種類や規模に応じて料金を設定します。また、提供するサービスの内容や品質、サポート体制などによっても費用は変動するでしょう。

さらに、契約期間や契約形態によっても費用が異なります。例えば、長期的に契約する場合や複数の業務を委託する場合は、割引や特別価格が適用されるでしょう。また、BPO企業によっては成果報酬型の契約や、固定費用型の契約形態をとっているところもあります。

そのため、BPO導入の際には、複数のBPO企業から見積もりを取得し、比較検討することが重要です。

BPOとアウトソーシングとの違い

BPOとアウトソーシングは、どちらも業務の外部委託を指しますが、その範囲や目的に違いがあります。

アウトソーシングは、業務の一部や全部を外部委託することです。例えば、製品の生産や開発などの業務を、外部の専門業者に委託することが挙げられます。アウトソーシングの目的は、コスト削減や生産性の向上、専門的な技術・ノウハウの活用などです。

一方BPOは、業務プロセス全体を外部委託することを指します。例えば、会計や人事、顧客対応などのバックオフィス業務を外部の専門企業に委託します。BPOの目的はコスト削減や業務プロセスの効率化、業務リスクの分散・コア業務への集中などが挙げられます。

つまり、アウトソーシングは製品の生産や開発などの業務に特化した外部委託であり、BPOはバックオフィス業務や業務プロセス全体に関わる業務に特化した外部委託です。なお、BPOにはプロセス再設計やITシステムの導入など、より高度な業務改善が含まれる場合があります。

BPOとアウトソーシングは、委託する業務の範囲や目的が異なるものです。しかし両者とも企業が業務を効率的に遂行し、コア業務に集中するための手段として活用されている点は共通しています。

▷BPOとアウトソーシングの違いとは？メリットや対象業務・注意点をわかりやすく解説

BPOとBPRの違い

BPRとは、Business Process Re-engineering（ビジネス・プロセス・リエンジニアリング）の略で、業務本来の目的を目指して現在の組織・制度をプロセスの視点で業務フローや情報システムなどを再構築し、業務改革することを意味します。

BPOが既存業務を見直して効率化する「業務改善」を目指すのに対し、BPRはさらに抜本的な部分である必要性から見直すことを目的としている点で、両者には違いがあります。

▷BPR(業務改革)とは？意味や業務改善との違い・進め方をわかりやすく解説

BPOに適した業務

BPOは、幅広い分野の業務に対応しています。その中で特にBPOに適した業務は以下の5つです。

• 経理業務
• 営業事務
• 人事労務
• 総務業務
• コールセンター業務

各業務について、詳しく見ていきましょう。

経理業務

経理業務とは、企業の収支や資産・負債の管理、帳簿作成、決算業務など、財務に関する業務を指し、定型化しやすい業務が多いため、BPOに適しているといえます。

これらの業務は、多くの場合時間と手間がかかり、細かい作業が求められることもあります。しかしBPOの導入によって、従業員の負担軽減やコスト削減が実現できるでしょう。

どの企業でも必要な業務のため、BPOを提供する多くの企業が経理の専門知識を有しており、正確で迅速な処理を行えます。また、最新の会計ソフトやシステムを導入しているBPO企業も多く、効率的な業務処理が可能です。さらに、繁忙期と閑散期のある経理部門において、最適な人員配置が実現できます。

営業事務

営業事務とは、企業の営業活動に必要な事務処理のことであり、見積もり作成、受注管理、請求書作成・発送、データ入力などの業務を指します。

営業事務は顧客とのコミュニケーションを円滑にし、顧客サービスの向上につながる重要な業務です。しかし業務量が多く、営業スタッフの負荷が大きい場合があります。

営業事務の業務のうち、定型的な業務にBPOを導入することによって、営業スタッフは営業活動に専念できるようになります。その結果、営業品質の向上やコスト削減につながるでしょう。

人事労務

人事労務とは、人材の採用、教育・研修などの人事や、給与計算、社会保険手続きなどの労務管理業務の総称です。

人事労務に関わる業務は自社で行わなければならないように思われがちですが、多くの業務がルーティンワークや事務処理です。そのためBPOを導入すると、業務効率化や品質向上、コスト削減が実現できます。

また、BPO企業は情報漏洩対策などのセキュリティ面においても、高いレベルで対応可能です。さらに、人事労務の業務はマイナンバーなど近年の法改正により負荷が増しています。そのような分野の専門知識を有したBPO企業に委託することで、正確かつ迅速な処理が可能です。

総務業務

総務業務とは、人事・労務管理、経理・財務、法務・知財管理、施設管理、情報システム管理などの企業の内部管理を支援する幅広い業務が含まれます。

総務業務は企業の中核的な業務であり、業務量が多いことが特徴で継続的な業務改善が求められます。総務業務は、多くのBPO企業が業務対象としています。最新のシステムやソフトウェアを導入している企業に委託すれば、業務の自動化や効率化が実現できるでしょう。

コールセンター業務

コールセンター業務は、顧客からの問い合わせやクレーム対応、商品やサービスの受注などの受電業務と、顧客へのセールスアポイントやフォローなどの架電を行います。そのため、多くの人員や専門的な知識、設備も必要となるでしょう。

顧客からの受電対応は定型化しやすく、BPOに向いている業務です。最先端のテクノロジーを活用したコールセンターシステムを導入しているBPO企業も多数あるため、自動音声応答や音声認識などの機能を活用することで、コスト削減や効率化を図れるでしょう。

▷BPOサービスを提供するおすすめの会社一覧！選定基準や費用を紹介

BPOを導入するメリット

BPOを導入するメリットは主に5つあります。

• 重要な業務にリソースを割ける
• 業務を効率よく進められる
• 業務品質の向上につながる
• 外部のノウハウを活用できる
• 人件費を削減できる

それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

重要な業務にリソースを割ける

企業が非効率的な業務やルーチンワークなどにかけていた時間を削減につながり、重要な業務にリソースを割り当てられるでしょう。例えば経理や人事などのバックオフィス業務は、直接的に顧客との関係性を構築する営業やマーケティングに比べて差別化が難しいといえます。

これらの業務にBPOを導入することで、戦略的な活動に注力できます。BPO企業は専門的な知識や経験を持つプロフェッショナルのため、高品質な業務の提供が期待できるでしょう。

業務を効率よく進められる

業務の中には、定型的なものや固定されたプロセスが多数あります。しかし、日常的な業務を行いながら、自社でそれらを見直したり改善したりすることは難しいでしょう。

BPO企業は、専門的な知識や技術を用いて最適な業務プロセスを構築しているため、業務時間が短縮でき、迅速かつ効率的に業務を進められます。

また、BPO企業は任せた業務に対して継続的に改善を行います。業務プロセスの最適化やコスト削減も期待できるでしょう。

業務品質の向上につながる

特定の業務に特化しているBPO企業は、業務プロセスを確率している専門家です。定期的な監査やレポートの提出などに取り組んでいるため、BPOの導入によって業務品質の向上が期待できるでしょう。

多くのBPO企業は業務品質向上に向けて継続的な改善を行い、顧客の要求や期待に応えることを目指しています。さらなる業務品質の向上によって、企業はリスクの軽減や信頼性の向上、および顧客満足度の向上などの効果が望めるでしょう。

外部のノウハウを活用できる

BPO提供企業は、多数のクライアント企業と取引しています。そのため、業務の最適化に関する幅広い知識や経験を持っているでしょう。

これまで培ってきたノウハウから、クライアント企業にとっての最適な業務プロセスの構築や改善について、的確なアドバイスを提供可能です。

またBPO企業は専門的なスキルを持つスタッフを採用しており、高度な業務にも対応できます。よってクライアント企業は外部のスキルやノウハウを活用することで、自社の業務をより効率的に運営できるでしょう。

その結果、クライアント企業は自社の業務に関する知識とスキルの向上が望めます。

人件費を削減できる

BPO企業は多くの企業と取引をしているため、各業務の最適な人材配置や労働条件などのノウハウを持っています。

定型的な業務は時間がとられるうえ、自社で行う必要性が低いものも多数あります。そのような業務をBPO企業に委託することで、自社の人材をコア業務に割り当てられるようになるでしょう。そのため業務を効率化でき、人件費削減も実現できるのです。また、自社の従業員が離職・休職する時などには教育コストがかかっています。しかし、BPO導入によってそのような場合の教育コストも削減できるでしょう。

▷BPOのメリット・デメリット｜効果や費用・導入時のポイントを紹介

BPOの導入によるデメリット

BPOは導入する様々なメリットがある一方でデメリットがあるのも事実です。デメリットを理解しておかないと後々不具合が生じることもあるのであらかじめ理解しておきましょう。

依頼に手間やコストがかかる

BPO企業に業務を依頼するための手続き・交渉に手間やコストがかかる傾向があります。

業務の内容によっては、BPO企業に対して詳細なヒアリングや契約書の調整が必要となり、それに伴って時間やコストがかかるでしょう。また、BPO企業との契約期間が長期の場合、業務の委託先を変更することが困難になる可能性があるため、十分な検討が必要です。

さらにBPO業務を外部に委託することで、企業内での業務フローの変更や従業員の配置転換などが必要になる場合があります。それらに伴って発生する手間やコストも考慮する必要があるでしょう。

社内でナレッジを活かしづらい

BPOを導入すれば、該当業務にあたっている従業員はBPO企業に頼らざるを得ません。社内での情報共有や問題解決の機会が減り、結果として生産性が低下する可能性があります。

また、委託先の人員交代などによって、業務を担当する人の知識や技術レベルにばらつきが生じることも考えられるでしょう。業務品質に影響を及ぼすことも予想できます。

このような課題を軽減するためには、社内に十分な知見を残すことや、委託先とコミュニケーションを密に取ることが必要です。

情報漏洩などのセキュリティリスク

BPOを委託するのは外部の企業ですが、顧客企業の機密情報にアクセスしなければなりません。そのため、情報漏洩などのセキュリティリスクが発生する可能性があります。防止するためには、BPO企業による情報管理体制やセキュリティ対策が重要です。

顧客企業側は、契約時に情報漏洩に関する契約条項を明確にし、BPO企業に適切なセキュリティ対策を求める必要があります。また情報漏洩によるリスクを軽減するためには、顧客企業側でも情報管理体制やセキュリティ対策を徹底することが肝心です。

頻繁な体制変更に向いていない

BPOはアウトソーシングと同様に外部企業に業務を移管しなければなりません。そのため、BPO導入後に業務内容が変更する場合、BPO企業との契約内容も変更する必要があります。手続きが煩雑になる可能性が高まるため、頻繁な体制変更には向かないといえるでしょう。

また、契約内容が変更されるたびに、コミュニケーションや教育などの手間が増加し、結果的に導入コストが増加する可能性もあります。そのため、BPO導入前に業務の内容や方針が大きく変わることが予想できる際には、導入自体を慎重に検討しなければなりません。

BPO導入時に注意するポイント

ここからはBPOを導入する際に注意しておくべきポイントについて紹介していきます。

適切な価格で利用できるか検討する

1つ目のポイントは、BPO企業のサービスを適切な価格で利用できるか検討することです。

BPOはコスト削減のために導入することが多いため、契約時の価格設定は特に重要です。BPO企業との契約内容を確認し、サービスの提供範囲追加料金、解約に関する条件なども明確に把握しなければなりません。

さらに、BPOを導入した後も契約内容や価格設定の見直しを定期的に行えば、コスト削減効果を高められます。

依頼する業務を明確にしておく

2つ目のポイントは、依頼する業務を明確にしておくことです。

BPOを効果的に活用するためには、ただ依頼するだけではなく、自社にしかできない業務と外部に任せるべき業務について考慮する必要があります。さらに、BPO企業に任せる業務範囲や問題が生じている業務、将来的に依頼する可能性のある業務などを整理しておくことも大切です。

導入前に、BPOを活用してどのような効果を得たいのか、何を実現したいのかなどを明確にしておきましょう。

ニーズに適したサービス内容を選ぶ

3つ目のポイントは、自社のニーズに合ったサービス内容を選ぶことです。

BPO業務には多様な種類があり、BPO企業によって得意とする業務が異なります。またBPO企業によっては、一部の業務に特化している場合があります。依頼したい業務を得意としていたり、特化していたりするBPO企業を選ぶことで、より効率的な業務改善が望めるでしょう。

自社に最適なBPOサービス内容を選択することが、BPO導入の成功の鍵となります。

セキュリティ対策を確認する

4つ目のポイントは、セキュリティ対策を確認することです。

BPO業務を外部委託すると、企業の機密情報が外部に漏れるリスクが生じます。そのため、BPO企業が適切なセキュリティ対策を講じているか確認することが重要です。

例えば、サービス提供会社の情報セキュリティ管理体制やセキュリティポリシー、データの保護方法、従業員の教育研修などを確認しましょう。また、BPO業務を行うシステムやソフトウェアのセキュリティ対策を確認することも大切なポイントです。

必要に応じて、契約書にセキュリティに関する条項を盛り込むことも検討しましょう。セキュリティ対策が不十分なBPO企業と契約するのは危険です。仮にセキュリティ対策が甘い企業と契約をしてしまえば、企業の機密情報が流出したり、不正アクセスやデータ改ざんなどのトラブルが発生したりするリスクが高まります。

セキュリティ対策について、契約前にしっかりと確認するようにしましょう。

今までの実績を把握する

5つ目のポイントは、BPO企業の今までの実績を把握することです。

BPO企業の実績は、信頼性やサービス品質を確認する上で大きな指標となります。特に、自社が求める業務に関する実績があるかどうかを確認することは重要です。

例えば財務関連の業務を委託する場合、そのBPO企業が同様の業務をどの程度扱ってきたかを調べる必要があります。また、顧客対応業務を委託する場合には、同業種の類似企業がどのような実績を残しているかを調べることが有用です。

実績を把握することで、BPO企業の提供するサービスが自社に適しているか判断できます。

BPOの導入による改善事例

実際に企業へBPOを導入したことによって、改善に成功した事例を5社紹介します。

矢動丸プロジェクトの事例

矢動丸プロジェクトは、テレビCMや企業プロモーションなどの映像制作業務を受託している企業です。同社は継続的な受注への課題を抱えていたため、動画制作関連業務を受託するサービスであるDOOONUTを導入しました。

DOOONUTはヒートマップ分析機能やCTA機能があり、視聴者の動きのデータをリアルタイムで把握できます。その結果、数字をとることができるようになり、得たデータはクライアントへの提案にも活かせるようになりました。

株式会社ブリヂストンの事例

タイヤ・ゴムメーカーで世界シェアNo.1の株式会社ブリヂストンは、多くのドキュメント作成や膨大なデータ転記など、業務における慢性的な工数不足に悩んでいました。この問題を解決するために役立ったのが、トランスコスモスのBPOサービスです。

同社のBPOサービス導入により業務プロセスが効率化されたり、コア業務に費やす時間が増え業務精度が向上したりなど、プラスの成果が得られました。また、設計品質のばらつきも低減され、製品の品質向上にもつながっています。

導入したBPOサービスによって社内での作業負担が軽減し、社員は重要な業務に集中でき、より高品質な製品を生産できるようになりました。トランスコスモスのBPOサービスは、ブリヂストンの業務効率化と高品質な製品の生産に大きく貢献しています。

株式会社日立マネジメントパートナーの事例

株式会社日立マネジメントパートナーは、グループ会社や関連企業を含めて約25万人の顧客を対象に、コールセンターでの問い合わせ対応を行っていました。

業務では広範囲かつ複雑な問い合わせに対応しなければなりません。そのためオペレーターの採用や教育に課題を抱えていました。同社は問題を解決するため、パソナグループ子会社であるビーウィズへの委託を開始したのです。

この委託によって、コールセンターの問い合わせ対応は安定した品質で提供できるようになりました。また、ビーウィズのシステムを導入することにより、目標に対する料金設定や、オペレーターの適正な配置によるコスト削減にもつながっています。

月桂冠株式会社の事例

酒造メーカーの月桂冠株式会社(以下、月桂冠)は、物流部門における受注業務の課題をBPOによって解決することで、業務の効率化と品質向上に成功しています。

月桂冠では、退職や人事異動などを起因とした人材流出が多く、その影響で受注業務を安定的に稼働させることが難しくなっていました。引継ぎや新人教育に多大な時間を費やし、本来取り組みたい業務に専念できない状況にあったのです。

そこで、月桂冠は物流部門の受注業務にBPOを導入することを決断しました。全国にある各支店で行われていた受注業務を京都に集約し、業務の最適化とシステム化を実施することで、品質向上と社員の負担軽減を実現しています。

具体的には誤受注が大幅に低下し、業務品質が向上したことで、物流企画などより付加価値の高い業務に社員を回せるようになりました。効率的な業務運営が可能となり、社員の生産性向上や業務効率化につながっています。

日野自動車株式会社の事例

日野自動車株式会社(以下、日野自動車)は、総務業務の課題をBPOで解決し、新たな業務に集中することで会社の改革に貢献する「戦略総務」として活動できるようになっています。

日野自動車の本社総務部では、業務の属人化が大きな課題でした。担当者がいない時間帯に業務をスムーズに進められなかったり、担当者が異動すると業務の品質や生産性が低下したりするといった悩みを抱えていたのです。

また、自動車業界が大変革期にある中、総務としても変化に対応すべく非定型業務の割合を増やしたいという要望もありました。

そこで日野自動車は総務業務にBPOを導入し、業務の標準化やマニュアルの整備、業務システムの導入などを実施したのです。これにより、わずか1ヶ月足らずで、安定的に定型業務を行うBPOの体制が整えられました。

▷BPO導入の成功事例一覧！注意点や向いている業務を紹介！

おすすめのBPOサービスを紹介

おすすめのBPOサービスを5つ紹介します。選定時の参考にしてください。

Chatwork アシスタント

「ChatWork アシスタント」とは、バックオフィス関連業務を専門のチームに委託するサービスです。プロアシスタントが迅速に対応し、秘書・一般事務や人事・経理・サイト運営など、幅広い業務を請け負います。

利用者は、メッセージ一つでタスクを依頼でき、本業に集中することが可能です。新規人材の雇用に比べ、手間や経費を大幅に削減できるでしょう。

株式会社パソナ

「株式会社パソナ」は、人材サービスやBPOサービスを提供する日本の企業です。

同社が提供するBPOサービスは、給与計算や社会保険手続き、勤怠管理や経理業務などです。企業が行うバックオフィス業務のBPO導入を通じて、業務効率化やコスト削減を実現できるでしょう。

また、独自のITシステムを活用して適切な情報管理やセキュリティ対策も行っています。

アデコ株式会社

「アデコ株式会社」が提供するBPOサービスは、給与計算や社会保険手続き、人事・労務管理、請求書処理・データ入力などです。

また、AI技術やRPAなどのデジタルテクノロジーを活用したサービスも提供しています。これらのサービスを通じて、企業はビジネスに注力できる環境を整え、成長を促進することが望めるでしょう。

株式会社ネオキャリア

「株式会社ネオキャリア」は、企業のバックオフィス業務をアウトソーシングするサービスです。専門的な知識と経験を持つスタッフが最新のテクノロジーを駆使して、高品質で迅速なサービスを提供しています。

同社のBPOサービスを利用すれば、人員や設備投資を抑えられるでしょう。また、ネオキャリアは採用支援サービスも提供しており、人材採用に関する業務もアウトソーシング可能です。

株式会社キャスター

「株式会社キャスター」のBPOサービスを活用して、企業の業務の一部または全部をアウトソーシングすると、業務効率化やコスト削減を実現できます。

具体的には、顧客対応や問い合わせ対応、データ入力・処理などの業務を代行可能です。また個人情報保護認証「JAPiCOマーク」の取得など、高度なセキュリティ対策を実施しています。そのため、企業の情報漏洩や流出などのリスクを最小限に抑えられるでしょう。

BPOとは自社の業務を専門業者に委託する経営手法

BPOは業務を専門業者に委託する経営手法であり、多くの企業が導入しています。企業が抱えるあらゆる業務のうち、BPOの導入が向いているのは経理や総務、営業、人事、コールセンターなどです。

BPOのメリットとしては、業務効率化や品質向上、重要な業務にリソースを割けることなどが挙げられます。結果的に、新たなビジネスの展開や競争力の向上へつながるでしょう。一方で、依頼に手間やコストがかかったり、情報漏洩などのセキュリティリスクがあったりするなど、デメリットもあります。

今回紹介した企業のBPO導入事例やおすすめのBPOサービスを参考に、自社に最適なBPOを選択しましょう。