給与計算におけるタイムカードの集計方法とは？注意点も徹底解説

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タイムカードでの給与計算とは

多くの企業では給与計算を行う際、締め日をもとに一ヶ月の労働時間がベースとなります。従来は一ヶ月間の労働時間を把握するために、多くの日本企業ではタイムカードを用いてきました。

タイムカードは、会社の入り口や各部門の入り口に打刻マシンと従業員個別の「紙でできたカード」を置き、出勤や退勤、また外出や戻った時刻を打刻する仕組みです。

打刻マシンの時計は社内の勤務時間を告げる時計と連動しており、企業として従業員個々の勤務時間を把握する際には、タイムカードに記録された時間を参照して給与の計算を行うこととなります。

給与計算におけるタイムカードの集計方法

従来通りのタイムカード集計は、従業員個人が自身でおこなうことが基本です。今回は、コツさえつかめばすぐに取り組み始められる計算方法も併せてご紹介します。

また、従来のエクセルで集計をする方法と専門サービスを使って行う方法の両方の視点からひとつずつ解説していきます。

エクセルを使って集計する

さまざまな手法がある給与計算ですが、もっとも知られている方法といえば、タイムカードを集計したのちに「エクセルのテンプレート」を用いて集計する方法が一般的といえるでしょう。

エクセルのテンプレート内に計算式を設定しておけば、従業員に入力作業をしてもらうことで給与担当者は結果を集計シートにまとめるだけで良いため算出が容易になります。

この手法の注意点としては、Excelの関数入力欄を誤って操作して計算式を壊してしまうなど、人的ミスで集計ができなくなる事態や従業員の入力ミスがあげられます。

この方法を用いる場合、担当者はダブルチェックや記入欄の共有などでミスを防ぐ仕組みが必要です。

無料の集計サービスを利用する

無料で集計ができる「フリーのWebサイト」を利用するという方法もあります。こちらでは「勤務時間」「勤務開始時刻」「休憩時刻」「退社時刻」を入力すれば、どれだけの勤務時間・残業時間があったか、また遅刻の有無を計算することができるため、便利に活用することができます。

勤怠管理システムを利用する

業績が良好で企業の規模が大きくなってくると、タイムカードによる集計ではツールを使ってもかなりの時間がかかってしまうことがあります。

集計をするツールに経費を投じるのであれば、タイムカードの代わりとなる勤怠管理システムを利用するのも1つの方法として検討してみてはいかがでしょうか。

出勤・退勤の打刻から集計、給与計算ソフトとの連携まで自動でおこなうことができるので、給与担当者の負担も減り、タイムカードを利用する以上のメリットもあり、非常におすすめです。

タイムカードの集計方法ごとのメリット・デメリット

では次に、集計方法のメリット・デメリットを把握したうえで、自社にあう集計方法を選ぶために、項目別に見ていきましょう。

エクセルのメリット

エクセルは、なんと言っても費用をかけずにタイムカードを集計できることが最大のメリットといえるでしょう。

日本ではオフィスソフトとして多くの企業で普及しているため、新たに導入する費用もかからず、情報の追加や修正、ファイルの共有が簡単なため、社員間で運用しやすいといった良い点もあります。

エクセルのデメリット

ではエクセルを使用する場合のデメリットについて考えてみましょう。エクセルの集計表は手入力で行う必要があるため、入力ミスなどヒューマンエラーが起こりやすいといったデメリットがあります。

人の手が介入することで、関数や計算式が消えるなどのミスが起こり、計算ミスが発生しやすくもなります。そのため、表計算ソフトによる勤怠管理は企業ごとにマニュアル化するなど、ガイドラインに沿った活用が不可欠となります。

勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムを活用するメリットは、従業員が打刻したと同時にシステム上にデータが自動で転送されるため不正がしにくく、アラート機能がある場合にはミスも発覚しやすいといったメリットがあります。

人の手を介した入力作業が不要なため、ヒューマンエラーを最小限に減らすことができます。また、多様な勤務形態にも対応できるため、リモートワークや24時間フル稼働など、さまざまな勤務形態がある企業には特におすすめです。さらに、最新の法令に対応しているため、税関連の計算も容易に行えます。

勤怠管理システムのデメリット

それでは次に、勤怠管理システムのデメリットについて考えていきましょう。勤怠管理システムの導入には、当然初期導入費用がかかります。

また、年間や月額料金などのシステム利用料のほか、機能などのカスタマイズによる追加料金が発生する場合があるのがほとんどです。自社にあわせたシステムの構築や運用を行うには、システムを運用できるスキルを持つ人材確保やそれに対応するための時間なども必要です。

さらに、費用対効果が可視化されにくいため、上層部の許可を得にくいといったデメリットも考えられます。

給与計算でタイムカードを集計する際に気を付けること

タイムカードを用いた集計方法は、どうしても人の手が加わることによってヒューマンエラーが起こりやすくなります。

そのため、この方法を用いる場合には、給与担当者はチェックにチェックを重ねるなど確認を徹底し、ミスを回避することが必須業務となります。

さらに給与計算ミスを起こさないために、知識を深める必要があります。注意点など、いくつかの事例に基づいて解説していきます。

15分・30分単位の切り捨ては違法

タイムカードを使って計算する場合、15分単位もしくは30分単位での切り捨ては違法です。

すべての労働者が働いた時間への対価として、企業が賃金を支払うことが義務づけられており、従業員の労働時間を15分や30分単位で切り捨てをおこなうことは違法となるため、担当者は注意が必要です。

また、時間外労働をおこなった労働者に対しては割増賃金を支払うことも同時に義務づけられているため、給与担当者はこの点に留意して、給与計算を行う必要があります。

1か月単位での四捨五入は認められている

上記で、切り捨ては違法と説明しましたが、現実的には、1分単位で給与計算をすると労務担当者の業務負担が膨大なものになってしまいます。

そのため、残業時間の集計に関しては、1か月の合計で30分単位にて切り上げ・切り捨てをすることは法的に認められています。ただしここで注意すべき点は、月単位でのトータルでの労働時間を集計するために、日ごとの勤務時間については１分単位で集計する必要が生じることです。

その視点から考えると、日々の労働時間の集計を効率的に管理することはやはり不可欠です。また、上記で説明した「1か月単位での四捨五入の例外」は、月給制や年俸制の給与体系にのみ認められている方法で、時給制や日給制の社員・パートやアルバイトスタッフには適用されません。

給与計算ソフトとタイムカードを連動させるメリット

例えばタイムカードを導入している企業であっても、タイムカードと給与計算がシステム的に連動していない場合、ひと月の労働時間を打刻されたタイムカードから勤務時間を書き写したり、Excelで集計する方法で給与計算に反映させている企業もあります。

しかし、多くの企業ではタイムカードと給与計算ソフトを連動させ、勤務時間を把握する方法が活用されています。ヒューマンエラーを防ぎ、効率的に処理できるようにするため、ここでは、タイムカードと給与計算ソフトを連動させる上でのメリットを解説します。

集計の時間短縮ができる

ひとつの方法として、タイムカードと給与計算ソフトをシステム連動させれば、休憩時間なども含め、給与計算対象として計上すべき時間を簡単に算出することが可能です。

給与計算ソフトには、給与対象となる勤務時間の範囲や控除すべき休憩時間帯なども設定できます。就業規則に沿った給与計算ルールが自動で計算されるため、勤務時間を管理するのにかかる時間が大きく短縮でき、担当者の負担が減るメリットが挙げられます。

入力ミスや入力忘れをリアルタイムで発見できる

もうひとつのメリットは、従業員の出社・退社時の打刻漏れを早期発見することが可能なことです。決まっている事項とはいえ人が行うことであるため、打刻せずに出退勤してしまうことや直行・直帰など打刻できない勤務形態もあります。

時間をおいてしまうと、その日に何をやっていたか、何時から何時まで働いたのか、記憶も曖昧になります。給与計算ソフトと連動させることで、打刻漏れや申請漏れといった人的ミスや直行・直帰による打刻できない日の情報をカバーすることができるメリットがあります。

法令の変更に対応しやすい

多くの給与計算ソフトでは、改定された最新の法の変更に随時対応しているため、ソフトの設定変更やアップデートが都度行われます。

給与計算の担当者も当然法令変更にはアンテナを張っていますが、給与計算ソフトに任せておけば、正しい法令に基づいて対応してもらえるので安心といえます。

さらに、タイムカードと給与計算ソフトを連動させておけば、タイムカードの打刻自体は従来のままで新しい法令にも対応していけるため、ミスのない給与計算ができるメリットがあります。

勤怠管理システムを用いるタイムカード集計方法

では、勤怠管理システムを用いる場合のメリットについて見ていきましょう。企業の規模が大きくなるに連れて、タイムカードの集計はかなりの時間を要します。

同じ初期費用をかけるのであれば、タイムカードの代わりになる勤怠管理システムを利用することをおすすめします。

勤怠管理システムを導入すれば、打刻から集計、給与計算ソフトとの連携まで自動でおこなうことができるので、給与担当者の負担も大幅に軽減し、タイムカードを利用する以上のメリットがあります。

おすすめ①ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠は、マルチデバイスに対応した勤怠管理システムです。タイムレコーダーを活用しての勤怠管理では「打刻」「集計」「エクセルへの入力業務」などにくわえ、長時間の労力をかける必要があります。

ジンジャー勤怠を活用すれば、タイムカードの集計のみならず、人事担当者の管理業務を一貫しておこなうことができます。さらに、場所を選ばないスマートフォンやタブレットを活用した打刻でも位置情報を管理し、簡単な申請作業を導入することで、不正打刻を防止することも可能です。

また、従業員の勤怠データは自動的にクラウド上に反映され、ブラウザ上での管理、エクセルシートへの自動反映ができるので、給与システムなどへの連携も簡単におこなうことができます。

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おすすめ②スマレジ・タイムカード

テレワーク導入に必須、クラウドで勤務状況の正確な把握ができます。クラウド勤怠管理システムなら、スマレジ・タイムカードアプリによる出退勤が可能です。

テレワーク導入により、在宅勤務やサテライトオフィスの勤怠状況をリアルタイムに報告できます。タイムカードアプリで出退勤・勤怠登録ができ、あらゆるデバイスで勤怠入力が行えます。位置情報（GPS）の記録も可能なので、不正防止にもつながります。

おすすめ③KING OF TIME(キングオブタイム)

KING OF TIMEはお手持ちのPCとインターネット（VPN不要）だけで、簡単で高度な勤怠管理を行うクラウド型の勤怠管理システムです。

打刻データがリアルタイムにブラウザ上で管理出来るので「作業効率」と「コスト削減」の実現が可能です。長い間「もっとも市場に受け入れられている勤怠管理システム」として、多くのユーザーからの要望に応えて改善を重ねてきたシステムです。

オフィスや店舗勤務はもちろん、テレワークや緊急事態時の在宅勤務までスムーズな管理・集計が可能です。パソコン操作が苦手な方、従来の紙のタイムカードを利用している方もスムーズにのりかえることが可能です。

まとめ

これまで、給与計算におけるタイムカードでの集計方法、またそのメリットやデメリットについて、その重要性も説明してきました。給与計算をするシステムを変えるだけで、ぐんと業務の効率がアップする場合があります。

それらを加味した上で、タイムカードのみで集計を行うことはもちろん可能ですが、多様な働き方が求められる現状で人材の育成や働き方のサポートも考えると、給与計算ソフトや勤怠管理システムを導入することも、早急に検討すべきことと言えるでしょう。