チケット管理とは？メリット・デメリットやおすすめツールを紹介

チケット管理とは?

チケット管理とは、解決すべき課題や行うべき作業を「チケット」として管理する方法です。発注日や担当者・優先度・業務内容を登録し、管理することでタスクの漏れを防ぎます。

チケット管理は、チケットの発行や処理した枚数をもとに、プロジェクト全体における状況を把握する手段としてプロジェクト管理で活用されている方法です。

そもそもチケットとは?

チケット管理のチケットとは、プロジェクト管理におけるソフトウェアの用語で、業務開始から完成までに行うべき要件を1つのページにまとめたものです。

ソフトウェア開発では、Redmine(レッドマイン)・Jira Software(ジラソフトウェア)・Backlog(バックログ)などのプロジェクト管理ツールを使用するのが一般的です。

タスク要件をまとめたページを、Redmineは「チケット」、Jira Softwareとbacklogは「課題」と呼びます。

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チケット管理のメリット

チケット管理には導入するメリットが数多くあります。ここからは主なメリットについて紹介していきます。

タスクの詳細を把握できる

チケット管理は、プロジェクト内のタスクを把握しやすいメリットがあります。

どのタイミングで何が決まり、どの担当者がどのように業務を行ったかが各チケットに記録されるためタスクの把握が容易です。

進捗状況の把握・共有がしやすい

タスクごとに発行したチケットをもとに、進捗状況の把握や共有が可能です。チケットの発行数や処理数を確認すれば、どのくらい業務が進んでいるのか簡単に把握・共有できます。

また、タスクごとに情報を集約できるため、必要な情報を整理するのにもチケット管理は役立ちます。

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タスクの振り返りができる

長期的なプロジェクトでは、細かな変更点をメンバーで共有しないとあとからトラブルに発展する可能性があります。

しかしチケット管理を活用するとタスクごとの振り返りができるため、プロジェクト進行中に発生した問題を早期に確認することができます。

作業計画策定時に役立つ

チケット管理は、ガントチャートなどの工程表作成に役立ちます。ガントチャートとはプロジェクト管理に使う表で、横軸に日付、縦軸にタスクを記載し各タスクの予定や進捗を確認できます。

チケット管理を活用すれば、全工程のなかで何に対してどれくらいの時間がかかったのか簡単に集計が可能です。

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プロジェクトの事後処理が容易になる

プロジェクト完了までにかかる時間や費用の計算がしやすい点も、チケット管理のメリットです。

またガントチャートの作成にも役立つため、タスクの進捗状況を見える化できる点もチケット管理の強みです。

チケット管理のデメリット

一方で、チケット管理にはデメリットもあります。メリット・デメリットをしっかりと把握して、チケット管理を取り入れるか検討してください。

タスクの入力に時間がかかる

チケット管理をおこなう上ではソフト仕様や要件など、様々な情報を入力する必要があり、事前準備に時間がかかってしまうリスクがあります。

事前準備さえ完了した後はスムーズですが、入力の手間を非効率に感じてしまう部門や人がいるのも事実です。不満につながってしまう可能性も考えられるので、部署や社内のメンバーには説明を十分に済ませておきましょう。

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プロジェクトの全体像を把握しにくい

チケット管理は細かなタスク管理をする上では非常に便利ですが、個人のタスクに焦点があたってしまい、全体像の把握ができなくなる可能性もあります。

結果として進捗の管理ができず、思わぬミスやトラブルにつながる可能性も考えられるため、俯瞰的に物事を進める視点を常に持っておきましょう。

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優先順位や依存関係が把握しにくい

優先順位や依存関係が把握しにくいので、どのタスクから終わらせるべきか判断しにできなくなる可能性もあります。

結果として、納期やスケジュールが遅れる恐れもあるので注意してください。

コミュニケーションの機会が減少する

コミュニケーションの機会が減少する点も、チケット管理のデメリットです。

チケットの発行者と処理をする方がコミュニケーションを取れないと、不要な作業や無駄なチケットを発行・処理をする可能性があります。

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チケット管理はExcelで行える？

企業によってはチケット管理をExcelを利用しているケースもありますが、チケット管理をExcelで行うのにはあまり適していません。ここではチケット管理をExcelで行うデメリットについて紹介していきます。

更新などの管理に手間がかかる

Excelでチケット管理する場合、更新するたびにExcelを開く必要があり、更新や管理する上で手間がかかります。

管理者にとっては非常に手間がかかってしまい、工数がかかってしまう点がデメリットと言えるでしょう。

共有しにくい

Excelでチケット管理する場合、更新するとファイル名の変更や一本化をする必要があります。

また、更新する度にExcelファイルを共有しなければならないので、他のメンバーに共有しにくい特徴もあります。どのファイルが最新版なのかもわからなくなってしまうデメリットもあるので注意が必要です。

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チケット管理ツールの選定ポイント

チケット管理ツールを選ぶ際には、様々なポイントがありますが、中でも重要な6つの選定ポイントについて紹介していきます。

それぞれ詳しく解説します。

ITILの基準を満たしているか

ITILは信頼できるITSMの規格で、最新版はITIL v4です。ITIL v4には、アジャイルやリーンといった新たな要素やSVSなどの概念が取り込まれています。

管理時間を最大限で短縮し、ストレスなく利用するためにもITILの基準を満たしているものを選択肢に追加しましょう。

マルチデバイスに対応しているか

マルチデバイスに対応していると外出先でも情報を把握し共有すべき情報を入力できます。

わざわざ情報を確認するためにオフィスへ戻る必要もなくなるので、スムーズに状況や情報を把握するためにもマルチデバイスに対応しているものを選びましょう。

機能が十分に備わっているか

ツールによって使える機能が異なるため、自社に必要な機能が十分に備わっているかを確認しましょう。

使わない機能が多くあるツールを選んでしまうと、無駄な費用を払い続けることになりかねません。

操作性が高く使い勝手が良いか

操作性が悪いと、ツールを使えないメンバーが出てくる可能性があります。そのため、導入までに予想以上の時間がかかってチケット管理ツールを活用してもらえない可能性があります。まずは無料プランやトライアルがあるツールを利用し、操作性を確かめてから導入しましょう。

運用にかかる費用が妥当であるか

チケット管理ツールによっては、初期費用がかかる場合もあり、必要な機能を使うためにオプション料金を支払う可能性もあります。

結果として予想以上の費用になってしまい予算を超えてしまう可能性もあるので、費用が妥当かどうかを確認してください。

無料で使えるトライアル期間があるか

トライアル期間が設けてあると機能性が確かめられるので、実際に利用して使いやすさの判断ができます。

「導入してみたものの、活用されなかった」「そもそも活用する必要がなかった」ということが起こらないように、トライアル期間があるツールを利用してみましょう。

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チケット管理におすすめのツールタイプ別14選

プロジェクトの進捗をスムーズにするにはチケット管理ツールが便利です。

タスクを「チケット」という形で管理し、チケットの発行数や処理数を確認するだけでプロジェクト全体の状況を把握できます。

しかしツールが多すぎてどれを選べば良いか悩んでいる方もいるでしょう。ここでは、チケット管理におすすめのツールをタイプ別で14選紹介します。

機能が豊富なチケット管理ツール8選

ここでは、機能が豊富なツールの特徴や料金を紹介します。

1.Wrike

Wrikeはクラウド型のタスク管理に優れており、あらゆる業務にフィットする高いカスタマイズ性を持ったチケット管理ツールです。

複数の部門が関わるタスクもスムーズに進捗確認でき、SlackやOutlookなどの400以上のツールと連携できます。

2.Asana

タスク整理に特化したチケット管理ツールのAsanaは、SlackやGoogleカレンダーなどさまざまなアプリと連携できます。

煩雑なタスクを整理することで、チームの連携が維持でき導入もしやすいツールです。

3.Backlog

Backlogは、誰がみても直感的に操作・把握しやすいチケット管理ツールです。操作性と見える化に優れており、担当者に必要な情報を自動で通知してくれます。またチケットを登録すると自動的にガントチャートが生成されるため、作業の効率化にもつながります。

プランの全機能が使える30日間の無料トライアルを実施しているので、初めてチケット管理を行う人にもおすすめです。

4.Redmine

世界的に認知度が高いRedmineは、エンジニア向けのチケット管理ツールです。無料で簡単にガントチャートやロードマップが作成でき、チケットをチェックリスト化することもできます。

通常機能だけでも便利ですが、プラグインを活用して機能を追加することもできるので自由度が高い点がメリットです。

5.Planio

Planioは通常の管理機能に加え、ヘルプデスク機能があるので、問い合わせメールを受信すると自動でテンプレートの文面を返信してくれる点が特徴です。

また課題やバグをすぐに追跡できるので、問題が生じた際に全体へ共有・把握することも簡単にできます。

6.Freshservice

Freshserviceは、世界で最も使いやすいと評判のチケット管理ツールです。

スマートフォンやタブレットなどのモバイルアプリでも利用でき、外出先でもスマートに進捗の確認ができます。ユーザーに合わせた料金プランがあるので、幅広く対応できるのも魅力です。

7.Lychee Redmine

Lychee Redmineは、少人数のプロジェクト管理にも対応しているチケット管理ツールです。タスク管理・進捗状況・スケジュール管理・工数管理などの機能に加え、プロジェクトレポートやEVMなどの各種プラグイン機能も搭載しています。

導入企業社数は6,000社以上で、業種を問わずに導入できる点も魅力です。

8.Stock

Stockは、チャットツールのように情報が流れずファイルのように整理をする必要がないので、大切な情報をストックできます。

誤って削除してしまったデータも30日間は保存されるので、安心して利用可能です。セキュリティを強化したい場合は「エンタープライズプラン」があるので、そちらを検討することをおすすめします。

ガントチャートに特化したチケット管理ツール5選

ここでは、ガントチャートに特化しているチケット管理ツールを5つ紹介します。

1.みんなでガント.com

みんなでガント.comは、会員登録せずに始められるガントチャートに特化したツールです。主なプロジェクト期間である3ヶ月や6ヶ月単位の契約ができ、シンプルで比較的安価です。

ガントチャートは、日単位や30分単位・週単位での作成ができます。Excelは月単位のみ出力が可能なので、表計算ソフトを使用してプロジェクト管理をしている方や、一つのファイルを複数人で共有している方におすすめです。

2.Brabio!

Brabio!は5人までであれば、無料で使えるツールです。

初心者専用のクラウドツールで使いやすく、20万社以上が利用しています。今誰が忙しいのか担当の状況も把握できるので、管理時間の短縮につながります。

またフリープランはメールアドレスの登録だけで始められる点も嬉しいポイントです。すべてのプランにメール通知や足あと機能が備わっているので、利用したい人数によってプランを選択するだけなので費用を抑えられます。

3.Trello

Trelloは、200万チーム以上が利用している人気のタスク管理ツールで、タスクをカードとして登録し、ボードに貼ってタスク管理を行えます。

ガントチャートも自動で作成されるので、手間を少なくしながらもプロジェクト全体を確認できます。スマホアプリにも対応しているので、チームだけでなく個人のタスク管理にもおすすめです。

4.Jooto

Jootoは、かんばん方式を採用しており直感的に操作できるタスク管理ツールです。ガントチャートは分単位で設定でき、自由にカスタマイズできる通知設定で進捗をリアルタイムで把握できます。

Googleカレンダー・Chatwork・との外部連携ができるので、情報の見落としも防げます。

5.Redbooth

Redboothは、チャットだけでなく電話やビデオ会議ができるのでリモート機能に優れています。またガントチャートではかんばん方式で共有しているタスクが同期されているため、常に全体を可視化できます。

日本語には対応していませんが、プロジェクト管理の進捗に欠かせない機能が揃っており、リモートワークが普及している現代において重宝されるツールです。

特定の用途に特化したチケット管理ツール1選

ここでは、特定の用途に特化したチケット管理ツールを1選紹介します。

1.Jira Software

Jira Softwareは、アジャイル開発に特化したタスク管理ツールです。テンプレートから楽にスタートでき、チームに合わせて柔軟にカスタマイズできるので、ソフトウェア開発のプロジェクトを手助けしてくれます。

チケット管理ツールを導入し業務を効率よく進めよう

本記事では、チケット管理とは何か・導入するメリット・デメリットや、おすすめのツールを紹介しました。

チケット管理とは、発注日や担当者・優先度・業務内容をチケット登録し、管理する方法です。チケットの発行数や処理数をもとに、プロジェクト全体の進捗状況を把握する手段として活用されています。本記事を参考にメリットとデメリットをしっかりと把握して、チケット管理ツールを導入するか検討してみてください。