プロジェクト管理で使うドキュメントの種類一覧！役割や管理するコツを解説

プロジェクト管理におけるドキュメント管理について

ドキュメントの管理は、プロジェクトを成功の成功を左右する重要な要素です。プロジェクト内で生み出される、各フェーズごとの進捗・会議の議事録・決定事項・リスクや変更の履歴などの情報を適切に管理することにより、メンバー間の情報共有が容易となり、ミスやトラブルを防げます。

効果的なドキュメント管理は、情報の透明性を保ち、プロジェクトを円滑に進める上での基盤を築くものと言えるでしょう。

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プロジェクト管理で扱うドキュメント種類一覧

プロジェクト管理では、多岐にわたるドキュメントが使用されます。ここでは、プロジェクト管理で扱われる代表的な5つのドキュメントについて解説します。

計画書

計画書は、プロジェクトの全体的な方針や目的を明確にするための文書です。プロジェクトの概要やスケジュール、予算や人員などのリソースなどが具体的に記載されており、参加するメンバーや関連するステークホルダーへ情報共有するための資料にもなります。

また、計画の途中での方針転換や変更が生じた際には、この計画書を基に議論が行われるため、非常に重要性の高いドキュメントであると言えるでしょう。

仕様書

仕様書は、プロジェクトの進め方・開発する製品、システムの機能や要件が記載する書類です。システム開発や製品開発においては、どのような機能が求められ、どのような条件下で動作するかなど、詳細な技術的仕様が網羅的に記載されます。

開発者やデザイナーが作業を進める上での基盤となる文書であり、内容を明確に記載することで、誤解やミスを防ぐ役割を果たすでしょう。また、後の段階でのテストや検証活動の基準ともなるため、その作成と管理の精度はプロジェクトの質に影響します。

報告書

報告書は、プロジェクトの進捗状況や成果、問題点などを総括し、関係者やステークホルダーへ伝達するための文書です。一般的に、定期的に作成されプロジェクトの各フェーズや重要な中間地点の後にまとめられています。報告書内では、目標との差異、達成率、発生した問題やその対応策、今後の予定や提言などが詳細に記載されます。

この文書によって、プロジェクトの透明性が保たれ、関係者が同じ認識を持つことができるようになります。また、後日のレビューや分析の際にも重要な参考資料として用いられ、プロジェクトの品質向上や改善活動の方向性を示す手助けとなるでしょう。

進捗管理表

進捗管理表は、プロジェクトの進行状況を時系列で視覚的に捉えることができるツールです。具体的なタスクや活動、それに関連する期限や担当者、完了状況などの要素が一覧化されています。この表を用いることで、計画通りに進んでいるか、遅延や問題が生じている部分はどこか、といった情報を即座に把握することが可能となります。

とくに、多くのタスクや複雑な依存関係が存在する大規模なプロジェクトにおいては、進捗管理表は欠かせません。効果的な進捗管理表の運用により、計画の適切な修正やリソースの再配分、期限の再確認など、的確なプロジェクト管理が実現されます。

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議事録

議事録は、会議や打ち合わせでの話し合いの内容を正確に記録し、後日参照するため書類です。議論の経緯や取り決めた事項、各メンバーからの意見や提案、次回のアクションポイントなど、具体的な情報が詳細に記載されているのが特徴です。

議事録の存在は、プロジェクトの進行中に生じた問題や課題の解決策を共有し、誤解を防ぐ役割を果たします。また、関係者間での情報の透明性を保ち、その後の判断基準や参考にするための重要な資料となるでしょう。適切な議事録の管理と活用によって、プロジェクトの効率的な推進と円滑なコミュニケーションが可能になります。

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ドキュメントを正しく整理・管理する方法

ドキュメントの適切な整理・管理は、プロジェクトの効率的な進行と情報の正確性を確保するための鍵となります。ここからは、ドキュメントの管理方法について詳しく見ていきましょう。

プロジェクトの段階ごとに整理する

プロジェクトを進める過程では多数のドキュメントが作成されるため、各段階ごとに文書を整理することで、情報への迅速なアクセスが可能になるだけでなく、ミスの防止にもつながります。

初期段階では、計画書や仕様書などの基本文書が中心となり、中間段階では進捗報告書や各種の検証・テスト文書が作られます。最終段階では、最終報告書や反省点をまとめた文書が主要となることが考えられます。

各段階ごとに適切にフォルダを作成し、関連する文書をまとめておくことで、必要な情報を迅速に取り出せるようになり、プロジェクトの進行をスムーズに進めることができるでしょう。

ドキュメントを管理する責任者を決める

ドキュメントの管理は、プロジェクトの品質と進行を保証する上で重要となるため、管理する責任者を明確に任命しましょう。ドキュメントの保存場所の統一や命名規則の策定、更新の際のバージョン管理など、全体的な文書管理のルールを策定・管理するのが主な役割です。

責任者を選任することで、責任の所在が明確になり、プロジェクトメンバー全員が必要な情報を正確かつ迅速に取得できる環境が整備されるほか、ドキュメントの管理が一層効率的かつ正確に行われるでしょう。

ドキュメント管理ツールを活用する

ドキュメント管理機能が搭載されているプロジェクト管理ツールの利用もおすすめです。ドキュメントの保存・検索・バージョン管理・共有などの基本的な機能から、権限設定やワークフロー機能、リアルタイムでの編集協力など豊富な機能を利用できます。

しかし、ツールを導入する際には、セキュリティの確保やバックアップ体制の整備など、データの安全性に十分な配慮が求められるため注意しておきましょう。

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ドキュメント管理にも対応しているプロジェクト管理ツール

ここからは、ドキュメント管理機能が搭載されているプロジェクト管理ツールについて紹介していきます。

Wrike

Wrikeは、組織の生産性を向上させるプロジェクト管理ツールです。業界トップクラスの強固なセキュリティ、自由にカスタマイズ可能なダッシュボードなど、様々な機能が充実しています。

プロジェクト内で発生するドキュメントを最適な形で管理でき、ドキュメントの検索もしやすいために管理側・メンバー側問わずに幅広く利用できます。

Notion

Notionはシンプルなデザイン性と直感的な操作が可能で、初めて利用する方にもおすすめなプロジェクト管理ツールです。

カスタマイズ性にも優れており、プロジェクト単位でフォーマットを整えて情報共有がしやすくなるのも魅力と言えます。

ドキュメントを整理しプロジェクト管理を効率化しよう

プロジェクト管理において、ドキュメントの整理と管理は極めて重要な役割を果たします。計画書・仕様書・報告書などの多岐にわたるドキュメントは、明確に管理されないとプロジェクトの進捗に混乱をもたらす可能性があります。緻密なドキュメント管理を行うことで、プロジェクトの質を高めるための基盤を築くことができるでしょう。