プロジェクト管理におけるリスク管理の鉄則!基礎知識や実行内容

最終更新日時:2023/04/26

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理におけるリスク管理

プロジェクト管理を円滑に進めるためには、リスクの管理も重要です。リスクを考慮せずにプロジェクトを進行すると、失敗を招く恐れがあります。プロジェクトを管理するうえで必要なリスク管理について、基礎知識や実行内容を解説します。

プロジェクト管理におけるリスク管理について

プロジェクト管理におけるリスク管理は、プロジェクトの成功に向けてリスクを特定し、計画・監視するプロセスです。以下にて、プロジェクト管理におけるリスク管理の詳細を解説します。

プロジェクト管理の基礎知識

プロジェクト管理とは、特定の目的を達成するために必要な一連の活動を計画・実行、監視・制御するプロセスです。

時間や費用だけでなく、品質やリスク、コミュニケーションといった要素を管理し、プロジェクトの成功を確保するためにあらゆる手法やツールを使用します。

プロジェクト管理の中心となる人物はプロジェクトマネージャーで、チームメンバーや関係者と協力しながら、プロジェクトの目的を達成するためにプロジェクトを計画・実行し、監視・制御することが求められます。

また、プロジェクト管理は、さまざまな業界や分野で用いられており、目標を達成するための効率的かつ効果的な方法を提供することが期待されているのです。

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リスク管理の基礎知識

リスク管理は、プロジェクトの成功に不可欠なプロセスの一つです。

リスクとは、プロジェクトの目的や目標に対して予想される不確実性があり、プロジェクトの進行に悪影響を与える可能性がある要因のことを指します。リスクが実際に発生すると、プロジェクトの成果物やスケジュール、予算などに影響を与える可能性があるでしょう。

リスク管理の目的はリスクを特定・評価し、優先順位付けした後、適切な対応策を策定してリスクの影響を最小限に抑えることです。リスク管理のプロセスは、下記5つのステップで構成されます。

  • リスク管理計画:プロジェクトにおいてリスク管理をどのように実施するかを定義する計画。
  • リスク特定:プロジェクトに関連するリスクを同定するプロセス。
  • リスク評価:リスクが発生した場合の影響と発生の確率を評価するプロセス。
  • リスク対応:リスクに対する対応策の策定。
  • リスク監視:プロジェクト進行中にリスクが発生した場合に対応するための監視プロセス。

リスク管理はプロジェクトマネージャー、プロジェクトチーム、ステークホルダーが協力して実施されます。このようにリスクを正しく管理することで、プロジェクトの目的や目標の達成を助けるでしょう。

リスク管理と危機管理の違い

リスク管理と危機管理は、両方とも企業や組織が直面する可能性のある問題に対処するために重要なプロセスですが、異なるアプローチ法をとるのが違いです。

リスク管理は、プロジェクトなどに関連するリスクを特定・分析して、適切な対策を講じることを目的としており、リスクは計画段階で特定され、回避・軽減などの方法で対処されます。

一方、危機管理は、発生した問題や災害に対して即座に対応することを目的としています。具体的には、「対処方法の計画」「緊急時の対応」「情報の共有」「復旧」などをおこない、事前の計画に基づいて対応するだけでなく、状況に応じた迅速な対処が求められるのです。

このように、リスク管理は問題の発生を未然に防ぐことを目的としており、危機管理は問題が発生した場合に迅速かつ適切に対処することが目的で、互いに補完し合う関係にあります。

両方のプロセスを正しく実施することで、組織は将来の問題に備えることができるでしょう。

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プロジェクト管理におけるリスクの種類

プロジェクト管理におけるリスクの種類は3つあります。

  • 個別のリスク
  • 全体のリスク
  • 事象のリスク

各リスクについて、詳しく見ていきましょう。

個別のリスク

個別のリスクとは、設備故障や人的リソースの欠如、法律や法規制の変更など、特定のイベントや状況が原因で生じるリスクのことです。

個別のリスクは、プロジェクトの状況によって異なります。たとえば、テクノロジー企業においては、技術的問題や新しい技術の登場に関するリスクが高くなる可能性があるでしょう。一方建設プロジェクトでは、気候変動や地質学的な問題、天候条件などの環境的なリスクが高くなる可能性が挙げられます。

このように、個別のリスクはプロジェクトの成功に影響を与える可能性が高く、プロジェクトマネージャーはリスクを適切に分析して管理することが不可欠です。

全体のリスク

全体のリスクとは、プロジェクト全体に関連するリスクのことであり、市場変化や景気変動、競合他社の動向などが含まれます。プロジェクトが成長する過程で生じることが多く、計画段階で特定されることが難しい場合があるでしょう。

全体のリスクに対処するには、市場動向や業界トレンドなどの情報を追跡し、プロジェクトの計画と実施を調整する必要があります。リスクマネジメント計画の中でリスクを分析し、優先順位をつけて、可能な限り対策を講じなければなりません。

事象のリスク

事象のリスクとは、自然災害や政治的な不安定、人的ミスなど、プロジェクトに予期せぬ事象が発生する可能性があるリスクのことです。このような事象は、プロジェクトに予期せぬ遅延やコストの増加、品質の低下、プロジェクトの失敗につながりかねません。

事象のリスクに対処するためにプロジェクトマネージャーは、予防的な措置を講じたり、リスクの影響を軽減するための代替計画を策定する必要があります。また、リスクの発生に備えて予備予算や余裕スケジュールを確保することも重要です。

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プロジェクト管理におけるリスクの要因

プロジェクト管理におけるリスクの要因は、主に9つ挙げられます。

  • 目標が不明確である
  • メンバーがパフォーマンスを発揮できない
  • 顧客側に不確定な要素がある
  • 顧客部門との合意形成ができていない
  • 連携が不十分である
  • 必要リソースが不足している
  • システム障害の発生が起きてしまう

各リスク要因について、理解を深めていきましょう。

目標が不明確である

目標が不明確な場合、プロジェクトの達成すべき成果物や目的も曖昧になってしまい、プロジェクトチームやステークホルダーがそれぞれ異なる理解を持つ可能性があるでしょう。

このような目標が不明確なプロジェクトでは、予算超過したり、期日に間に合わなかったり、目標を達成できなくなるリスクが高まります。

目標が不明確な状況を回避するためには、プロジェクトの目的や成果物、期間や予算を明確に定義する必要があります。また、ステークホルダーとのコミュニケーションを通じて、プロジェクトの目標や成果物についての理解を共有し、プロジェクトの成功に向けて同じビジョンを持つことが重要です。

メンバーがパフォーマンスを発揮できない

同リスクはプロジェクトメンバーの能力や技術、経験が不十分であることが原因であり、プロジェクトのスケジュールや品質、予算などに影響を与える可能性も否めません。また、プロジェクトマネージャーがメンバーの適切な役割分担やタスクの割り当てをおこなわなかった場合にも、パフォーマンス不足のリスクが高まるでしょう。

このようなリスクを回避するためには、プロジェクトメンバーのスキルや経験を十分に評価し、適切な役割分担やタスクの割り当てをおこなうことが必要です。プロジェクトメンバーへトレーニングや教育などを提供できれば、スキルや知識の不足を補い、パフォーマンスを向上させることができるでしょう。

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顧客側に不確定な要素がある

顧客側の不確定な要素の原因は、「顧客がプロジェクトの目標を明確化できていない」「要求される成果物やスケジュールが突然変更される」「要求される成果物が十分に理解できていない」などが考えられます。

顧客側の不確定な要素のリスクを回避するためには、顧客とのコミュニケーションを十分におこない、プロジェクトのビジョンや目標、要求される成果物やスケジュールなどを明確化することが必要です。

また、変更が生じた場合には、影響を評価して変更を受け入れるかを判断するプロセスの構築も大切でしょう。

顧客部門との合意形成ができていない

顧客部門との合意の不足の原因は、複数の部門が関与している場合に、各部門間で意見の相違が生じることです。また、顧客側の人員交代などにより、プロジェクトを依頼する担当者が変更された場合にも、新しい担当者が前任者と異なる意見を持っていることがあります。

このような事態を回避するためには、顧客部門間で合意形成のプロセスを構築することが必要です。具体的には、顧客側にプロジェクトの目的、要求される成果物やスケジュールなどについて十分に理解してもらい、顧客側での合意形成を促しましょう。

また、顧客側の担当者交代などによる変更にも対応できるよう、プロジェクトや要件などを十分に文書化し、プロジェクトの成果物を正確に管理することが必要です。顧客とのコミュニケーションを密におこない、顧客満足度を高めることが、プロジェクト成功の鍵となります。

連携が不十分である

プロジェクトでは、複数のチームが協力してタスクを達成するため、役割分担や情報共有が重要です。しかし、連携に問題がある場合、プロジェクトの進行に深刻な影響を及ぼす可能性も否めません。

たとえば、ある部署が納品予定日を遅れさせた場合、他の部署の作業スケジュールがずれ込むことになります。また、各部署間で情報共有が不十分だと、必要な情報が漏れ、誤解やトラブルも発生しかねません。

このように連能に問題がある場合、プロジェクトのスケジュールや品質に影響を与えるだけでなく、チーム間の信頼関係にも悪影響を与えてしまうことがあります。

回避するには、チーム間の連携を円滑にするためのコミュニケーション手段を整備し、定期的に情報共有をおこない、スケジュールや納品予定日を守れるように調整しましょう。

必要リソースが不足している

プロジェクトを遂行するためには人的資源や情報など、さまざまなリソースが必要です。しかし必要なリソースが不足している場合、プロジェクトのスケジュールや品質に深刻な影響を与えることがあります。

そのため、プロジェクトの計画段階で必要なリソースを正確に見積もり、必要なリソースを確保するための予算やスケジュールを立てることが重要です。

システム障害の発生が起きてしまう

プロジェクト管理におけるリスクの要因の一つに「システムトラブルによる障害」があります。たとえば、サーバーやネットワーク機器の故障、システムのバグ、セキュリティ問題など、プロジェクトの進行やハードウェアのトラブルによって発生するリスクのことです。

これらがリスクとなる理由は、システムトラブルによってプロジェクトの進捗が遅れたり、正確な情報を得られなくなったりする可能性があるからです。また、障害が発生した場合に対応するための予備のシステムやバックアッププランがなければ、プロジェクト自体が中断したり、完了までに長期間を要する可能性も否めません。

そのため、システムの信頼性を高めるために、適切なテストやセキュリティ対策の強化、システムトラブル発生時の対応計画の策定などをおこないましょう。また、障害が発生した場合に迅速かつ正確に対処できるよう、トラブルシューティングに精通した技術者の配置や、システムのモニタリングなども重要となります。

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プロジェクトのリスク管理を行うプロセス

プロジェクトのリスク管理を行うプロセスは以下の通りです。

  • リスク管理の計画を立てる
  • 起こりうるリスクを特定する
  • リスクを分析する
  • リスクの優先度を決める
  • リスクへの対応策を練る
  • 管理者を指名する
  • 定期的に計画を監視する
  • 対応策を実行する

各プロセスに沿って、詳しく見ていきましょう。

リスク管理の計画を立てる

プロジェクトのリスク管理をおこなうプロセスの一つは、リスク管理の計画を立てることです。このプロセスは、プロジェクトにおけるリスク管理に関する計画を策定し、実施するための方針や手順を決定することを目的としています。

リスク管理計画の策定には、以下のような内容が含まれます。

  • リスク管理の目的と範囲の明確化
  • リスク管理のアプローチの定義
  • リスク管理の役割と責任の割り当て
  • リスク評価とリスク対応の基準の設定
  • リスク管理のスケジュールとコストの見積もり

このように、リスク管理の計画を策定することで、プロジェクトにおけるリスク管理の方針を明確化し、リスクの早期発見が可能になります。また、リスクの想定範囲や評価基準を設定すると、リスク管理の成果物を客観的に評価できるため、プロジェクトの品質向上やコスト削減にもつながるでしょう。

起こりうるリスクを特定する

プロジェクトのリスク管理において、起こりうるリスクを特定することは重要なプロセスの一つです。このプロセスでは、プロジェクトが直面しうる潜在的なリスクを洗い出し、言語化することが求められるでしょう。

チームメンバーは、過去の類似プロジェクトや業界トレンド、特定の条件などを考慮しながら可能な限り、多くのリスクを識別するためのリストを作成しなければなりません。

リスクを特定するために「ブレーンストーミング」「専門家の意見を聞く」「文書を調査する」「ベンチマークデータの分析」などの方法が使用されます。また、リスクの特定には時間がかかることがあるので、プロジェクトの初期段階で早期に取り組むことが望ましいでしょう。

リスクを分析する

リスク管理においてリスクを分析するプロセスでは、特定されたリスクを詳細に分析して発生確率や影響度、発生した場合の対処方法を明確にします。

このプロセスでは「特定されたリスクが実際にどの程度の影響を及ぼす可能性があるのか」「リスクに対してどのような対策を取るべきか」を明確にすることが目的です。

分析結果に基づいて、優先度の高いリスクに対する対策を決定したり、対策の優先度を決定することで、リソースの配分を最適化できたりします。

リスク分析はプロジェクトの成功に欠かせないプロセスであり、リスク分析の正確さがプロジェクトの成否を左右することもあるでしょう。リスク分析を適切におこなえば、予期せぬ問題にも対処でき、プロジェクトを成功に導くことにつながります。

リスクの優先度を決める

リスク管理をおこなうプロセスの一つに「リスクの優先度の決定」があります。このプロセスでは、特定されたリスクについて重要度や影響度合いを評価し、優先度を決定することが目的です。

リスクの優先度を決めるためには「潜在的な被害の大きさ」「発生確率」「早期対処の必要性」「リスクに対する対応策の有効性」などの要因を考慮して評価をおこないます。

優先度が高いリスクは、影響を最小限に抑えるために、リスク対応の優先順位を設定し、早期に対応する必要があるでしょう。優先度が低いリスクについては、その対応策を後回しにすることで、プロジェクトのスケジュールやコストに影響を与えないようにすることも可能です。

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リスクへの対応策を練る

特定されたリスクに対する対応策を練るプロセスは、プロジェクトの目標に影響を与える可能性のあるリスクを排除することができます。

まず、特定されたリスクに対してどのように対処するかを考えましょう。次にそれぞれのリスクに対して、軽減策や回避策、移転策や受容策などの対応策を決定します。

しかし、リスクを軽減するための対応策が、プロジェクトのスケジュールを遅らせたり、コストを増加させてしまいかねません。そのため、対応策の効果を評価し、コストやスケジュールに適合するように適宜調整する必要があります。

管理者を指名する

リスク管理プロセスに従ってリスクを管理するためには、責任者を指名することが必要です。このプロセスではリスク管理計画を作成し、リスク分析して優先順位を付け、対策計画を策定しなければなりません。

そのためにも、プロジェクトの規模や性質に応じてリスク管理の責任者を指名し、リスク管理に関する決定権限を与えることが重要です。

定期的に計画を監視する

プロジェクトのリスク管理において、計画を監視することは重要です。このプロセスでは、計画が実際に進んでいるかを定期的に確認し、必要に応じて調整することが求められるでしょう。

その結果、問題点を早期に発見し、リスクに対処するための時間的余裕を確保できます。また、プロジェクトの予算やスケジュールの状況を常に把握できるため、プロジェクトの成功に向けて適切な判断をおこなえるでしょう。

対応策を実行する

「対応策の実行」は、特定したリスクに対して具体的なアクションを実行するプロセスを指し、対応策を実施するために必要なリソースやスケジュールを確保し、対応策の効果測定をおこないます。

対応策の実行後には、その結果を評価して対応策が目的を果たしているかを検証することも忘れないようにしましょう。

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プロジェクトで起こるリスクを予防するポイント

プロジェクトで起こるリスクを予防するポイントは5つあります。

リスクの受容

リスクの受容とは、プロジェクトマネジャーがプロジェクトにおけるリスクの発生確率や影響を予測し、そのリスクに対する備えを十分に準備することを意味します。

具体的には、リスクの可能性と影響の度合いを評価し、どのリスクに備えるべきかを考慮しながら、プロジェクト全体のリスクに対する目標と戦略を設定しましょう。優先度の高いリスクに対しては専門家の意見を参考にして、専門的な技術や方法を用いた対策を検討することが重要です。

また、リスクの特定や分析、対応策の策定をしたうえで、その情報をプロジェクトで共有し、すべての関係者が同じ基準で判断できるようにしておきましょう。

リスクの回避

リスク回避は、プロジェクトチームがプロジェクトに影響を与える可能性が高いリスクを避けるために取る行動です。

たとえば「特定の技術を使わない」「特定の市場を避ける」「より信頼性の高いサプライヤーを選ぶ」など、リスクの原因を排除することで対処することができるでしょう。

リスク回避はリスク分析を通じてリスクを認識し、プロジェクトの成功を確保するために取る重要な手段の一つです。プロジェクトに携わるすべての人々にとって重要であり、プロジェクトの成功に不可欠といえます。

リスクの制御

リスクの制御では、リスクが発生した場合に備えて事前に対策を講じることでリスクの影響を最小限に抑えます。

プロジェクトチーム全体がリスクマネジメントの重要性を認識し、事前にリスクプランを策定したうえで、スクマネジメントチームとともにその対策を検討することが大切です。その結果、プロジェクトの品質やスケジュール、コストなどに影響を及ぼすリスクを最小限に抑えることにつながるでしょう。

リスクの移転

リスクの移転とは、保険契約を結んだり、契約書でリスクを他の人や組織に負わせたりなど、リスクを発生させる可能性がある原因や責任を他の人や組織に移すことです。

ただし、リスクの移転はあくまでもリスクを転嫁することであり、リスクの解決にはなりません。また、リスクを移転するためには費用がかかる場合があり、財務的な負担を強いられることも考えられるため、慎重な検討が必要です。

実際にリスクを移転する際には、適切か否かを判断したうえで契約書や保険契約などを適切に取り扱い、プロジェクトの成功につながるよう対処することが重要になります。

リスクの監視

プロジェクトで起こるリスクを予防するためには、リスクの監視が重要です。リスクの監視とは、プロジェクトの進捗を監視し、新しいリスク要因が現れた場合にプロジェクトマネージャーが直ちに対処することを意味します。

このプロセスには、プロジェクトの成功を確保するためにリスク要因を詳細に記録し、関係者に報告することが含まれます。監視によって、問題や障害が発生する前に対応策を打てるため、リスク要因を最小化することができるでしょう。

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プロジェクト達成には起こりうるリスクの管理が重要

プロジェクト達成にはリスクの管理が重要となります。プロジェクト管理において、リスクは必ず発生するものであるため、事前に予測し、最小限の被害で乗り切ることが大切です。

また、リスク管理をおこなう際には、リスク管理の計画を立てましょう。起こりうるリスクを特定し、リスクを分析して対応策を練り、管理者を決めて定期的に計画を監視して対応策を実行する必要があります。

このように、プロジェクトを達成するためには、リスクの発生を前提としたリスク管理をし、リスクの受容や回避、制御や移転、監視といったポイントを事前にしっかりと押さえておきましょう。

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