プロジェクト管理が失敗する要因｜具体例や失敗しない改善策

プロジェクト管理における成功とは？

プロジェクトが発足すると、経営陣や従業員といった立場に関係なく「できるだけ成功させたい」と思うものです。しかし、プロジェクトはときに失敗することもあります。

「プロジェクトの失敗・成功とは？」と疑問に思う方も多いのではないでしょうか。一般的には、以下のような状態を意味します。

【プロジェクトの成功】

• 納期までに完了できること
• コストが予算内で収まること
• 高品質な成果物を提出できること

【プロジェクトの失敗】

• 納期に遅れてしまう
• 予算をオーバーしてしまう
• ミスや問題点がある
• 取引先の思うような状態でない

プロジェクトを成功させるためには、「QCD=期限・コスト・品質」を保つことが大切です。また、取引先と綿密にミーティングし意向をしっかりと把握することで、「思っていたのと違う」といったミスマッチの発生を防止できます。

▷プロジェクト管理を円滑にするフレームワーク集！特徴や使うべきツール

プロジェクト管理が失敗する予兆・失敗要因の具体例

プロジェクト管理が失敗する予兆・失敗要因の具体例について4つ解説します。プロジェクト管理は必ずしも成功するとは限らないため、原因を把握しておきましょう。

スケジュールや要件が明確になっていない

スケジュールや要件が明確になっていないと、プロジェクト失敗のリスクが高まります。通常プロジェクト管理を始める際は、まずプロジェクトの目標を定め、それに沿ってスケジュールやタスク内容を決定します。ゴールを明確にすることで従業員の結束力も上がるでしょう。

一方、目標が定まっていない場合、スケジュールや要件も曖昧になる傾向があります。「何をすればよいか分からない」「いつまでに完成させるべきなのか」といった状態のままプロジェクトを進行しても、品質の高い成果物は作成できません。

そのため、取引先の企業と綿密にコミュニケーションを取りながら、どのような成果を期待しているのかなどを明らかにしましょう。事前にすり合わせをしておくことで、プロジェクト完了後に「依頼したものと違う」「期待に応えてくれない」といった評価を受けるリスクを削減できます。

進捗管理に問題がある

進捗管理に問題がある場合があります。プロジェクトマネージャーは、従業員が今何に取り組んでいるのか、問題は発生していないかなど、計画的にプロジェクトを進めるために進捗を確認する必要があります。

この行程が上手く機能していない場合、スケジュールに遅れが発生したり、後から重大なミスが発覚したりする恐れがあります。そのため、状況確認をしながら、必要に応じてタスクの再分配やタスクにあたる従業員の増員をおこない、大きなミスや損失の発生を未然に防止しましょう。

▷進捗管理とは？どうやるべき？プロジェクト管理のコツと失敗例

プロジェクトメンバーとの連携が取れていない

プロジェクトメンバーとの連携が取れていない場合、思わぬミスが発生する恐れがあります。

たとえば、マネージャーはタスクを割り振っていたと考えていても、従業員はタスクが課されたことを知らないといったケースです。この場合、納期に遅れが出たり、取引先の希望通りの成果物を作成できなくなったりする恐れがあります。

一方、従業員とコミュニケーションを取るようにすると、連絡ミスや誤解による大きな損失を避けることができます。また、適材適所に人員を配置できるようになるのもメリットのひとつです。従業員の希望や保有するスキルに応じてタスクを振り分けることで、作業の効率化が可能になるでしょう。

プロジェクトの作業量が把握できていない

プロジェクトの作業量が把握できていないと、従業員がプロジェクトの全体像を把握できなくなる恐れがあります。一つのタスクに時間をかけすぎることで、次の作業に取り掛かれなくなったり、納期に遅れが発生したりする可能性があるため注意が必要です。

また、プロジェクトに遅れが発生すると、従業員の抱える業務量も増えます。長時間勤務や休日出勤が必要になることもあるでしょう。切羽詰まった状態でスケジュールをこなすと、成果物のクオリティーにも影響がでます。

「思っていたよりも工程数が多かった」といった事態にならないためにも、プロジェクトの作業量は全体に共有することで、お互いにサポートし合うことができます。

▷プロジェクト管理ツールの基本的な機能一覧！機能を理解し業務効率化！

プロジェクト管理の失敗例から分析する改善策

プロジェクト管理の失敗例から分析する改善策とはなにがあるのでしょうか。以下の5つについて解説します。

• スケジュールや要件を明確にする
• プロジェクトの体制を整備する
• 計画に適切なリソース配分を行う
• プロジェクト管理ツールを導入する
• コミュニケーションを強化する

スケジュールや要件を明確にする

スケジュールや要件を明確にすることが大切です。成功を収めるためには、プロジェクトを徹底的に管理する必要があるので、まずは、計画書や要件定義書を作成しましょう。書類には以下のような項目を記載します。

• 納期
• タスク内容
• 取引先の意向
• プロジェクトの目標
• プロジェクトの予算　など

要件や目標が明確になると、やるべきことやスケジュールなども見出しやすくなります。また、「すごいプロジェクトに携われる」「絶対に達成させたい」といったように、従業員のモチベーション向上にも役立ちます。

プロジェクトの体制を整備する

プロジェクトの体制を整備することも大切です。必要に応じて、プロジェクト専用のチームや部門を創設しましょう。また、プロジェクトマネージャーやタスクごとの責任者、タスクに参加する従業員、予算の管理者なども細かく決めていきます。

プロジェクトに取り組む体制が整っていないと、何から始めて良いか分からなくなったり、スケジュールに遅れが出たりと、従業員が混乱する原因になります。そのため、プロジェクト体制の構築は、プロジェクト管理における欠かせない行程の一つです。

▷プロジェクト管理に必要なスキルとは？PMが身につけるべき能力と向上の秘訣

計画に適切なリソース配分を行う

計画に適切なリソース配分を行うようにしましょう。リソース配分とは、リソースを割り当てる作業のことで、プロジェクト管理をおこなう際のリソースは、「人員」「時間」「予算」などが挙げられます。しかし、リソースは存分に使用すればよいというものではありません。

予算の範囲内で、できるだけ高いクオリティーを上げることが、プロジェクトを成功させるためのポイントとなります。そのため、従業員の得意・不得意なジャンルや、将来の展望、仕事への意識などを確認し、適切なタスクを分配しましょう。そうすることで、業務が効率化し利益の最大化も見込めるようになります。

プロジェクト管理ツールを導入する

プロジェクト管理ツールを導入することがおすすめです。プロジェクト管理ツールとは、円滑にプロジェクトを進めるための専用アプリケーションです。以下のような機能が搭載されています。

• ガントチャート作成機能:タスク工程を表し、業務内容を見える化する
• メッセージやチャット機能:管理者や従業員間でのやり取りを促進する
• Wiki機能:議事録や計画書といった社内の情報を蓄積する
• カレンダー機能:納期や従業員のスケジュールをカレンダー表で記載する
• 予算管理機能:予算や実際にかかったコストなどを管理する

プロジェクトを進めるために必要となる機能が複数搭載されており、状況確認や情報分析も簡単にできます。リアルタイムの情報を収集できるため、大きなミスや遅れが発生する前に対応できるのがメリットです。また、ツールをいくつも使い分ける必要がなく、業務の手間や時間も削減できます。

▷【2023年最新】おすすめのプロジェクト管理ツール20選を比較！目的や料金に合わせた選び方

コミュニケーションを強化する

コミュニケーションを強化することも欠かせないポイントの一つです。社員同士で意見を交換し、進捗状況や問題の有無などを確認することで、問題が発覚した場合にも大きなミスに発展する前にスムーズに対応できます。

また、タスクごとの進捗状況が良いチームにタスクを再配分したり、遅れがでそうなタスクに専門知識を持つ従業員を投下したりといったように、臨機応変な対応も可能になります。プロジェクトを円滑に回すことで、納期に遅れが発生するリスクを削減可能です。

なお、プロジェクト管理においては、従業員間のコミュニケーションを促進することも大切です。コミュニケーションが取りやすい関係性になっていると、業務に関する相談事や問題を共有しやすくなります。また、チームワークが円滑になり、プロジェクトに対するモチベーションも向上するでしょう。

▷進捗管理表とは？エクセルでの作り方やプロジェクト管理のコツ

プロジェクト管理に失敗しないためのおすすめツール

プロジェクト管理に失敗しないためのおすすめツールを3つ紹介します。特徴や料金プランなどを解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

Lychee Redmine

Lychee Redmineは、ガントチャートの満足度No.1といわれているプロジェクト管理ツールです。無料ツールである「Redmine」に機能がプラスされ、より使いやすい設計になっています。ガントチャートはもちろん、タイムマネジメントやEVM、コスト分析、プロジェクトレポートといったサービスも利用可能です。

タスク同士の関係性が一目で確認できるため、プロジェクト全体の進捗状況が確認しやすく、プロジェクト管理に役立ちます。また、メンバー間の負担状況や遅延が発生するリスク、タスクの達成度などもグラフや表などで見える化できたり、

利用する機能のカスタマイズも可能です。「自社に合った機能だけが欲しい」「無駄を省きたい」と考えている企業にも適しています。

Backlog

Backlogは、チーム内のコミュニケーションを促進して、プロジェクト管理を円滑にするツールで、製造業や行政、IT企業など幅広い業界で導入されているサービスです。自身の作業状況を提示できる機能やカンバンボード、ガントチャートなど複数の機能を搭載しており、情報共有や進捗状況の確認が手軽にできます。

また、シンプルで直感的に操作できるデザインも魅力の一つです。誰でも使いやすい設計になっているので、専門知識のない方でも気軽に操作できます。ツールの使い方を覚えたり教えたりする時間や手間も省くことが可能です。

30日間の無料お試しプランもあるので、「まずは使い心地を試してみたい」「手軽に導入できるツールがよい」と考えている企業に適しています。

Asana

Asanaは、世界190ヵ国で導入されているプロジェクト管理ツールです。進捗状況やタスクの状況が一目で分かるような設計になっているため、報連相に伴い発生する業務や時間、手間を削減できます。また、浮いた時間をタスクの達成に向けて活用すれば、業務の効率化にも繋がります。

さらに、連携できる機能が多いのもAsanaの特徴です。100以上のツールとの連携が可能となっており、自社のスタイルに合わせてカスタマイズできます。

プロジェクト管理が失敗する要因を押さえておこう

プロジェクトは必ずしも成功するとは限りません。ときにはミスが発生したり納期に間に合わなかったりと失敗することもあるでしょう。失敗する要因としては「スケジュールや要件が明確になっていない」「進捗管理に問題がある」「コミュニケーションが取れていない」といったものがあります。

プロジェクトを成功させるためには、失敗の要因を知り改善に向けて対策を立てることが大切です。プロジェクトの体制を整備したり、プロジェクト管理ツールを導入するなどして、プロジェクトを計画的に進めましょう。

プロジェクト管理ツールは複数ありますが、特徴はアプリにより異なります。自社に合ったツールを選択することで、作業の効率化や利益の最大化を期待できます。おすすめの管理ツールを紹介した今回の記事も、ぜひ参考にしてみてください。