進捗管理の見える化とは？おすすめのツールや見える化するコツ・失敗例を紹介

進捗管理の見える化とは？

進捗管理の見える化とは、従業員が個々に担当する業務の進捗状況を可視化し、チームとして管理方法を共有することです。システム開発や広告の制作など、複数人が個々に担当業務を持ち、一つの成果物に仕上げる案件で導入されています。進捗管理の見える化によって、個々のタスク管理がしやすくなるほか、従業員の作業時間や工程が明らかになるので、プロジェクトの全体を把握しやすくなるでしょう。

プロジェクトの規模が大きくなるほど、トラブルが生じた際の影響範囲が広くなるため、進捗管理の見える化が重要になります。

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進捗管理の見える化が必要な理由

進捗管理の見える化が必要な理由は、以下3つのリスク発生を避けるためです。

• 業務の属人化を防止するため
• 業務の遅延を防止するため
• 人的ミスを防止するため

理由の内容を一つひとつみていきましょう。

業務の属人化を防止するため

業務の属人化を防ぐため、チームメンバー一人ひとりの進捗管理を見える化します。業務の属人化とは、実務経験やノウハウが豊富な一部の従業員に、業務量が偏る現象のことです。

業務の属人化が起きると進捗管理を把握できない業務が増加し、業務効率悪化やマネジメント品質の低下など、さまざまなデメリットが生じます。このような特定の従業員へ過度な負担が生じるのを防ぐため、進捗管理を見える化するのです。

作業の進捗管理を可視化するには、メンバー一人ひとりに期限を設定した担当業務の振り分けが必要です。「誰がどの業務を担当しているか」を明確化できるため、業務の属人化が発生する事態を避けられるでしょう。

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業務の遅延を防止するため

納期遅延を防ぐのも、進捗管理を見える化する重要な理由の一つです。各メンバーからの報告ベースで作業の進捗状況を把握していた場合、計画通りに進んでいるか、正確に把握するのが難しくなります。

進捗遅れの発見が遅れるほど、トラブルに発展する可能性が高くなり、仮に納期遅延を招いた場合は顧客からの信頼を失い、継続的な利用は望めないでしょう。このように、進捗状況の正確な把握とトラブルの発生を回避するため、進捗管理を見える化します。

人的ミスを防止するため

進捗管理の見える化によって、ヒューマンエラーが原因でのトラブルを防ぎます。業務内容や業務量、期限を個人任せにしていると、対応漏れや期限遅れが発生するケースが少なくありません。

そのような人的ミスを把握するタイミングが遅れるほど、納期遅延や成果物の品質低下につながる可能性が高くなります。期限内に高品質な成果物を納品するためにも、メンバー一人ひとりがこなすべき業務内容を明確化しておきましょう。

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進捗管理の見える化で得られる効果

プロジェクトメンバー全体の進捗状況を見える化すると、以下5つの効果が得られます。

• スケジュールや納期の連携をスムーズにできる
• 問題を早期に発見できてリスクヘッジにつながる
• 仕事の優先順位を明確に把握できる
• 協力体制を構築できる
• 無駄がなくなり業務を効率化できる

問題の早期発見や協力体制の構築によって、業務をスムーズに進められます。

スケジュールや納期の連携をスムーズにできる

各メンバーの進捗管理を正確に把握できれば、マネージャーは期限に合わせて具体的な指示を送れます。「この作業は明日で終わらせる」「来週の金曜日までに終わらせてほしい」など、指示内容が具体化されるため、メンバーが動きやすくなるでしょう。

また、進捗管理によって、納期から逆算してスケジュールを組めるため、余裕を持ったスケジュールを展開でき、チームメンバーへ過度な負担がかかる事態を避けられます。万が一に、急な仕様変更や不具合対応が起こったとしても、柔軟な対応も可能です。

問題を早期に発見できてリスクヘッジにつながる

マネージャーは、各メンバーの進捗管理を正確に把握でき、素早く意思決定を下せます。予定より作業が遅れている場合は、スケジュール調整や人員の増員などをおこない、トラブルの発生を未然に防ぐことができるでしょう。

このように、進捗管理の見える化によって問題を早期に発見でき、トラブルの回避やリスクヘッジを強化できる点がメリットです。

仕事の優先順位を明確に把握できる

進捗管理の見える化によって、メンバーが業務の優先順位を明確に把握できます。実務経験が少ない場合、優先順位の低い業務から始めてしまうケースも珍しくありません。その結果、重要業務を後回しにする形になり、納期遅延や成果物の品質低下を招きます。

しかし、進捗管理の見える化をすることで、期限や優先順位を明確化した状態でタスクを振り分けられ、仮に実務経験が少ないメンバーがいたとしても、業務の優先順位を間違える心配はありません。

協力体制を構築できる

各メンバー間の進捗管理を正確に把握できると、協力体制を築きやすくなります。メンバー同士が互いの進捗状況を共有する意識が高まることで、コミュニケーションの活性化や連携強化が期待できます。

また、スムーズな情報共有によって、認識のズレによる修正工数の増大を防げる点がメリットであり、作業負荷やスケジュールに余裕のあるメンバーはサポートに回れるため、特定のメンバーに過度な負担がかかる事態を避けられます。

無駄がなくなり業務を効率化できる

進捗管理の見える化によって、マネージャーはメンバーとの無駄なやりとりを削減できます。各メンバーの作業状況を一目で把握できるため、担当者に何度も確認する必要がなくなり、コミュニケーションコストを削減できて別の業務に集中してリソースを割くことができます。

その結果、マネージャーだけではなく、プロジェクトメンバーも作業を中断される機会が減り、高いレベルで集中力を維持できるようになるでしょう。

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進捗管理の見える化に失敗してしまう理由

ここからは進捗管理の見える化に失敗する主な原因について紹介していきます。

作業の優先順位が不透明になっている

優先順位が定まっていない状態だと、どの業務・タスクから優先して取り組めば良いのか基準が曖昧になってしまうため、正しく進捗の管理ができなくなってしまいます。

結果として、プロジェクト全体での進捗に影響を及ぼしてしまうので、タスク重要度や業務の優先度を意識して整理する必要があるでしょう。

メンバー間で進捗の共有ができていない

メンバー間で進捗の共有ができていない場合、業務の重複や抜け漏れが生まれてしまうリスクがあります。業務負担が増えてしまい、プロジェクトの進捗に影響してしまうために十分な注意が必要です。

そのため、会議や日報などで進捗を定期的に共有し合い、メンバー間の業務内容を把握しておきましょう。

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進捗管理を見える化する方法

作業の進捗状況を見える化するにあたっては様々な方法があります。ここでは見える化するにあたって最適な方法について紹介していきます。

日報を作成する

進捗管理を見える化する方法として、日報を作成することが挙げられます。具体的には、日々の作業内容や進捗状況を日報にまとめ、マネージャーへ提出します。日報を作成するメリットは、毎日作成することで良かった点や課題を振り返る習慣が身に付き、プロジェクトメンバーのスキルアップが望める点です。

ほかにも、課題を意識して今後の業務に励むようになり、業務効率改善やミスの削減が期待できたり、日報を通じてマネージャーからアドバイスや提案が得られるたりする点もメリットでしょう。その結果、不安や気がかりな点があったとしても、早期解決が望めます。

一方、マネージャーは進捗状況を確認するため、メンバー全員の日報を確認しなければなりません。メンバー同士が互いの進捗状況を確認する体制も構築しづらく、認識のズレやコミュニケーション不足を招きやすくなります。

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進捗を共有し合う会議を実施する

業務の進捗は共有し合う機会を設けることにより、詳細に把握することができるため、進捗を共有し合う会議を実施するのも方法の一つです。

各メンバーの進捗を共有してヒアリングし合うことによって、課題解決につながったり、タスクを効率的に消化できたりと様々なメリットがあります。

会議の形式ははじめから固める必要はないので、実施していく中で最適な形になるように改善していきましょう。

カレンダー・ホワイトボードを活用する

共有カレンダーやホワイトボードに作業状況を記入する形でも、進捗管理の見える化ができます。どちらも簡単に作業の進捗状況を書き込める点が特徴で、特にホワイトボードはオフィスの目立つ場所に置いてあり、書き込めるスペースも広いため、視認性が高くなります。

半面、カレンダーやホワイトボードを見ないと進捗管理ができないので、「外出頻度が多い」「テレワークを導入している」「協力会社やフリーランスを活用している」などの場合だと、情報の共有が難しくなります。

エクセルを活用する

進捗管理を見える化する方法として、エクセルやスプレッドシートの活用も挙げられます。エクセルを活用した場合のメリットは、スムーズに導入できる点です。

エクセルはパソコンに標準搭載されているケースが多く、新たにソフトウェアをインストールする必要もありません。ガントチャートのテンプレートも無料でダウンロードできるため、導入にかかる手間を最小限に抑えられます。

また、スプレッドシートを活用した場合は、リアルタイムの状況が反映されるため、複数人での作業を進めやすくなります。在宅勤務やサテライトオフィスワークなど、働き方を問わず利用できる点も魅力です。

一方、エクセルlやスプレッドシートの場合、管理できる項目には限界があり、常に最新の状況を反映しておくには、シートの定期的な更新も欠かせません。進捗管理に割く工数も増えるため、本業に支障が及ぶ可能性が高くなるといったデメリットも考えられるでしょう。

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ビジネスチャットを活用する

ビジネスチャットのグループチャット機能やタスク管理を活用し、進捗管理を見える化する方法もあります。ビジネスチャットを活用するメリットは、メンバー間とのコミュニケーションが取りやすい点です。

ビジネスチャットはメールと異なり、挨拶文の挿入や件名を入力する必要はありません。チャットルームにメッセージを残すようメンバーに指示しておけば、作業の進捗状況をすぐに把握できるうえ、注意事項や指示内容があった場合も、すぐにプロジェクトメンバーと情報を共有することも可能です。

また、定期的にビデオ通話で会議をおこなえば、オフィス外で働くメンバーとのコミュニケーション不足を解消できます。ただし、ガントチャートやカンバンボードなど、ビュー表示に関する機能は付いていないので、作業の進捗状況を視覚的に確認できる方法を考えておく必要があるでしょう。

進捗管理ツールを活用する

進捗管理ツールを導入し、作業状況を見える化する方法です。進捗管理ツールを導入するメリットは、すぐに運用を始められる点であり、ガントチャートやタスク管理、ワークフローなど、進捗管理に必要な機能全般を搭載しています。

くわえて、常に最新の状況が反映されているため、一目で進捗状況を把握できるため、担当者へ何度も確認をする必要がありません。作成した文書やデータもツール内に保存可能なので、必要な情報をいつでも検索できるといったメリットもあります。

一方、デメリットとしては、導入費用やランニングコストなど、一定の費用がかかる点が挙げられます。こういったコストを抑えるためにも、クラウド型の進捗管理ツールを選びましょう。初期費用を無料と設定しているベンダーも多く、インフラ環境の構築も不要であり、メンテナンスやアップデートもベンダーへ一任できるため、管理負担も抑えられます。

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進捗管理を見える化できるおすすめのツール5選

進捗管理を見える化するにはツールの活用がおすすめです。

月額料金が安く設定されているツールも多く、予算に制約のある企業も導入できるのでチェックしてみてください。

1.Smartsheet

Smartsheetは、フォーチュン100に認定された、企業の90%が導入している進捗管理ツールです。コストパフォーマンスに優れている点が特徴であり、ガントチャートやワークフロー、コンテンツでの共同作業など、進捗管理に関する機能全般を搭載しています。

ほかにも、GoogleWorkSpaceやZoomなど、多くの外部システムと連携しており、データや情報をスムーズに共有できます。また、ビジネスプランを選択すれば、ユーザー数無制限で1TBまで利用可能になるうえ、作業を自動化できる件数の制限もありません。

さらには、月額3,000円以下で利用できるため、コストを抑えられる点も魅力です。無料トライアルや無料プランも用意されており、コストをかけずに機能性や操作性を確認できます。

2.みんなでガント.com

みんなでガント.comは、株式会社サムテックが提供する進捗管理ツールです。3ヶ月や6ヶ月、12ヶ月など、プロジェクト期間に応じて料金プランを選択でき、無駄な費用の発生を抑えられます。

月額費用も数百円〜数千円に抑えられるため、大きな負担にはなりません。機能は、ガントチャート作成やToDo管理など、進捗管理に必要な機能を搭載しており、セキュリティ対策が充実している点も魅力の一つです。

また、安全性に優れたAWSをデータセンターのインフラに採用し、サーバーダウンのリスクを最小化しています。ほかにも、通信の暗号化やWAFの搭載、アクセス制限などに対応しており、サイバー攻撃や内部不正の発生を避けられるといった点も魅力の一つです。

万が一、サーバーがダメージを受けたとしても、データセンターへの自動バックアップ機能も搭載しているので、最短でのデータ復元が可能です。

3.Microsoft Planner

Microsoft Plannerは、マイクロソフト株式会社が提供する進捗管理ツールです。チャットやビデオ通話、共同編集など、さまざまな機能を搭載したTeamsと連携して使用します。

チェックリストや色分けしたラベルなど、視覚情報を豊富に盛り込んだカンバンボードを作成し、作業の進捗状況を可視化できることもポイントです。画面上には常に最新の状況が反映されており、担当者と何度もやりとりを重ねる必要はありません。

また、OutlookやSharePoint、OneDriveなど、他のソフトウェアも利用できるため、業務を効率的に進められるでしょう。

4.Backlog

Backlogは、株式会社ヌーラボが提供する進捗管理ツールで、機能が充実している点が特徴です。Web制作会社や広告代理店、新聞社など、さまざまな業界の企業で導入されています。

Backlogの機能にある、ガントチャートやバーンダウンチャートなど、複数のチャートを使い分けることで、プロジェクトの進捗状況を正確に把握できます。一方で、各担当者のタスクや課題は、最新の情報が掲載されているカンバンボードで管理します。

ステータスはドラッグ＆ドロップで変更できるため、操作性に悩まされる心配はいりません。また、タスク管理ではタスクの作成や担当者の割り当て、メンバーへの通知など、一連の作業を画面上でおこなえます。

5.TeamHack

TeamHackは、株式会社カタリストシステムが提供する進捗管理ツールで、無料プランの機能が充実している点が特徴です。ほかにも、複数プロジェクトの一括管理やタスク作成、チャットなど、進捗管理に必要な基本機能をコストをかけずに利用できます。

同サービスを使用することで、ドキュメントやタスクごとにチャットのやりとりを掲載できるため、業務をスムーズに進められるでしょう。完成したドキュメントには、ワンクリックでレビューや差し戻しができるため、紙文書への印刷は必要ありません。

【無料版】進捗管理を見える化できるおすすめツール8選

無料トライアルまたは無料プランが用意されている進捗管理ツールは以下の8個です。

無料トライアルまたは無料プランを活用すると、ミスマッチにともなう無駄な費用の支払いを避けられます。有料プランを利用する前に操作性や機能性を確認できるため、自社の要望を満たせるかを正確に見極められるので、ぜひ活用していきましょう。

1.Jira Software

Jira Softwareは、アトラシアン株式会社が提供する進捗管理ツールであり、無料トライアルと無料プランの両方が利用できます。無料のfreeプランを選択した場合でも、プロジェクトボードやレポートとインサイト、ロードマップなど、進捗管理に必要な基本機能は利用可能です。

ツール全体の特徴としては、テンプレートが豊富に搭載されている点が挙げられます。スクラムボードやカンバンボード、バグ追跡など、さまざまなテンプレートが用意されており、一から作業を進める必要がありません。

2.monday.com

monday.comは、monday.com株式会社が提供する、カスタマイズ性に優れている進捗管理ツールです。個人事業主向けに無料プランが用意されており、200以上のテンプレートや20種類以上のカラムを無料で利用できます。

また、ダッシュボードやワークフローを自由にカスタマイズ可能なうえ、進捗状況や作業負荷を正確に把握でき、マネージャーは状況に応じた正確な判断が下せます。ほかにも、設定したルールに基づき、タスクの割り当てやステータス更新などの自動化が可能です。

3.Trello

Trelloは、アトラシアン株式会社が提供する進捗管理ツールで、ユーザビリティに優れている点が特徴です。無料プランも用意されており、ストレージ容量やカードは無制限に利用できます。

具体的な機能として、タスクの割り当てや作業の進捗状況など、タスク管理は一つのワークスペースで完結できます。優先順位に応じてタスクがラベリングされるため、メンバーに迷いを与えません。さらにルールやコマンド、ボタンなどを設定しておけば、タスクカードの作成を自動化できます。

4.jooto

jootoは、株式会社PR TIMESが提供する、ユーザインタフェースに優れている進捗管理ツールです。無料プランと無料トライアルが共に用意されています。

また、ガントチャート作成やタスクの振り分けなど、各種作業をドラッグ＆ドロップで進められるので、専門知識や特別なITスキルは必要ありません。さらに、タスクごとにコメントやチェックリストを掲載できるため、ケアレスミスの発生を防ぐことも可能です。

業務の進め方や注意点など、タスクに関してメンバー間でコミュニケーションを取れる機能も搭載しており、業務をスムーズに進められるでしょう。

5.Google keep

Google keepは、Google LLCが提供する個人向けの進捗管理ツールです。スマートフォンやタブレット端末から簡単にタスク内容を確認できます。音声メモは自動でテキストデータへ変換できるため、後から文書にまとめる必要はありません。

また、スマートフォンで撮影した文書や領収書データなどを保存することが可能なうえ、カテゴリー別での保存やラベリングをしておけば、必要な資料を簡単に探し出せます。

6.Asana

Asanaは、Asana Japan株式会社が提供する進捗管理ツールです。無料プランの機能が充実しており、最大で15人のユーザーが100MBまで利用できるうえに、プロジェクトやタスク、アクティビティの数にも制限は設けられていません。

また、カンバンボードやガントチャートを状況に応じて使い分けられます。ビュー表示では常に最新の進捗状況が表示されているため、担当者と何度もやりとりを重ねる必要はありません。

ボード上でのステータス変更は担当者と作業内容、期日など、必要な情報をまとめたカードをドラッグ＆ドロップするだけで完了します。ワークロードからは、メンバーにかかっている業務負荷を確認できるので、特定の従業員へ業務が集中する事態を避けられるでしょう。

7.Wrike

Wrikeは、Wrike, Inc.が提供する進捗管理ツールです。プロジェクト管理用テンプレートを搭載しており、ガントチャートの作成やタスクの割り当てを効率的に進められます。

作業の進捗管理やメンバーへの作業負荷は、一つのワークスペースからまとめて確認できるため、マネージャーは素早く判断を下せます。また、ワークフローとリクエストフォームを活用すれば、ルーティンワークの自動化が可能です。

さらには、同ツールを使用することで、コア業務に集中できる体制を確立でき、業務効率改善や成果物の品質向上が望めます。マーケティングやコンサルティングなど、複数のテンプレートを搭載しており、さまざまな用途に利用できる点も魅力です。

8.Taskworld

Taskworldは、Taskworld Inc.が提供する進捗管理ツールです。フリープランを選んだ場合、タスク＆チャットやファイル共有などの機能を最大15人まで利用でき、プロジェクト数にも制限はありません。

プレミアムプランでは、ガントチャートやカレンダー表示など、複数のビュー表示を使い分けられるため、進捗状況を正確に把握できます。タスクのチェックリストやリマインド設定などを利用すると、対応漏れの発生も回避できます。

進捗管理を見える化しチーム力を高めよう

進捗管理の見える化によって、納期遅延の発生を避けられます。作業の進捗状況を正確に把握でき、想定よりも遅れている工程を見つけた場合にも素早く対応できる点がメリットです。

このように、問題の早期発見によってトラブルを未然に防ぎ、納期厳守と高品質な成果物の納入を実現することが可能になります。進捗管理を見える化する方法は、ホワイトボードやエクセル、ビジネスチャットの活用などさまざまですが、最も多くのメリットが得られる方法は進捗管理ツールの活用になります。進捗管理ツールは、進捗管理に必要な機能が揃っており、すぐに運用を始められるうえに、クラウド型であれば、全体的にコストを抑えられる点が魅力です。

しかし、初めて進捗管理ツールを導入する場合、どのように選定作業を進めるべきか、わからない方もいるでしょう。この記事で紹介したおすすめの進捗管理ツールを参考に、自社に合ったツールを選択してください。