販売管理の発注業務について｜流れやポイントについて解説

販売管理とは？

販売管理とは、販売活動に関わる商品とお金の流れを管理する業務です。業務の内容は、受注管理、出荷管理、請求管理、発注管理、在庫管理など多岐にわたり、商品やサービスの受注から資材の仕入れ、販売、出荷など、商品がユーザーの手元に届くまでのプロセスを管理します。

販売管理の発注業務の流れ

販売管理の中での発注業務は、商品やサービスの安定した供給を確保するためのプロセスです。その流れと具体的な業務をみていきましょう。

購買依頼書を作成する

購買依頼書は、必要な商品やサービスを購入するための書類です。

社内では、購入の承認を得るためや、購入履歴の詳細を記録しておくための文書として使われ、社外向けでは、仕入先に購入の詳細を伝える目的で使用されるのが一般的です。

購買依頼書には、商品名、数量、納入場所、希望納期、購入理由などが記載されます。

仕入先を決める

購買依頼書の内容をもとに仕入先の選定を行います。選定の際は、以下の項目を必ず確認するようにしましょう。

納期

仕入先によって、発注から納品までの期間は異なります。希望する納期での納品が可能かを確認しましょう。

発注ロットと価格

発注する際の最小単位も仕入先によって異なるため、事前に把握しておきましょう。在庫量とのバランスを図りながら、まとめて発注することで、単価や輸送費などのコストを抑えることも可能です。

見積もりを依頼する

仕入先を選定したら、商品や数量をはじめ、納期や納入場所、支払い条件の希望を仕入先に伝えたうえで見積書の提出を依頼します。発注後は、価格をはじめとする諸条件を変更できない場合が多いため、見積書の内容は入念にチェックしましょう。

仕入れ価格を抑えたい場合は、複数の仕入先に見積もりを取って条件を比較する「相見積もり」を検討することもあります。

発注をする

見積もりの内容を確認し、問題がなければ注文書を作って発注します。注文書には、発注日、商品名、単価、数量、納期、支払い条件、支払い締め日などを明記します。

仕入先によって受注の締切日は異なるため、希望する納期に間に合うよう発注日を管理するようにしましょう。長期にわたって継続的な発注が見込まれるときは、月に1回など、決められた時期に発注を行う「定期発注」などの購買契約を結ぶこともあります。

仕入れ・検品をする

発注により仕入れた商品は、注文書の内容通りに納品されているかを確認し、必ず商品の検品を行います。破損などの不良により、交換する必要が生じた場合は、即座に仕入先に対応を依頼しましょう。

検品が終わり、問題がなければ受領書にサイン・捺印して返送します。

支払いをする

受領書が送付され、受領の確認がとれると仕入先から請求書が届きます。

見積書と請求書の内容に相違がなければ、支払い手続きをすることになりますが、支払日、支払い方法などの支払い条件は、必ず事前に確認しておき、定められた通りに支払うようにしましょう。

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販売管理における発注業務のポイント

発注業務を滞りなく、効率的に進めるにはどのようにしたらよいでしょうか。ポイントは2つあります。一つは発注点を知ること、もう一つは定期発注方式を活用することです。具体的に解説します。

発注点を理解する

発注点とは、在庫管理で新たに発注を行うタイミングを指す指標です。一般的には、在庫数に基準を設け、その基準を下回ったときを発注点とすることが多いでしょう。

在庫数を基準にした発注点は、基本的には次のような式で求められます。

発注点＝1日の平均出荷量×調達期間+安全在庫

定期発注方式を活用する

定期発注方式は、一定の期間ごとに決まった数量の商品を発注する方法です。

発注するタイミングを月1回、週に1回、といった形で定めておき、その時の在庫量に応じて発注量を決めるため、在庫管理を安定して行いやすくなるメリットがあります。

定期発注方式の発注量は、基本的に次のような式で求められます。

発注量=((発注間隔+調達期間)×使用予定量–現在の在庫量–現在の発注残)+安全在庫

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ポイントをおさえ発注業務を効率化しよう

販売管理における発注業務は、「どこで・いつ・何を・いくつ・いくらで・どうやって」購入するか判断して実際に購入し、受け取って支払いをするまでの長いフローがあり、帳票も多く行き交います。効率化して、関連コストと人的エラーを減らし、スムーズかつスピーディに発注業務が進められるようにしましょう。